Tjänsteutlåtande Utfärdat Diarienummer 0902/15

Transkript

1 Tjänsteutlåtande Utfärdat Diarienummer 0902/15 sområde/avdelning Cecilia Kollback Telefon E-post: Intern kontrollplan 2016 Förslag till beslut Park- och naturnämnden godkänner förvaltningens förslag till intern kontrollplan för Sammanfattning Kommunfullmäktige har fastställt riktlinjer för intern kontroll inom Göteborgs Stad. Enligt riktlinjerna ska en intern kontrollplan antas senast i december varje år för kommande års uppföljning. Intern kontrollplan bifogas i bilaga 1. Den enskilt viktigaste delen i arbetet med att förbättra den interna styrningen och kontrollen är riskhanteringen. Det innebär att förvaltningen genomför riskanlyser, tar fram de viktigaste riskerna samt kommer fram till kotroller och åtgärder för att minimera riskerna. Förvaltningen har utgått från genomförd riskanalys vid revideringen av den interna kontrollplanen. Riskanalysen/-bedömningen bifogas i bilaga 2. Bilagor Bilaga 1 Intern kontrollplan 2016 Bilaga 2 Riskanalys/-bedömning (3)

2 Ärendet Kommunfullmäktige har fastställt riktlinjer för intern kontroll inom Göteborgs Stad. Förvaltningen har inför framtagandet av plan för 2016 genomfört en ny riskanalys/- bedömning som bland annat bygger på tidigare analyser och en bedömning av nuläget. Förvaltningen har som underlag för arbetet med riskanalys/-bedömning och intern kontroll haft ramverket som utarbetats av Committee of Sponsoring Organisations of the Tradeway Commission (COSO). Följande frågeställningar har förvaltningen tagit ställning till och arbetat utifrån när riskanalysen/-bedömningen tagits fram. Vilka är de största verksamhetsriskerna? Med verksamhetsrisk avses alla brister som hotar förutsättningarna att genomföra vår verksamhet och nå uppställda mål Vilka är de största finansiella riskerna? Med finansiella risker avses brister som kan medföra vikande/uteblivna intäkter respektive oönskade eller oförutsedda kostnader. Vilka är de största legala riskerna? Med legala risker avses brister som kan leda till brott mot gällande lagstiftning. a brister är också brister i förhållande till interna policys, regler och riktlinjer. Vilka är de största förtroendeskadriskerna. Med förtroenderisker avses brister som kan leda till att förtroendet för förvaltningen, nämnden eller staden skadas. Förtroendeskador. uppstår ofta som ett resultat av brister inom ovan nämnda nämnda risker. I riskanalysen/-bedömningen har samtliga risker viktats till en sammanvägd sannolikhet samt konsekvens. Sannolikheten har ett värde mellan 1 och Osannolikt 2. Mindre sannolikt 3. Möjligt 4. Sannolikt Konsekvensen har på samma sätt ett värde mellan 1 och 4 1. Försumbart 2. Lindrigt 3. Kännbart 4. Allvarligt Den samlade risken bedöms genom att värdet för sannolikheten multipliceras med värdet för konsekvensen. I förvaltningens riskanalys/-bedömning har en rangordning skett utifrån största risk och därefter ordnats i fallande ordning. Konsekvensbedömningar Det finns inga särskilda aspekter på frågan utifrån barn-, jämställdhets-, mångfalds-, miljö- och omvärldsperspektiv. Göteborgs Stad Park- och naturförvaltningen, tjänsteutlåtande 2(3)

3 Samverkan Samverkan mellan arbetsgivare och personalorganisationer har skett i förvaltningens samverkansgrupp (FSG). Linda Nygren Direktör Cecilia Kollback Utvecklingsledare Göteborgs Stad Park- och naturförvaltningen, tjänsteutlåtande 3(3)

4 Dnr0902/15 Plan för internkontrollplan 2016 för park- och naturförvaltningen Process/rutin/system Kontrollmål Kontrollmetod Kontrollmoment Risk Ansvarig När genomförs kontrollen Var Rekrytering Kompetensförsörjning Att det finns ett rekryteringsprogram. Att det finns en rekryterings- och kompetensförsörjningsplan. Att rätt kompetens finns i förvaltningen. Kontroll av att kompetens/kravprofilerna för nyckelfunktionerna finns. Kontroll av att nyckelfunktionerna finns förtecknade samt ersättare till nyckelfunktionerna finns förtecknade. 9 HR- s Augusti UR 2 Underhållsplaner samt beredskapsplaner Att det finns rutiner för förbyggande underhållsplaner för förvaltningens anläggningar. Regelbunden kontroll av underhållsplanearbetet, samt väl fungerande beredskapsplaner. 9 s Olycksfall Att det finns rutiner förbyggande arbetet samt rutiner för olycka i anslutning till förvaltningens anläggningar. Kontroll av att det samt en regelbunden uppföljning av förbyggande arbetet och att rutinerna följs. Besiktningar av lekplatser, badplatser och batman. 8 s Vattenregleringsansvaret Att det finns ett välfungerande bevakningssystem samt back-up på funktionen. Kontroll av förvaltningens rutiner av bevakningen av vattenflödet. 8 s

5 Process/rutin/system Kontrollmål Kontrollmetod Kontrollmoment Dnr0902/15 Risk Ansvarig När genomförs kontrollen Var Inköp och upphandling Att lagar samt stadens och förvaltningens policys, riktlinjer och rutiner följs. Att förvaltningens förhållningssätt, EKEN, följs. Kontroll av att förvaltningen följer gällande lagar, policys, riktlinjer och rutiner. Stickprov på efterlevnaden i ramavtal samt dokumentation. I medarbetarsamtalet följs förhållningssättet upp. SBA-arbetet ska genomföras. Förvaltningen ska göra en risk och sårbarhetsanalys enligt SLK:s anvisningar. Förvaltningen är fortsatt ISO certifierad. 8 Samtliga er Förvaltningscontroller Ekonomi Hot och våld Att miniminera risken för hot och våld för förvaltningens medarbetare. Kontroll av att förvaltningens checklista följs. 6 Samtliga er HR-en 1 ggn/år APT LSG FSG Dokumenthantering Att förvaltningen uppfyller lagkrav. Att förvaltningen tillämpar fastställda rutiner. Posthantering, diarieföring, arkivering kontrolleras genom stickprov. Lönehantering Att rätt lön betalas ut. Kontroll att rätt lön betalas ut varje månad, enligt rutin i Personec. Stickprov av HR-avdelningen. 6 Registrator Kansli- och kommunikati ons 6 Samtliga er HR- Stickprov November Varje månad av 5 ggr/år stickprov UR3

6 dnr 0902/15 Riskanalys/-bedömning inför interkontrollplan 2016 Beskrivning av risk Typ av risker Sammanvägd sannolikhet Svårrekryterade personalkategorier, yrkeskompetenser. Svårigheter att uppfylla förvaltningens uppdrag. Sammanvägd konsekvens Samlad risk Åtgärder för att minska/få bort risken Uppsökande verksamhet. Vara en attraktiv arbetsgivare. Ansvarig HR s Väder, storm, stora mängder regn eller snö, som kan orsaka översvämningar, skred. Risk för tredje man. Olycka i anslutning till förvaltningens anläggningar ex lekplatser, friluftsbad, träd, gångbanor. Risk för tredje man Arbetet med förebyggande underhållsåtgärder för att ha robusta anläggningar. en är organiserad med beredskapsplan. Dokumenterad regelbunden tillsyn och underhållsinsatser för att skapa säkra anläggningar. s Markförvaltare s Enhets Markförvaltare IT och manuella system, Vattenregleringen i Mölndalsån Förbättra rutinerna, skapa back-up för att kunna sköta regleringen manuellt. s

7 Beskrivning av risk Typ av risker Sammanvägd sannolikhet Lagar och riktlinjer följs inte. Att oegentligheter kan hända. Att lagar och riktlinjer inte följs vid bl a inköp och upphandling. Sammanvägd konsekvens Samlad risk Åtgärder för att minska/få bort risken Utbildning inom ramavtal, inköp och upphandling. Uppföljning av avtalstrohet. Fortsatt kontinuerligt arbetet med EKEN, förvaltningens förhållningssätt. En risk- och sårbarhetsanalys görs på förvaltningsnivå (enligt SLK:s anvisning) och följs upp. Förvaltningen är kvalitets- och miljö certifierad enligt ISO. Ansvarig Samtliga er Ekonomi Förvaltningscontroller Hot och våld mot personalen. l Utbildning för att kunna möta hot och våldssituationer, samt se till att checklistan följs. Se till att anmälan görs i LISA. Samtliga er Dokumenthanteringen inte sköts på korrekt sätt. Posthantering, diarieföring av relevanta handlingar samt arkivering inte sköts enligt rutin och lagkrav. l Genom stickprovskontroller som sker kontinuerligt under året. Kommunikations- och kansli Att felaktig lön betalas ut Månadsvis uppföljning, enligt rutin i Personec Samtliga er HR-

8