Kallelse till Miljönämnden

Transkript

1 Kanslienheten Sandra Berwing Nämndsekreterare Kallelse Datum Tid: Måndagen den 23 januari 2017, kl Plats: Trosa kommunhus, sammanträdesrummet Kallelse till Miljönämnden Ärende Dnr 1. Godkännande av dagordningen 2. Utförd internkontroll 2016 MN 2016/4 3. Internkontrollplan 2017 MN 2017/3 4. Revidering av miljönämndens delegeringsordning MN 2015/3 5. Information om verksamhetsområdet på Tofsö (Inga handlingar) 6. Anmälan av delegeringsbeslut MN 2017/1 7. Övriga anmälningsärenden MN 2017/2 8. Övrigt (Inga handlingar) Dan Larson Ordförande Sandra Berwing Nämndsekreterare Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post:

2

3 Samhällsbyggnadskontoret Mats Gustafsson Samhällsbyggnadschef Tjänsteskrivelse Datum Diarienummer MN 2016/4 Utförd internkontroll 2016 Förslag till beslut Miljönämnden beslutar att godkänna redovisning av 2016 års internkontroll. Ärendet Under 2016 har internkontroll genomförts i linje med tidigare beslutad internkontrollplan. Internkontrollen innehåller bland annat kontrollpunkter avseende kompetensförsörjning, attestrutiner, handläggningstider, delegering, arkivering, ekonomisk uppföljning, rätt lön, bisysslor m.m. Vid granskningen av internkontrollplanen har inga avvikelser noterats. Förslag till redovisning bifogas kallelsen. Mats Gustafsson Samhällsbyggnadschef Bilagor 1. Utförd internkontroll 2016 Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se

4 Internkontrollplan uppföljning Miljönämnden För tidsperiod: Kommunens Internkontrollreglemente och anvisningarna till detta, ligger till grund för denna plan. Resultaten av kontrollerna rapporteras löpande. Rapportering ska ske skriftligt, se reglementet. Rapportering ska göras till respektive nämnd + Kommunstyrelsen 1 gång per år på genomförda kontroller och dess resultat. Förkortningar: Bedömning sannolikhet och konsekvens Sannolikhet = sannolikhet att det inträffar Konsekvens = ekonomisk, personell, förtroende om det inträffar 5 Hög sannolikhet/allvarlig konsekvens 1Låg sannolikhet/liten konsekvens * Punkter som markerats med stjärna ska ingå i samtliga nämnders internkontrollplaner Rutinnummer/rutin Kontroll- Ansvarig Metod Uppföljning Rapport Sanno- Konsemoment till likhet kvens Miljökontoret M:1 Kunders missnöje med handläggningstider Regelbunden uppföljning av handläggningstider. Ansvarig Komplett Genomfört vår och höst PC 2 4 M:2 Kompetensförsörjning Att årlig analys görs avseende personalläget samt att uppföljning görs av genomförda rekryteringar. PC Komplett Genomfört jan -16 och höst - PC 2 4 M:3 Överklaganden Uppföljning av andelen överklagade ärenden. Ansvarig Komplett Genomfört vår och höst PC 2 4 Ärende-/dokumenthantering Ä:1 Delegering* Att delegeringsordningen är relevant med avseende på produktionskontorets organisation och befattningar m.m. Ansvarig Komplett genomläsning av delegeringsordningen Genomfört vår och höst - 16 PC 2 4 K:\Samhällsbyggnadskontoret\Adm\2016\Mats\Ekonomi\Internkontrollplan \Internkontrollplan uppföljning MN 2016

5 Rutinnummer/rutin Kontroll- Ansvarig Metod Uppföljning Rapport Sanno- Konsemoment till likhet kvens Ä:2 Dokumenthantering* Aktuell dokumenthanteringsplan finns och är tillgänglig och relevant. Ansvarig Komplett översyn Genomfört och genomläsning höst -16 av befintliga planer PC 3 3 Ä:3 Styrdokument beslutade av KS och KF* Styrdokumenten hålls aktuella och lättillgängliga. PC Komplett genomgång av gällande styrdokument Genomfört hösten -16 PC 2 4 Personal P:1 Bisysslor * Att alla chefer efter genomförda utvecklingssamtal har en uppdaterad inventeringslista på medarbetarnas eventuella bisysslor. Enhetschef Komplett Genomfört jan-pfeb 2 4 P:2 Arbetsmiljö * Att riskanalyser genomförs och att eventuella handlingsplaner upprättas. PC Komplett Genomfört juni PC 2 4 P:3 Personalkostnader * Rimlighetsbedömning av kostnader för resp. verksamhet. PC Komplett Genomfört mars, sept och dec PC 3 3 P:4 Rätt lön * Att alla chefer månatligen kollar sina analyslistor - (rätt lön till rätt person). Övrigt PC Komplett Genomfört aug PC 3 3 Ö:1 Personuppgiftslagen (PuL)* Reglerna i personuppgiftslagen är kända och tillgängliga. PuLambassadör Stickprov Genomfört hösten -16 PC 3 3 Ö:2 Personuppgiftslagen (PuL)* Att förteckning enl. 39 PuL är uppdaterad och anmäld till PuL-ombud. PuL-ombud Stickprov Genomfört hösten -16 PC 3 3 K:\Samhällsbyggnadskontoret\Adm\2016\Mats\Ekonomi\Internkontrollplan \Internkontrollplan uppföljning MN 2016

6

7 Samhällsbyggnadskontoret Mats Gustafsson Samhällsbyggnadschef Tjänsteskrivelse Datum Diarienummer MN 2017/03 Internkontrollplan 2017 Förslag till beslut Miljönämnden beslutar att godkänna planen för 2017 års internkontroll. Ärendet Trosa kommuns nämnder ska varje år se över samt eventuellt komplettera sina interna kontrollplaner. Internkontrollplanen syftar till att varje nämnd ska ha tydliga rutiner avseende exempelvis delegering, arkivering, ekonomi, rätt lön, bisysslor m.m. Som ett första steg i arbetet med den nya internkontrollplanen har en riskanalys tagits fram. Sannolikhet respektive konsekvens har i denna analys graderats 1-5 där 5 är högsta sannolikhet/konsekvens. Om det multiplicerade riskvärdet (sannolikhet*konsekvens) blir 8 eller högre har det tagits med i planen. Detta gränsvärde har fastställts som en kommungemensam nivå som ska gälla för samtliga nämnders internkontrollarbete. Förslag till internkontrollplan för 2017 samt ovan nämnd riskanalys bifogas kallelsen. Mats Gustafsson Samhällsbyggnadschef Bilagor 1. Förslag till Interkontrollplan 2017 för Miljönämndens verksamheter 2. Riskanalys för Miljönämndens verksamheter Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se

8 Internkontrollplan Miljönämnden För tidsperiod: Kommunens Internkontrollreglemente och anvisningarna till detta, ligger till grund för denna plan. Resultaten av kontrollerna rapporteras löpande. Rapportering ska ske skriftligt, se reglementet. Rapportering ska göras till respektive nämnd + Kommunstyrelsen 1 gång per år på genomförda kontroller och dess resultat. Förkortningar: Bedömning sannolikhet och konsekvens Sannolikhet = sannolikhet att det inträffar Konsekvens = ekonomisk, personell, förtroende om det inträffar 5 Hög sannolikhet/allvarlig konsekvens 1Låg sannolikhet/liten konsekvens * Punkter som markerats med stjärna ska ingå i samtliga nämnders internkontrollplaner Rutinnummer/rutin Kontroll- Ansvarig Metod Frekvens Rapport Sanno- Konsemoment till likhet kvens Miljökontoret M:1 Kunders missnöje med handläggningstider Regelbunden uppföljning av handläggningstider. Ansvarig Komplett 1 ggr per år PC 2 4 M:2 Kompetensförsörjning Att årlig analys görs avseende personalläget samt att uppföljning görs av genomförda rekryteringar. PC Komplett 1 ggr per år PC 2 4 M:3 Överklaganden Uppföljning av andelen överklagade ärenden. Ansvarig Komplett 1 ggr per år PC 2 4 Ärende-/dokumenthantering Ä:1 Delegering* Att delegeringsordningen är relevant med avseende på produktionskontorets organisation och befattningar m.m. Ansvarig Komplett genomläsning av delegeringsordningen 1 ggr per år PC 2 4 K:\Samhällsbyggnadskontoret\Adm\2017\Mats\Ekonomi\Internkontrollplan \Internkontrollplan MN 2017

9 Rutinnummer/rutin Kontroll- Ansvarig Metod Frekvens Rapport Sanno- Konsemoment till likhet kvens Ä:2 Dokumenthantering* Aktuell dokumenthanteringsplan finns och är tillgänglig och relevant. Ansvarig Komplett översyn 1 ggr per år PC 3 3 och genomläsning av befintliga planer Ä:3 Styrdokument beslutade av KS och KF* Styrdokumenten hålls aktuella och lättillgängliga. PC Komplett genomgång av gällande styrdokument 1 ggr per år PC 2 4 Personal P:1 Bisysslor * Att alla chefer efter genomförda utvecklingssamtal har en Enhetschef Komplett 1 ggr per år PC 2 4 uppdaterad inventeringslista på medarbetarnas eventuella bisysslor. P:2 Arbetsmiljö * Att riskanalyser genomförs och att eventuella handlingsplaner upprättas. PC Komplett 1 ggr per år PC 2 4 P:3 Personalkostnader * Rimlighetsbedömning av kostnader för resp. verksamhet. PC Komplett Vid delår och årsbokslut PC 3 3 P:4 Rätt lön * Att alla chefer månatligen kollar sina analyslistor - (rätt lön till rätt person). PC Komplett 1 ggr per år PC 3 3 Övrigt Ö:1 Personuppgiftslagen (PuL)* Reglerna i personuppgiftslagen är kända och tillgängliga. PuLambassadör Stickprov 1 ggr per år PC 3 3 Ö:2 Personuppgiftslagen (PuL)* Att förteckning enl. 39 PuL är uppdaterad och anmäld till PuL-ombud. PuL-ombud Stickprov 1 ggr per år PC 3 3 K:\Samhällsbyggnadskontoret\Adm\2017\Mats\Ekonomi\Internkontrollplan \Internkontrollplan MN 2017

10 Risk MILJÖKONTORET Sannolikhet (1-5) 5=mycket hög 1=mycket låg Konsekvens (1-5) 5=mycket hög 1=mycket låg Riskvärde (sannolikhet x konsekvens) Regelverk följs inte Kunders missnöje med handläggningstider Beslut fattas i strid med delegation Kompetensförsörjning Förändrad lagstiftning Överklaganden PERSONAL Fusk med reseräkningar Missbruka tider (utifrån eget ansvar) Olovlig frånvaro 2 3 6

11

12 Samhällsbyggnadskontoret Mats Gustafsson Samhällsbyggnadschef Tjänsteskrivelse Datum Diarienummer MN 2015/3 Revidering av miljönämndens delegeringsordning Förslag till beslut Miljönämnden beslutar att delegera till produktionschef att besluta om nedsättning av taxa enligt 5 i Trosa kommuns taxa för alkohollagen, tobakslagen och lagen om handel med vissa receptfria läkemedel inom Trosa kommun. Ärendet I Trosa kommuns taxa för alkohollagen, tobakslagen och lagen om handel med vissa receptfria läkemedel inom Trosa kommun finns det en paragraf som gäller nedsättning av taxa: 5 Nedsättning av taxa Om det finns särskilda skäl med hänsyn till verksamhetens art och omfattning, tillsynsbehovet, nedlagd handläggningstid och övriga omständigheter, får avgift enligt denna taxa sättas ned eller efterskänkas. I miljönämndens delegeringsordning framgår det inte vem som har rätt att besluta om nedsättning av taxa. Därför föreslås att rätten att ta beslut enligt 5, nedsättning av taxa, delegeras till produktionschef. Mats Gustafsson Samhällsbyggnadschef Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se

13

14 Kommunkontoret Kanslienheten Sandra Berwing Nämndsekreterare Tjänsteskrivelse Datum Diarienummer MN 2017/2 Anmälningsärenden Åklagarmyndigheten, Riksenheten för miljö- och arbetsmiljömål Underrättelse Riksenheten för miljö- och arbetsmiljömål har, efter anmälan från Trosa kommun om miljöbrott, utfärdat en ett strafföreläggande om företagsbot på grund av miljöbrott till näringsidkare ( ). Länsstyrelsen Södermanlands län Överklagan En överklagan av Miljönämndens beslut att bevilja avloppsanordning på fastighet A har inkommit (MN 2016/31). Överklagan En överklagan av Miljönämndens beslut att bevilja avloppsanordning på fastighet B har inkommit (MN 2016/32). Kommunfullmäktige Beslut , 102. Revidering av budget 2017 för Trosa kommun (KS 2016/129). Sandra Berwing Nämndsekreterare Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se