Riktlinje för Intern kontroll

Transkript

1 Riktlinje för Intern kontroll Antaget av: Kommunstyrelsen den Datum för revidering: Ansvarig för revidering: Ekonomiavdelningen Diarienr.: Publicering - extern: Publicering - intern: intranätet/stöd-och styrdokument

2 1 Intern kontroll som en del i styrningen En genomarbetad intern kontroll är en av pusselbitarna i en bra styrning och uppföljning. Den bidrar till en effektiv och säker verksamhet och god ekonomisk hushållning. Intern kontroll omfattas av en struktur som ska bidra till att verksamheten uppnår sina mål så kostnadseffektivt som möjligt, att tillgångar skyddas och oönskade händelser och effekter undviks. Det handlar om tydlighet, ordning och reda, att veta hur det går i verksamhet och ekonomi. I Nybro kommun har Kommunfullmäktige fastställt reglemente för intern kontroll, se bilaga 1. Intern kontroll är som mest effektiv när den är en integrerad del av verksamheten och inte en isolerad aktivitet. Helhetsperspektivet är viktigt liksom att det i varje process finns inbyggda kontroller så att mål kan efterlevas och lagar följas på ett enkelt sätt. 1.1 Syfte Det övergripande syftet med riktlinjerna för intern kontroll är att införa ett generellt synsätt inom Nybro kommun som möjliggör ett enhetligt arbetssätt att utvärdera den interna kontrollen i alla dess delar samt att genom detta dokument tydliggöra intern kontrolls grundprinciper. Riktlinjerna syftar till att säkerställa att Nybro kommun upprätthåller en tillfredsställande intern kontroll d.v.s. de med rimlig grad av säkerhet säkerställer att följande uppnås: ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer mm 1.2 Ansvar Den interna kontrollen berör och omfattar alla - politiker, förvaltningsledning och anställda. Det är en ständigt pågående process som involverar alla i verksamheten från högsta politiska ledning ner till den enskilde som är anställd att utföra ett arbete. Kommunallagen förtydligade år 2000 ansvaret för den interna kontrollen tillkom bestämmelserna för hur god ekonomisk hushållning upprätthålls. Tillsammans skärper de ytterligare kraven på god styrning, uppföljning och kontroll. Kommunfullmäktige beslutar om intern kontrollens reglemente och kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att det finns en tillräcklig intern kontroll. Nämnderna och styrelserna har det yttersta ansvaret för intern kontrollen inom sina respektive verksamheter.

3 De förtroendevalda kan och ska ställa krav på att systemet fungerar, att information och rapporter om att så sker eller att åtgärder ska vidtas. Fullmäktige är ytterst den som ger uppdrag och ansvar till styrelse och nämnder. Fullmäktige förväntar sig en återkoppling för att kunna följa upp och eventuellt omprioritera, ta nya initiativ och slutligen också utkräva ansvar från styrelse, nämnder och enskilda förtroendevalda. I fullmäktiges ansvarsprövning är bedömningen av den interna kontrollen en viktig del. Nämnden har ansvaret för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde. Nämnden skall upprätta en organisation för den interna kontrollen samt se till att regler och anvisningar antas för den interna kontrollen. Förvaltningschefen eller motsvarande ansvarar för att leda arbetet med intern kontroll och se till att konkreta regler och anvisningar är utformade så att god intern kontroll kan upprätthållas. Reglerna skall antas av nämnden. Förvaltningschef eller motsvarande skall löpande rapportera till nämnden hur den interna kontrollen fungerar. Denna rapportering skall ske inom ramen för förvaltningens samlade uppföljning. Verksamhetsansvariga chefer på olika nivåer i organisationen ska se till att de antagna riktlinjerna och anvisningarna följs samt informera övriga anställda om dess innebörd. Vidare ska de verka för att de anställda arbetar mot uppställda mål och att de arbetsmetoder som används bidrar till god intern kontroll. Övriga anställda Övriga anställda är skyldiga att följa de antagna reglerna och anvisningarna i sitt arbete. Brister i den interna kontrollen ska omedelbart rapporteras till närmast överordnad eller den som nämnden utsett. Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen har som de andra nämnderna ansvar att se till att den interna kontrollen är tillräcklig i den egna verksamheten. Kommunstyrelsen har dessutom ett särskilt uppdrag att leda och samordna kommunens angelägenheter och ha uppsikt över de andra nämnderna liksom att formulera förvaltningsövergripande regler kring intern kontroll.

4 2 Värde och nytta Värdet och nyttan av intern kontroll kan sammanfattas som medvetenhet och förståelse gällande effektivitet förtroende för det demokratiska systemet förebygga och åtgärda allvarliga fel säkerhet och rättssäkerhet balans mellan kostnad och nytta Det handlar om effektivitet Fullmäktiges beslut ska genomföras på ett så effektivt sätt som möjligt och med god ekonomisk hushållning. God intern kontroll säkrar uppföljningen av verksamhetens prestationer, kvalitet och ekonomi. Det handlar om förtroende för det demokratiska systemet Medborgaren ska kunna förvänta sig ordning, tydlighet, uppföljning och kontroll av verksamheten. De vill kunna lita på att ni som är förtroendevalda sköter de uppdrag ni har och att kommunen har sunda system av regler och förhållningssätt. En god intern kontroll ger den politiska ledningen ett redskap som bidrar till att medborgarna kan bevara sin tilltro till det kommunala arbetet. God intern kontroll stärker förtroendet för det demokratiska systemet. Det handlar om att förebygga och åtgärda allvarliga fel Att arbeta med intern kontroll innebär att hitta och bedöma risker och att ha en bra och tillförlitlig rapportering. Det ger möjlighet att förebygga, upptäcka och åtgärda allvarliga fel i verksamheten och minimera negativa effekter av de fel, som trots allt inträffar. Som förtroendevald kan du ställa krav på att förvaltningens anställda ska identifiera, bedöma och förebygga risker. Du kan också ställa krav på att få sammanställda bedömningar som underlag för prioriteringar av säkerhets- och kontrollnivåer och i slutändan rapporter om hur kontrollen faller ut. Det handlar om säkerhet och rättssäkerhet God intern kontroll ser till att regler och rutiner är tydliga och följs. Det bidrar till att upprätthålla säkerhet och rättssäkerhet i den kommunala verksamheten. Medborgare/brukare ska bli bemötta och behandlade på ett korrekt och likvärdigt sätt. Tydlighet i regler och rutiner är också viktigt för de anställda. Det skapar säkerhet och förtroende i arbetet och minskar risken att misstänkas eller anklagas för inkompetens eller mygel. Balans mellan kostnad och nytta Insatser och kostnader för den interna kontrollen måste stå i rimlig proportion till nyttan. Kostnaden är den tid och de resurser som behövs för de interna kontrollerna. Nyttan spänner mellan rent ekonomiska faktorer till att bibehålla förtroendet för verksamheten. Nyttan är värdet av att verksamheten når sina mål och lever upp till det som utlovats gentemot medborgarna. Nyttan är värdet av att verksamheten skyddas mot förluster, skador och missanvändning av materiella och personella resurser.

5 3 Intern kontrollens processer Nämnden skall årligen upprätta en intern kontrollplan. Planen ska svara på frågor som vad ska kontrolleras, när och hur ska kontrollen genomföras, vem ska utföra kontrollen och hur ska rapporteringen ske? Resultatet av den antagna planens uppföljning ska rapporteras till nämnden. Nämnden skall i samband med upprättandet av årsrapporten rapportera resultatet av uppföljningen till Kommunstyrelsen. Rapportering av uppföljning på nämnds- eller styrelsenivå till kommunstyrelsen ska ske i samband med årsbokslutet. Rapportering ska också ske till kommunens revisorer. Kommunstyrelsen ska med utgångspunkt från nämndernas och styrelsernas rapporter utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll och, i de fall förbättringar behöver göras, ta initiativ till sådana. Arena: Politisk Fullmäktige Nämnd 2 Prioritera 3 Besluta Arena: Förvaltning Förvaltningschef Verksamhetsansvariga 1 Bedöma 4 Kontrollera & kommunicera 5 Åtgärda Övriga anställda

6 Process Varje verksamhet ska med ledning från dessa riktlinjer upprätta egna rutiner som beskriver arbetet med den interna kontrollplanen i den ordinarie verksamheten. Steg 1 Riskbedöma Med riskbedömning menas att skatta sannolikheten att fel uppstår och den konsekvens det för med sig. I Nybro kommun används en enkel modell för att skatta risken och den finns inbyggd i Stratsys. Sannolikhet och konsekvens skattas och bedöms var för sig enligt en fyrgradig skala som sedan multipliceras till ett riskvärde. Det högsta riskvärdet är 16 (4 x 4) och det lägsta är 1 (1 x 1). Steg 2 Prioritera När riskbedömningen är gjord fördelas de skattade riskerna i matrisen utifrån allvarlighetsgrad/riskvärde, se ovanstående bild. I princip är det risker med riskvärde 12 och högre som ska bli föremål för kontroll och som ska läggas in i förslag till kontrollplan.

7 Steg 3 Besluta Intern kontrollplan ska årligen antas av varje nämnd. En upprättad kontrollplan är en sammanställning över de kontrollmoment som gäller för ett visst år. Kontrollplanen ska fastställas på kontrollårets första nämndsmöte. Steg 4 Kontrollera & kommunicera De kontrollmoment som är förvaltningsövergripande genomförs under tertial 1 av kommunstyrelseförvaltningen. Utfallet av kontrollen kommuniceras innan tertial 2 för att på så sätt möjliggöra för förvaltning/verksamhet att genomföra eventuella åtgärder. Resultatet kan med fördel kompletteras med förslag på åtgärder. Utfallet av kontrollerna redovisas i formuleringar som ingen avvikelse med färgkod grön, mindre avvikelse med färgkod gul och stor avvikelse med färgkod röd. Utfallen definieras enligt följande: ingen avvikelse kontrollmomentet visar ändamålsenlig och effektiv verksamhet, tillförlitlig finansiell rapportering, god efterlevnad gällande tillämpning av lagar, rutiner etc. mindre avvikelse kontrollmomentet visar avvikelser i linje med bristande rutiner, sporadiska felaktigheter, mindre belopp, brist i kunskap, påverkan på kund, invånare eller medarbetare, ojämn eller något bristande efterlevnad gällande tillämpning av lagar, rutiner etc. större avvikelse kontrollmomentet visar avvikelser i linje med inga eller undermåliga rutiner, upprepade felaktigheter, stora belopp, stor brist i kunskap, stor påverkan på kund, invånare eller medarbetare, kraftfull underlåtenhet gällande efterlevnad av tillämpning av lagar, rutiner etc. Steg 5 Åtgärda & redovisa Uppföljning av intern kontroll ska ske i enlighet med den upprättade interna kontrollplanen och rapporteras till nämnden. Resultatet från den interna kontrollen ska minst rapporteras i verksamhetsberättelsen till nämnd. Om särskilda skäl föreligger d.v.s. kontrollen visar på mindre avvikelse ska åtgärder vidtas innan redovisning till nämnd. Vid större avvikelse ska åtgärder vidtas och ytterligare kontroll genomföras innan redovisning. Nämndens rapportskyldighet består av att i samband med årsredovisningens upprättande, rapportera till kommunstyrelsen de under året konstaterade fel och brister, som framkommit i samband med uppföljningen av den interna kontrollen samt rapportera de åtgärder som vidtagits. Rapporten ska även tillställas kommunens revisorer. Kommunstyrelsens skyldigheter består av, att med utgångspunkt från nämndernas och styrelsernas uppföljningsrapporter, utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll och i de fall förbättringar behövs, föranstalta om sådana.

8 4 Intern kontroll som en del i utvecklingsarbetet Intern kontroll handlar om att ha ordning och reda, veta att det som ska göras blir gjort och att det sker på ett bra och säkert sätt. Intern kontroll är ett av själva grundämnena för en stabil och tillförlitlig verksamhet. Det intressanta blir därför inte om intern kontroll genomförs, utan till vilken grad och med vilken medvetenhet. För att uppnå en tillfredsställande intern kontroll krävs det bra underlag redan i planeringen. Finns inte bra underlag i besluten kan inte heller ansvar utkrävas av de som fått i uppgift att jobba med de olika uppgifterna. Intern kontroll är en ständigt pågående process och en del av verksamheternas utvecklingsarbete. Det är en del i det interna styrsystemet där arbetet med den interna kontrollen är en integrerad del av den årliga styrprocessen. För att lyckas i arbetet krävs förankring och dialog liksom en god balans mellan insatsen och nyttan av det interna kontrollarbetet och att ha uthållighet. Som för allt utvecklingsarbete som ska utföras krävs förstås att tid och resurser avsätts. Ett framgångsrikt arbete med den interna kontrollen leder till att behovet av akuta insatser minskar. På så sätt blir arbetet med den interna kontrollen en investering för framtiden. När behovet av akuta insatser minskar frigörs tid och resurser för utveckling. Det blir en god spiral som ger tydlig ansvarsfördelning och beslutsordning standardiserade processer identifiering av väsentliga risker och implementering av kritiska kontroller en strukturerad uppföljning av den interna kontrollstrukturen

9 Bilaga 1 Reglemente för intern kontroll för Nybro kommun Reglementet är antaget av kommunfullmäktige den 28 januari Gäller från och med Syfte Syftet är att säkra en effektiv förvaltning och att undvika att allvarliga fel begås. Vidare ska den interna kontrollen ge medarbetare och politiker trygghet genom att skydda dem från oberättigade misstankar om oegentligheter. Detta ska göras genom att ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet bedrivs, att tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten ges, att lagar, föreskrifter, riktlinjer m m efterlevs. Organisation Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret att se till att det finns en god intern kontroll inom kommunen och att en övergripande organisation för detta upprättas. Varje nämnd har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområden. Nämnden ska se till att en organisation upprättas för den interna kontrollen samt att regler och anvisningar antas. Förvaltningschefen har ansvaret för att konkreta regler och anvisningar utformas, att förslag till intern kontrollplan upprättas samt att löpande rapportering, om hur den interna kontrollen fungerar, lämnas till nämnden. Verksamhetsansvarig är skyldig att följa reglerna och anvisningarna om intern kontroll, att informera övriga anställda om reglernas innebörd, att verka för att arbetet sker i enlighet med regelverket samt att tillse att de arbetsmetoder som används bidrar till en god intern kontroll. Uppföljning av intern kontroll Intern kontrollplan ska årligen antas av varje nämnd. Uppföljning av intern kontroll ska ske i enlighet med den upprättade interna kontrollplanen och rapporteras till nämnden.

10 Nämndens rapportskyldighet består av att i samband med årsredovisningens upprättande, rapportera till kommunstyrelsen de under året konstaterade fel och brister, som framkommit i samband med uppföljningen av den interna kontrollen samt rapportera de åtgärder som vidtagits. Rapporten ska även tillställas kommunens revisorer. Kommunstyrelsens skyldigheter består av, att med utgångspunkt från nämndernas och styrelsernas uppföljningsrapporter, utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll och i de fall förbättringar behövs, föranstalta om sådana. Styrelsen ska även informera sig om hur den interna kontrollen fungerar i de kommunala företagen.