Utförd intern kontroll 2014

Transkript

1 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Per-Ola Johansson KFN 2014/ Kultur- och fritidsnämnden Utförd intern kontroll 2014 Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden beslutar att godkänna redovisningen av utförd intern kontroll för 2014 och att skicka rapporten från resultatet av uppföljningen till kommunstyrelsen och kommunens revisorer. Bakgrund Enligt kommunfullmäktiges beslut den 18 december 2000 om reglemente för intern kontroll, har nämnden skyldighet att följa upp det interna kontrollsystemet inom nämndens verksamhetsområde. Nämnden ska anta en särskild kontrollplan årligen och resultatet ska efterföljande år rapporteras till kulturoch fritidsnämnden. Kultur- och fritidsnämnden fastställde i mars 2014 nämndens interna kontrollplan. Den utförda interna kontrollen visar att rutinerna generellt sett följs bra i verksamheterna. Några avvikelser och förbättringsområden har dock identifierats. Hanteringen av direktupphandlingar utifrån dokumentoch ärendehanteringsplanen är ett tydligt förbättringsområde. Snabbare fakturering efter att tjänst eller vara levererats är ett ytterligare ett område. Ett annat område som blivit bättre, men som behöver förbättras ytterligare är, dokumentationen kopplade till fakturor för representation, resor och kurser. I de fall det finns avvikelser har kulturoch fritidsförvaltningen redan påbörjat eller planerat korrigerande åtgärder. Lolita Persson förvaltningschef Per-Ola Johansson enhetschef Bilaga Rapport - utförd intern kontroll 2014 Kultur- och fritidsförvaltningen Chefer Kultur Adress Box 610, KALMAR Besök Tullslätten 4 Tel vx Fax Klicka här för att ange text. Per- Ola.Johansson@kalmar.se

2 KULTUR- OCH FRITIDSFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig Datum (3) Rapport - utförd intern kontroll 2014 Kontrollområde Kontrollmoment Rapportering Attestrutiner Kontroll av att beslutsattest skett av rätt person Granskning har gjorts av leverantörsfakturor under perioden januari november Totalt har förvaltningen under 2014 års första 11 månader haft leverantörsfakturor. Av dessa har 164 fakturor kontrollerats (var 25:e faktura). I samtliga fall har beslutsattest skett av utsedd attestant. Ingen korrigerande åtgärd behövs. Däremot kan avvikelser i framtiden ske ändå, t.ex. om en ordinarie beslutsattestant är sjukskriven och att ersättaren samtidigt har semester. Kundfakturor Kontroll av att fakturering sker i anslutning till att tjänsten/varan levererats Av drygt 200 kundfakturor har cirka 20 kontrollerats (10 procent). Bedömningen är att fakturering oftast skett snabbt efter att varan och/eller tjänsten levererats. Dock finns det fortfarande saker att förbättra inom detta område. Fakturering har under första halvåret 2014 skett ungefär varannan månad inom Monokrom och Kalmar teaters verksamheter. Monokroms verksamhet har gått över till enheten Ung i Kalmar och här ser man inom enheten över rutinerna för fakturering. På Kalmar teater ses också rutinerna över och ansvarig teaterintendent har sedan i höstas stöd från administrativa enheten i detta arbete. Fakturering månadsvis planeras och ses som korrigerande åtgärder i dessa fall. Utifrån vissa upprättade avtal faktureras kunder också årsvis. En genomgång av förvaltningens avtal med eventuell förändring av betalningsvillkor mot våra kunder har påbörjats.

3 2 (4) Arkivering Delegering Kontroll av att dokumentoch ärendehanteringsplanen följs inom följande utvalda områden: - Direktupphandling - Avtal/kontrakt - Rekryteringar Kontroll att delegationsordningen följs Kontroll har skett genom att gå igenom diariet utifrån utvalda områden. Vid granskningen den 24 november 2014, hittades exempelvis 11 direktupphandlingar. Ansvariga för granskningen vet att det genomförts fler direktupphandlingar under året och kan med säkerhet konstatera detta. Granskningen visar också att direktupphandlingar registreras ganska långt efter att upphandling gjorts. Skyndsamhet att diarieföra gäller inte i alla fall. I de flesta fall följs upphandlingsenhetens direktiv/regelverk/rekommendationer, att exempelvis kolla i leverantörsdatabasen och säkerställa att leverantören inte levererat varor eller tjänster för mer än direktupphandlingsbeloppet, kr. När det gäller avtal/kontrakt, visar granskningen att här kommer dessa ärenden snabbt in i diariet och att det bland enheterna är väl känt vad som ska diarieföras. När det gäller rekryteringsärenden följs dokumentoch ärendehanteringsplanen fullt ut. Inga avvikelser alls hittades. Granskningen visar att korrigerande åtgärder behövs avseende direktupphandlingarna. Här föreslås en informationsinsats mot alla i förvaltningen som gör eller förväntas göra direktupphandlingar. När det gäller avtal/kontrakt och rekryteringar hittades inga avvikelser. Kontroll har gjorts på cirka var femte delegationsbeslut under Kontroll har gjorts dels utifrån att det är person med delegationsrätt som tagit beslut och dels att beloppsgränser enligt delegationsordningen inte överskridits av delegat. I samtliga granskade ärenden kan det konstateras att delegationsordningen följts. Inga avvikelser finns att rapportera. Skuldlista Kontroll av obetalda kundfakturor Kontroll av att kommunövergripande kravrutin följs Kontroll av att nämndens kravrutin följs En gång per månad har ekonomisekreterare och enhetschef för kultur, idrott och service gått igenom samtliga förfallna kundfakturor i kundreskontra. Kontakt har sedan tagits med berörda kunder, av antingen enhetschef, administratör på bokningscentralen eller annan kundansvarig. Under hela 2014 har den kommunövergripande kravrutinen följts för alla nya förfallna kundfakturor. Anstånd har lämnats till några kunder utifrån denna rutin. Fyra nya amorteringsplaner har också upprättats utifrån denna rutin. För kunders skulder uppkomna under 2014 har den kommunövergripande kravrutinen följts fullt ut och för dessa skulder är bedömningen att nämnden har god intern kontroll inom området. Förvaltningen har också följt den av Kultur- och fritidsnämnden fastställda kravrutinen. Denna rutin beskriver hur förfallna fakturor hanteras rent praktiskt och hur nämnden ska tillämpa den kommunövergripande kravrutinen. Inga avvikelser finns att rapportera.

4 3 (4) Representation, resor och kurser Att säkerställa att syfte, deltagare, tid och plats framgår av anteckningen till fakturan Av 387 leverantörsfakturor inom detta kontrollområde, har 40 kontrollerats (drygt 10 procent). Av de 40 granskade fakturorna saknades det fullständiga uppgifter (syfte, deltagarinformation, tid och plats) på 16 av dessa. Detta är även i år en avvikelse som måste åtgärdas. Förra årets informationsinsatser har förbättrat resultatet, men inte tillräckligt. Ytterligare informationsinsatser mot beslutsattestanter föreslås som korrigerande åtgärd. Förfallna leverantörsfakturor Säkerställa att fakturor betalas i tid Totalt har förvaltningen under 2014 års första 11 månader haft leverantörsfakturor. Av samtliga dessa har det varit 4 som inte betalats i tid och där förvaltningen fått räntefakturor som en följd av detta. Detta är väldigt liten avvikelse och förklaringen i de fyra fallen handlar om att beslutsattestant haft oplanerad frånvaro, ex. sjukdom, som medfört att faktura betalats för sent. Inga korrigerande åtgärder bedöms behövas. Bidragsutbetalning Att utbetalningar överensstämmer med gällande bidragsregler och beslut Stickprovskontroll av att bidragen utbetalas enligt gällande regler ska göras två gånger per år. Detta är svårt att göra då övervägande del av bidragen betalas ut under våren. Det bidrag som betalas ut två gånger per år är aktivitetsbidraget. Den interna kontrollen är utförd den 6 november 2014 av ekonomen och har skett för utebetalningar på våren samt för aktivitetsbidrag på hösten, enligt följande: Vårens utbetalningar: Driftsbidrag Kalmar Golfklubb, lokalbidrag Kalmargymnastikförening, aktivitetsbidrag FBC, Investeringsbidrag Arby hembygdsförening, investeringsbidrag Friluftsfrämjandet, medlemsbidrag Demensföreningen och utbildningsbidrag Kalmar brottarklubb. Höstens utbetalning aktivitetsstöd: CL98, Tallhagens scoutkår och Skälby 4H. Ekonomen har vid stickprovskontrollen valt ut slumpmässiga föreningar och valt att titta på olika bidragsdelar. Vid kontrollen har inga avvikelser förekommit och bidragen har betalats ut enligt de gällande bidragsreglerna.

5 4 (4) Idrottsanläggningar Ansökningar till Kulturskolan Kontroll av att beslutade uthyrnings- och fördelningsprinciper följs Kontroll och uppföljning av nyttjandegrad och kostnader för idrottsanläggningar Kontroll att rutinen för antagning till kulturskolan följs Verksamhetsutvecklaren har under årets stora fördelningsarbete granskat schemaläggningen i idrottsanläggningar och kan konstatera att uthyrnings- och fördelningsprinciperna följs av bokningscentralens personal. Ett annat mått på detta är också inkomna klagomål med anledning av fördelningen av tider. Inga klagomål kopplat till att dessa principer inte följs har inkommit. Kulturoch fritidsnämnden tog i december 2014 beslut om nya och reviderade uthyrnings- och fördelningsprinciper. När det gäller detta beslut fanns det många synpunkter från föreningar och skolor, men det handlade enbart om de regler som dokumentet innehöll. I samband med att kulturoch fritidsnämnden i februari 2014 svarade kommunens revisorer på deras granskning av intern kontroll och ändamålsenlighet i idrottsanläggningarna, togs statistik på bl.a. nyttjandegrader och kostnader för anläggningar fram. Denna statistik presenterades för kulturoch fritidsnämnden i februari 2014 och avsåg 2013 års siffror. Under våren 2015 ska motsvarande statistik tas fram och omfatta 2014 års nyttjandegrader och kostnader. Administratör på Kulturskolan har gjort stickprovskontroller under våren och hösten i syfte att kontrollera att rutinen för antagningen till kulturskolan följs. Inga avvikelser finns att rapportera. Konstregistret Kontroll av att registret är uppdaterat Konstansvarig och konstinventerare har på några enheter/arbetsplats gjort uppföljning på tidigare inventeringar. Detta har skett på enheter/arbetsplatser inom Omsorgsförvaltningen och Gymnasieförbundet som nyligen varit föremål för konstinventering. Enhetens/arbetsplatsens utsedda kontaktpersoner har kontrollerat konsten och rapporterat resultatet till Kultur- och fritidsnämndens tjänstemän. Väldigt få eller inga förändringar fanns då att rapportera.