Bilagor Bilaga 1. Intern kontrollplan 2017 för Kretslopp och vattennämnden

Transkript

1 Tjänsteutlåtande Utfärdat Diariummer 0005/17 Kanslihet Mattias Lysell Telefon E-post: Intern kontrollplan 2017 för Kretslopp och vattnämnd Förslag till beslut Kretslopp och vattnämnd godkänner förvaltnings förslag till intern kontrollplan Sammanfattning Enligt stads Riktlinjer för styrning, uppföljning och kontroll, gällande från , ska nämnders och bolagsstyrelsers styrning, uppföljning och kontroll av verksamhet vara systematisk, förebyggande och utvecklingsinriktad och ska med rimlig grad säkerställa att verksamhet bedrivs ändamålsligt och effektivt, med fokus på kvalitet för dem verksamhet riktar sig till. Att verksamhet långsiktigt bidrar till hållbar utveckling och god ekonomisk hushållning utifrån ett helhetsperspektiv. Att lagstiftning, föreskrifter och riktlinjer som berör verksamhet följs. Samt att information om verksamhet och d finansiella rapportering är tillförlitlig och tillräcklig. Intern kontrollplan 2017 för Kretslopp och vattnämnd föreslås ta sin utgångspunkt i d riskanalys som gomfördes för verksamhet under början av Då flertalet av de högsta riskerna är av karaktär operationella risker blir dessa ånyo granskningsområd i d interna kontrollplan för Gomförande av kontroller inom granskningsområd föreslås i sina huvudsakliga delar att ske sast under september Enligt nya riktlinjer ska nämnder fastställa åtgärdsplan och intern kontrollplan inför kommande år i samband med beslut om budget sast 31 oktober. Under första kvartalet 2017 kommer ny riskanalys att tas fram i nära samarbete med Kretslopp och vattnämnd. Riskbedömningarna från riskanalys kommer att utgöra grund för åtgärdsplan och intern kontrollplan Kretslopp och vatt Hrik Kant Förvaltningschef Bilagor Bilaga 1. Intern kontrollplan 2017 för Kretslopp och vattnämnd 1(3)

2 Ärdet Kretslopp och vattnämnd har att besluta om intern kontrollplan för Enligt stads Riktlinjer för styrning, uppföljning och kontroll, gällande från , ska nämnders och bolagsstyrelsers styrning, uppföljning och kontroll av verksamhet vara systematisk, förebyggande och utvecklingsinriktad och ska med rimlig grad säkerställa: Att verksamhet bedrivs ändamålsligt och effektivt, med fokus på kvalitet för dem verksamhet riktar sig till, Att verksamhet långsiktigt bidrar till hållbar utveckling och god ekonomisk hushållning utifrån ett helhetsperspektiv, Att lagstiftning, föreskrifter och riktlinjer som berör verksamhet följs, Att information om verksamhet och d finansiella rapportering är tillförlitlig och tillräcklig. Enligt stads riktlinjer ska riskhantering vara integrerad del i styrning av d egna verksamhet och vara del i beslutsfattandet vid prioritering och val av olika handlingsalternativ för att uppnå verksamhets mål eller säkerställa verksamhets förmåga att utföra sitt uppdrag. Förvaltnings förslag till intern kontrollplan för 2017 redovisas i anslutning till detta tjänsteutlåtande (bilaga 1). Bakgrund Från och med gäller Göteborgs Stads riktlinjer för styrning, uppföljning och kontroll (H 2016:133) som omfattar stads alla nämnder och helägda bolag. Enligt riktlinjerna ska nämnd varje år fastställa åtgärdsplan och intern kontrollplan i anslutning till att beslut om budget fattas för det kommande året, sast 31 oktober. ( 13) Åtgärdsplan består av verksamhets samlade riskbild och ska beskriva de riskreducerande åtgärder och kontrollaktiviteter som införts och vilka åtgärder som kommer att vidtas. ( 11) D interna kontrollplan utgår från åtgärdsplan där ett antal områd/processer valts ut för att särskilt granskas under kommande år för att verifiera att åtgärder och kontrollaktiviteter fungerar på ett tillfredställande sätt.( 12) Uppföljning av verksamhets riskbild och beslutade åtgärder ska ingå som del av d löpande uppföljning. Uppföljning av intern kontrollplan ska ske i d omfattning som fastställs av respektive nämnd. Utifrån slutsatser från uppföljning ansvarar nämnd för att fatta beslut om åtgärder för att komma till rätta med orsaker till allvarliga avvikelser och brister i kvalitet. I och med att stads nya riktlinjer för styrning, uppföljning och kontroll trädde i kraft kommer riktlinjerna att kunna tillämpas fullt ut först under Göteborgs Stad, Kretslopp och vatt, tjänsteutlåtande 2(3)

3 Intern kontroll på kretslopp och vatt 2017 Intern kontrollplan 2017 för kretslopp och vattnämnd har tagit sin utgångspunkt i d gomförda riskanalys från 2014 varvid samtliga tio idtifierade högsta (röda) risker har föreslagits som granskningsområd. Då flertalet av de högsta riskerna är av karaktär operationella risker blir dessa ånyo granskningsområd i d interna kontrollplan för Intern kontroll på Kretslopp och vatt 2018 Under andra kvartalet 2017 kommer ny riskanalys att tas fram i nära samarbete med Kretslopp och vattnämnd. Riskbedömningarna från riskanalys kommer att utgöra grund för åtgärdsplan och i nästa steg d intern kontrollplan för I anslutning till beslut om budget för 2018 ska Kretslopp och vattnämnd fastställa åtgärdsplan samt intern kontrollplan för Ekonomiska perspektivet Barnperspektivet (FN:s barnkonvtion) Jämställdhetsperspektivet Mångfaldsperspektivet Miljöperspektivet Omvärldsperspektivet Göteborgs Stad, Kretslopp och vatt, tjänsteutlåtande 3(3)

4 Bilaga 1: Intern kontrollplan kretslopp och vatt 2017 Risk/Frågeställning Metod för gomförande av granskning Styrande dokumt Ansvarig för kontroll- Nr Övergripande granskningsområde Granskningsområde Slutdatum 1 Övergripande Uppföljning av åtgärder från tidigare års intern kontroller 2 Övergripande Uppföljning revision Status för förbättringsåtgärder från tidigare års kontroller Status på förbättringsåtgärder utifrån rekommdationer mm i revisions- och granskningsrapporter Granska att planerade åtgärder gomförts. Gomgång av att rekommdationer mm i 2016 års gomförda revisioner och granskningar har omhändertagits. Riktlinjer för intern kontroll Aktuell lag, regler och rekommdationer. Revisionsrapporter. - Sep 3 Strategisk styrning Samverkan övriga förvaltningar i stad Hur säkras att KV kommer in tidigt i stads planprocess? Risk 12 och 23.Har roll- och kostnadsfördelning blivit tydligare i gemsamma uppdrags-beställningar? Rutin planprocess Budget 2016 Chef UP Sep 4 Ekonomi In- och utbetalningar Har in-/utbetalningar skett korrekt (finns underlag, rätt mottagare)? Rutiner i 5 Ekonomi Intäkter Har kontroller av fakturabelopp i samband med fakturering gomförts? Har rätt priser debiterats? 6 Ekonomi Anläggningar Hanteras anläggningstillgångar redovisningsmässigt korrekt? Dokumtgranskning samt stickprovskontroll av registrerade/fakturera de priser Taxeärd och avstämningsmallar Granskning av Redovisningsregler, nyckelprocesser inom ekonomihandbok anläggningsredovisnin g. Förteckning i matrisform över olika avskrivningstiderna. 7 Ekonomi Inköp, Avrop Gomförs inköp och avrop ligt LOU, LUF, Göteborgs Stads inköpsoch upphandlingspolicy, ramavtal, direktupphandling? 8 Politisk styrning Lagar och riktlinjer 9 Verksamhet Insamling avfall 10 Verksamhet Extremt väder/beredsk apsplaner Bevakas och analyseras branschförändringar i tillräcklig omfattning och i tid? Medverkan i samverkansgrupper? Risk 18. Begränsingar vad gäller ytor för avfallshantering, transportsystem mm kan leda till att uppsatta mål inte uppnås. Risk 23 och 24. Hur säkras att KV medverkar i stads utvecklingsarbete avsede extremt väder. Finns nödlägesplaner, är de uppdaterade och fastställda? Risk 29 Granska 10 inköp/avrop fördelade på flera avdelningar. Har inköp gomförts ligt gällande rutiner? Kontroll av att utsedda personer finns för omvärldsbevakning och deltagande i externa nätverk och grupper. Kontroll att utsedda personer deltar och att huvudsyfte är förtydligat. Uppföljning av stads arbete med extremt väder och KV:s represtation. Gomgång av status aktuella nödlägesplaner. LOU, LUF. Göteborgs Stads och KV inköpsoch upphandlingsrutiner. Tecknade ramavtal. Förteckning represtation i "Externa nätverk och grupper". AC, EC, SC Sep Chef STR Sep Stads budget Chef AV Sep Rutiner i Chef LN, Chef UP Chef PN Nov

5 11 Verksamhet Säker dricksvattfö rsörjning 12 Verksamhet Informationss äkerhet Klaras drift på vattverk och rörnät med bibehåll kvalitet och säkerhet under d intsiva utbyggnadsperiod som pågår? Risk 31 och 36. Hur är informationstillgångarna säkrade? Risk Verksamhet Intern kontroll Följs plan för intern kontroll? Uppföljning av att avvikelser dricksvatt dokumteras och följs upp samt att åtgärder vidtas. Uppföljning av att samråd sker ligt plan för samråd leveranssäkerhet dricksvatt. Uppföljning av läckaget samt att tillräckliga resurser läggs på läckagesökning. Kontroll av att intern kontrollplan 2016 har följts upp. Kontroll av att intern kontrollplan för 2017 har upprättats. Rutiner kring ansvar för framtagande och sammanställning av uppföljning av intern kontrollplan. Rutin avvikelsehantering Övriga rutiner i Rutiner för informationssäkerhet KL 6 kap 7. Riktlinjer och tillämpningsanvisning ar till riktlinjer för intern kontroll inom Göteborgs Stad. Riktlinjer för budget och uppföljning. Intern kontrollplan 2016, förvaltnings rutiner. Chef LN, Chef UP Chef PN Sep Säkerhetschef Sep FC Sep Anmärkning Angivna risker ovan avser risker idtifierade i rapport "Övergripande riskanalys" KoV dat Förkortningar: FC-förvaltningschef, AC-avdelningschef, SC-Stabschef, EC-hetschef, UP-Utveckling och projektavdelning, LN-ledningsnätsavdelning, PN-Dricksvattproduktionsavdelning, AV-Avfallsavdelning, STR-strategiska samordningsstab