Tjänsteskrivelse. Delrapport om internkontrollarbetet för år Tjänsteskrivelse delårsrapport internkontroll Bilaga: Intern kontrollplan 2013

Transkript

1 Malmö stad Fritidsförvaltningen 1 (4) Datum Vår referens Ekonomiavdelningen Tjänsteskrivelse Delrapport om internkontrollarbetet för år 2013 FRI Sammanfattning Fritidsnämnden beslutade om internkontrollplan för 2013 som innehåller 13 kontrollmoment inom 7 olika granskningsområden. Föreliggande delrapport innehåller en rapportering av 5 kontrollmoment inom granskningsområdena Intern kontroll och analyser, HRsystem, Evenemangsverksamhet och Avtalshantering. Övriga kontrollmoment blir färdigställda under hösten. Förslag till beslut Fritidsnämnden föreslås besluta att godkänna delrapporten om internkontrollarbetet för år 2013 och lägga den till handlingarna Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse delårsrapport internkontroll Bilaga: Intern kontrollplan 2013 Beslutsplanering Fritidsnämndens Arbetsutskott Fritidsnämnden Ärendet Fritidsnämnden beslutade om internkontrollplan för 2013 (se bilaga). Den innehåller följande granskningsområden: Intern kontroll och analyser HR-system Evenemangsverksamhet Systematiskt säkerhetsarbete Nyttjande av idrottsanläggningar Inköp och upphandling Avtalshantering Föreliggande delrapport innehåller en rapportering avseende granskningsområdena Intern kontroll och analyser, HR-system, Evenemangsverksamhet och Avtalshantering. Övriga granskningsområden blir färdigställda under hösten. SIGNERAD

2 2 (4) En slutrapport om 2013 års internkontrollarbete kommer att sammanställas och presenteras i samband med årsanalysen av verksamhetsåret Granskningsområdet Intern kontroll och anlyser Granskningsområdet är ett av två kommungemensamma kontrollmål. Under 2012 genomfördes en översyn av ekonomistyrning och intern kontroll i sdf Kirseberg. I sin rapport ger Ernst & Young utifrån sin analys följande förslag till förbättringar; att väsentliga er i verksamheterna måste integreras i det interna kontrollarbetet och att de förtroendevalda bör involveras i analysen. Granskningen omfattar därför två moment: att rutiner finns för att väsentliga er i verksamheterna integreras i det interna kontrollarbetet att rutiner finns för att involvera de förtroendevalda i analysen Föreliggande delrapportering avser det första granskningsmomentet. Metoden för att kontrollera har varit en genomgång av rutiner och dokumentation samt intervjuer med förvaltningens avdelningschefer. Dokumenterade rutiner finns för framtagande av granskningsområden men det finns ett behov av stöd i genomförandet av analys på avdelningsnivå. Följande förbättringsåtgärder har tagits fram: Informera alla chefer om syftet med internkontroll och därmed öka förståelsen för analysens betydelse. Avdelningscheferna får mer stöd i analysarbetet. Granskningsområdet HR-system HR-system är det andra kommungemensamma kontrollmålet. Under 2010 påbörjades införandet av gemensamma arbetssätt och ett nytt IT-stöd på HR-området (HR = Human Resources) omfattande samtliga chefer och medarbetare i Malmö stad. Införande av nya arbetssätt och nya systemstöd brukar innebära er avseende den interna kontrollen. Granskningen innehåller två kontrollmoment, varav endast det ena redovisas i föreliggande delrapport. Syftet med kontrollmomentet är att kontrollera att det finns rutiner för att följa upp att medarbetaren har registrerat sin frånvaro såväl i HRutan som att anmälan har gjorts till arbetsplatsen. Metoden för att kontrollera har varit en genomgång av rutiner och dokumentation, och intervjuer med några chefer. Förvaltningen har inte tagit fram egna dokumenterade rutiner utan de rutinbeskrivningar som finns är HRutans manualer. I introduktionsprogrammet för nyanställda ingår genomgång av hur frånvaroanmälan ska göras. Intervjuade chefer har olika rutiner (ej dokumenterade), vilket till stor del beror på att de har olika många medarbetare. Stickprovskontrollerna visade inte på några felaktigheter. Inga konkreta förbättringsåtgärder är framtagna utan HR-funktionen ska först pröva möjligheten att ha gemensamma rutiner för förvaltningen.

3 Granskningsområdet Evenemangsverksamhet Inom stadionområdet genomförs en rad evenemang, oftast i samarbete med en extern arrangör. Ersättningen från den externa arrangören är olika stor beroende på evenemangens inriktning från lokalt idrottsevenemang till mer kommersiellt evenemang såsom en konsert. Värdet av de olika evenemangen kan inte bara mätas utifrån vad arrangören erlägger i ersättning till nämnden utan ett evenemang har även icke-monetära värden. Dessutom måste det beaktas vilka konsekvenser ett evenemang har för föreningslivets dagliga verksamhet i berörda lokaler. Granskningen omfattar kontroll av vilka prioriteringsgrunder det finns för genomförandet av evenemang. Metoden för att kontrollera detta föreslås vara en genomgång av rutiner och dokumentation, och intervjuer. 3 (4) Dokumenterade prioriteringsgrunder saknas. Granskningen har i första hand avsett nyttjandet av Baltiska hallen som är en uttalad evenemangsanläggning. Två föreningar, HK Malmö och Malmö FBC, har Baltiska hallen som matcharena och dessa tider prioriteras i första hand. För övrig tid finns det ingen tydlig prioriteringsgrund. För att få bättre underlag för prioritering har evenemangsenheten tillsammans med ekonomiavdelningen uppdrag att ta fram en modell för resurs/kostnadsuppföljning av evenemangen som genomförs på stadionområdet. Modellen ska inkludera evenemangsenhetens nedlagda arbetstid på evenemangsobjektsnivå. Granskningsområdet Avtalshantering Fritidsförvaltningen har ett stort antal avtal med föreningar och andra externa samarbetspartners. Många avtal innehåller överenskommelse om ekonomisk reglering och hur ersättningen ska beräknas och faktureras under avtalsperioden. Förvaltningen har upptäckt fall där fakturerat belopp inte överensstämmer med avtalsvillkoren. Granskningen omfattar kontroll av att det finns rutinerna för att säkerställa att fakturering sker enligt avtal. Förutsättningarna för ett avtal kan förändras med tiden och det uppstår ett behov av att omförhandla avtalet. Därför är det viktigt att känna till senaste uppsägningsdatum. Granskningen omfattar kontroll av att det finns rutiner för bevakning av avtalstider och när ett avtal är uppsägningsbart. Metoden för de två kontrollmomenten har varit en genomgång av rutiner och dokumentation samt. Rutiner finns men de behöver utvecklas. Följande brister eller er noterades: Digitalt avtalsregister är inte heltäckande och inte heller implementerat inom förvaltningen. Därför är bevakningen av avtals uppsägningstidpunkt beroende av enskilda medarbetares kunskap om avtalsvillkoren och medarbetarens kom ihåg-anteckningar. Avtalen scannas in i två system, diariesystemet Platina och avtalsregistret i Public 360, vilket är ett dubbelarbete. Rutinerna för uppdatering av faktureringsunderlaget är individberoende och därmed sårbara vid ordinarie handläggares frånvaro.

4 Stickprovskontrollerna visade inte på några felaktigheter. 4 (4) Följande förbättringsåtgärder har tagits fram: Aktivitets- och tidplan för uppdatering och implementering av det digitala avtalsregistret är upprättad. Implementeringen planeras vara avklarad till den 31 oktober. Översyn av rutinerna för avtalsfakturering Tillsammans med systemansvarig för diariesystemet Platina utreda om Platina kan fungera som ett avtalsregister. Ansvariga Bo Sjöström Direktör

5 Malmö stad INTERN KONTROLLPLAN 2013 Fritidsförvaltningen Process/ rutin/system Kontrollmoment Kontrollansvar Granskning utförd Kontrollmetod Rapportering till Riskbedömning Intern kontroll och analyser väsentliga er i verksamheterna integreras i det interna kontrollarbetet. involvera de förtroendevalda i analysen. HR-system Evenemangsverksamhet följa upp att medarbetare har registrerat sin frånvaro såväl i HRutan som att anmälan har gjorts till arbetsplats. följa upp att semesterutläggning sker enligt semesterlagen och AB (Allmänna bestämmelser). Att det finns prioriteringsgrunder för genomförandet av evenemang, särskilt evenemang som inte har idrottslig inriktning. Verksamhetscontroller 30/6 30/11 HR-konsult 30/6 31/10 Genomgång av rutiner och dokumentation samt intervjuer Genomgång av rutiner och dokumentation, samt intervjuer Planeringssekreterare 31/7 Genomgång av rutiner och dokumentation, samt intervjuer Fritidsdirektör Kännbara Administrativ chef Kännbara Chef för evenemangsavdelningen Kännbara

6 Process/ rutin/system Kontrollmoment Kontrollansvar Granskning utförd Kontrollmetod Rapportering till Riskbedömning Systematiskt säkerhetsarbete Nyttjande av idrottsanläggningar Inköp och upphandling Att det finns rutiner för egenkontroll av brandskyddsarbetet i publika anläggningar och att egenkontrollerna utförs hantera icke akuta driftstörningar vid idrottsanläggningarna så att konsekvenserna för nyttjarna minimeras. Att inköp sker hos de leverantörer som kommunen har ramavtal med. Att det finns ramavtal för varugrupper och tjänster där förvaltningens årliga inköpsvolym överstiger beloppsgränsen för direktupphandling. Att inköp av tjänster i samband med evenemang sker enlig kommunens upphandlingspolicy. Avtalshantering Att det finns rutiner för bevakning av uppsägningsbara avtal. säkerställa att fakturering sker enligt avtal. Lokalsamordnare 30/9 Genomgång av rutiner och dokumentation samt Lokalsamordnare 30/9 Genomgång av rutiner och dokumentation, samt intervjuer. Ekonom 31/10 Genomgång av leverantörsreskontra och Planeringssekreterare 31/7 Genomgång av rutiner och dokumentation samt stickprov Chef för driftavdelningen Chef för driftavdelningen Allvarliga Kännbara Ekonomichef Kännbara konsekvenser/sannolik Fritidsdirektör Kännbara