System för internkontroll

Transkript

1 BROMMA STADSDELSFÖRVALTNING VERKSAMHETSOMRÅDE ADMINI STRATION STABSENHETEN BILAGA 7 SID 1 (7) System för internkontroll Inledning I kommunallagen (SFS 1991:900) 6 kapitlet 7 fördelas ansvaret för uppföljning och kontroll av kommunens verksamhet på revisorerna, kommunstyrelsen och nämnderna. Nämnden ansvarar för att ett system för intern kontroll upprättas inom respektive verksamhetsområde. Systemet ger förvaltningsövergripande riktlinjer för hur internkontrollarbetet ska bedrivas. Som grund för arbetet med den årliga internkontrollplanen ligger en risk- och väsentlighetsanalys. Revisorerna granskar i den omfattning som följer av god revisionssed den verksamhet som bedrivs inom nämndernas verksamhetsområden. Revisorerna har även skyldighet att pröva den interna kontroll som åvilar respektive nämnd med utgångspunkt från vad som är skrivet i kommunallagen om nämndens ansvar för sin verksamhet (kommunallagen 9:7). Revisorerna rapporterar enbart till kommunfullmäktige som är deras uppdragsgivare. Kommunstyrelsen har en särställning bland de kommunala nämnderna och skall ha en uppsikt över övriga nämnders verksamhet (kommunallagen 6:1). Syfte Syftet med den interna kontrollen är att säkra en effektiv förvaltning och att undgå att allvarliga fel inträffar i arbetet med utvecklingen av verksamheten gentemot uppsatta mål. En väl fungerande internkontroll fungerar också som skydd för såväl förtroendevalda som anställda mot oberättigade misstankar. Vidare syftar internkontrollarbetet till att skapa ändamålsenliga och dokumenterade system och rutiner, att säkra en rättvisande och tillförlitlig redovisning samt säkerställa att lagar och policys etc. följs, att kommunens tillgångar skyddas och att allvarliga fel kan upptäckas och elimineras. Övergripande riktlinjer Nämnderna ska enligt kommunallagen 6 kap. 7 var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Nämnderna ska också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredställande sätt. Detsamma gäller när vården av en kommunal

2 SID 2 (7) angelägenhet med stöd av kommunallagen 3 kap. 16 har lämnats över till någon annan. Stadens regler för ekonomisk förvaltning innehåller riktlinjer för nämndernas arbete med internkontroll. Den interna kontrollen inom en nämnd ska bygga på en helhetssyn på den kommunala verksamheten. Den ska således omfattas av mål, strategier, styrning och uppföljning samt skydd av tillgångar. Inom dessa områden ska det finnas inbyggda uppföljnings- och kontrollsystem som säkrar en effektiv förvaltning och förebygger allvarliga fel eller förluster. Nämnden ansvarar för att ett system för internkontroll upprättas inom respektive verksamhetsområde med övergripande riktlinjer, regler och anvisningar i syfte att säkerställa att: verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt att lagar, avtal och andra för nämnden gällande regler, föreskrifter och beslut följs anskaffningen och användningen av resurser är effektiv och ändamålsenlig stadens tillgångar skyddas redovisningen och uppföljningen av verksamhet och ekonomi är rättvisande, tillförlitlig och ändamålsenlig samt att säkerheten i redovisningsrutiner, administrativa rutiner och IT-system är tillfredsställande. Utifrån en risk- och väsentlighetsanalys ska nämnden välja ut ett antal områden/rutiner som ska granskas särskilt under verksamhetsåret för att verifiera att mål uppnås samt att riktlinjer och fastlagda kontroller upprätthålls/genomförs. De områden/rutiner som väljs ut för granskning samlas i en internkontrollplan. Uppfyllelsen av kommunfullmäktiges och nämndens egna mål samt det ekonomiska resultatet följs upp i månads- och tertialrapporter samt i verksamhetsberättelse med bokslut. Därutöver granskas nämndens verksamheter regelbundet av interna aktörer såsom stadens revisorer och externa aktörer såsom arbetsmiljöinspektörer och förskoleinspektörer, se bilaga 7.1. Internkontrollplanen ska innehålla områden eller processer som inte fångas upp i ordinarie uppföljning och granskning av verksamheter. Stadsledningskontoret har i samråd med stadsrevisionen utfärdat anvisningar (cirkulär 2000:15) för att vägleda förvaltningarna i arbetet med att utveckla formerna för uppföljning av den interna kontrollen. Enligt anvisningarna bör nämndens system för internkontroll innehålla: syfte och övergripande riktlinjer för nämndens arbete med den interna kontrollen

3 SID 3 (7) sammanställning/förteckning över befintlig dokumentation av regler, anvisningar, rutiner m.m. beskrivning av ansvars- och uppgiftsfördelning inom förvaltningsorganisationen beskrivning av kompetensutveckling och vidareutveckling av metoder Organisation för internkontroll i Bromma stadsdelsförvaltning Bromma stadsdelsnämnd Nämnden ansvarar för att ett system för internkontroll upprättas inom respektive verksamhetsområde. Nämnden ska därutöver årligen fastställa en internkontrollplan för att följa upp att det interna kontrollsystemet fungerar tillfredsställande inom nämndens verksamhetsområden. Utifrån en risk- och väsentlighetsanalys ska nämnden välja ut ett antal områden/rutiner som ska granskas särskilt under verksamhetsåret för att verifiera att mål uppnås samt att riktlinjer och fastlagda kontroller upprätthålls/genomförs. Stadsdelsdirektör Förvaltningschef upprättar förslag till internt kontrollsystem för nämnden och tillser att konkreta regler och anvisningar utformas för att upprätthålla en god internkontroll inom alla verksamhetsområden. Förvaltningschef ska regelbundet, minst en gång om året, rapportera till nämnden om hur internkontrollplanen genomförs, hur den interna kontrollen fungerar samt föreslå nämnden de åtgärder som krävs för att säkerställa att den interna kontrollen är tillräcklig. Förvaltningschef ska omgående informera nämnden och revisionskontoret om det hos förvaltningen uppdagas förhållanden som medför misstanke om att brott föreligger. Förvaltningschef ska också se till att nämnden och revisionskontoret informeras om de åtgärder som vidtas. Verksamhetsområdeschef Verksamhetsområdeschefen har ansvar för den löpande interna kontrollen över sin verksamhet. Det innebär att bygga in kontroller i sina handläggningsrutiner för att säkerställa att lagar och förordningar, kommuncentrala regler och anvisningar samt att nämndens respektive förvaltningens beslut och direktiv följs upp och är kända. Avvikelser ska rapporteras till förvaltningschef. Verksamhetsområdeschefen ansvarar för att genomföra en risk- och väsentlighetsanalys för verksamhetsområdet utifrån enheternas risk- och väsentlighetsanalyser samt att göra ev. kompletteringar.

4 SID 4 (7) Enhetschef Enhetschefen ska försäkra sig om att den löpande interna kontrollen är tillräcklig och vid behov vidta åtgärder. Varje chef ansvarar inom sitt ansvarsområde för att arbetsmetoder och arbetsrutiner överensstämmer med kravet på en god internkontroll liksom för att en god internkontroll upprätthålls. Avvikelser ska rapporteras till verksamhetsområdeschef. I enhetschefens uppdrag ingår att utifrån förvaltningens anvisningar och tidplan analysera vilka risker som finns inom den egna verksamheten för att lagar, regler och riktlinjer följs samt mål för verksamheten inte uppnås. Utifrån risk- och väsentlighetsanalysen ansvarar enhetschefen för att planera och dokumentera de löpande kontrollerna/uppföljningarna som visar att enheten följer de lagar, förordningar och riktlinjer som gäller för verksamheten. Planeringen av den löpande interna kontrollen ska ingå i den årliga verksamhetsplaneringen. Kontrollerna/uppföljningarna ska dokumenteras och ev. brister som behöver åtgärdas ska noteras. Enheternas risk- och väsentlighetsanalyser utgör underlaget för verksamhetsområdenas och förvaltningens riskbedömningar som i sin tur ligger till grund för nämndens årliga internkontroll. Medarbetarna Samtliga anställda är skyldiga att följa de föreskrifter som gäller berörd verksamhet för att uppnå en säker och effektiv verksamhet. Alla medarbetare har skyldighet att rapportera avvikelser till närmast överordnad chef. Verksamhetsområde administration, stabsenheten Stabsenheten ansvarar för att i samverkan med verksamhetsområdena planera, samordna och vidareutveckla internkontrollarbetet samt för att informera enhetschefer och andra medarbetare om internkontrollfrågor. Stabsenheten ansvarar även för att upprätta och vidareutveckla system för internkontroll och att sammanställa internkontrollplanen samt uppföljningen av internkontrollplanen. Stabsenheten ansvarar vidare för, i samarbete med relevanta verksamheter inom förvaltningen, att en risk- och sårbarhetsanalys genomförs årligen i enlighet med kommunstyrelsens riktlinjer. Analysen från föregående år finns med som underlag till den förvaltningsövergripande risk- och väsentlighetsanalysen. Planering och uppföljning Arbetet med internkontroll bygger på ett kontinuerligt arbete som är väl integrerat i det ordinarie arbetet och verksamhetsplaneringen. Staden har ett tydligt

5 SID 5 (7) styrsystem som kommunicerar stadens mål för verksamheterna samt hanterar uppföljningen på ett strukturerat sätt. En risk- och väsentlighetsanalys ska genomföras årligen. Arbetet består av: Riskkartläggning Bedömning av sannolikhet och väsentlighet Planering av kontrollmoment/aktiviteter Var står vi idag: Budget KF:s mål för verksamhetsområdet KF indikatorer Nämndobligatoriska indikatorer KF aktiviteter Uppföljning av verksamheten Tertialrapport 2 Verksamhetsberättelse Klagomålshantering Inspektionsrapporter Revisionsrapport Styrdokument Övergripande mål Riktlinjer Lagstiftning Generell Verksamhetsspecifik Nationella kravställare Aktuella rutinbeskrivningar Omvärldsfaktorer Tidigare och egna erfarenheter av brister i verksamhetssystemen 1. Var står vi idag 2. Vad ska vi utveckla 4. Bedömning av sannolikhet och väsentlighet 3. Vad kan gå fel i utvecklingen av verksamheten Internkontrollplan: Allvarliga risker Aktiviteter* Ansvarsfördelning* *integreras i nämndens/enheternas verksamhetsplan/er och följs upp tertialt Bild 1. Illustration - risk- och väsentlighetsanalys. Förvaltningen utgår ifrån var vi står idag samt åt vilket håll vi ska utveckla verksamheten. Identifiering sker av vad som kan gå fel i utvecklingen av verksamheten mot uppsatta mål. Risk- och väsentlighetsanalysen identifierar utvecklingsområden/allvarliga risker för den interna kontrollen. Utifrån gällande förutsättningar dokumenteras resp. verksamhetsområdes svagheter och hot. Ett verksamhetsområdes svagheter hanteras som interna risker och dess hot som externa. I enlighet med

6 SID 6 (7) kommunstyrelsens riktlinjer fördelades de uppkomna riskerna utifrån måluppfyllelse d v s kommunfullmäktiges indikatorer samt förvaltningens väsentliga processer. De risker som härrör till en indikator hanteras i indikatorfliken i ILS-webb och de andra kategoriseras i väsentliga processer (arbetsflöden) i verksamheten och hanteras således under fliken avsedd för förvaltningens väsentliga processer i ILS-webb. Nulägesanalys För att kunna göra en bra risk- och väsentlighetsanalys är det viktigt att ha resultat och erfarenheter från tidigare kontroller, granskningar och uppföljningar i beaktande. De löpande/ inbyggda kontroller som utförs på förvaltningens verksamheter, både internt och av externa aktörer finns fördelade per verksamhetsområde, se bilaga 7.1, samt de styrdokument, både externa och interna, se bilaga 7.2, som styr verksamheten. Riskkategorier Risk- och väsentlighetsanalysen leder till en riskkartläggning som fördelas på ett antal riskkategorier. De riskkategorier som används i Stockholms stad är: Omvärldsrisker Finansiella risker Legala risker IT-baserade risker Verksamhetsrisker Redovisningsrisker Sannolikhet och väsentlighet För de risker som uppkommer i riskkartläggningen bedöms sannolikheten och väsentligheten. Sannolikheten är en bedömning av hur sannolikt det är att förvaltningen t ex inte kommer att nå ett mål. Väsentligheten beskriver hur kännbar/allvarlig risken är för ekonomin, politiker, teknik, medborgare, medarbetare, brukare o s v om risken skulle inträffa. Bedömningen av sannolikhet och väsentlighet görs utifrån en femgradig skala: Sannolikhet Väsentlighet 5 Mycket sannolik 5 Mycket allvarlig 4 Sannolik 4 Allvarlig 3 Möjlig 3 Kännbar 2 Mindre sannolik 2 Lindrig 1 Osannolik 1 Försumbar

7 SID 7 (7) Allvarliga risker Utifrån den sannolikhets- och väsentlighetsbedömning som gjorts fås ett riskvärde fram genom att multiplicera de båda värdena. Risker som får ett riskvärde överstigande tio bör övervägas att hanteras i den interna kontrollen under det kommande året. Genomförande av den interna kontrollen Förvaltningsnivå För att minimera flödet av styrsignaler och förenkla kommunikationen med förvaltningens verksamhetsområden och underliggande enheter så har Bromma valt att integrera sin internkontrollplan med verksamhetsplanen. De kontrollmoment som fastställts för att minimera sannolikheten för uppkomsten och/eller väsentligheten om risken inträffar formuleras som aktiviteter i verksamhetsplanen. Även redan nu fastställda förbättringsåtgärder formuleras som aktiviteter i verksamhetsplanen. För att tydliggöra kopplingen till internkontrollen har aktiviteterna postfixet internkontroll. Aktiviteterna/kontrollmomenten har två ansvariga, en för genomförandet av kontrollen och en som följer upp att kontrollen genomförs. Ansvarig för uppföljning av kontrollen finns organisatoriskt på ett verksamhetsområde som inte omfattas av det arbetsflöde som risken härrör till. Aktiviteterna följs upp tertialt i ordinarie verksamhetsuppföljning och avvikelser finns automatiskt tillgängliga för närmsta chef. I verksamhetsberättelsen görs en samlad beskrivning och utvärdering av årets internkontroll som presenteras för nämnden. Enhetsnivå De risker som bedöms som allvarliga i enheternas risk- och väsentlighetsanalyser hanteras som aktiviteter i enheternas verksamhetsplaner och följas upp tertialt i samband med övrig verksamhetsuppföljning. I bilaga 7.3 återfinns en schematisk bild över den process som styr förvaltningens framtagande av kommande års internkontrollarbete. Bilagor 1. Förteckning över löpande internkontroll/inbyggda kontroller 2. Förteckning över styrdokument 3. Schematisk bild över framtagandet av förvaltningens internkontroll