KVALITETS- OCH LEDNINGSSYSTEM ENLIGT SOSFS 2006:11

Transkript

1 SÖDERMALMS STADSDELSFÖRVALTNING SID 1 (6) SDN KVALITETS- OCH LEDNINGSSYSTEM ENLIGT SOSFS 2006:11 Kvalitetssystemet inom Södermalms stadsdelsnämnd omfattar verksamhet enligt socialtjänstlagen (SoL) som avser omsorg om äldre, personer med funktionsnedsättning och individ- och familjeomsorg. Kvalitetssystemet omfattar även insatser inom stöd och service till funktionshindrade (LSS). Socialstyrelsens författningssamling innefattar bland annat föreskrifter och allmänna råd om ledningssystem för kvalitet i verksamhet enligt SoL, LVU, LVM och LSS (SOSFS 2006:11). Föreskrifterna är tvingande och efterföljas. För att kontinuerligt och långsiktigt utveckla och säkra verksamhetens kvalitet ska nämnden inrätta ett ledningssystem för det systematiska kvalitetsarbetet. Ledningssystemet ska säkerställa att det fastställs uppföljningsbara mål utifrån SoL eller LSS kvalitetsarbetets inriktning och omfattning är anpassat till vad som krävs för att uppnå verksamhetens mål ansvarsfördelningen i kvalitetsarbetet fastställs enskilda och grupper till exempel brukarorganisationer ska ges möjlighet att vara delaktiga i arbetet med att utveckla och säkra kvaliteten personalen görs delaktig i arbetet med att utveckla och säkra kvaliteten och kvalitetsarbetet dokumenteras och följs upp kontinuerligt Ledningssystemet ska integreras med befintliga system för budget- och verksamhetsplanering. Ledningssystemet ska också säkerställa att de viktigaste sociala tjänsterna och arbetsprocesserna beskrivs. Den modell för ledningssystem som socialstyrelsen tagit fram är indelad enligt följande: A. Tillgänglighet B. Samverkan och samarbete C. Handläggning och dokumentation mm. av ärenden som rör enskilda D. Fel och brister i verksamheten E. Synpunkter och klagomål på verksamheten F. Personal- och kompetensförsörjning G. Uppföljning och utvärdering av verksamheten Göta Ark 200, Stockholm. Medborgarplatsen 25 Telefon Fax info@soder.stockholm.se

2 SID 2 (6) SÖDERMALMS STADSDELSFÖRVALTNINGS ARBETE MED KVALITET Verksamhetsplanen Verksamhetsplanen utgör grunden för arbetet inom verksamheterna. I verksamhetsplanerna beskrivs hur enheterna planerar att arbeta utifrån de mål som kommunfullmäktige fastlagt. Enheterna planerar, genomför, får resultat utvecklar sen sitt arbete vidare med de åtaganden enheten tagit fram utifrån kommunfullmäktiges mål. Planeringen och genomförandet av åtagandena beskrivs i arbetssätt relaterat till varje åtagande. Enheterna följer upp resultaten och ser om målen har uppnåtts. Till stöd för planeringen använder sig enheterna bland annat av årshjul som talar om när planerade aktiviteter ska äga rum. Aktiviteterna kan vara ekonomiska uppföljningar som tertialrapporter, eller verksamhetsspecifika aktiviteter som genomförandeplan innehållande mål och delmål. Enheterna kan också använda sig av olika indikatorer som sammantaget kan visa om enheten är på väg att nå målen. Andra stöd för arbetet inom verksamheterna är stadens ILS 1 WEBB. Detta kvalitetsoch ledningssystem ska genomsyra arbetet i verksamheterna. Det nedan beskrivna kvalitets- och ledningssystemet ingår som en integrerad del i stadens ILS. Kvalitets- och ledningssystem enligt SOSFS 2006:11 Tillgänglighet Enligt socialstyrelsens allmänna råd ska det finnas arbetsformer för hur verksamheterna ska göras tillgängliga. Med tillgänglighet avses bland annat tillgänglighet till lokaler och byggnader, hur besök och andra kontakter organiseras och hur information om verksamheten ges. När det gäller tillgänglighet till lokaler och byggnader har samtliga avdelningar en dialog med lokalenheten inom stadsdelsförvaltningen för att öka tillgängligheten. Enheterna har egna hemsidor på internet. Information om samtliga verksamheter finns uppdaterade i Serviceguiden på Stockholm stads hemsida. Enheterna presenterar sina kvalitetsgarantier i Lättläst. 1 ILS= Integrerad Ledning och styrning

3 Stadsdelsförvaltningen följer stadens telefonpolicy, som finns på stadens intranät. SID 3 (6) Samverkan och samarbete Det ska finnas rutiner som tydliggör ansvaret för samarbete, internt och externt, som gäller den enskildes behov av insatser vad avser till exempel överföring av information. Rutiner ska även finnas om hur samverkan ska bedrivas såväl internt som externt med myndigheter och andra aktörer med beaktande av bestämmelserna i sekretesslagen eller bestämmelserna om tystnadsplikt. Rutiner för samarbete internt mellan beställare och utförare regleras genom att beställningar lämnas via Paraplyet och hämtas upp i ParaSol. Genomförandeplaner returneras via samma system. Dialog förs mellan biståndshandläggare och enhetschef när enskilda får ett erbjudande om placering i verksamhet. Genom avtal med andra kommuner regleras ansvaret för enskilda som har en placering i stadsdelsnämndens verksamheter. Internt finns på ledningsnivå ett samarbete i förvaltningsledningen mellan utförare och beställare, men även genom regelbundna möten mellan enhetschef för biståndshandläggare och verksamhetsansvariga enhetschefer. Externt handlar samarbetet dels om kontakter med gode män och anhöriga, dels med andra stadsdelsförvaltningar och kommuner kring placeringar av enskilda i verksamheter. Handläggning och dokumentation mm. av ärenden som rör enskilda Enligt socialstyrelsens föreskrifter ska det finnas rutiner för handläggning och dokumentation av ett ärende och dokumentation av genomförandet av en beslutad insats. Det ska också finnas rutiner för hur uppgifter lämnas mellan den som fattar beslutet om insats och den som ansvarar för det praktiska genomförandet av insatsen. I förekommande fall ska prövning enligt bestämmelserna i sekretesslagen (1980:100) och bestämmelserna om tystnadsplikt i SoL eller LSS följas. Rutinerna ska även omfatta uppföljning och utvärdering av en beslutad insats. Genom de verksamhetssystem som finns i staden Paraplyet respektive ParaSol är handläggningsrutinerna klarlagda. Dokumentationen av genomförandet av en beslutad insats finns dels i den genomförandeplan som upprättats, dels i journalanteckningar vid avvikelser. Uppgifter kring den enskilde lämnas dels via ParaSol, dels i de muntliga kontakter som finns mellan biståndshandläggare och enhetschef i samband med placeringen samt uppföljningen av insatsen. För att uppgifter ska kunna överföras ska den enskilde skriftligen ha godkänt detta. Uppföljning och utvärdering av beslutad insats sker dels inom respektive enhet tillsammans med den enskilde, dels av beställaren.

4 SID 4 (6) Fel och brister i verksamheten Enligt socialstyrelsens föreskrifter ska det finnas rutiner för hur fel och brister i verksamheten ska identifieras, dokumenteras, analyseras och åtgärdas samt hur vidtagna åtgärder ska följas upp. När det planeras förändringar i verksamheterna ska en bedömning göras av vilka fel och brister som kan uppstå. De erfarenheter som gjorts i samband med uppkomna fel och brister skall utgöra ett underlag för det systematiska kvalitetsarbetet. Förvaltningen har tagit fram gemensamma rutiner för anmälningar om Lex Sarah allvarliga missförhållanden (SoL och LSS) samt avvikelser (HSL kan leda till en anmälan om Lex Maria efter bedömning av MAS). Inom ramen för Lex Sarah och förvaltningens kvalitetssystem finns även rutiner avseende uppdraget att vaka över att enskilda får god omvårdnad och lever under trygga förhållanden. I anslutning till framtagandet av nämndens verksamhetsplan görs risk- och väsentlighetsanalyser inom samtliga verksamhetsområden. Vid förändringar i verksamheterna finns rutiner för riskbedömningar utifrån det systematiska arbetsmiljöarbetet. Rutiner finns också för förhandlingar med de fackliga organisationerna. Synpunkter och klagomål på verksamheten Enligt socialstyrelsens föreskrifter ska det finnas rutiner för att samla in och använda synpunkter och klagomål från enskilda samt från till exempel myndigheter och organisationer för att förebygga fel och brister, utveckla verksamheten och identifiera nya eller inte tillgodosedda behov. Stadsdelsnämnden antog en ny synpunkts- och klagomålshantering i december Den rutin som finns innebär bland annat att alla synpunkter och klagomål ska diarieföras. Inkomna klagomål registreras och skickas via avdelningschef till enhetschefer som har ansvar för att besvara synpunkten/klagomålet och återföra svaret via avdelningschef till diariet. Personal- och kompetensförsörjning Enligt socialstyrelsens föreskrifter ska finnas rutiner för att fortlöpande kontrollera att det finns den bemanning som behövs för att utföra socialtjänstens uppdrag, att personalen har den kompetens som krävs för att utföra uppgifterna och att personalen ges förutsättningar för fortlöpande kompetensutveckling, som ska svara mot verksamhetens behov och kunskapsutveckling inom verksamhetsområdet.

5 Förvaltningen kontrollerar bemanningen utifrån socialstyrelsens föreskrifter och utgår då från tilldelade resurser samt beställningar om insatser. Kompetensutveckling diskuteras mellan chef och medarbetare i de årliga medarbetarsamtalen. Utifrån dessa samtal tas medarbetarens kompetensutvecklingsplan fram. SID 5 (6) Försörjning av varor och tjänster Enligt socialstyrelsens allmänna råd bör ledningssystemet säkerställa att det vid formuleringen av kriterier inför en upphandling särskilt uppmärksammas sådana kriterier som bidrar till att de varor och tjänster som tillhandahålls är av god kvalitet för att garantera en systematisk och fortlöpande utveckling och säkring av verksamhetens kvalitet. Förvaltningen anger i anbudsunderlagen kvalitetskriterier för respektive upphandling av verksamhet. Uppföljning och utvärdering av verksamheten Enligt socialstyrelsens föreskrifter ska Ledningssystemet säkerställa att det systematiska kvalitetsarbetet omfattar metoder för uppföljning och utvärdering av verksamhetens planering, genomförande, resultat och utveckling. Stadsdelsförvaltningen har rutiner för uppföljning och utvärdering både på avdelnings- och enhetsnivå exempelvis: Ekonomisk månadsuppföljning och tertialrapporter Verksamhetsberättelse och bokslut Uppföljning av insats på individ- och gruppnivå Internkontroll ofta stickprov Verksamhetsspecifika handböcker Utöver de delar som ingår i socialstyrelsens kvalitetssystem har förvaltningen sett behoven av att ta fram verksamhetsspecifika handböcker med riktlinjer och rutiner för att få systematiska arbetssätt inom verksamheterna. Det finns riktlinjer och rutiner som dels är generella för flera av nämndens verksamheter, dels är lokala och avgränsade till specifika verksamhetsområden. Bland de områden där det finns riktlinjer och rutiner som är generella kan nämnas livsmedelshantering, pedagogiska måltider, privata medel, ekonomiuppföljning med mera.

6 Information och tillgänglighet till riktlinjer och rutiner inom stadsdelsförvaltningen Inom stadsdelsförvaltningen finns två olika sätt att få tillgång till de riktlinjer och rutiner som gäller för verksamheterna. Den ena vägen är via stadens intranät där generella policies och riktlinjer finns tillgängliga avseende exempelvis personal-, ekonomi- samt vissa verksamhetsspecifika frågor. Den andra vägen att få tillgång till generella verksamhetsspecifika rutiner är att avdelningarna har gemensamma "bibliotek" i G:katalogen på datorn. Samtliga chefer har tillgång till dessa och ansvarar sedan för att ta fram lokala rutiner utifrån de generella rutinerna samt att de lokala rutinerna görs kända bland medarbetare i verksamheten. SLUT SID 6 (6) Bilaga: Schematisk bild över kvalitets- och ledningssystemet