Kommunledning. Ärendenr: 2016/61 Fastställd: KS Reviderad: KS RIKTLINJE. Intern kontroll

Transkript

1 Kommunledning Ärendenr: 2016/61 Fastställd: KS Reviderad: KS RIKTLINJE Intern kontroll

2 2/8 Innehållsförteckning Innehållsförteckning Inledning Syfte God kontroll Lagbestämmelser och krav Ansvar Process Intern kontroll Risk- och väsentlighetsanalys Identifiering av risker Risk- och väsentlighetsbedömning Riskhantering Framtagande av intern kontrollplan Genomförande av kontroller och framtagande av åtgärder Uppföljning av intern kontrollplan Uppföljning av process för intern kontroll Årscykel för genomförande och uppföljning av Intern kontrollfel! Bokmärket är inte defi Bilagor... 8 Dokumentansvarig: Kanslichef Giltighetstid: Tillsvidare Foto: MostPhotos

3 3/8 1. Inledning Intern kontroll är en process som utförs av styrelse, nämnd, förvaltningsledning och medarbetare där syftet är att säkerställa att verksamheten: bedrivs i enlighet med fullmäktiges mål, riktlinjer och uppdrag, bedrivs enligt gällande lagar och föreskrifter, använder resurser på ett effektivt sätt och har en tillförlitlig finansiell redovisning och rättvisande rapportering. 1.1 Syfte Riktlinje för intern kontroll beskriver arbetet med risk- och väsentlighetsanalys, framtagande av internkontrollplan samt genomförande av uppföljning. Syftet är att arbetet med den interna kontrollen ska ingå i den årliga verksamhetsplaneringen för nämnder och bolagsstyrelser. Riktlinje för intern kontroll kompletterar Tidaholms kommuns reglemente för intern kontroll genom att förtydliga hur det praktiska arbetet med intern kontroll ska bedrivas. Kommunchefen är ansvarig tjänsteman för att säkerställa att arbetet med riskoch väsentlighetsanalys och intern kontroll utförs i enlighet med denna riktlinje. 1.2 God intern kontroll En god intern kontroll kännetecknas av: Information och kommunikation. Alla berörda måste få den information de behöver för att kunna medverka i den interna kontrollen. Medarbetaren behöver få information om uppdrag, ansvar, förutsättningar och rutiner. Ledningen behöver få information för att kunna styra, besluta, följa upp och omprioritera. En tydlig ansvarsfördelning genom exempelvis delegationsordningar, och behörighetstilldelningar. Risk- och väsentlighetsanalyser kopplade till verksamhetens mål och uppdrag. Kontrollaktiviteter för att förhindra fel och brister i ett tidigt skede samt för att förhindra allvarliga konsekvenser och oegentligheter i verksamheten. Uppföljning och förbättring. Utvärdering ska resultera i förslag till förbättringar.

4 4/8 2. Lagbestämmelser och krav I kommunallagen (1991:900), KL, uttrycks nämndernas ansvar för den interna kontrollen i 6 kap 7. I aktiebolagslagen (2005:551) uttrycks bolagens ansvar för kontroll över bolagets situation i 8 kap. 4. Kommunfullmäktige förtydligar kommunens arbete och ansvar för intern kontroll genom sitt reglemente för intern kontroll Ansvar I fullmäktiges reglemente för intern kontroll beskrivs en ansvarskedja där kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att det finns en god intern kontroll i kommunens verksamheter. Detta innebär bland annat att kommunstyrelsen ansvarar för att det upprättas en organisation kring intern kontroll ( 1). Nämnderna ansvarar därefter för den interna kontrollen inom sina respektive verksamhetsområden. Respektive nämnd ska se till att det finns en organisation för den interna kontrollen, att regler och anvisningar antas samt att det årligen upprättas en internkontrollplan. Inom nämndernas verksamhetsområden är det förvaltningscheferna som ansvarar för att regler och anvisningar utformas för att upprätthålla en god intern kontroll ( 3). Respektive förvaltningschef ska rapportera till sin nämnd hur den interna kontrollen fungerar samt se till att resultatet av uppföljningen av den interna kontrollplanen fortlöpande rapporteras till nämnden. Av reglementet framgår även att verksamhetsansvariga chefer på olika nivåer i organisationen är skyldiga att följa antagna regler och anvisningar samt att informera övriga anställda om reglernas och anvisningarnas innebörd. Brister i den interna kontrollen ska omedelbart rapporteras till närmast överordnad ( 4). Övriga medarbetare är skyldiga att känna till och följa regler och anvisningar i sin arbetsutövning.

5 5/8 3. Process för Intern kontroll Nämndens/bolagsstyrelsens arbete med intern kontroll ska årligen utgöras av följande aktiviteter: 1. Risk- och väsentlighetsanalys. 2. Framtagande av intern kontrollplan. 3. Genomförande av kontroller och framtagande av åtgärder. 4. Uppföljning av intern kontrollplan. 3.1 Risk- och väsentlighetsanalys Riskdefinition En osäker framtida händelse som negativt kan påverka Tidaholms kommuns verksamhet och måluppfyllelse. Det ingår i den årliga verksamhetsplaneringen att ta fram riskanalyser kopplade till verksamhetens ansvar, väsentliga processer och uppdrag. Med stöd av riskanalyserna kan sedan lämpliga åtgärder vidtas för att eliminera eller åtminstone minska riskerna Identifiering av risker I arbetet med att identifiera risker är det är viktigt att involvera medarbetarna ute i verksamheten för att säkerställa att erfarenheter och kunskaper i olika delar av organisationen tas tillvara. Riskanalysen kan genomföras i exempelvis en workshop eller genom intervjuer av förvaltningsledning och medarbetare. Olika granskningsrapporter kan också fungera som underlag för analysen. För att få med alla typer av risker kan följande riskkategorier användas vid identifiering: Omvärldsrisker, till exempel befolkningsförändringar. Verksamhetsrisker. Kan definieras som risken att nämnden inte uppnår fastställda mål eller att verksamheten inte bedrivs på ett kostnadseffektivt sätt. Inkluderar även kvalitetsfrågor. Redovisningsrisker. Kan bland annat innebära att underlag och antaganden är felaktiga eller räkenskaper inte är tillförlitliga. Finansiella risker. Risken att inte uppnå en budget i balans. Legala (juridiska) risker. Kan vara i form av exempelvis ny lagstiftning, nya förordningar eller föreskrifter som påverkar nämndens verksamhet.

6 6/8 Risker för förtroendeskada. Kan innebära risk för minskat förtroende hos medarbetarna och medborgarna. Informationssäkerhetsrisker. Kan bland annat innebära risker kring teknisk säkerhet, administrativ säkerhet och IT-säkerhet Risk- och väsentlighetsbedömning När riskerna, inklusive en beskrivning av varje risk, har identifierats, ska dessa bedömas utifrån ett risk- och väsentlighetsperspektiv. Detta sker genom en uppskattning av sannolikheten för att risken ska inträffa. Därefter tas ställning till hur väsentlig konsekvensen skulle vara Med risk menas sannolikheten för att fel ska uppstå. Med väsentlighet menas konsekvensen om ett fel uppstår, det vill säga påverkan för intressenter och verksamhet. Följande nivåer ska användas: Väsentlighet Påverkan på verksamheten/kostnaden om fel uppstår: 1. Försumbar Är obetydlig för de olika intressenterna och kommunen. 2. Lindrig Uppfattas som liten för såväl intressenter som kommunen. 3. Kännbar Uppfattas som besvärande för intressenter och kommunen. 4. Allvarlig Är så stor att fel helt enkelt inte bör inträffa. 5. Mycket allvarlig Är så stor att fel helt enkelt inte får inträffa. Risk Sannolikhetsnivåer för fel: 1 Osannolik Risken är praktiskt taget obefintlig att fel kan uppstå. 2. Mindre sannolik Risken är mycket liten att fel kan uppstå. 3. Möjlig Det finns risk för att fel kan uppstå. 4. Sannolik Det är troligt att fel kan uppstå. 5. Mycket sannolik Det är mycket troligt att fel kan uppstå.

7 7/8 Riskvärde VÄSENTLIG- HET (konsekvens) Mycket allvarlig Allvarlig Kännbar Lindrig Försumbar Osannolik Mindre sannolik Möjlig Sannolik Mycket sannolik RISK (sannolikhet) Riskhantering Efter värdering av riskerna ska förvaltningen göra en bedömning av vilka åtgärder som finns i nuläget för att kunna möta riskerna. Där riskhantering saknas ska det tas fram nya åtgärder och förvaltningen ska också ta ställning till om några av åtgärderna ska tas med i verksamhetsplanen. Det måste dock göras en avvägning mellan bedömd risk och resursåtgång eftersom det inte möjligt att förhindra samtliga risker som kan uppstå. Riskerna, riskvärderingarna och åtgärderna ska dokumenteras i en prioritetsordning. 3.2 Framtagande av intern kontrollplan Risk- och väsentlighetsbedömningen ger sedan ett underlag för vilka områden nämnden/bolagsstyrelsen behöver följa upp i en intern kontrollplan. Det är rutiner/processer som innehåller risker med höga poäng, från 15-25, som ska ingå i planen. Av den interna kontrollplanen ska det framgå: Vad som ska kontrolleras. När och hur kontrollen ska genomföras. Kontrollmål. Vem som är ansvarig för den samt hur rapporteringen ska ske. Det kan ibland vara en fördel om någon utanför nämndens verksamhetsområde biträder med uppföljningen, exempelvis en anställd från en annan förvaltning eller en extern konsult. Nämnden/bolagsstyrelsen ska besluta i ett särskilt ärende om antagande av intern kontrollplan. Detta ärende bör behandlas i samband med beslut om nämndens/bolagstyrelsens verksamhetsplan och budget. Den beslutade internkontrollplanen ska sedan skickas till kommunstyrelsen och kommunens revisorer.

8 8/8 3.3 Genomförande av kontroller och framtagande av åtgärder När en kontroll enligt den interna kontrollplanen är utförd ska resultatet rapporteras till förvaltningschefen. Vid avvikelser ska resultatet analyseras och förslag till åtgärder ska tas fram tillsammans med verksamhetsansvarig och medarbetare som arbetar med rutinen/processen. Det kan exempelvis innebära upprättande eller revidering av rutiner, information eller utbildning till medarbetare. 3.4 Uppföljning av intern kontrollplan Uppföljningen av internkontrollplanen sammanfattas i en rapport till nämnden/ bolagsstyrelsen. Följande ska framgå av rapporten: Vad som har granskats. Hur granskningen har genomförts (stickprov, intervjuer och dylikt). Resultatet av granskningen. Åtgärder med anledning av resultatet samt tidpunkt för när förbättringen ska vara genomförd. Efter beslut i nämnden/bolagsstyrelsen ska uppföljningsrapporten skickas till kommunstyrelsen och kommunens revisorer. Detta ärende bör behandlas som ett särskilt ärende på kommunstyrelsens sammanträde i mars. 4. Uppföljning av process för intern kontroll Kommunstyrelsen ska årligen följa upp hur arbetet med risk- och väsentlighetsanalys och intern kontroll fungerar. Syftet är dels att, vid behov, revidera styrdokument och mallar samt dels att utöva sin uppsiktsplikt över nämnderna och bolagsstyrelserna. Mottagare av rapport för uppföljning av processen är kommunchef.