Översyn av utbildningsbehov - intern kontroll. Färdtjänstnämnden

Transkript

1 Översyn av utbildningsbehov - intern kontroll Färdtjänstnämnden

2 Sammanfattning och slutsatser Översynen omfattar följande områden: Offentlighet och sekretess, Handläggning och beslut, Att vara medarbetare, Att motverka förtroendeskadligt beteende, Inköp och upphandling samt Intern styrning och kontroll. Som anställd i en kommunal verksamhet är det viktigt att ha en övergripande kunskap om samtliga delar. Det vore önskvärt att staden tar fram ett utbildningsprogram för stadens medarbetare som ger en övergripande baskunskap. Vår sammanfattande bedömning är att medarbetarna i stort har tillräcklig kunskap i berörda delar; det finns anvisningar och information på intranätet, men det saknas kontinuerlig fortbildning inom vissa delar. För nyanställda finns ett introduktionsmaterial som behöver kompletteras med hänvisning till riktlinjer och policys som berör detta. Det finns även ett dokument, Uppdragsbeskrivning för chefer, där man tydliggör respektive avdelnings- och stabschefs ansvarsområden. Hänvisningar och länkar till dokument som rör de rubricerade områden ska läggas till för att få en mer heltäckande bild av uppdraget. Utöver kontinuerligt behov av utbildning bedömer vi att följande delar behöver hanteras i en handlingsplan: Se över introduktionsutbildning av nyanställda - HR-chefen. Ta fram en övergripande beskrivning av vilka delar av offenlighet och sekretess samt handläggning och beslut som berör förvaltningen - avdelningschef för tillståndsavdelningen. Fördjupningsutbildning för helhetsförståelse för gruppen som arbetar med intern styrning och kontroll samt övergripande information på infoträffar och APT - avdelningschef för administrativt stöd. Färdtjänstnämnden, Översyn av utbildningsbehov -intern kontroll 2(9)

3 Offentlighet och sekretess Offentlighetsprincipen Lagen om offentlighet och sekretess Informationspolicy och riktlinje för informations- och kommunikationsarbetet inom Göteborgs Stad Chefer Fördjupad Ja/Delvis Kontinuerlig fortbildning, krav i befattningen. Registrator/arkivarie Expert Ja Krav i befattning Reseservice- genomgång av olika situationer Handläggare/specialister Fördjupad Delvis Krav i befattning, kontinuerlig fortbildning. Ingå i introduktionsutbildning. Övriga medarbetare Bas Delvis Krav i befattningen Övergripande utbildning Färdtjänstnämnden, Översyn av utbildningsbehov -intern kontroll 3(9)

4 Handläggning och beslut Objektivitetsprincipen Likabehandlingsprincipen Legalitetsprincipen Kommunallagen och förvaltningslagen Risk för jäv Chefer Fördjupad Delvis Kontinuerlig utbildning Fördjupning legalitet, Kommunallagen Nämndsekreterare Fördjupad Ja Krav i befattningen. Kontinuerlig utbildning Handläggare/specialister Fördjupad Ja Krav i befattningen. Kontinuerlig fortbildning. Övriga medarbetare Bas Delvis Ingår i introduktion. Grundläggande information Färdtjänstnämnden, Översyn av utbildningsbehov -intern kontroll 4(9)

5 Att vara medarbetare Medarbetar- och arbetsmiljöpolicy samt riklinjer Stadens gemensamma förhållningssätt Anvisningar för bisyssla Samtliga medarbetare Bas Ja Information på infofika och på APT. Finns dokument på Personalingången och i verksamhetshandboken. Bisyssla följs upp på utvecklingssamtalen. Kontinuerlig information i samband med introduktion av nyanställda. HR-specialister Expert Ja Är ett krav i befattningen och skall ingå i utbildningen. Chefer Fördjupad Ja Information i förvaltningsledningen och i verksamhetshandboken. Färdtjänstnämnden, Översyn av utbildningsbehov -intern kontroll 5(9)

6 Att motverka förtroendeskada Policy och riktlinjer mot mutor Policy och riktlinjer för representation Medarbetare Bas Delvis Riktlinjer finns i verksamhetshandboken. Komplettera introduktionsdokument Chefer Fördjupad Ja Kontinuerlig fortbildning. Information finns i verksamhetshandboken.. Beställare av varor och tjänster. Fördjupad Ja Kontinuerlig fortbildning. Riktlinjer finns i verksamhetshandboken. Handläggare på trafikavdelningen och tillståndsavdelningen. Fördjupad Ja Kontinuerlig fortbildning. Administrativ chef, HR-chef och trafikchef. Expert Ja Krav i befattningen. Kontinuerlig fortbildning. Färdtjänstnämnden, Översyn av utbildningsbehov -intern kontroll 6(9)

7 Inköp och upphandling Lagen om offentlig upphandling Policy och riktlinjer för inköp och upphandling Beställare av varor och tjänster. Fördjupad Ja Introduktionsutbildning och web-kurs i winst. Anvisningar i verksamhetshandboken. Beslutsattestanter Fördjupad Ja Krav i befattningen, dokumenterat i attestdokument som uppdateras årligen. Återkommande möten Fortlöpande utbildning. Systemadministratörer och inköpsstöd. Expert Delvis Krav i befattning, kontinuerlig utbildning Övriga handläggare/spcialister Bas Ja Kontinuerlig information i verksamhetshandboken Färdtjänstnämnden, Översyn av utbildningsbehov -intern kontroll 7(9)

8 Intern styrning och kontroll Ansvaret i kommunallag och aktiebolagslag för varje nämnd och styrelse att ha en tillräcklig intern kontroll Riktlinjer för intern kontroll Komponenter som kännetecknar en organisation som har god intern styrning och kontroll Chefer Fördjupad Delvis Löpande info vid chefsmöten Samtliga medarbetare Bas Delvis Information på intranätet, vid APT och vid infofika. Nämnd Fördjupad Ja Övergripande nämndinformation kring nämndens roll i processen intern styrning och kontroll. Dokument gällande intern styrning och kontroll. Deltar i att göra riskanalys utifrån nämndens perspektiv Processansvarig för intern styrning och kontroll Grupp för att genomföra arbetet med intern kontrollplan Expert Ja Krav i rollen för avdelningschef administrativt stöd. Fördjupad Ja Utbildning Fortsatt information på intranätet, vid APT och vid infofika. Färdtjänstnämnden, Översyn av utbildningsbehov -intern kontroll 8(9)

9 Handlingsplan Ämnesområde Åtgärd Startdatum Slutdatum Ansvarig Offentlighet och sekretess Chefer Kontinuerlig fortbildning, reseservice- genomgång av olika situtioner Avdchefen Tillstånd ansvarar för att sammanfatta vilka delar som personalen behöver vad gäller offentlighet och sekretess Avd.chef tillståndsavd Handläggare Kontinuerlig fortbildning, introduktionsutbildning Övriga medarbetare Övergripande information Handläggning o beslut Chefer Fördjupning legalitet, kommunallagen Övriga medarbetare Grundläggande information, se över introutbildning Avd.chef tillståndsavd Att vara medabetare Samtliga medarbetare Kontinuerlig information i samband med introduktion av nyanställda HR-chef Att motverka förtroendeskada Samtliga anställda Kompletterande introduktionsdokument HR-chef Inköp och upphandling Beställare Kontinuerliga möten och uppdatering av riktlinjer Avd.chef adm stöd Intern styrning och kontroll Samtliga medarbetare Deltaktighet i riskanalys och information på APT, infofika Avd.chef adm stöd Färdtjänstnämnden, Översyn av utbildningsbehov -intern kontroll 9(9)