Ärende 18. Internkontroll 2016 kommunövergripande

Transkript

1 Ärende 18 Internkontroll 2016 kommunövergripande

2 Tjänsteskrivelse 1 (5) KS Kommunstyrelsen Internkontrollplan kommunövergripande för Karlskoga kommun 2016 Sammanfattning Syftet med internkontrollen är att säkerställa att verksamheten är ändamålsenlig och kostnadseffektiv. Vidare syfte är att rapportering om ekonomi och verksamhet är tillförlitlig samt att lagar och föreskrifter följs. Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att kommunen har en god internkontroll. Kommunstyrelsens ledningskontor beskriver i denna skrivelse sitt förslag till kommunövergripande internkontrollplan för Karlskoga kommun för Beslutsunderlag Kommunstyrelsens ledningskontors tjänsteskrivelse den 29 oktober 2015 med bilaga Internkontrollplan för Karlskoga kommun Bakgrund Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att kommunen har en god intern kontroll. I detta ligger bland annat att se till att utveckla rutiner utifrån kommunens kontrollbehov samt utvärdera kommunens samlade system för internkontroll. Kommunstyrelsen ska även informera sig om hur internkontrollen fungerar i de kommunala bolagen. Från att reglementet för internkontroll antogs (KF 5/2005) brukar kommunstyrelsen peka ut tre övergripande internkontrollområden. Så görs även för år Beskrivning av förslag Kommunstyrelsens ledningskontors förslag till kommunövergripande internkontrollområden för 2016 har valts ut utifrån följande motiv: Hur följs utförd tid upp i kommunens större verksamheter I de kommunala verksamheterna hanteras tid i stort likvärdigt. De olika stegen är beslutad, planerad och utförd tid. Avvikelser mellan utförd tid och beslutad/planerad tid bör analyseras och korrigeras. En effektiv organisation har fortlöpande uppföljningar av tidsutfall jämfört med beslutad/planerad tid. Handläggare av beslutad/planerad tid bör fortlöpande erhålla avvikelserapporter för att kunna uppdatera sina underlag. Avvikelserapporterna fyller även en viktig del i enhetschefers analysarbete. Om inte detta sker

3 Tjänsteskrivelse 2 (5) KS riskerar verksamheterna negativa ekonomiska konsekvenser. Likväl riskerar verksamheterna att kvalitéen på levererad tjänst försämras mot brukarna/kunderna. Beslutad tid Planerad tid Utförd tid Således föreslås internkontroller i de större verksamheterna av hur utförd tid följs upp. Fokus blir på de större processerna i varje förvaltning. Då arbetet är omfattande och tidskrävande föreslås detta internkontrollområde även gälla för Delrapportering föreslås ske löpande. Inventering av lagersaldon i olika verksamheter Kommunen inköper varor och tjänster för ca 450 mnkr per år. Varor bör inköpas precis innan användning för att inte bygga kapital. Vilka rutiner har olika verksamheter i lagerhantering? När och hur inventerar olika verksamheter sina lager och vilka belopp har lagervärdena? Exempel på material som kommunens verksamheter lagrar är livsmedel, läromedel, inkontinentskydd, byggmaterial etc. Utvärdering av användande av elektroniska körjournaler för kommunens samtliga fordon Det finns två huvudorsaker till varför körjournaler skall föras; Kommunens resurser får inte användas för privat ändamål, utan är avsedda att användas i verksamheten. Skattelagsstiftningen kräver att körjournaler förs i tjänstebilar. Detta för att utesluta att de som använder bilarna inte åtnjuter en bilförmån. Kommunen har riktlinjer för hur manuella körjournaler skall hanteras. Uppdraget blir att utvärdera de ekonomiska effekter som användande av elektroniska körjournaler skulle få för kommunen. Med andra ord, kan en investeringsutgift för elektroniskt körjournalsystem uppvägas och motiveras av minskade kostnader pga. minskad tidsåtgång för manuell hantering framförallt hos förarna men även hos kommunens fordonsavdelning?

4 Tjänsteskrivelse 3 (5) KS Kommunstyrelsens ledningskontors förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att fastställa följande kommunövergripande internkontrollområden för Karlskoga kommun för 2016: Hur följs utförd tid upp i kommunens större verksamheter Inventering av lagersaldon i olika verksamheter Utvärdering av användande av elektroniska körjournaler för kommunens samtliga fordon Christian Westas Ekonomichef Bilaga Karlskoga kommuns övergripande internkontrollområden för 2016 Beslutet expedieras till: samtliga nämnder verksamhetscontroller ekonomichef ekonomicontroller

5 Tjänsteskrivelse KS (5) Karlskoga kommuns övergripande internkontrollområden för 2016 Process/rutin Hur följs utförd tid upp i kommunens större verksamheter Dokumentation finns Ja Nej X Kontroll Kontrollera och följa upp rutiner för hur utförd tid mäts i de större verksamheterna på varje förvaltning. Vilka IT system finns och hur väl används de? Finns avvikelser mellan utförd tid och beslutad/planerad tid bör avvikelserna analyseras och korrigeras. Görs detta? Om inte varför? Vid avvikelser mellan utförd tid och beslutad/planerad tid bedöm vilka ekonomiska och kvalitativa konsekvenser detta medför i varje större verksamhet? Vid brister redovisa förslag på åtgärder. Ansvarig för kontrollen Ekonomicontroller Kontrollmetod Tillvägagångssätt för granskningen kan vara: Skriftliga intervjufrågor till ansvarig chef ute på verksamheterna där beslutad/planerad tid och utförd tid förekommer. Intervjuer med personal ute på verksamheterna där beslutad/planerad tid och utförd tid förekommer. Kontakt med våra leverantörer av IT system för att klargöra hur väl systemen används. Resultat rapporteras till Kommunstyrelsen Tidpunkt för rapportering Slutrapport December 2017 Delrapporter Juni 2016 December 2016 Juni 2017

6 Tjänsteskrivelse KS (5) Inventering av lagersaldon i olika verksamheter X Vilka interna rutiner har respektive berörd förvaltning avseende lagerhantering? Är rutinerna nedskrivna med ansvarsfördelning? När och hur inventerar olika verksamheter sina lager och vilka belopp har lagervärdena? Vid brister redovisa förslag på åtgärder. Förvaltningschefer och respektive ekonomer Tillvägagångssätt för granskningen kan vara: Skriftliga intervjufrågor till ansvarig chef ute på verksamheterna där lagerhantering förekommer. Intervjuer med personal ute på verksamheterna där lagerhantering förekommer. Kommunstyrelsen November 2016 Utvärdering av användande av elektroniska körjournaler för kommunens samtliga fordon Utvärdera de ekonomiska effekter som användande av elektroniska körjournaler skulle få för kommunen. Utför en payoff kalkylför investering i elektroniskt körjournalsystem. Vilka andra konsekvenser ger användande av elektroniska körjournaler? Ekonomicontroller Tillvägagångssätt för granskningen kan vara: Skriftliga intervjufrågor till kommunens fordonschef. Intervjuer med chefer och personal ute på olika verksamheter. Kommunstyrelsen September 2016

7 Riskanalys som underlag för att identifiera internkontrollområden Ur Karlskoga kommuns reglemente för internkontroll (KS ): Syftet med den interna kontrollen är att styrelser och nämnder, med rimlig grad av säkerhet ska säkerställa att följande mål uppnås: ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer mm Enligt reglemente för internkontroll ska respektive nämnd tydliggöra ansvaret för den interna kontrollen och innebörden av denna. Nämnden ska också planera och prioritera arbetet med utveckling av rutiner för att stärka den interna kontrollen. Som grund för planering, prioritering och uppföljning av internkontrollarbetet ska en risk- och väsentlighetsanalys göras. Nedan beskrivs hur en enkel risk-/konsekvensanalys kan göras. 1. Identifiera de händelser som utgör hot mot att verksamheten inte uppnår sina mål eller inte är kostnadseffektiv den finansiell rapportering och informationen om verksamheten inte är tillförlitlig att efterlevnaden av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer mm inte är tillräcklig. Var så konkret som möjligt. 2. Bedöm sannolikheten för att de identifierade riskerna kan inträffa. Värdera på skalan = låg sannolikhet, 5 = hög/stor sannolikhet. 3. Vilka konsekvenser kan händelsen få för verksamheten om den inträffar? Värdera på skalan = låg konsekvens, 5 = stor/allvarlig konsekvens. 4. Räkna fram riskvärdet genom att multipliceras sannolikhetsvärdet med konsekvensvärdet. Välj ut de händelser som får högst riskvärde. Exempel Händelse Sannolikhet Konsekvens Riskvärde Nyckelpersoner på avdelning slutar Beslutade åtgärder inom levereras inte i tid Den finansiella redovisningen brister i x3= x3= x4=20

8 Bedöm vilka händelser ska ligga till grund för den interna kontrollen inför kommande år och vad som ska granskas. Bedöm vilka händelser som ska åtgärdas och som inte ska pekas ut som särskilda granskningsområden för den interna kontrollen. Åtgärder kan delas in på olika sätt. Ett vanligt sätt är: eliminera, begränsa, överföra och acceptera/ignorera risken. Eliminera risken - vidta åtgärder/ändra strategi som medför att risken försvinner. Åtgärder som innebär att uppdraget inte utförs får inte förekomma. Begränsa risken - åtgärder vidtas som innebär att sannolikheten och/eller konsekvensen av att en händelse inträffar minskar. Risken finns fortfarande kvar, men är inte längre lika sannolik och/eller konsekvenserna mildras om händelsen inträffar. Överföra risken - åtgärder vidtas som innebär att om risken inträffar flyttas effekterna effekten till någon annan. Acceptera/ignorera risken innebär att man inte vidtar några åtgärder om man bedömer att påverkan på verksamheten är minimal eller att kostnaderna vida överstiger nyttan. Det kan även vara så att man bedömer att risken inte kan åtgärdas, då den påverkas av yttre omständigheter som man inte rår över.

9 Berörd nämnd/förvaltning: Kommunövergripande Refnr Risker 2016 Identifiera vilka händelser som utgör hot mot att verksamheten inte uppnår sina mål eller inte är kostnadseffektiv att den finansiell rapportering och informationen om verksamheten inte är tillförlitlig att efterlevnaden av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer mm inte är tillräcklig 1 2 Risk att utförd tid upp i kommunens större verksamheter inte följs upp. Risk att inventering av lagersaldon i olika verksamheter inte utförs Sannolikhet (1-5) Hur sannolikt är det att händelsen inträffar? Värdera på skalan = låg sannolikhet 5 = hög/stor sannolikhet Konsekvens (1-5) Vilka konsekvenser kan händelsen få för verksamheten? Värdera på skalan = låg konsekvens 5 = stor/allvarlig konsekvens Riskvärde (S x K) Multiplicera värdet för sannolikheten med värdet för konsekvensen. Riskvärdet ligger i intervallet Åtgärder Välj ut de händelser som har högst riskvärde. Besluta om åtgärder för dessa händelser. Kategorisera gärna åtgärderna enligt följande: - eliminera - begränsa - överföra - acceptera/ignorera Begränsa risken Begränsa risken 3 Risk att felaktigheter sker i manuell hantering av körjournaler för kommunens samtliga fordon Begränsa risken Nya rader läggs till genom att ställa markören i denna ruta och klicka på Tab-tangenten