Inköp och upphandling - process

Transkript

1 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Ulrick Hultman KS 2018/0162 Martina Adiels Balk Kommunstyrelsen Inköp och upphandling - process Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att anta processen för inköp och upphandling. Kommunledningskontoret får i uppdrag att löpande uppdatera processen när förändringar sker i regelverk för upphandling (beloppsgränser m.m.). Bakgrund På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna genomförde EY under hösten 2017 en granskning av inköpsprocessen i kommunstyrelsen och servicenämnden. Syftet med granskningen var att bedöma kommunstyrelsens och servicenämndens styrning, ledning och uppföljning av inköpsprocessen. Att besluta om riktlinjer för direktupphandling och att stärka återrapporteringen avseende inköp- och upphandlingsprocessen var två av de sju rekommendationer som lämnades till kommunstyrelsen i samband med revisionen. Sedan tidigare finns i kommunens verksamhetshandbok en processbeskrivning för inköp och upphandling. Den innehåller beskrivningar av rutiner och riktlinjer vid alla typer av inköps- och upphandlingsbehov inklusive direktupphandlingar. En arbetsgrupp har arbetet fram ett förslag på uppdatering av processen som även innehåller rutin för återrapportering/uppföljning till kommunstyrelsen. Jonas Sverkén Förvaltningschef Maria Kleveborn Upphandlingschef Bilagor: Inköp och upphandling process Direktupphandling anvisning (bilaga till processen) Direktupphandling protokoll (bilaga till processen) Kommunledningskontoret Kontorsledning Tel vx ulrick.hultman@kalmar.se

2 Fastsällt av Kommunstyrelsen KOMMUNÖVERGRIPANDE VERKSAMHETSHANDBOKEN Dokumentansvarig Upphandlingschef Maria Kleveborn Sida: Datum 1 (1) Inköp och upphandling - process Inköps behov Vara Finns vara på central förrådet? Beställa och ta emot varor från centralförrådet I undantagsfall görs besök på centralförrådet, tänk på miljö och tidsåtgång Chef beviljar inköp Vara eller tjänst? Tjänst Finns ramavtal? Avropa varor och tjänster på befintliga ramavtal Göra upphandling Ta emot vara eller tjänst Kontrollera fakturan Rutiner: Vad ska en faktura innehålla? När leverantörsfaktura avviker vid kontroll mot ställda krav. Inköp av varor och tjänster ska göras på centralförrådet eller via ramavtal. Om vara/tjänst saknas på förråd eller ramavtal ska en upphandling göras. Kontakta gärna upphandlingsenheten för rådgivning!

3 Beställa och ta emot varor från centralförrådet via webb-butik I ekonomisystemet delas beloppet upp efter slag. Ta upp fakturan i webb-butiken och sortera på slag så stämmer den med ekonomisystemet. Koll i ekonomisystemet av bokfört belopp Sök vara i webbbutiken Beställ i webbbutiken Varor levereras med följesedel Stäm av leverans mot följesedel Vara restnoterad? Vara och leverans är riktig Mottagningskontroll Felaktig vara eller leverans Körschema för centralförrådets turbil Följesedlar Fyll i avvikelserapport Avvikelserapport Vänta på leverans Kontakta centralförrådet

4 Avropa varor och tjänster på befintliga ramavtal Kvantitet, omfattning, leveranstid och adress för leverans, fakturaadress med referensnummer, m.m. Telefon, e-post eller webb Bestäm leverans Begär orderbekräftelse Vara eller tjänst finns på ramavtal Välj sätt att beställa Besök i butik/på plats Rekvisition Spara 1 ex av rekvisition Ta emot vara eller tjänst Betalningssätt kort eller rekvisition? Kort Spara kvitto

5 Ta emot varor och tjänster avropade på ramavtal Om emballage är skadat, notera på kvittens. Vid mottagandet eller snarast därefter Rutiner: Vad ska en faktura innehålla? När leverantörsfaktura avviker vid kontroll mot ställda krav. Kontrollera fakturan Vara anländer Gör mottagningskontroll Stäm av mot följesedel/ orderbekräftelse Kontrollera varans funktion e.d. Leverans ok? Följesedlar Tjänst levereras Kontrollera slutleverans av tjänst Stäm av mot orderbekräftelse Kontakta leverantör, stoppa faktura Fyll i avvikelserapport Avvikelserapport Problemet utrett Kontakta upphandlings - enheten

6 Göra upphandling Direktupphandling: Under kr för varor, tjänster och entreprenader. Direktupphandling Ramavtal saknas Värdet på köpet Upphandling: Över kr för varor, tjänster och entreprenader. Utförs av samhällsbyggnadskontoret eller serviceförvaltningen och beslutas av kommunstyrelsen Varor och tjänster Kontakta upphandlingsenheten Lokaler, anläggningar och infrastruktur Upphandlingsenheten leder upphandlingen Genomför upphandling Upphandlingsenheten dokumenterar Dokumentera Ta emot vara eller tjänst

7 Direktupphandling Direktupphandling är tillåten för varor, tjänster och entreprenader om inköpen under de senaste tolv månaderna inte överstiger kr gemensamt för kommunens förvaltningar. Förväntade upphandlingar för de kommande tre åren ska också tas in i beräkningen. Även om värdet på inköpet understiger kr kontrolleras att ovan nämnda gräns för direktupphandling inte överskrids. Begär skriftligt anbud. Ange omfattning, tid, adress och övr. villkor för leverans. Vid köp av tjänst; begär uppgift om F-skattesedel. Kontakta upphandlingsenhet om behov av leverantörskontroll. Begär anbud av minst 2 st Utvärdera anbud och välj leverantör Meddela samtliga anbudsgivare vem som upphandlingen gick till. Upphandlingsenheten registrerar i leverantörsdatabas Skriv direktupphand -lingsprotokoll Skicka kopia på upphandlingsprotokoll till upphandlingsenheten. Kvantitet, omfattning, tid och adress för leverans, fakturaadress med referensnummer, m.m. Skriftlig beställning Hantera enligt dokumenthanteringsplan. Dokumentera Direktupphandling Ramavtal saknas Om vi överskrider beräknat belopp i rubriken ovan, så krävs en förenklad upphandling. Leverantörsdatabas Inköp under gränsvärdet? Kontrollera belopp i leverantörsdatabas Inköpsvärdet över kr Hur görs en direktupphandling Gör inköp Upphandling krävs Göra upphandling Protokoll vid direktupphandling Avropa varor och tjänster på befintliga ramavtal Ta emot vara eller tjänst

8 Uppföljning av inköp/ upphandlingar Behov av uppföljning Upphandlingsen heten, kommunledningskontoret Sammanställning varor och tjänster Sammanställning lokaler och andra anläggningar Sammanställning infrastruktur och andra anläggningar Fastighet, serviceförvaltningen Samhällsbyggnadskontoret Kommunstyrelsen Årlig redovisning under våren av inköp och upphandlingar föregående år

9 KOMMUNGEMENSAM VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig Datum Kommunstyrelsen Upphandlingschef Maria Kleveborn 1 (2) Direktupphandling anvisning Direktupphandling är ett enklare förfarande av upphandling där lagen om offentlig upphandling (LOU) gäller. Direktupphandling kan ske om upphandlingsbeloppet understiger kr för varor, tjänster och entreprenader under de senaste tolv månaderna. Även förväntade upphandlingar för de kommande tre åren ska räknas in i beloppet. Affärsmässighet ska gälla vid all direktupphandling. Inköp under kr görs direkt utan krav på direktupphandlingsprotokoll. Det är det sammantagna inköps/upphandlingsbeloppet under ovan angivna villkor som gäller och det är inte tillåtet att dela upp inköpet/upphandlingen för att komma under gränserna. Hur görs en direktupphandling? Direktupphandling ska genomföras med hänsyn till riktlinjerna i Upphandlingspolicy. Kontrollera i Leverantörsdatabas så att inte direktupphandlingsbeloppet överskrids. Det är det gemensamt upphandlade beloppet för hela kommunen som gäller. Ta kontakt med minst två leverantörer som kan vara aktuella för leverans av varan/tjänsten/entreprenaden. De kan kontaktas per telefon, skriftligt eller via e-post. Beskriv vad som ska köpas in samt till exempel leveransplats och leveranstid. Begär in en skriftlig offert och ange senaste datum du vill ha offerten. Vid offertöppning ska direktupphandlingsprotokoll föras, Protokoll vid direktupphandling - blankett. Alla kostnader ska räknas in i upphandlat belopp, även till exempel resekostnader, leveranskostnader med mera. Det totala upphandlade beloppet (exklusive moms) anges i direktupphandlingsprotokollet. Om upphandlat belopp överstiger kr, ska en kreditbedömning genomföras av upphandlingsenheten. Skriv in företagsnamn eller/och organisationsnummer i mailet.

10 2 (2) Följ punkterna i protokollet och motivera beslutet. Glöm inte att tacka de övriga leverantörerna för deras offert och informera dem om att uppdraget denna gång gått till en annan leverantör. Direktupphandlingsprotokollet arkiveras på den egna enheten tillsammans med andra handlingar avseende upphandlingsobjektet. En kopia av protokollet ska direkt efter upphandlingen mailas/skickas till upphandlingsenheten.

11 DIREKTUPPHANDLING - PROTOKOLL Datum Protokoll vid direktupphandling - blankett Förvaltning Enhet Upphandlingsobjekt Sista anbudsdag Anbud har begärts in av nedanstående leverantörer 1. Ankom den Vald leverantör Motivering Upphandlat belopp, exklusive moms Ange totalbeloppet Alla kostnader ska räknas in i upphandlat belopp, även t.ex. resekostnader, leveranskostnader m.m. Totalbeloppet för hela direktupphandlingen anges. Har direktupphandlingen genomförts enligt riktlinjerna i Upphandlingspolicyn? Har leverantörskontroll inhämtas från upphandlingen? Om upphandlat belopp (exklusive moms) överstiger kr, ska en kreditbedömning göras av upphandlingsenheten. Maila geer.thornqvist@kalmar.se och skriv in företagsnamn och/eller organisationsnummer i mailet. Har upphandlat belopp kontrollerats i leverantörsdatabasen så att Kalmar kommun totalt inte överskrider beloppet kr för varor, tjänster och entreprenader? Kalmar den Underskrift Namnförtydligande Kopia av protokollet skickas till Upphandlingsenheten Originalet förvaras enligt dokumenthanteringsplanen på respektive förvaltning Fastställt av KOMMUNGEMENSAMMA VERKSAMHETSHANDBOKEN Dokumentansvarig Kommundirektör Annette Andersson Upphandlingschef Maria Kleveborn 1 (1) Utgåvedatum Tillhör dokument Inköp och upphandling - process