Internkontrollplan, Miljönämnden

Transkript

1 Dnr MN0199 Dnr 2013-KS0247 / 003 Internkontrollplan, Miljönämnden Fastställt av: Kommunfullmäktige Datum: För revidering ansvarar: Kommunfullmäktige Dokumentet gäller för: Miljönämnden Dokumentet gäller till och med:

2 1(10) Innehåll Vad är internkontroll?...2 Riskbedömning...3 Genomförande...3 Kontrollaktiviteter...4 Grundförutsättningar...4 Riskbedömning...5 Kontrollplan...8 Redovisning...10 Uppdatering...10

3 2(10) Vad är internkontroll? Internkontroll är ett verktyg som primärt ska användas för att säkerställa att de av fullmäktige och miljönämnden fastställda verksamhetsmässiga och ekonomiska målen uppfylls. Internkontrollen omfattar såväl de politiska som de professionella systemen och rutinerna som används för att styra verksamhet och ekonomi. Arbetet med internkontroll tar sitt ursprung i kommunallagen och utgör en central del i kvalitetssäkringen av kommunens verksamheter. Internkontroll har till syfte att säkerställa: en ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet. tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten till nämnd samt att tillämpliga lagar, föreskrifter och riktlinjer följs. Internkontroll utgör en del i det totala kvalitetsarbetet. Genom rutinorienterade kontroller skall säkerhet i system och rutiner samt rättvisande räkenskaper uppnås. Ett hjälpmedel för planering, prioritering och uppföljning i kontrollarbetet är riskbedömningen i vilken organisationens viktigaste processer identifieras. Analysen identifierar sannolikheter och konsekvenser för olika presumtiva felaktigheter i den professionella yrkesutövningen. Miljönämndens internkontrollplan berör de verksamhetsspecifika områden som nämnden har ansvar för samt ekonomi. Först har en riskbedömning gjorts och utifrån detta har en kontrollplan tagits fram. Internkontrollen ska ses som ett hjälpmedel och inte ett mål eller rutin i sig själv. Internkontroll bör planeras och genomföras så att den uppfattas som en naturlig del i verksamhen. För att kunna genomföra och säkerställa en god internkontroll är det därför nödvändigt att verksamheten även har dokumenterade rutiner som följs upp och revideras löpande enligt plan. En fungerande internkontrollplan bör kontinuerligt utvecklas och förändras i takt med att verksamhets- och ekonomistyrningen förändras. Det är alltså ett dynamiskt verktyg som hela tiden är aktuellt parallellt med övriga styrdokument. Det är viktigt att arbetet med internkontrollen dokumenteras och återrapporteras till beslutsfattarna. Miljökontorets arbete med internkontrollen bör alltså regelbundet redovisas enligt överenskommen tidplan. I de fall det görs stickprovskontroller skall dessa dokumenteras enligt en gemensamt framtagen mall och dokumentationsblankett.

4 3(10) Riskbedömning En riskbedömning görs i tre steg: 1. Kartlägga vilka risker som finns Vilka rutiner/processer får inte gå fel? 2. Uppskatta konsekvenserna och sannolikheten för relevanta rutiner/processer. 3. Beakta hur riskerna skall bearbetas, d.v.s. vad måste vi ta itu med och på vilket sätt? Genomförande Vid riskbedömningen upprättas en matris med graden av sannolikhet och konsekvens inom skalan 0 4. Nedan följer en matris med tillhörande förklaringar för bedömning av sannolikhet och konsekvens vid intern kontroll: Konsekvens Poäng Mycket allvarlig Allvarlig Kännbar Lindrig Försumbar Osannolik Mindre sannolik Möjlig Sannolik Mycket sannolik Sannolikhet Konsekvens Påverkan på verksamheten/kostnaden om fel uppstår: -Försumbar -Lindrig -Kännbar -Allvarlig -Mycket allvarlig är obetydlig för de olika intressenterna och kommunen uppfattas som liten av såväl intressenter som kommun uppfattas som besvärande för intressenter och kommun är så stor att fel helt enkelt inte bör inträffa är så stor att fel helt enkelt inte får inträffa Sannolikhet Sannolikhetsnivåer för fel: -Osannolik -Mindre sannolik -Möjlig -Sannolik -Mycket sannolik risken är praktisk taget obefintlig att fel ska uppstå risken är mycket liten att fel ska uppstå det finns risk för att fel ska uppstå det är troligt att fel kan uppstå det är mycket troligt att fel kommer att uppstå Varje ruta i matrisen svarar mot en kombination av bedömd sannolikhet och ekonomisk, verksamhetsmässig eller annan konsekvens. Det handlar om en subjektiv riskbedömning. Olika processer/funktioner/verksamheter/ måste ställas mot varandra. Kontrollkostnaden

5 4(10) måste alltid vägas mot de konsekvenser som uppstår vid eventuella fel. Från och med väsentlighets- och riskpoäng fem (5) bör dock kontrollåtgärder alltid övervägas. Att bristande internkontroll kan medföra ekonomiska konsekvenser råder inget tvivel om. Men andra nog så viktiga konsekvenser är också värda att beakta i en riskbedömning såsom förtroende för den kommunala verksamheten, rättssäkerheten och informationshanteringen. Utifrån hur olika processer har bedömts och poängsatts i riskbedömningen tas det beslut på vilka aktiviteter som ska granskas. För de processer som ska kontrolleras upprättas en internkontrollplan. Kontrollaktiviteter Kontrollaktiviteter är de konkreta åtgärder som vidtas för att motverka, minimera eller i vissa fall eliminera risker. De bör, så långt som möjligt, integreras i kommunens ordinarie verksamhetsprocesser och således ingå som naturliga beståndsdelar som organisationen och ledningen behöver för att nå sina mål. En mycket viktig beståndsdel i internkontrollstrukturen är att åstadkomma en kultur där var och en tar sitt ansvar för den interna kontrollen. Grundförutsättningar En väl fungerande organisation förutsätter vissa grundförutsättningar, utan dessa kan inte verksamheten fungera. Grundförutsättningarna innebär bl.a. att det finns: en genomtänkt och dokumenterad ansvars- och befogenhetsfördelning tydliga och mätbara mål och regelverk dokumenterade rutiner en anpassad kompetensnivå, att berörd personal är väl insatt i rutiner, uppgifter och ansvar anpassade och fungerande arbetsverktyg t.ex. datorer, system, mätinstrument o.s.v. I riskanalysen förutsätter man att dessa grundförutsättningar är uppfyllda.

6 5(10) Riskbedömning Process Kommentar Konsekvens Sannolikhet Poäng Åtgärd Verksamhetsspecifika Klagomål Rättssäkra ärenden/ beslut Miljökontoret får in en rad klagomål på diverse ärenden varje år. Varje ärende kan vara av stor vikt, men de kan också vara helt obefogade. Det är därför av viktigt att varje klagomål utreds inom rimlig tid. Det är även viktigt att verksamhetens resurser inte läggs på att utreda klagomål baserade på osämja. Balansgången är svår och det är svårt att ha fasta rutiner för dessa ärenden. Varje ärenden är unikt och måste hanteras med den yrkes- och ämneskunskap som miljökontoret besitter. Rättsäkra beslut är grunden i vår myndighetsutövning. Skrivelser som inte är beslut får heller aldrig uppfattas som beslut. Formuleringar i t.ex. inspektionsrapporter får aldrig kunna uppfattas som direkta krav. Kännbar Konsekvensen kan vara olika beroende på ärendets typ men bedömningen görs ändå att konsekvensen i de flesta fall är kännbar. Möjlig Eftersom ärenden är olika och ibland inte prioriteras högt finns en möjlig risk att fel uppstår. 4 Tas ej med i interkontrollplan. Avstämning görs istället som en naturlig del i varje ärende. Handläggare till ärenden diskuterar problematik med övriga medarbetare under ärendets gång. Allvarlig Möjlig 5 Tas med i kontrollplan. Taxa Det är även av stor vikt att beslut fattas så att dessa kan överklagas. Verksamheten är till viss grad avgiftsfinansierad och det är därför viktigt att avgift tas ut enligt gällande taxa. Allvarlig Möjlig 5 Tas med i kontrollplan.

7 6(10) Verksamhetsplan Nämnden beslutar inför varje år vad verksamheten ska prioritera under kommande år. I verksamhetsplanen finns angivet vilka projekt som miljökontoret ska delta i och även vilken inriktning tillsynen ska ha. Kännbar Sannolik Förändringar i VP sker sannolikt under året pga av ledigheter hos personal, förändringar av planerade projekt, ny lagstiftning osv. 5 Tas med i kontrollplan. Information Arkivhantering Ekonomi Attest Miljökontoret ansvarar för information, dels på hemsidan och även i diverse informationsbroschyrer. Det är viktigt att informationen hålls uppdaterad. Handlingar och ärenden ska hanteras i ett system där de går att hitta. Det är även viktigt att säkerställa att handlingar bevaras i den omfattning som är nödvändig. Risk för avsiktliga eller oavsiktliga fel finns alltid. Stor vikt finns att attester sker i behörig ordning. Kännbar Möjlig 4 Tas ej med i kontrollplan utan hanteras genom grundförutsättningarna. Kännbar Möjlig 4 Tas ej med i kontrollplan. Arkiveringsplan och pågående arbete med arkivering bör minska risken till en rimlig i nivå. Allvarlig Möjlig 5 Tas med i kontrollplan

8 7(10) Fakturor Kompletta verifikationer Bokföring/ redovisning Att fakturor som betalas är korrekta är grundläggande för att säkerställa att kommunen t.ex. inte betalar bluffakturor. Kontroll av att verifikationer är kompletta, det vill säga att beställning och övriga relevanta handlingar kan kopplas till inkommen faktura. Verifikationen ska sammantaget innehålla uppgifter angående levererad vara/tjänst, kvantitet och/eller kvalitet, pris, momshantering och kontering. Saknas ovanstående uppgifter är bokföringen inte komplett och kommunen kan därmed inte verifiera effektiv resursanvändning. Månadsvis översiktlig kontroll av samtliga bokföringsposter under perioden för att minska risken för bland annat oseriösa leverantörer. Allvarlig Sannolik 6 Tas med i kontrollplan. Allvarlig Sannolik 6 Tas med i kontrollplan. Allvarlig Sannolik 6 Tas med i kontrollplan.

9 8(10) Kontrollplan De processer som har bedömts med riskpoäng 5 eller mer finns angivna i kontrollplan, här finns även redovisat vad som ska kontrolleras, hur det ska kontrolleras, frekvens och vem som är ansvarig för kontrollen. Process Kontrollmoment Kontroll ansvarig Verksamhetsspecifika Rättsäkra Kontroll görs att besluten fattas i enlighet med Miljöchef ärenden/ beslut förvaltningslagen och praxis rörande handläggning. Det faktiska beslutet kontrolleras inte utan endast att ärendena och besluten är fattade på ett rättsäkert sätt t.ex. rörande överklagan, delgivning, adressat och att skrivelser aldrig kan uppfattas som beslut. Taxa Att avgift tas ut enligt gällande taxa. Miljöchef samt presidiet. Verksamhetsplan Ekonomi Attest Följs verksamhetsplanen och om inte vilka förändringar har gjorts. 1. Kontroll av att aktuella förteckningar över beslutsattestant finns för varje förvaltning 2. Kontroll av att rätt beslutsattestant attesterat. 3. Kontroll av att beslutsattestant inte har attesterat egna kostnader, t ex resekostnader, telefon Frekvens 1 gg/år inför redovisning 1 gg/år inför redovisning Metod 5 ärenden spridda över olika områden. Utöver det sker kontroll av 5 mallar i miljöreda. 5 avgiftsbeslut där handläggare har delegation samt 5 beslut där miljöchef har delegation Miljöchef 2 gg/år Delavstämning av VP sker i juli samt redovisning i januari året efter. Redovisningsekonom Klart i samband med bokslutet 1. Granskning av förteckningar 2. Stickprov 3. Stickprov p. 2-3, stickprov urval 25 fakturor per förvaltning

10 9(10) Fakturor Kontroll av att fakturor uppfyller gällande lagkrav. Redovisningsekonom 1 gg/år inför bokslut Stickprov, 25 fakturor per förvaltning; Kompletta verifikationer Kontroll av att verifikationer är kompletta, d v s att beställning och övriga relevanta handlingar kan kopplas till faktura Förvaltningsekonom 1 gg/år inför bokslut Stickprov. 25 fakturor per förvaltning; Bokföring/ redovisning Genomgång av förvaltningens samtliga bokföringsposter för perioden Miljöchef och förvaltningsekonom. 1gg/månad Genomgång av förteckning

11 10(10) Redovisning Redovisning av kontrollmomenten sker i januari varje år i samband med att redovisning av verksamhetsplanen sker. Redovisning sker av miljöchef till nämnd. Uppdatering Riskbedömning och internkontroll plan ska vara ett levande dokument och uppdateras i samband med förändringar i verksamhet. I samband med att beslut om verksamhetsplan för 2015 tas i nämnd bör även internkontrollplanen uppdateras inför Uppdatering bör därefter ske inför varje år.