Organisation av och uppföljning av intern kontroll

Transkript

1 Dnr VON Dpl 00 sid 1 (7) VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN Biståndskontoret Tjänsteyttrande Mikael Lind, mikael.lind@karlstad.se Organisation av och uppföljning av intern kontroll Dnr VON Dpl 00 Ärende Organisation av intern kontroll inom vård och omsorgsnämnden Intern kontroll handlar om tydlighet, ordning och reda. Det handlar om att säkra att det som ska göras blir gjort, på det sätt som det är tänkt. Intern kontroll är det samlade begreppet för den organisering och de system, processer och rutiner som bidrar till detta. Ansvar Nämnden har enligt kommunallagen det direkta ansvaret för den interna kontrollen (6 kap 7 KL). Av detta följer att nämnden har att se till att verksamheten inom dess område bedrivs tillfredsställande och att den interna kontrollen är tillräcklig. Hur nämnden skall organisera detta arbete framgår dock inte närmare av lagstiftningen. Eftersom fullmäktige skall besluta om mål och riktlinjer för verksamheten i stort och dessutom nämndernas organisation och verksamhetsformer faller det inom dess kompetensområde att besluta om kommunens övergripande styrdokument för intern kontroll. När det gäller kommunstyrelsen har den ett direkt ansvar såsom nämnd för de verksamheter som bedrivs av denna. För kommunens övriga verksamheter har kommunstyrelsen enligt lagstiftningen ett indirekt ansvar via sin övergripande roll (6 kap 1 KL). I denna funktion och som ansvarig för att leda och samordna kommunens angelägenheter, ansvarar man för att det upprätthålls en övergripande organisation för den interna kontrollen. Chefer i förvaltningen, och ytterst förvaltningsdirektören, har ett ansvar för verkställigheten av de beslut om den interna kontrollen som nämnden tagit. Ansvaret för att ta fram de konkreta regelverken liksom vidareutveckling och anpassning av dessa ingår också likaså ansvaret för att regelbundet avrapportera funktionen hos den interna kontrollen till nämnderna. Postadress: Vård- och omsorgsförvaltningen, Karlstad Besöksadress: V.Torggatan 16 Webb: karlstad.se Tel: E-post: vardochomsorgsforvaltningen@karlstad.se Org.nr: PlusGiro: upphört Bankgiro:

2 Dnr VON Dpl 00 sid 2 (7) Syfte med intern kontroll Det huvudsakliga syftet med den interna kontrollen är att bidra till att ändamålsenligheten i verksamheten stärks och att verksamheten bedrivs effektiv och säkert utifrån de mål och regler som gäller för verksamheten. För att tydliggöra innebörden och behovet av en väl fungerande intern kontroll kan följande beskrivning ges 1. Den interna kontrollen syftar till att verka för: ändamålsenliga och effektiva system och rutiner tillförlitlig ekonomisk redovisning och rapportering av verksamheten efterlevnad av lagar, föreskrifter och riktlinjer skydd mot förluster av tillgångar eliminering eller upptäckt av allvarliga fel Den interna kontrollen är som mest effektiv när den är en integrerad del av den dagliga verksamheten, där flera aktörer samverkar, dvs. politiker, chefer och övrig personal. Viktiga förutsättningar för ett framgångsrikt arbete med intern kontroll är att detta pågår i en miljö där det finns ett omfattande informationsflöde mellan de olika aktörerna och där deras respektive ansvarsområden är väl kända i organisationen. Det krävs också kunskap om målen för verksamheterna, de processer som används för att nå dessa mål, liksom de kontrollkomponenter som ingår i den fortlöpande interna kontrollprocessen. Vård och omsorgsnämndens arbete med intern kontroll utgår från den s.k. COSOmodellen. De kontrollkomponenter som lyfts fram i den modellen åskådliggörs i nedanstående figur. Tillsyn Kontroller Riskbedömning Kontrollmiljö COSO-Modellens kontrollkomponenter 1 Baserad på den s.k. COSO-modellen. Framtagen av den oberoende amerikanska revisionsorganisationen Committee of Sponsoring Organizations of the Treadeway Commission.

3 Dnr VON Dpl 00 sid 3 (7) Kontrollmiljö Fundamentet för arbetet utgörs av den s.k. kontrollmiljön. I detta begrepp inryms mycket av klimatet i organisationen, samverkan mellan personal och organisationsdelar, värderingar, etik och moral samt inte minst kunskap om de regelverk och rutiner som skall tillämpas i verksamheten. Här är introduktion av nyanställda, utbildning vid förändrade arbetsuppgifter, information om rutiner och riktlinjer mm ett måste för att säkerställa den interna kontrollen och uppnå en god kontrollmiljö. Riskbedömning Riskbedömningen syftar till att föregripa att händelser (risker) inträffar som försvårar eller hindrar verksamheten från att nå sina uppställda mål. Man brukar skilja på externa och interna risker där de externa kan utgöras av omvärldsrisker t ex av en ogynnsam befolkningsutveckling, finansiella risker t ex förändring i ekonomiska förutsättningar och legala risker såsom nya eller ändrade föreskrifter/lagar som ställer krav på verksamheten. Interna risker ligger exempelvis i kunskapsnivå och erfarenhet hos personal, personalomsättning, genomförda förändringar i organisation och system, rutiner m.m. En grundförutsättning för att kunna utföra riskbedömningen är att kunskap finns om dels målen för verksamheten och dels de processer d v s rutiner som används för att nå dessa mål. Vidare syftar riskbedömningen inte enbart till att identifiera hoten mot målen utan även till att bedöma sannolikheten för att riskerna skall inträffa och hur väsentlig skadan kan bli om detta trots allt sker. Riskbedömning i detta avseende sker löpande inom förvaltningen inom ramen för det ständigt pågående förbättrings- och utvecklingsarbetet. Kontrollaktiviteter Kontrollaktiviteterna är de åtgärder nämnden/förvaltningen använder för att begränsa de risker som har identifierats. Åtgärderna kan vara direkta såsom attestoch delegeringsordningar, riktlinjer, rutinbeskrivningar m.m. eller indirekta som utbildningsinsatser. Man kan också särskilja resultatorienterade kontroller som tar sikte på verksamhetens ändamålsenlighet och effektivitet i termer av prestation, kvalitet och ekonomi. Nämndens ekonomiska uppföljning och verksamhetsuppföljning är exempel på en resultatorienterad aktivitet, men även andra uppföljningar såsom kostnad per brukare och kund- och brukarundersökningar. I de rutinorienterade kontrollerna finns åtgärder som t ex kan syfta till att trygga tillgångar eller säkerställa en rättvisande redovisning. En väsentlig del av kontrollarbetet skall dock alltid vara att det utförs som en integrerad, fortlöpande del av arbetet och inte som enstaka insatser då en risk har realiserats. Tillsyn En viktig del av kontrollmomenten utgörs av tillsynsverksamheten. Dess syfte är att utvärdera och säkerställa kontrollsystemet. Det är väsentligt att kontroller anpassas efter nya förutsättningar, som analyseras utifrån bedömningar av risk och väsentlighet, och att tillsynsverksamheten också kan ge förslag på förbättringar. Således sker alltså bedömningar av risker även i denna fas av arbetet. I tillsynen ingår att utifrån en kontrollplan genomföra genomgångar av de olika kontroller

4 Dnr VON Dpl 00 sid 4 (7) som finns i organisationen. En kontinuerlig uppföljning och utvärdering säkerställer att det sammantagna internkontrollsystemet hålls igång och förbättras. Uppföljning (tillsyn) av intern kontroll Enligt kommunens reglemente för intern kontroll har nämnden en skyldighet att styra och löpande följa upp det interna kontrollsystemet inom sitt verksamhetsområde. Nämnden skall som grund för sin styrning genomföra riskbedömningar för sin verksamhet. Som en del i detta arbete ska nämnden varje år anta en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen. Resultatet av uppföljningen av den interna kontrollen skall rapporteras till nämnden i den omfattningen som fastställts. Vidare skall resultatet även rapporteras vidare till kommunstyrelsen. För att organisera arbetet med uppföljning av den interna kontrollen i en verksamhet av den omfattning som vård och omsorgsnämnden ansvarar för krävs ett genomtänkt och strukturerat arbetssätt som bygger på den kompetens och erfarenhet som finns inom förvaltningen. Utöver detta krävs också att nämnden ges möjlighet att aktivt delta såväl i bedömningar av risker som framtagande av uppföljande kontrollaktiviteter. Ovan har organisationen av den interna kontrollen inom nämndens verksamhet beskrivits, och som en del i det, det kontinuerliga löpande förbättringsarbetet och utvecklingen av internkontroll i verksamheten. Det som nu avses är den del av internkontrollarbetet som syftar till att säkerställa att de inbyggda kontroll-aktiviteterna har den avsedda verkan d.v.s. att rutiner, processer, riktlinjer m.m. fungerar på det sätt som var tänkt och stödjer de övergripande målen för verksamheten. För att uppnå denna del i arbetet med internkontroll ställs krav på en årlig avstämning/process där nämndens internkontrollsystem utvärderas och bedöms genom en riskbedömning/värdering. För att åskådliggöra detta arbete har vi valt att beskriva förvaltningen och nämndens arbete i följande bild.

5 Dnr VON Dpl 00 sid 5 (7) Processen enligt ovan planeras in på sådant sätt att såväl nämnd som förvaltning kan ha verksamhetsberättelser, patientberättelser, tillsynsberättelse m.m. som underlag för sina bedömningar. Till detta sker löpande under året verksamhetsuppföljningar, informationer och diskussioner om verksamhetens resultat i olika former inom och mellan nämnd och förvaltning. Löpande sker också omvärldsanalyser som stöd för arbetet. Detta innebär att målet bör vara att beslut om plan för uppföljning av interkontroll sker i mars månad varje år. Arbetsgång för riskbedömning I dagsläget finns inget framarbetat verktyg för riskbedömning inom förvaltningen, utan målet är att detta ska ske under Den modell för riskbedömning som arbetas fram bör dock bygga på nedanstående aktiviteter och process: 1. Tänkbara hinder, hot eller brister som är eller blir en risk ringas in. 2. Riskerna värderas. Hur troligt är det att de finns eller kan bli verkliga? Hur allvarligt blir det om de inträffar? 3. Beslut om vad som ska göras med riskerna till exempel genomföra uppföljande kontroller 4. Resultatet av riskbedömningen sammanfattas i en plan för uppföljning av internkontroll o Planen för uppföljning av intern kontroll skall ha följande struktur: Vilka rutiner/kontrollmoment som ska följas upp Ansvar för uppföljning Omfattning av uppföljning Metod Plan för rapportering

6 Dnr VON Dpl 00 sid 6 (7) Genomförande av uppföljande kontroller En grundläggande princip är att den person som utför uppföljning av intern kontroll inte själv utfört det arbete som ska kontrolleras. Det bör istället vara någon som är väl insatt i verksamheten. Den som ska kontrollera en händelse eller ett underlag kan finnas i närheten av det som ska kontrolleras och bör helst vara överordnad eller vid sidan av den som kontrolleras för att inte hamna i beroendeställning. Inom vård och omsorgsnämndens finns redan ett väl inarbetat arbetssätt för att säkerställa att verksamheterna arbetar mot de antagna målen och utifrån beslutade riktlinjer m.m. genom Tillsynsenheten. Tillsynsenheten arbetar dels utifrån ett rullande arbetsätt där all verksamhet granskas inom en treårsperiod, men också utifrån bedömningar av risker i verksamheten. Ser vi tillsynsenheten utifrån ett internkontrollperspektiv kan sägas att det rullande tillsynsarbetet och de lagstadgade uppgifter som faller på MAS/MAR är en del i nämndens inbyggda kontrollaktiviteter. Vid sidan av detta är tillsynsenheten samtidigt nämndens verktyg för att på ett objektivt sätt genomföra uppföljande kontroller utifrån den beslutade planen för uppföljning av internkontroll. Tillsynsenheten roll och ansvar fråntar dock inte ansvaret för verksamheterna och dess chefer att kontinuerligt genomföra riskbedömningar och utifrån detta arbeta med ständiga förbättringar. Vid sidan av detta finns ett större antal stödprocesser inom nämndens verksamhet som också kan ha stor betydelse gällande måluppfyllelse, effektivitet, säkerhet, förtroende m.m. Det kan t.ex. gälla IT-processer, administrativa processer såsom diarföring eller arbetsmiljöprocesser. Även för dessa krävs årliga bedömningar av risker och eventuella uppföljande kontroller. Genomförandet av detta kan ske såväl inom förvaltningen som i samarbete med andra förvaltningar i kommunen för att uppnå en så objektiv bedömning som möjligt. Formerna för detta fastställs varje år i planen för uppföljning av internkontroll. Plan för uppföljning av den interna kontrollen 2015 Ovan har ett arbetssätt och en organisation av den interna kontrollen inom nämndens ansvarsområde beskrivits. Detta innebär en viss förändring i förhållande till tidigare arbetssätt. Framförallt avser detta ett mer strukturerat arbete kring den årliga processen och framtagande av en plan för uppföljning av den interna kontrollen. Inriktningen är att förvaltningen under 2015 arbetar fram ett konkret verktyg för riskbedömningen som kan ligga till grund för avstämning och förankring i nämnden av internkontrollplan Den plan för uppföljning av den internkontroll som nu föreligger är framarbetad genom en samlad bedömning inom förvaltningens ledningsgrupp av de riskområden som kan föreligga. Till grund för detta ligger tillsynsenhetens arbete under 2014, verksamhetsberättelser från respektive verksamhet, externa granskningar av verksamheten, omvärldsanalys m.m. Bilaga: Plan för uppföljning av internkontroll 2015

7 Dnr VON Dpl 00 sid 7 (7) Gunilla Öberg Vård och omsorgsdirektör Mikael Lind Beställarchef