Plan för internkontroll med väsentlighets- och riskanalys 2016 för

Transkript

1 Kungsholmens stadsdelsnämnd Sid 1 (15) Till Kungsholmens stadsdelsnämnd Plan för intern med väsentlighets- och riskanalys 2016 för Kungsholmens stadsdelsnämnd

2 Sid 2 (15) Inledning Nämnden ska inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt och de föreskrifter som gäller för verksamheten. Nämnden ska också se till att den interna en är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Detta gäller även när driften av en kommunal verksamhet har lämnats över till någon annan. Nämnden ansvarar för att utforma och organisera den interna en och säkerställa effektiva system för uppföljning. Intern är en integrerad del i nämndens styrsystem. Inom de olika processerna och arbetssätten finns det styrdokument och ansvarsfördelning inom förvaltningsorganisationen som tillsammans bildar nämndens interna system. Verksamhetsansvariga chefer i organisationen bidrar till utformningen av konkreta regler och anvisningar för en god intern inom sina verksamhetsområden och informerar övriga anställda om reglernas och anvisningarnas innebörd. Samtliga anställda är skyldiga att följa gällande regler och anvisningar för intern. Intern är en process där nämnd, förvaltningsledning och övrig personal samverkar för att med en rimlig grad av säkerhet uppnå målen för den interna en.

3 Nämndens arbete med intern Sid 3 (15) Nämndens internarbete ska bestå av tre delar. Nämnden ska ha fastställt ett aktuellt system för intern, årligen genomföra en väsentlighets- och riskanalys (VoR) samt utifrån denna fastställa en internplan. Systemet för intern ska ses över årligen och vid behov revideras. Väsentlighets- och riskanalysen genomförs i flera steg. Nämnden ska identifiera de viktigaste processerna/arbetssätten för att uppnå kommunfullmäktiges mål för verksamhetsområdena. Nämnden ska i arbetet beakta lagstiftning och verksamhetens uppdrag. Utifrån arbetssätten ska oönskade händelser identifieras. Dessa ska värderas (1-5) utifrån vilka konsekvenserna blir om händelsen inträffar samt hur sannolikt det är att händelserna inträffar. Utifrån riskvärdet beslutas om den oönskade händelsen/risken ska hanteras i internplanen. I internplanen planerar nämnden hur de löpande na/arbetssätten ska följas upp. Internplanen fastställs i samband med verksamhetsplanen och följs upp i samband med verksamhetsberättelsen.

4 Nämndens internplan Nämndens internplan Den interna en bygger på en helhetssyn på verksamheten. Nämnden fastställer årligen i samband med verksamhetsplanen en internplan för att följa upp att det interna systemet fungerar tillfredsställande inom nämndens verksamhetsområden. System för intern Ett system för intern är upprättat och reviderat under Syftet är att säkerställa: en effektiv förvaltning och undgå allvarliga fel och skador att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt att lagar, avtal och andra för nämnden gällande regler, föreskrifter och beslut följs att anskaffningen och användningen av resurser är effektiv och ändamålsenlig att stadens tillgångar skyddas att redovisningen och uppföljningen av verksamhet och ekonomi är rättvisande, tillförlitlig och ändamålsenlig samt att säkerheten i verksamheternas rutiner och it-system är tillfredsställande. Väsentlighets- och riskanalys Sid 4 (15) Innan en internplan tas fram görs en väsentlighets- och riskanalys. Med en sådan analys ökar förutsättningarna för att rätt områden as. Väsentlighets- och riskanalys uppskattar väsentlighetsgraden (konsekvenserna) och risken (sannolikheten) för att de oönskade händelserna inträffar. Det är risken för att negativa konsekvenser av väsentlig betydelse som kan uppstå som bedöms. Det är väsentligt att analysen dokumenteras. Väsentlighets- och riskanalys genomförs i ett antal steg: Identifiering av processer och arbetssätt - nämnden/verksamheten identifierade de viktigaste processerna och arbetssätten för att uppnå målen och bedriva verksamheten. och systematiska beskrivs och dokumenteras - dessa är viktiga komponenter utifrån hur stor risken att en oönskad händelse ska inträffa samt dess konsekvens. Det är viktigt att arbeta förebyggande med aktiviteter genom att omarbeta processer innan någon oönskad händelse inträffar. Kontrollerna ska vara löpande och systematiska. Identifiera oönskade händelser - det ska vara tydligt vilka hot som finns till följd av påverkbara eller opåverkbara händelser som kan inverka på organisationens möjligheter att nå sina mål, så kallade oönskade händelser. Syftet är främst att föregripa händelserna innan de inträffar. Värdering av oönskade händelser sannolikhet och konsekvens - för de oönskade händelser/risker som identifieras görs en sannolikhets- och konsekvensbedömning. I analysen, bedöms sannolikheten för att olika slag och grader av fel eller misskötsel kan inträffa. Denna varierar mellan olika verksamhetsområden, system och rutiner. Beslut om hantering - Utifrån värderingen av den oönskade händelsen tas beslut om hanteringen av den oönskade händelsen samt om

5 den skall med i internplanen. Väsentlighets- och riskanalyserna genomföras årligen på förvaltningsnivå i anslutning till arbetet med verksamhetsplanen. Samtliga steg dokumenteras i ILS-webb. Internplan Sid 5 (15) Utifrån väsentlighets- och riskanalysen väljer nämnden ut ett antal processer/arbetssätt som ska granskas särskilt under verksamhetsåret för att verifiera att mål uppnås samt att riktlinjer och fastlagda verkligen upprätthålls/genomförs. Dessa processer/arbetssätt anges i internplanen. En avvägning sker av hur stor granskningsinsats som ska göras inom respektive utvalt område för att få en balans mellan kostnad och säkerhetsnivå.

6 Sannolikhet Sid 6 (15) Riskmatris 5 Kritisk Medium Låg Sannolikhet Konsekvens Mycket sannolikt Mycket allvarlig 4 Sannolikt Allvarlig 3 Möjlig Kännbar 2 Mindre sannolikt Lindrig 1 Osannolikt Försumbar 2 1 Konsekvens Kritisk Medium Totalt: 10 Process Nr Sannolikhet Konsekvens Riskvärde Åtgärd

7 Sid 7 (15) Process Nr Sannolikhet Konsekvens Riskvärde Åtgärd Uppnå hög kvalitet i förskolan 1 Att ej nå nivå 3 i stadens kvalitetsindikator 3.Möjlig 4.Allvarlig 12 Rättssäker myndighetsutövning 2 Att lagstiftning inte efterlevs. 4.Sannolikt 3.Kännbar 12 Kontroll av centrala delar i handläggning och dokumentation avseende LSS, SoL, LVU och LVM. Säkerställa säker utskrift 3 Sekretessbelagd information sprids Trädvård 4 Träd och grenar kan falla ner och orsaka skador behörigheter 5 Personal använder information de ej borde haft tillgång till 4.Sannolikt 4.Allvarlig 16 4.Sannolikt 4.Allvarlig 16 Framtagande rutinbeskrivning 3.Möjlig 4.Allvarlig 12 Genomförandeplaner 6 Brister i insats och kontinuitet 4.Sannolikt 4.Allvarlig 16 genomförandeplaner samt utförarnas rutiner och egen Livsmedelshantering inom samtliga enheter på alla avdelningar Kontroll av utestående fordringar Upphandling av varor och tjänster Beakta barnperspektivet i beslutsunderlag. 7 Att rutiner för att säkra god livsmedelshantering inte följs 8 Att handlingsplan inte upprättas 9 Att avtal och delegation inte följs 10 Att frågan om barns rätt inte får något konkret resultat i övergripande beslutsunderlag. 4.Sannolikt 4.Allvarlig 16 regelbunden livsmedels 3.Möjlig 4.Allvarlig 12 4.Sannolikt 4.Allvarlig 16 3.Möjlig 3.Kännbar 9 Framtagande av mall för barnkonsekvensanalys i samband med beslutsunderlag samt att påbörja en.

8 Sid 8 (15) Nämndens planerade uppföljning av den löpande en 1.1 Alla barn i Stockholm har goda och jämlika uppväxtvillkor Uppnå hög kvalitet i förskolan Utveckla innehållet i de pedagogiska miljöerna / stadens kvalitetindikator Att ej nå nivå 3 i stadens kvalitetsindikator Kvalitetsindikatorn Kerstin Emriksson- Wallin 1.2 Tidiga sociala insatser skapar jämlika livschanser för alla Rättssäker myndighetsutövning Egen och kollegial granskning. / Systematiska. Att lagstiftning inte efterlevs. Egen, kollegigranskning. Susanna Kiesel

9 Sid 9 (15) 1.3 Stockholm är en stad med levande och trygga stadsdelar Säkerställa säker utskrift Systematisk genomgång av vilka som ej använder säker utskrift. / Genomgång av loggar Sekretessbelagd information sprids Att säkra utskrifter används Christin Bjuggren Trädvård Inventering, åtgärdsplan samt beskärning, nedtagning och nyplantering av träd / av entreprenören enligt avtal och av parkingenjörerna enligt underhållsplan Träd och grenar kan falla ner och orsaka skador Att planerade insatser genomförts följs upp i tertial- och bokslut Britt Mattsson

10 Sid 10 (15) behörigheter Utföra stickprovs på 5 enheter varav ett är vård och omsorgsboende / Kontroll av behörighetsblanketter Personal använder information de ej borde haft tillgång till att gjorts Christin Bjuggren 1.7 Alla äldre har en trygg ålderdom och får en äldreomsorg av god kvalitet Genomförandeplaner Genomförandeplan skapas inom två veckor från det att ny beställning inkommer. Ska uppdateras vid behov och minst en gång per år. / genomförandeplan Brister i insats och kontinuitet utförarnas egen Lena Slotte

11 Sid 11 (15) Livsmedelshantering inom samtliga enheter på alla avdelningar Genomföra regelbunden och säker livsmedels / enhetsspecifika rutiner och processer Att rutiner för att säkra god livsmedelshantering inte följs enheternas egen Kerstin Emriksson- Wallin, Lena Slotte, Susanna Kiesel 3.5 Stockholms stads ekonomi är långsiktigt hållbar Kontroll av utestående fordringar Kontroll av att enheterna följer gällande rutiner / görs fyra ggr/år Att handlingsplan inte upprättas Kontrolleras i tertialrapporter och bokslut Snorre Berglund

12 Sid 12 (15) Upphandling av varor och tjänster Kontroll av att gällande regler och riktlinjer följs / Varor och tjänster överstigande 30 tkr as var tredje månad. Att avtal och delegation inte följs Kontrolleras i tertialrapporter och bokslut Snorre Berglund 4.1 Stockholm är en jämställd stad där makt och resurser fördelas lika Jämställdhetsarbete Verksamheterna informeras och utbildas / Frågan aktualiseras på chefsträffar Frågan tas upp på avdelningarnas chefsträffar Pål Tennek

13 Sid 13 (15) 4.4 Stockholm är en stad som respekterar och lever upp till barnets rättigheter i enlighet med FN:s barnkonvention Beakta barnperspektivet i beslutsunderlag. Genomgång av beslutsunderlag. / Systematiska. Att frågan om barns rätt inte får något konkret resultat i övergripande beslutsunderlag. Systematiska genomgångar av beslutunderlag utifrån lämplig mall. Kerstin Emriksson- Wallin, Susanna Kiesel 4.7 Stockholm är en demokratisk stad där invånarna har inflytande Synpunkter och klagomål Inkomna synpunkter och klagomål följs upp /

14 Sid 14 (15) / Ev. åtgärder följs upp vid träffar mellan avdelningsoch enhetschef Kontrolleras i tertialrapporter och verksamhetsberättelse Kerstin Emriksson- Wallin, Lena Slotte, Susanna Kiesel

15 Sid 15 (15) Väsentlighets- och riskanalys I alla organisationer finns risk att oönskade händelser inträffar. Om risker realiseras påverkas organisationens möjlighet att nå sina mål. Genom att analysera befintliga risker och vidta åtgärder för att minimera dessa kan en god intern uppnås. En risk- och väsentlighetsanalys ska göras årligen som innebär att förvaltningens indikatorer och väsentliga processer analyseras utifrån risk och väsentlighet. Följande riskkategorier används Omvärldsrisker Beslut fattade av regering, riksdag eller annan extern aktör som påverkar nämnden negativt. Finansiella risker Förändringar avseende momsfrågor, statsbidrag mm som försvårar nämndens möjlighet att fullgöra sina åtaganden. Legala risker Ny lagstiftning, nya förordningar eller föreskrifter som kan få stor konsekvens för nämndens verksamhet. Verksamhetsrisker Risken att nämnden inte når fastställda mål samt att verksamheten inte bedrivs på ett kostnadseffektivt sätt. Redovisningsrisker Risk att räkenskaperna inte är rättvisande eller tillförlitliga vilket leder till felaktig uppföljning. IT-baserade risker T.ex. att obehöriga får tillgång till känslig information, driftstörningar etc. Sannolikhet och väsentlighet bedöms för de risker som redovisas. Bedömningen av sannolikhet ska göras utifrån att risken inträffar. Väsentlighet bedöms som konsekvenserna för staden eller den enskilde kommuninvånaren som kan uppstå till följd av fel eller brister i processerna.