Bilaga 1: Intern kontrollplan kretslopp och vatten 2014 Övergripande granskningsområde

Transkript

1 Bilaga 1: Intern kontrollplan kretslopp och vatten 2014 Övergripande granskningsområde Granskningsområde Risk/Frågeställning Metod för genomförande av granskning Styrande dokument Ansvarig för kontrollen Slutdatum Övergripande Uppföljning av åtgärder från tidigare års intern kontroller Status för förbättringsåtgärder från tidigare års kontroller Övergripande Uppföljning revision Status på förbättringsåtgärder utifrån rekommendationer mm i revisions- och granskningsrapporter Granska att planerade åtgärder genomförts. Riktlinjer för intern kontroll Genomgång av att Aktuell lag, regler och rekommendationer mm i rekommendationer års genomförda Revisionsrapporter. revisioner och granskningar har omhändertagits. FC AC, EC, SC Ekonomichef Strategisk Kompetensförsörjning Svårt att behålla nyckelpersoner. Hur genomförs uppföljning varför nyckelpersoner slutar? Risk 3. Uppföljning av att rutin för avvecklingssamtal tillämpas samt att orsaker till att medarbetare slutar följs upp och hanteras. Rutin för avvecklingssamtal HR-chef Strategisk Samverkan övriga förvaltningar i staden Hur säkras att KV kommer in tidigt i stadens planprocess? Risk 12 och 23. Ekonomi Skadehantering KV får oförutsedda skadekostnader och delvis bära skattekollektivets kostnader. Hur fungerar processen för skadehantering? Risk 19. Granskning av planprocessen för 3 planer Granska att frågor som rör dagvatten- och avfallshantering har omhändertagits. Granskning av 3 skadeärenden med fokus på fall där ansvaret kan ligga på flera verksamheter Rutin planprocess Rutin skadehantering Nov 2014 Ekonomi In- och utbetalningar Har in-/utbetalningar skett korrekt (finns underlag, rätt mottagare)? Dokumentgranskning samt stickprovskontroll av redovisning vid slumpmässigt valda datum under året Rutiner i verksamhetshandboken

2 Ekonomi Intäkter Har kontroller av fakturabelopp i samband med fakturering genomförts? Har rätt priser debiterats? Ekonomi Anläggningar Hanteras anläggningstillgångar redovisningsmässigt korrekt? Ekonomi Inköp, Avrop Genomförs inköp och avrop enligt LOU, LUF, Göteborgs Stads inköpsoch upphandlingspolicy, ramavtal, direktupphandling? Dokumentgranskning samt stickprovskontroll av registrerade/fakturerade priser Granskning av nyckelprocesser inom anläggningsredovisning Granska 10 inköp/avrop fördelade på flera avdelningar. Har inköp genomförts enligt gällande rutiner? Taxeärenden och avstämningsmallar Redovisningsregler, ekonomihandbok LOU, LUF. Göteborgs Stads och KV inköps- och upphandlingsrutiner. Tecknade ramavtal. AC, EC, SC Nov 2014 Politisk Lagar och riktlinjer Bevakas och analyseras branschförändringar i tillräcklig omfattning och i tid? Medverkan i samverkansgrupper? Risk 18. Verksamhet Insamling avfall Begränsningar vad gäller ytor för avfallshantering, transportsystem mm kan leda till att uppsatta mål inte uppnås. Ett avfallsstrategiskt program behöver upprättas. Risk 23 och 24 Verksamhet Extremt väder/beredskapsplaner Hur säkras att KV medverkar i stadens utvecklingsarbete avseende extremt väder. Finns nödlägesplaner, är de uppdaterade? Risk 29 Kontroll av att utsedda personer finns för omvärldsbevakning och deltagande i externa nätverk och grupper. Kontroll att utsedda personer deltar. Kontroll av att arbete med att ta fram ett avfalsstrategiskt program har påbörjats och tidssatts. Uppföljning av stadens arbete med extremt väder och KV:s representation. Genomgång av status aktuella nödlägesplaner. Förteckning representation i "Externa nätverk och grupper". Chef STR Stadens budget Chef AV Nov 2014 Rutiner i verksamhetshandboken Chef PN

3 Verksamhet Planerat underhåll ledningsnät Läggs tillräckliga Uppföljning av att ekonomiska resurser på underhåll av ledningnät vatten? Görs rätt prioriteringar? Ger nedlagda kostnader avsedd effekt? Risk 25. budgeterade medel läggs på rätt åtgärder. Kontroll av kostnad/nytta för 3 projekt planerat underhåll ledningsnät vatten. Budget. Interna beslutsunderlag och eventuella nämndbeslut för granskade projekt. Juni Nov 2014 Verksamhet Säker dricksvattenförsörjning Klaras driften på vattenverk och rörnät med bibehållen kvalitet och säkerhet under den intensiva utbyggnadsperiod som pågår? Risk 31 och 36. Uppföljning av att Rutin avvikelsehantering Övriga avvikelser dricksvatten rutiner i verksamhetshandboken dokumenteras och följs upp samt att åtgärder vidtas. Uppföljning av att samråd sker enligt plan för samråd leveranssäkerhet dricksvatten. Uppföljning av att tidplan och kostnadsram för projekt "Ultrafilter Lackarebäck" följs. Uppföljning av läckaget samt att tillräckliga resurser läggs på läckagesökning. Chef PN Juni Nov 2014 Verksamhet Informationssäkerhet Hur är informationstillgångarna säkrade? Risk 40. Verksamhet Projekthantering Tillämpas processen för GBP enligt rutin? Kontroll av att rutin för informationssäkerhet tillämpas, granskning av 3 projekt. Granskning av 3 ärenden avseende utlämning av handlingar. Granskning av 3 projekt att rutinerna GBP tillämpas. Rutiner för informationssäkerhet Säkerhetssa mordnare GBP-databasen, GBP-rutiner Juni Nov 2014

4 Verksamhet Intern kontroll Följs planen för intern kontroll? Kontroll av att intern kontrollplan 2014 har följts upp. Kontroll av att intern kontrollplan för 2015 har upprättats. Anmärkning Angivna risker ovan avser risker identifierade i rapporten "Övergripande riskanalys" KV dat KL 6 kap 7. Riktlinjer och tillämpningsanvisningar till riktlinjer för intern kontroll inom Göteborgs Stad. Riktlinjer för budget och uppföljning. Intern kontrollplan 2013, förvaltningens rutiner. Förkortningar: FC-förvaltningschef, AC-avdelningschef, SC-Stabschef, EC-enhetschef, UP-Utveckling och projektavdelningen, LN-ledningsnätsavdelningen, PN-Dricksvattenproduktionsavdelningen, AV-Avfallsavdelningen, STR-strategiska samordningsstaben FC Juni Nov 2014

5