Uppföljning intern kontrollplan 2015

Transkript

1 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Ärendebeteckning Jimmy Rudelius KFN 2015/ Kultur- och fritidsnämnden Uppföljning intern kontrollplan 2015 Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden beslutar att godkänna redovisningen av utförd intern kontrollplan 2015 med de föreslagna åtgärderna för avvikelserna. Vidare beslutar nämnden att skicka rapporten till kommunstyrelsen och kommunens revisorer. Bakgrund Kultur- och fritidsnämnden ansvarar för att organisera den interna kontrollen inom nämndens ansvarsområde. Nämnden beslutar årligen om en intern kontrollplan och förvaltningen ansvarar för att rapporterar utfallet av kontrollerna till nämnden vid årets slut. Förvaltningen har genomfört kontrollerna i 2015 års internkontrollplan och funnit att förvaltningen generellt har en god intern kontroll och styrning. Avvikelser har dock identifierats inom följande områden: direktupphandling, representation/resor/kurser, konstregistret och bibliotekets rutin för uppföljning av inköpsförslag. Förvaltningen har vid varje avvikelse antingen angett redan påbörjad åtgärd eller förslag på åtgärd för att åtgärda avvikelsen. Lolita Persson förvaltningschef Jimmy Rudelius administrativ chef Bilagor Rapport intern kontrollplan 2015 Kultur- och fritidsförvaltningen Chefer Kultur Adress Box 610, KALMAR Besök Tullslätten 4 Tel vx Fax jimmy.rudelius@kalmar.se

2 (4) Intern kontrollplan 2015 Kontrollområde Kontrollmoment Kontrollmoment Attestrutiner Kontroll av att beslutsattest skett av rätt person Förvaltningen har haft drygt fakturor under Ekonomiadministratören har i kontrollen valt ut var 25:e faktura för att kontrollera att beslutsattest har skett av rätt person. Beslutsattest har skett av utsedd attestant på samtliga fakturor och kontrollen är genomförd utan anmärkning. Kundfakturor Arkivering Kontroll av att fakturering sker i anslutning till att tjänsten/varan levererats Kontroll av att dokument- och ärendehanteringsplanen följs inom utvalda områden: - direktupphandling - avtal/kontrakt Förvaltningen har haft drygt 500 kundfakturor under Ekonomiadministratören har i kontrollen valt ut var 10:e faktura för att kontrollera att fakturering sker i anslutning till att varan/tjänsten levererats. Kontrollen visar att all fakturering har sköts enligt kraven förutom en. Den fakturan försenades pga oklarheter kring momssatser. Kontrollen anses genomförd med gott resultat. Direktupphandling Under 2015 har förvaltningen genomfört 14 direktupphandlingar. Det är enbart två enheter som genomfört direktupphandlingar och det är KIS och administrativa enheten. Fyra av dessa direktupphandlingar kontrollerades. Två av dem hade inga anmärkningar. De övriga två saknade båda offertunderlag/kravspecifikation, samt att en av direktupphandlingarna enbart tillfrågat en leverantör. Granskningen visade således en brist i förvaltningens handläggning av direktupphandlingar och åtgärd skall vidtas. Granskningen visar upp ytterligare en förmodad brist. Granskarna drar slutsatsen att det är orimligt att enbart två enheter har haft behov av att genomföra direktupphandlingar. Det är rimligt att tro att övriga enheter genomfört eller haft behov av att genomföra direktupphandlingar. Dessa har antingen inte diarieförts eller genomförts i enlighet med kommunens upphandlingsregler. Förvaltningens förslag på åtgärd är att införa ytterligare ett kontrollmoment under 2016 för att nogsammare granska att fakturor följer antingen våra ramavtal eller att det finns ett direktupphandlingsprotokoll diariefört. Förvaltningen föreslår vidare att en utbildning hålls under 2016 för enhetscheferna i direktupphandling så de säkerställer att enheterna följer lagen

3 (4) om offentlig upphandling. Avtal/kontrakt Förvaltningen hade 32 ärenden under 2015 varav fyra granskades. Alla fyra uppfyllde kriterierna och riktlinjerna och kontrollen är genomförd utan anmärkning. Skuldlista Representation, resor och kurser Förfallna leverantörsfakturor Bidragsutbetalning Kontroll av obetalda kundfakturor Kontroll av att kommunövergripande kravrutin följs Kontroll att nämndens kravrutin följs Att säkerställa att syfte, deltagare, tid och plats framgår av anteckning till fakturan Säkerställa att fakturor betalas i tid Att utbetalningar överensstämmer Förvaltningen har varje månad upprättat en sammanställning över obetalda fakturor (skuldlistan). Enhetschefen för KIS, administrativ chef och ekonomiadministratör har varje månad gått igenom skuldlistan och kontaktat de föreningar och organisationer som ej betalat i tid i enlighet med nämndens beslutade kravhantering. Förvaltningen har fullt ut följt kommunens övergripande kravhantering. Granskarna upplever att förvaltningen väl följer båda kravrutinerna och har inget att anmärka på. Förvaltningen har haft 149 representationsposter för Var 10:e faktura är genomgången, fyra av dessa fakturor saknade fullständiga uppgifter. Förvaltningen har under 2015 haft 161 poster för resor där var 10:e faktura kontrollerades. Av dessa saknade fem fullständiga uppgifter. Förvaltningen har 27 poster för kurser under 2015 och tre av dem kontrollerades. En av fakturorna saknade fullständiga uppgifter. Granskningen visar att förvaltningen inte fullt följer kommunens riktlinjer för representation, resor och kurser. Förvaltningens förslag på åtgärder är att informera ansvariga chefer om vikten av att alla uppgifter finns när de beslutsattesterar fakturan. Annars skall den ej godkännas. Chefen ansvarar sedan för att medarbetarna följer riktlinjerna. Varje måndag sänder ekonomiadministratören ut en påminnelse till de som har fakturor som är på väg att förfalla eller har förfallit så att hen skyndsamt betalar fakturan. Granskningen visar att förvaltningen har goda interna rutiner. Tre bidrag valdes slumpmässigt ut av verksamhetsutvecklaren. Alla tre bidragen uppfyllde nämndens bidragsregler och följde nämndens beslut utan anmärkning.

4 (4) med gällande bidragsregler och beslut Idrottsanläggningar Konstregistret Kontroll av att beslutade uthyrnings- och fördelningsprinciper följs Kontroll och uppföljning av nyttjandegrad och kostnader för idrottsanläggningar Kontroll av att konstregistret är uppdaterat Förvaltningen genomförde under oktober en total genomlysning av nyttjandegraden av inomhushallar, nöjdhet hos föreningarna kring fördelade tider samt principerna för uthyrning- och fördelningsprinciper. Granskningen visade att merparten av föreningarna var mycket nöjda över utfallet och att förvaltningen följt uthyrnings- och fördelningsprinciperna. Några föreningar hade synpunkter som följdes upp av KIS-enheten. De inkomna synpunkterna ledde till att förvaltningens bokare fick kompletterande direktiv kring hur man skall fördela tider samt så informerades berörda föreningar om förslag på samordning inom föreningarna för att få bättre nyttjandegrad av idrottsanläggningarna. Alla parter var efter dialogerna nöjda och därmed anser granskaren att förvaltningen väl uppfyller kriterierna för uthyrnings- och fördelningsprinciper. Samma granskning visade att kommunen har mycket hög nyttjandegrad på centrala inomhushallar. Inomhushallarna i ytterområdena har lägre nyttjandegrad men ligger inom en god nyttjandenivå. Samma granskning har påbörjats kring utomhusanläggningar. Granskningen visar att uthyrnings- och fördelningsprinciperna följs även här. Förvaltningens konstansvarig har genomfört två stickprovskontroller, en förskola inom barn och utbildningsförvaltningen och ett boende inom omsorgsförvaltningen. Kontrollen på förskolan uppvisade inga avvikelser mot konstregistret. Kontrollen på boendet uppvisade två avvikelser. En tavla var inte på den anvisade platsen. Enligt enhetens kontaktperson var den förmodligen flyttad till ett annat rum. Kontaktpersonen fick i uppdrag att återkomma med uppgift om vart tavlan är upphängd. Sedan hittades ytterligare tre tavlor som var märkta med Kalmar kommun men som ej ingick i konstregistret. Kontrollen på boendet uppvisade således brister i vårt konstregister. Förvaltningens förslag till åtgärder är att konstansvarig återigen informerar kontaktpersonerna om vikten att konstregistret är uppdaterat och att alla

5 (4) ändringar meddelas förvaltningens konstansvarig. Vid behov skall en utbildning hållas för kontaktpersonerna. Förvaltningens konstansvarig bör vidare genomföra fler stickprovskontroller under 2016 för att säkerställa att nämndens riktlinjer följs. Kulturskolan Äventyrsbadet Ung i Kalmar Biblioteket Kontroll och uppföljning av närvarolistor på elever Kontroll och uppföljning av anmälan till STIM Kontroll och uppföljning av klagomålsrapporterna Kontroll och uppföljning av att rutin för transport av farligt avfall följs Kontroll och uppföljning av att rutin för inköpsförslag följs Lärarna ansvarar för att registrera närvaro och frånvaro. Alla dessa filer förvaras digitalt hos kulturskolan. Enhetschefen för kulturskolan och kanslisekreteraren kontrollerar löpande att närvarolistorna är uppdaterade. Listorna skrivs efter varje termin ut och arkiveras sedan. Granskarna finner att inga avvikelser finns. Kulturskolan sänder kontinuerligt in programblad till STIM för att säkerställa att STIM har rätt underlag. Under 2015 har inga offentliga föreställningar över 300 besökare genomförts och därmed har kulturskolan inte varit ersättningsberättigade till STIM. Granskaren har gått igenom fyra klagomål och alla har besvarats och åtgärdats. Granskaren har genomfört två stickprov. På ena fritidsgården hade inga farliga avfall transporterats under I den andra kontrollen fann granskaren att fritidsgården vid två tillfällen transporterat farligt avfall och att erforderlig dokumentation fanns. Granskarens bedömning är att rutinerna följts vid dessa båda tillfällen. Vid granskningen gav ansvariga på biblioteket följande svar: På grund av att vår nya medialeverantör fungerar annorlunda än vår gamla håller vi fortfarande på att testa och utveckla nya rutiner för inköp. Eftersom de inte är klara är vi ännu inte i ett läge där vi kan dokumentera detaljinstruktioner som rutinerna baseras på. Kontrollen kan därför inte genomföras och bibliotekschefen hänvisar till att rutiner håller på att tas fram.