Kultur- och fritidsförvaltningens dokumenthanteringsplan

Transkript

1 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Pia Axeheim KFN 2018/ en Kultur- och fritidsförvaltningens dokumenthanteringsplan 2019 Förslag till beslut en beslutar att fastställa förvaltningens dokumenthanteringsplan 2019 enligt bilaga. Bakgrund en ska besluta om dokumenthanteringsplan för kultur- och fritidsförvaltningens verksamhet. Dokumenthanteringsplanen är ett tillägg till den kommungemensamma dokumenthanteringsplanen med de delar som är verksamhetsspecifika för kultur- och fritidsnämndens verksamheter. Genom att fastställa dokumenthanteringsplanen beslutas om förvaring av dokument, bevarandetider och gallringsregler för olika typer av dokument i kultur- och fritidsnämndens verksamhet. Inför beslut är dokumenthanteringsplanen genomgången och godkänd av Respektive enhet och kommunicerad med kommunarkivarien. Tillkommande dokument i den reviderade planen är markerade med rött. Lolita Persson förvaltningschef Pia Axeheim nämndsamordnare Bilagor: Dokumenthanteringsplan 2019 Kultur- och fritidsförvaltningen Verksamhets o ledningsstöd Adress Box 610, Kalmar Besök Tullslätten 4 Tel vx Pia.Axeheim@kalmar.se

2 KULTUR- OCH FRITIDSFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig Datum en Nämndsamordnare Pia Axeheim (6) Kultur- och fritidsförvaltningens dokumenthanteringsplan 2019 Förvaltningsövergripande Arrangörskontrakt Digitalt Enhetschef G= Förteckning över konst Digitalt Bilddatabas Ajourhålles i RegITArt Blankett utlånad/återlämnad konst Digitalt Konstansvarig Enheternas verksamhetsplaner Digitalt Verksamhetshandboken Pressklipp Papper Pärmar G=5 år Senaste versionen i verksamhetshandboken B=5 år Klipp från hela förvaltningen Dokument- och ärendehantering

3 2 (6) Sammanställning över bidragsansökningar och sammanställningar av redovisningar från föreningar Bidragsansökningar och underlag för bidragsutbetalning från föreningar Digitalt Diariet G=5 år Projektansökningar/redovisningar Års- och verksamhetsberättelser från föreningar Sammanställning över utdelade kulturpris och idrottspris Sammanställning över nomineringar till kulturpris och idrottspris Nomineringsansökningar till kulturpris och idrottspris Digitalt Diariet G=5 år Ansökan om stipendium Digitalt Diariet G=5 år Sammanställning stipendium Föreningsregister Digitalt FRI Server B=5 år Sparas ner digitalt från FRI av idrottsutvecklare v 3 varje år Lotteri, ansökan, beslut och redovisning Affischer och programblad Papper Diariet B=5 år

4 3 (6) Kontrakt-Avtal Skriftliga överenskommelser om försåld verksamhet/lokaluthyrning. Digitalt Enhetschef STIM-avtal, SAMI-avtal och BUS-avtal G=1 år Gallras efter upphörande Ekonomi Fraktsedlar Papper Inom verksamheten Kvittensblock Papper Inom verksamheten G=10 år Biblioteket och kulturskolan Kulturskola Elevregister Digitalt Procapita Personnr. Scheman Digitalt G: Anmälningar/avanmälningar till kultursko- Papper/Digitalt Administra- Instrum lan via e-tjänst tör -entvis B=5 år B=5 år Uthyrning av instrument Papper Administratör Instrum -entvis/ Namn Närvarolistor för elever Digitalt G: Lärare/ Veckodag Kulturenheten G=

5 4 (6) Sammanställning över bidragsansökningar från studieförbund Bidragsansökningar från studieförbund Digitalt Diariet G=5 år Års- och verksamhetsberättelser från Studieförbunden Idrottsenheten Meddelande till abonnenter, vaktmästare Bokare Bokningsscheman Digitalt Server Fri G=3 år Gallras 3 år efter avslutad säsong Bibliotek Räkningar, ej återlämnad media, kopia G=10 år Sista gallringsår 2023 Underlag till räkningar ej återlämnad media från BOOK-IT G= Makulerade fakturor, ej återlämnad media G=10 år Sista gallringsår 2023 Redovisning av inkasso, ej återlämnade media G=10 år Sista gallringsår 2023 Låntagarregister I Book-IT Digitalt Server G=5 år Rensas bort efter 5 års inaktivitet Loggade återlämningar Digitalt Server G=14 dagar

6 5 (6) Bokning av publika datorer Digitalt Server G=1 år Netloan Förteckning över tidningar och tidskrifter Medieplan Biblioteksplan Inköpsförslag Papper/ Digitalt Meddelande till förslagsställaren Digitalt Korrespondens och pressklipp Papper Stifts- och gymnasiabiblioteket Förteckning öfver Kalmar H. Elementarläroverks boksamling 1876 Bok Stifts- och gymnasiabiblioteket Besöksjournal Papper Stifts- och gymnasiabiblioteket Avslutade ärenden, konsumentrådgivning Papper Konsumen trådgivaren B B B G= Bevaras hos stifts- och gymnasiebiblioteket Bevaras hos stifts- och gymnasiebiblioteket Bevaras hos stifts- och gymnasiebiblioteket Statistik, konsumentärenden Statistik, bibliotek Årsbackup, kassetter Kassett Kassaskåp G=10 år Sista gallringsår 2019 Bibliotek

7 6 (6) Äventyrsbadet Självkontrollprogram för driften EQ Soft Digitalt Server G=5 år Beställningsbekräftelse relaxpaket Papper Pärmar Kundregister/ bokning Actor Digitalt Server Kundregister för Actic Digitalt Server Ung i Kalmar Orosanmälningar Digitalt Diariet B=5 år Originalet lämnas till socialförvaltningen Sekretess Sekretess KLIRR-ansökningar och beslut Dagböcker Papper/ Bok Fritidsgårdar B=5 år Sekretess Läsanvisning anger den kod/struktur som handlingen diarieförs och sorteras efter om inget annat anges. Handlingsslag är en överordnad beteckning på olika handlingstyper. Exempel på handlingsslag är: protokoll där då handlingstyper är de olika protokoll som uppstår inom respektive process/aktivitet. Handlingsslag ersätts då t. ex. med Protokoll och handlingstyp med samverkansprotokoll. Media/beskrivning anger om det är papper eller digitalt. Förvaringsplats kan vara en funktion (sekreterare/handläggare), fysisk plats ( lilla arkivet ), verksamhetssystem eller mapp på gemensam. Sortering = Handlingarnas inbördes sorteringsordning, kronologisk, diariekod eller pnr (personnummerordning). Den sortering som anges följer handlingarna som ska till kommunarkivet. Bevara eller gallra anger om handlingen ska till kommunarkivet eller om den kan gallras och i så fall efter hur lång tid. T.ex. B=5 år betyder att handlingarna ska bevaras och ska till kommunarkiv efter 5 år. Om det anges endast ett B betyder det att handlingarna bevaras på förvaltningen/enheten/ i verksamhetssystemet. G=10 år betyder att handlingen får gallras efter 10 helår. Handlingar som skapats 2005 och har en 10-årig gallringsfrist får gallras först år = gallras vid inaktualitet. Handlingar kan gallras omedelbart eller när de inte längre behövs för verksamheten. Tiden för det kan anges i anmärkningsfältet vid behov. I anmärkningsfältet finns utrymme för tilläggsinformation som rör handläggning eller hantering