Riktlinjer för intern kontroll

Transkript

1 ÅLANDS OMSORGSFÖRBUND k.f. Riktlinjer för intern kontroll för Ålands omsorgsförbund k.f.

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. Riktlinjer för intern kontroll i Ålands omsorgsförbund k.f Vad är intern kontroll? Riktlinjernas syfte Ansvarsområden Förbundsfullmäktiges ansvar Förbundsstyrelsens ansvar Ledningsgruppens ansvar Föreståndarnas ansvar Övriga anställdas ansvar Enheternas arbete med intern kontroll Riskanalys Plan för intern kontroll Uppföljning av intern kontroll Enheternas uppföljning av internkontrollplanen Förbundsstyrelsens uppföljning av den interna kontrollen Tidsplan Anvisningar och mallar... 4

3 1. Riktlinjer för intern kontroll i Ålands omsorgsförbund 1.1. Vad är intern kontroll? Intern kontroll är ett verktyg för att säkerställa att de av förbundsfullmäktige fastställda verksamhetsmässiga och ekonomiska målen uppfylls. Det är en del av kommunalförbundets verksamhets- och ekonomistyrning och innebär framtagandet av en tydlig ordning och struktur för förbundets processer. I Finlands kommunförbunds Allmän anvisning om upprättande av bokslut och verksamhetsberättelse för kommuner och samkommuner sammanfattas syftet med internkontroll som: att säkra att kommunens verksamhet är ekonomisk och resultatrik, att den information som besluten bygger på är tillräcklig och tillförlitlig, att lagens bestämmelser, anvisningar av myndigheterna och beslut av kommunens organ iakttas och att egendom och resurser tryggas. Internkontrollen är alltså inte ett mål i sig, utan ett hjälpmedel för att arbeta målinriktat och förutse problem innan de uppstår. Intern kontroll bör planeras och genomföras som en naturlig del av förbundets arbete och involvera hela verksamheten. Med en god intern kontroll vårdas Ålands omsorgsförbunds varumärke, då förbundet säkerställer att dess åtaganden utförs på ett säkert och korrekt sätt. En god intern kontroll kännetecknas av: Ändamålsenliga och väl dokumenterade arbetssätt och rutiner. Rättvisande och tillförlitlig redovisning och information om verksamheten. Säkerställande av att lagar, policys, riktlinjer m.m. tillämpas. Skydd mot förluster och förstörelse av kommunens tillgångar. Eliminering och/eller upptäckt av allvarliga fel och brister Riktlinjernas syfte Syftet med dessa riktlinjer för intern kontroll är att säkerställa att förbundsstyrelsen och ledningsgruppen tillsammans upprätthåller en tillräckligt god intern kontroll för att med en rimlig grad av säkerhet uppnå följande huvudsakliga mål: Efterlevnad av lagar, föreskrifter, riktlinjer och planer. Tryggande av förbundets personella, materiella och ekonomiska tillgångar. Ändamålsenlig- och kostnadseffektiv verksamhet. Tillförlitlig rapportering och information om verksamheten. 2. Ansvarsområden 2.1. Förbundsfullmäktiges ansvar Förbundsfullmäktige ska fatta beslut om grunderna för förbundets interna kontroll och riskhantering genom att fastslå riktlinjer för den interna kontrollen Förbundsstyrelsens ansvar Förbundsstyrelsen har tillsammans med omsorgsdirektören det övergripande ansvaret för organiseringen av den interna kontrollen. Förbundsstyrelsen ansvarar för att reglementen, riktlinjer och policys för förbundets verksamhet upprättas. 1

4 Förbundsstyrelsen ska vidare utifrån ledningsgruppen uppföljningsrapporter utvärdera förbundets samlade system för intern kontroll och vid behov besluta om förbättringar, samt bevaka att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Målsättningen är i första hand att uppmuntra utveckling och förbättring i organisationen, inte att påvisa fel. Allvarliga brister i den interna kontrollen ska omedelbart rapporteras till förbundsfullmäktige Ledningsgruppens ansvar Ledningsgruppen ansvarar för att organisationsövergripande reglementen och regler följs inom respektive verksamhetsområden. Denna ansvarar vidare för att en god förvaltningskultur uppnås, vilket är en viktig förutsättning för det interna kontrollarbetet. Med förvaltningskultur avses de faktorer som påverkar den interna organisationskulturen såsom ledarskap, ansvarsfördelning, attityder, styrning, engagemang m.m. I slutet av året ansvarar ledningsgruppen för att arbetet med internkontrollplanen och resultatet av kontrollerna utvärderas. Resultatet rapporteras till förbundsstyrelsen, oavsett utfall. Om kritiska brister i den interna kontrollen upptäcks ska en redogörelse av dem göras, samt förslag till hur de ska korrigeras presenteras. 2.3 Föreståndarnas ansvar Föreståndarna ansvarar för det praktiska genomförandet av den interna kontrollen. Föreståndarna är även ansvariga för att upprätta sådana verksamhetsspecifika regler som behövs för en god intern kontroll. Varje enhet ska årligen göra en analys av de risker som kan hindra enheten från att uppnå sina verksamhetsmål och utföra sina uppgifter i enlighet med lagar, policys, riktlinjer m.m. Utifrån riskanalysen ska en årlig internkontrollplan för enheten upprättas. I denna ska kontrollmoment fastställas för de största/viktigaste riskerna från riskanalysen. Föreståndare och deras ställföreträdare ansvarar för att antagna reglementen, policys och regler efterföljs på enheterna samt för att informera övriga anställda om dessa. De ansvarar även för att sådana arbetsmetoder används och utvecklas som bidrar till god intern kontroll Övriga anställdas ansvar Övriga anställda är skyldiga att följa antagna regler och anvisningar i sin arbetsutövning. Alla anställda som uppmärksammar fel och brister i den interna kontrollen bör rapportera detta till närmast överordnad. Denne är i sin tur skyldig att vid väsentliga fel rapportera vidare till sin överordnad. 3. Enheternas arbete med intern kontroll 3.1. Riskanalys Riskanalysen är ett hjälpmedel för att identifiera och prioritera bland de risker som omger varje verksamhet. En väl genomförd riskanalys tydliggör vilka hot som kan inverka på enhetens och förbundets möjligheter att nå sina mål. Riskanalysen går ut på att identifiera potentiella risker eller felkällor kring varje enhets viktigaste processer. I analysen ingår vidare att bedöma 2

5 konsekvenserna av potentiella risker samt i vilken grad enheterna kan och bör kontrollera riskerna. Varje riskmoment tilldelas ett riskvärde som baseras på sannolikheten att risken inträffar samt konsekvensen om detta skulle ske. Risk- och konsekvensanalysen utgör ett viktigt beslutsunderlag för att ta fram enhetens plan för intern kontroll Plan för intern kontroll Enheterna ska varje år upprätta en särskild plan för periodens granskning och uppföljning av den interna kontrollen. Internkontrollplanen ska bygga på en genomförd riskanalys. I internkontrollplanen tas de risker med som värderats högst i riskanalysen och som behöver följas upp. I internkontrollplanen ska minst framgå vad som ska granskas under året, momentets riskvärde, hur denna risk/rutin/system ska granskas, vem som är ansvarig för att genomföra granskningen och till vem denne ska rapportera resultatet. Kontrollmålen bör alltid utformas mot bakgrund av en kostnads-/nyttovärdering. Internkontrollen får inte bli orimligt dyr eller ett självständigt ändamål i förhållande till vad den ger i resultat, utan ska vägas mot de konsekvenser som uppstår om ett fel uppkommer. Planen ska senast inom mars månad överlämnas till ledningsgruppen, där sammanställning görs och förs vidare till förbundsstyrelsen för godkännande (se tidsplan på följande sida). 4. Uppföljning av intern kontroll 4.1. Enheternas uppföljning av internkontrollplanen Enheterna ska inom oktober månad avge en granskningsrapport för det gångna årets arbete med intern kontroll. Rapporterna överlämnas till ledningsgruppen som sammanställer dessa och vidarerapporterar till förbundsstyrelsen. I rapporten ska resultatet av granskningen av de i internkontrollplanen upptagna kontrollområdena redogöras för. Riskvärdet ska bedömas på nytt och uppges ånyo i granskningsrapporten för att uppnå en tydlig översikt av hur arbetet framskridit under året. Uppföljningen ska vara lättarbetad och enkel att förstå Förbundsstyrelsens uppföljning av den interna kontrollen Förbundsstyrelsen ska utifrån enheternas internkontrollplaner och granskningsrapporter göra en samlad bedömning av kommunens system för intern kontroll. I de fall enheterna har presenterat förslag på förbättringsåtgärder ska förbundsstyrelsen besluta om dessa. 3

6 5. Tidsplan Tidsplanen för arbetet med förbundets interna kontroll under året ser ut som följer: Januari-Mars April-Maj Maj-September Oktober November Enheterna arbetar med riskanalyser och uppgör internkontrollplan. Ledningsgruppen sammanställer materialet till förbundets internkontrollplan för året. Enheterna arbetar med att genomföra de planerade kontrollerna. Enheterna utvärderar och sammanställer resultatet av de genomförda kontrollerna. Resultatet av årets granskning presenteras för förbundsstyrelsen inom november månad. Enheterna överlämnar senast inom mars månad planerna till ledningsgruppen för sammanställning. I början av maj tas internkontrollplanen upp i förbundsstyrelsen för godkännande. Resultatet överlämnas till ledningsgruppen senast inom oktober månad. Förbundsstyrelsen godkänner eventuella föreslagna förbättringsåtgärder. Ovanstående tidsplan kommer att gälla från och med Anvisningar och mallar För att underlätta arbetet med intern kontroll har ledningsgruppen tagit fram följande mallar och anvisningar för enheterna: Anvisningar för uppgörande av riskanalys och internkontrollplan. Mall för riskanalys. Mall för internkontrollplan. Kontrollrapport - Intern kontroll. Enheternas arbete med intern kontroll ska följa dessa riktlinjer. Den riskanalys, internkontrollplan och uppföljningsrapport som enheterna gör ska följa av ledningsgruppen upprättade anvisningar och mallar. 4