Kallelse till Samhällsbyggnadsnämnden

Transkript

1 Kanslienheten Sandra Berwing Nämndsekreterare Kallelse Datum Tid: Tisdagen den 5 mars 2019, kl Plats: Trosa kommunhus, sammanträdesrummet Gruppmöten: Majoriteten, måndag 4 mars kl. 18:00, Trosa kommunhus sammanträdesrummet Oppositionen, tisdag 5 mars kl , Trosa kommunhus, sammanträdesrummet Kallelse till Samhällsbyggnadsnämnden Ärende Dnr 1. Information om samhällsbyggnadsnämndens ansvarsområden 2. Information från byggenheten (Inga handlingar) SBN 2019/4 3. Anmälningsärenden SBN 2019/3 4. Bygglovsärende SBN 2019/11 ByggR Bygglovsärende SBN 2019/12 ByggR Bokslut och verksamhetsberättelse 2018 för samhällsbyggnadsnämnden SBN 2019/10 7. Internkontrollplan 2019 för samhällsbyggnadsnämnden SBN 2019/13 8. Delegeringsbeslut bostadsanpassningsbidrag SBN 2019/2 9. Samhällsbyggnadsnämndens delegeringsbeslut SBN 2019/1 Tomas Landskog Ordförande Sandra Berwing Sekreterare Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se

2

3 Kommunkontoret Kanslienheten Sandra Berwing Nämndsekreterare Tjänsteskrivelse Datum Diarienummer SBN 2019/3 Anmälningsärenden Laga kraft Detaljplan för fastighet X m.fl.(del 1) har vunnit laga kraft Detaljplan för fastighet X har vunnit laga kraft Detaljplan för fastighet X har vunnit laga kraft Länsstyrelsen i Södermanlands län Beslut Länsstyrelsen beslutar att pröva samhällsbyggnadsnämndens beslut om strandskyddsdispens inom fastigheten X i Trosa kommun (ByggR SBN ). Beslut Länsstyrelsen avser att inte pröva kommunens beslut om strandskyddsdispens för ersättning av bostadshus med ett nytt bostadshus inom fastigheten X, Trosa kommun (ByggR SBN ). Beslut Länsstyrelsen beslutar att pröva samhällsbyggnadsnämndens beslut om strandskyddsdispens inom fastigheten X, Trosa kommun (ByggR SBN ). Beslut Länsstyrelsen beslutar att pröva samhällsbyggnadsnämndens beslut om strandskyddsdispens inom fastigheten X, Trosa kommun (ByggR SBN ). Förvaltningsrätten Beslut Förvaltningsrätten avvisar inkommen överklagan av samhällsbyggnadsnämndens beslut om bygglov. Överklagandet avvisas med anledning av att förvaltningsrätten inte är behörig att pröva inkommen överklagan (ByggR SBN ). Sandra Berwing Nämndsekreterare Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se

4

5 Samhällsbyggnadsnämnden Samhällsbyggnadskontoret Mats Gustafsson Samhällsbyggnadschef Tjänsteskrivelse Datum Diarienummer SBN 2019/10 Bokslut 2018 för samhällsbyggnadsnämnden Förslag till beslut Samhällsbyggnadsnämnden överlämnar bokslut 2018 till kommunstyrelsen. Ärendet Samhällsbyggnadskontoret har i samarbete med ekonomikontoret tagit fram förslag till bokslut och verksamhetsberättelse för I samband med bokslutet följs också nämndens mål upp. Uppföljningen redovisas som ett separat dokument. Samhällsbyggnadskontorets bedömning Samhällsbyggnadsnämnden redovisar ett mycket starkt positivt resultat för 2018 på tkr. Det positiva resultatet beror dels på en kontrollerad kostnadsutveckling samt på betydligt högre bygglovintäkter än budgeterat. Mats Gustafsson Samhällsbyggnadschef Bilagor 1. Verksamhetsberättelse Måluppföljning 2018 Beslut till Kommunstyrelsen Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se

6 Samhällsbyggnadsnämnden Ordförande: Tomas Landskog (M) Produktionschef: Mats Gustafsson Totalt (tkr) Budget, netto Utfall, netto Avvikelse Antal årsarbetare Antal kvinnor Antal män Frisknärvaro*,% *Andel månadsavlönade som har fem eller färre sjukdagar per år. Avser Samhällsbyggnadsnämnden och Miljönämnden. VERKSAMHETSOMRÅDE Plan och bygglov Räddningstjänst Bostadsanpassning Mark och exploatering Kartverk, gatunamn, adressättning GIS, statistik, befolkningsprognos ÅRETS RESULTAT Samhällsbyggnadsnämnden redovisar ett starkt positivt resultat för 2018 på tkr. Det positiva resultatet beror i första hand på betydligt högre bygglovintäkter än budgeterat. På kostnadssidan är det framförallt räddningstjänsten som utmärker sig med högre kostnader än angiven ram. Frisknärvaron ligger på fortsatt hög nivå, 84 % av personalen har fem eller färre sjukdagar per år. Resultatet i den senaste HME-undersökningen överstiger nämndens mål och innebär en tydlig förbättring jämförbart med föregående år. Undersökningen visar på förbättrade betyg inom områdena ledar-skap och måluppföljning. VIKTIGA HÄNDELSER Omfattande planeringsuppgifter avseende större infrastrukturprojekt pågår. Gällande Infart västra Trosa är vägplanearbetet i ett intensivt skede och planen väntas kunna fastställas under Val av linje för järnvägssatsningen Ostlänken har gjorts vilket innebär att detaljplanearbete för resecentrum har inletts under hösten Detta kommer att ta tid och resurser från flera av kontorets kompetenser. Exploateringstrycket har mattats av men antalet pågående projekt är fortfarande stort. Lokalförsörjningsfrågan blir således fortsatt central att arbeta med under året. Bland annat medverkar kontoret aktivt i framtagandet av ny lokalförsörjningsplan. MÅLUPPFYLLELSE Merparten av nämndens mål nås för Nämndens och Kommunfullmäktiges mål gällande befolkningstillväxt på 150 invånare per år nås med bred marginal. Trots ett exceptionellt hårt exploateringstryck nås även nämndens mål gällande handläggnings-tider för bygglov. Nämndens högt ställda mål gällande service till företagen nås inte helt men trendutvecklingen är positiv. I Trosa fortsätter planeringen/exploatering för nya bostäder vid bland annat vårdcentralen, Hökeberga, Bråta, Hagaberg, Trosaporten och Ådaområdet. MEDARBETARE Personalkostnaderna understiger gällande budget vilket bland annat beror på att arkitekttjänsten var vakant under några månader. Personalstyrkan är efter rekryteringen av ny arkitekt intakt. Ny förskola vid Bråta torp, Trosa

7 I Vagnhärad sker utbyggnad av nya bostäder främst i centrala Vagnhärad, Väsby samt i Albyområdet. I Västerljung fortsätter byggnationen vid Hammarbyvägen och genom avstyckningar på landsbygden. I linje med målen i översiktsplanen kännetecknas nybyggnationen i samtliga tätorter av mångfald såväl vad det gäller storlek, gestaltning, aktör och upplåtelseform. En annan viktig händelse är den satsning som nu sker avseende ökad räddningstjänstnärvaro i Vagnhärad. Bemanning och fordon är på plats för att under våren fullt ut sjösätta satsningen som innebär att en förstainsatsbil kommer att vara stationerad i Vagnhärad/Västerljung. Satsningen syftar till att bättre kunna täcka in dessa delar av kommunen samt kunna vara snabbare på plats vid händelser på E4- sträckan genom kommunen. FRAMTIDEN Den faktiska efterfrågan på nya bostäder är konjunkturavmattningen till trots fortfarande på en relativt hög nivå. Detta gör att ett antal projekt nyligen har kunnat byggstartas som beräknas vara inflyttningsklara i slutet av 2019 och under VERKSAMHETSMÅTT Verksamhetsmått Plan och bygg Redov 2018 Redov 2017 Antal inkomna bygglovsansök. Antal beslutade bygglov Antal bygglovbefriade åtgärder Antal inkomna strandskydd Antal pågående detaljplaner Antal antagna planer Anmälan inst av eldstad Mark och bostäder Ansökan om bostadsanpassn. Slutförda lantmäteriförrättn. Mät och kart Antal grundkartor Antal nybyggnadskartor Antal husutstakningar Samhällsskydd Antal utryckningar Redov 2016 Antal insatser vid brand totalt Brand i byggnad/därav 16/11 11/08 15/09 i bostad Automatlarm Trafikolyckor Det finns för närvarande en god planberedskap men det är samtidigt viktigt att fort-sätta prioritera att ta fram nya detaljplaner för att kommunen ska kunna stå väl rustad med nya projekt när nästa konjunkturupp-gång inträffar. Under åren kommer planeringen för Ostlänken och Infart västra Trosa ytterligare att konkretiseras. Trosa kommun medverkar aktivt i Trafikverkets arbete med dessa angelägna projekt. Då exploateringstrycket fortsätter att vara stort är ambitionen att under ta fram en ny kommuntäckande översiktsplan.

8 Samhällsbyggnadsnämndens mål Mål Fysisk planering Uppfyllelse Trend Mätmetod Kommentar 1. För att säkerställa god framförhållning i den fysiska planeringen ska kommunen arbeta kontinuerligt med den kommuntäckande översiktsplanen. Behovet av att arbeta fram en ny översiktsplan ska prövas årligen Egen avstämning Se kommentar nedan. Nybyggnation 2. Skapa förutsättningar för en genomsnittlig årlig befolkningstillväxt på cirka 150 personer genom mångfacetterad och högkvalitativ nybyggnation i såväl Trosa kommuns samtliga tätorter som på landsbygden Egen avstämning Se kommentar nedan. Trygghet 3. Trosa kommun ska vara topp 20 i landet Trosa placerar sig på nionde plats. Betyget är aningen sämre betyg än vid föregående mätning. Service till företagen 4. Bostäder 5. Trosa kommun ska tillhöra den främsta tiondelen (10 %) av de kommuner som genomför mätningen. Trosa kommun skall fortsätta öka och överstiga rikssnittet avseende bostäder (utbud, möjligheter att hitta boende etc.) Administrativ effektivitet 6. Den genomsnittliga handläggningstiden (medianvärde) för bygglovhantering ska vara högst 4 veckor Medarbetarengagemang % av medarbetarna på samhällsbyggnadskontoret ska ge det sammanvägda betyget 4-5 på en femgradig skala SBA:s/SKL:s undersökning av sammantagen servicefaktor. Medborgarundersökningen Medborgarundersökningen Egen mätning Egen mätning Trosa är i mätningen som helhet på 71:a plats av ca 160 kommuner. Tydliga förbättringar inom Samhällsbyggnadsnämn dens områden. Trosa kommun överstiger rikssnittet och förbättrar tydligt placeringen relativt andra kommuner. Se kommentar nedan. Se kommentar nedan. Mål 1, En ny kommuntäckande översiktsplan antogs december 2015 och arbetet med en ny översiktsplan har påbörjats under december Mål 2, Förutsättningarna för tillväxt i linje med målet är mycket goda då befolkningsstatistiken för årets första 11 månader visar +363 personer. Mål 6, 2018 redovisar en genomsnittlig handläggningstid på 3,2 veckor och mediantid på 2 veckor. Mål 7, Resultatet för 2018 överstiger nämndens mål och innebär en tydlig förbättring relativt föregående år.

9

10 Samhällsbyggnadsnämnden Samhällsbyggnadskontoret Mats Gustafsson Samhällsbyggnadschef Tjänsteskrivelse Datum Diarienummer SBN 2019/13 Internkontrollplan 2019 för samhällsbyggnadsnämnden Förslag till beslut Samhällsbyggnadsnämnden godkänner internkontrollplan Ärendet Trosa kommuns nämnder ska varje år se över samt eventuellt komplettera sina interna kontrollplaner. Internkontrollplanen syftar till att varje nämnd ska ha tydliga rutiner avseende delegering, arkivering, ekonomi, rätt lön, bisysslor m.m. Som ett första steg i arbetet med den nya internkontrollplanen har en riskanalys tagits fram som innehåller såväl verksamhetsspecifika som kommungemensamma risker. Sannolikhet respektive konsekvens har i denna analys graderats 1 5 där 5 är högsta sannolikhet/konsekvens. Om det multiplicerade riskvärdet (sannolikhet*konsekvens) blir 8 eller högre har det tagits med i planen. Detta gränsvärde har fastställts som en kommungemensam nivå som ska gälla för samtliga nämnders internkontrollarbete. Samhällsbyggnadskontorets bedömning Aktuell översyn och riskanalys föranleder bland annat justeringar i internkontrollplanen kopplat till GDPR. Mats Gustafsson Samhällsbyggnadschef Bilagor 1. Förslag till internkontrollplan Riskanalys inför internkontrollplan 2019 Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se

11 Internkontrollplan Samhällsbyggnadsnämnden För tidsperiod: Kommunens Internkontrollreglemente och anvisningarna till detta, ligger till grund för denna plan. Resultaten av kontrollerna rapporteras löpande. Rapportering ska ske skriftligt, se reglementet. Rapportering ska göras till respektive nämnd + Kommunstyrelsen 1 gång per år på genomförda kontroller och dess resultat. Förkortningar: Bedömning sannolikhet och konsekvens PC Produktionschef Sannolikhet = sannolikhet att det inträffar Konsekvens = ekonomisk, personell, förtroende om det inträffar 5 Hög sannolikhet/allvarlig konsekvens 1 Låg sannolikhet/liten konsekvens Samhällsbyggnad S:1 Försenad bostadsproduktion Att bostadsproduktion och detaljplaneläggning sker på ett sådant sätt att Kommunfullmäktiges mål med en årlig befolkningstillväxt på 150 invånare kan uppnås. * Punkter som markerats med stjärna ska ingå i samtliga nämnders internkontrollplaner Rutinnummer/rutin Kontrollmoment Ansvarig Metod Uppföljning Rapport Sanno- Konsetill likhet kvens PC Komplett Månadsvis PC 3 3 S:2 Kunders missnöje med Regelbunden uppföljning av handläggningstider för handläggningstider bygglovhantering. S:3 Regelverk och/eller lagstiftning följs Uppföljning av andelen bygglovbeslut som fattats med inte avvikelse från gällande detaljplan. S:4 Kompetensförsörjning Att årlig analys görs avseende personalläget samt att uppföljning görs av genomförda rekryteringar. S:5 Överklaganden Uppföljning av andelen överklagade bygglov och detaljplaner. Ekonomi E:1 Oförutsedda kostnadsökningar för bostadsanpassning Regelbunden uppföljning av kostnader och kostnadsutveckling över tid. E:2 Lägre intäkter än budgeterat Uppföljning av intäktsutveckling avseende bygglov, mark och exploatering samt plan. Ansvarig Komplett Månadsvis PC 3 4 tjänsteman PC Komplett 1 ggr per år PC 2 4 PC Komplett 1 ggr per år PC 2 4 Ansvarig tjänsteman Komplett 1 ggr per år PC 2 4 PC Komplett Kontinuerlig PC 3 3 PC Komplett 2 ggr per år PC 3 3 K:\Nämnder\SBN\SBN2019\Tjänsteskrivelse\ \tjänsteskrivelser\Internkontrollplan\Internkontrollplan 1 SBN 2019

12 Ärende-/dokumenthantering Ä:1 Delegering* Att delegeringsordningen är relevant med avseende på produktionskontorets organisation och befattningar m.m. Ansvarig tjänsteman Komplett genomläsning av delegerings-ordningen Rutinnummer/rutin Kontrollmoment Ansvarig Metod Uppföljning Rapport Sanno- Konsetill likhet kvens 1 ggr per år PC 2 4 Personal P:1 Bisysslor * Att alla chefer efter genomförda utvecklingssamtal har en PC, uppdaterad inventeringslista på medarbetarnas eventuella enhetschef bisysslor. Komplett 1 ggr per år PC 2 4 P:2 Arbetsmiljö * Att riskanalyser genomförs och att eventuella handlingsplaner upprättas. PC Komplett 1 ggr per år PC 2 4 P:3 Rätt lön * Att alla chefer månatligen kollar sina analyslistor - (rätt lön till rätt person). Övrigt Ö:1 Registerförteckning komplett och korrekt * Genomgång minst en gång per år PC Komplett Månadsvis PC 3 3 Ansvarig tjänsteman Ö:2 Dataskyddsombud * Finns någon utsedd Ansvarig tjänsteman Ö:3 Incidentrapportering * Har några incidentrapporteringar gjorts Ansvarig tjänsteman Komplett 1 ggr per år PC 2 5 Komplett 1 ggr per år PC 2 5 Komplett 1 ggr per år PC 2 5 Ö:4 Uppföljning av privata utförare enligt Program för uppföljning och insyn av verksamhet som utförs av privata utförare i Trosa kommun * Enligt förfrågningsunderlag PC Komplett 2 ggr per år PC 2 4 Ö:5 Oegentligheter eller misskötsel i arbete * Att SKL:s skrift om muta och jäv" har diskuterats årligen på varje enhets APT samt information om hur man anmäler oegentligheter eller misskötsel i arbetet. PC Stickprov 2 ggr per år PC 3 4 K:\Nämnder\SBN\SBN2019\Tjänsteskrivelse\ \tjänsteskrivelser\Internkontrollplan\Internkontrollplan 2 SBN 2019

13 Risk SAMHÄLLSBYGGNAD Riskanalys Sannolikhet (1-5) 5=mycket hög 1=mycket låg Konsekvens (1-5) 5=mycket hög 1=mycket låg Riskvärde (sannolikhet x konsekvens) Försenad bostadsproduktion Kunders missnöje med handläggningstider Beslut fattas i strid med delegation Regelverk/lagstiftning följs inte Kompetensförsörjning Överklaganden EKONOMI Fakturahantering Oförutsedda kostnader bostadsanpassning Lägre intäkter än budgeterat Felaktig fakturahantering PERSONAL Fusk med reseräkningar Missbruka tider (utifrån eget ansvar) Olovlig frånvaro KOMMUNGEMENSAMMA Delegering Bisysslor Arbetsmiljö Rätt lön Registerförteckning komplett och korrekt Dataskyddsombud Incidentrapportering Oegentligheter eller misskötsel i arbete Privat utförare, bristande kvalitet 2 4 8

14

15 Samhällsbyggnadskontoret Albin Uller Bygglovshandläggare Tjänsteskrivelse Datum Diarienummer SBN 2019/2 Anmälan av delegeringsbeslut Löpnummer/ Dnr Punkt i delegeringsordning Ärende och beslut Datum för beslut 2019/ Beviljat bostadsanpassningsbidrag / Beviljat bostadsanpassningsbidrag / Beviljat bostadsanpassningsbidrag Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se

16

17 Samhällsbyggnadsnämndens delegeringsbeslut Tjänsteskrivelse Datum Diarienummer SBN 2019/1 Anmälan av delegeringsbeslut Löpnummer Dnr Punkt i delegering s- ordning Ärende och beslut Datum för beslut Delegat 11.1 Beslut om tillstånd brandfarlig vara T.f Funktionschef Henry Linnsén Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se