Konsekvenser för en hållbar utveckling - sammanfattande bedömning av förslag till beslut

Transkript

1 Tjänsteskrivelse KFN Handläggare: Annelie Liljebjörn Dokumenthanteringsplan för Kultur- och föreningsnämnden Sammanfattning I enlighet med det kommunala arkivreglementet (KF 101/ ) skall varje myndighet upprätta en förteckning som redovisar myndighetens allmänna handlingar, där det skall framgå hur dessa bevaras, gallras och förvaras. Dokumenthanteringsplanen skall uppdateras en gång per år samt revideras vid behov. Syftet med dokumenthanteringsplanen är att kvalitetssäkra och underlätta hanteringen av handlingarna, från det att de inkommer och upprättas tills det att de slutarkiveras eller gallras. De ändringar som gjorts är framförallt justeringar i handlingstyperna och vissa gallringsfrister har förkortats. Beslutsunderlag Kultur- och föreningsförvaltningens tjänsteskrivelse den 21 november 2012 Förslag till dokumenthanteringsplan för Kultur- och föreningsnämnden den Kultur- och föreningsförvaltningens förslag till beslut Kultur- och föreningsnämnden godkänner dokumenthanteringsplanen. Annelíe Liljebjörn Kommunarkivarie Expedieras till Förvaltningschef Avdelningschefer Arkivredogörare på respektive avdelning c:\temp\alin929arg.doc POSTADRESS FAKTURAADRESS TELEFON E-POSTADRESS PLUSGIRO KARLSKOGA Fakturahantering kfn@karlskoga.se BESÖKSADRESS Box TELEFAX WEBBADRESS ORG NR Centralplan MALMÖ

2 Bilaga Konsekvenser för en hållbar utveckling - sammanfattande bedömning av förslag till beslut Aspekter Beslutsförslaget har Beskrivning av konsekvenser utifrån checklistan en positiv påverkan ingen påverkan en negativ påverkan Lyft särskilt fram konsekvenser som kommer i konflikt med andra aspekter av hållbar utveckling. Sociala/ kulturella Barnkonventionen Dialog och inflytande Folkhälsa Ekologiska Avfall Jämlikhet och social rättvisa Jämställdhet Kulturmiljö/kulturella omgivningar Miljörelaterad hälsa Biologisk mångfald Energi Konsumtion Transporter Vatten, luft och mark Ekonomiska Kommunens ekonomi Kostnadseffektivitet Tillväxt

3 (1) Ansvarig organisationsenhet: Kultur- och föreningsförvaltningen Fastställd av Kultur- och föreningsnämnden Ersätter Kultur- och föreningsnämnden Dokumenthanteringsplan för kultur- och föreningsnämnden Kultur- och föreningsnämnden har den 12 december 2012 fastställt dokumenthanteringsplan för nämnden. Syfte Syftet med dokumenthanteringsplanen är att kvalitetssäkra och underlätta hanteringen av myndighetens handlingar, från det att de inkommer och upprättas tills det att de arkiveras eller gallras. Planen fungerar även som gallringsbeslut för de uppräknade handlingstyperna. Instruktioner Dokumenthanteringsplanen är indelade i de fyra avdelningar som förvaltningen består av: Kansli Information Arkiv; Bibliotek; Fritid och Turism samt Kulturskolan. Under bibliotekets avdelning ingår även rådgivarverksamheten. Bevaras Innebär att handlingarna skall bevaras för all framtid. Slutförvaring sker i kommunarkivet. Bevaringsskyldigheten gäller originalhandlingar. Gallras Handlingarna förstörs. Sekretesskyddade handlingar förstörs under kontroll. Tidsfristen anger de år som skall förflyta innan gallringen verkställs och avser hela kalenderår. Exempel: handlingar från år 2004 med 2 års gallringsfrist får förstöras först år Gallring vid inaktualitet innebär att handlingen kan gallras så snart den förlorat sin betydelse för förvaltningen. Gallring bör ske regelbundet, förslagsvis en gång om året och utföras med försiktighet. Arkivering Vid leverans till kommunarkivet ska handlingarna ligga i arkivkartonger och vara rensade från allt som inte är arkivhandlingar, såsom kopior, oviktiga minnesanteckningar, utkast samt gem, plastfickor med mera. Arkivkartongerna ska vara ordentligt fyllda och innehåll och tid skall stå med blyerts. Leverantören får en leveransreversal efter arkivpersonal gått igenom leveransen.

4 Senaste ändring DOKUMENTHANTERINGSPLAN KFN Myndighet: Kultur- och föreningsnämnden Förvaltning: Kultur- och föreningsförvaltningen Avdelning/Enhet: Kansli Information Arkiv Kansli/nämndadministration samt gemensamma handlingstyper Adresslistor Registrator Gallras Vid inaktualitet Anpassning/omplaceringsärenden Bevaras Se anm. Förvaras i LISA Anställningsavtal/bevis (underskrivet exemplar) Bevaras Se anm. Till personalakt Ansvars- och befogenhetsbeskrivningar Gallras Se anm. Ett exemplar till personalakt och ett exemplar till arbetstagare. Ansökningar om entledigande Bevaras Se anm. Till personalakt Ansökningshandlingar Bevaras Se anm. Till personalakt. Kommunstyrelsens rutiner. Arbetsskadeanmälan Bevaras Se anm. Till personalakt. Arkivbeskrivning Bevaras Efter ärendet Revideras vid behov. Diarieförs i KAISA. Finns även på avslutats kommunens intranät. Avgångsbeslut/begäran Bevaras Se anm. Till personalakt Avtal Gallras Avtal diarieförs i samlingsärende och gallras 10 år efter avtalstidens utgång. Avtal som tillhör ärende diarieförs där. Var noga med att skicka originalet till registrator! Avtal, tillfälliga kontrakt till exempel föreställningskontrakt Registrator Gallras 2 år efter avtalstidens utgång. Bilavtal Registrator Gallras 2 år efter avtalstidens utgång Cirkulär Gallras Vid inaktualitet Nämndsekreterare/ Delegationsbeslut Bevaras Diarieförs i KAISA. Registrator

5 Diarieförda handlingar Registrator Bevaras Dokumenthanteringsplan Arkivarie, Registrator och arkivredogörare Bevaras Efter ärendet avslutats Efter ärendet avslutats Diarieförs i KAISA, Original i akt. Bevaras endast om inte annat anges i detta dokument. Uppdateras kontinuerligt. Diarieförs i KAISA. Finns även på kommunens intranät, KFN. Följesedlar Hos beställaren Gallras Efter 2 år. Föredragningslista, kallelser Nämndsekreterare Gallras 2 år Förhandlingsprotokoll och fackliga framställningar (enskilda ärenden) Bevaras Till personalakt Inkomna handlingar Nämndsekreterare Bevaras 1 år Registreras under övrig post i KAISA och sätts i pärm Inkomna synpunkter DF Respons Tyck om Karlskoga. Registreras och vidarebefordras till 1 år (system) handläggare. Samlingsärende med hänvisning i KAISA. Kurs och konferensinbjudningar Nämndsekreterare Gallras Vidarebefordras till berörd personal/politiker och gallras vid inaktualitet Nämndens budgetförslag Nämndsekreterare Bevaras 1 år Nämndens handlingar Nämndsekreterare Bevaras 1 år Nämndens verksamhetsplaner Nämndsekreterare Bevaras 1 år Nämndens årsberättelser Nämndsekreterare Bevaras 1 år Polisrapporter Registrator Gallras Diarieförs i samlingsärende i KAISA per år Postlistor Registrator Bevaras 1 år Utskrift från diariet en gång per månad Postöppning, tillstånd Registrator Gallras Vid inaktualitet Pressklipp och fotografier Bevaras 5 år Viktigt att på foton dokumentera år, plats, eventuell händelse och eventuella personer. Projektdokumentation (egna projekt) Projektledare Bevaras Handlingar som bevaras: Ansökan, beslut, projektdirektiv, projektplan, förstudierapport, slutrapport och minnesanteckningar projekt som tillför sakuppgift eller på annat sätt är av vikt. Protokoll, arbetsgrupp Ansvarig Bevaras 1 år Om det är av betydelse för verksamheten Protokoll, arbetsplatsträff Avdelningschef Bevaras 1 år Om det är av betydelse för verksamheten

6 Protokoll, kultur- och föreningsnämnden och stipendiegruppens protokoll Nämndsekreterare Bevaras 1 år Protokoll, ledningsgrupp Förvaltningschef Bevaras 1 år Om det är av betydelse för verksamheten Protokoll, samverkan Samverkanssekret erare Bevaras 1 år Finns även på kommunens intranät, KFN Rehabiliteringsutredningar Adato Bevaras Se anm. Till personalakt. Remisser Registrator Bevaras Remissvar Registrator Bevaras 2 år ärende Externa och egna remisser diarieförs i KAISA. Andra nämnders remisser gallras efter 2 år och bevaras hos den remissinstans som äger ärendet. Diarieförs. Remissvar till andra nämnder gallras dock tillsammans med remissen efter 2 år. Reversaler Arkivredogörare Gallras Efter 10 år. Original finns hos kommunarkivet. Rutinbeskrivningar Gallras Vid inaktualitet. Finns även på kommunens intranät. Skadlig kod och skräppost (SPAM) Gallras Omedelbart av respektive mottagare. Enligt KFN 2/08 Statistik Resp. statistikförare Bevaras 2 år Sammanställning. Statistikunderlag gallras vid inaktualitet Styrdokument Registrator Bevaras Diarieförs. Finns även på kommunens intranät. Tjänstgöringsbetyg/intyg Bevaras Original till arbetstagare. Ett exemplar till personalakt Utredningar Registrator Bevaras ärende Diarieförs i KAISA Övriga utgående skrivelser, ej tillhörande ärende Bevaras 1 år Övrig korrespondens, mail med mera Bevaras Som tillför sakuppgift till ärende eller på annat sätt är av vikt för verksamheten vidarebefordras till diariet för diarieföring Övrig post i KAISA Registrator Gallras Efter 5 år. Övrig post ska endast innehålla korrespondens av kortvarig betydelse. Information Trycksaker Bevaras Vid 1 ex till kommunarkivet vid upprättande

7 Trycksaker av ringa betydelse såsom annonser, inbjudningar mm Gallras upprättande vid inaktualitet. Arkiv Arkivdepå samt Utskrifter i pärm samt digitalt i Visual arkiv. Gäller både Arkivförteckningar Bevaras Visual Arkiv folkrörelsearkivet och kommunarkivet. Fullmakter, externa Arkivarie Bevaras Original skannas och registreras i KAISA, kopia läggs i aktuell akt Förfrågningar till arkivet, externa Arkivarie Bevaras 1 år Diarieförs i KAISA. Handbok i ärende/arkivhantering Arkivarie Bevaras Finns på kommunens intranät. Revideras vid behov Lånekvitton Arkivarie Gallras Vid inaktualitet Låneliggare Arkivarie Gallras Vid inaktualitet Reversaler (leveransbevis) Arkivdepå Bevaras Utskrift i pärm samt i Visual Arkiv. Kopia till leverantör. Sekretessbevis Arkivarie Gallras Vid inaktualitet Statistik Arkivarie Bevaras 2 år Sammanställning. Statistikunderlag gallras vid inaktualitet. Tillsynsprotokoll Arkivarie Gallras Efter 10 år för att kunna följa framsteg Utställningsmaterial/dokumentation Arkivarie Bevaras 2 år Övrig korrespondens, mail med mera Handläggare Bevaras 1 år Om det tillför sakuppgift i ärende eller är av annan betydelse för verksamheten. Vidarebefordras till diariet för diarieföring i KAISA Visual Arkiv, Databas för arkivförteckningar, reversaler och leveransliggare System Bevaras Systemansvarig: Annelíe Liljebjörn

8 Senaste ändring DOKUMENTHANTERINGSPLAN Myndighet: Kultur- och föreningsnämnden Förvaltning: Kultur- och föreningsförvaltningen Avdelning/Enhet: Biblioteket Biblioteket Ansvars-, verksamhets- och befogenhetsbeskrivningar Gallras Vid revidering. Gäller endast de kollektiva beskrivningarna. De individuella skickas till personalakten vid upprättande. Ansökningshandlingar Bevaras Se anm. Till personalakt. Kommunstyrelsens rutiner. Arbetsskadeanmälan Bevaras Se anm. Till personalakt. LISA Avtal Gallras Beställningslistor Inköpsansvariga Brukarenkäter Enkätansvarig Bevaras 1 år Gallras 2 år + löpande år Avtal diarieförs i samlingsärende och gallras 10 år efter avtalstidens utgång. Avtal som tillhör annat ärende diarieförs där. Var noga med att skicka originalet till registrator! Sammanställningar (och 1 frågeformulär), KAISA samt pappersexemplar. Följesedlar Hos beställaren Gallras Vid inaktualitet Förbindelselappar Kravansvarig Gallras Vid inaktualitet Inköpsunderlag Inköpsansvariga Gallras Vid inaktualitet Fakturaunderlag vid kravhantering Kravansvarig Gallras Vid inaktualitet. Hos kommunens ekonomiavdelningen gallras underlaget efter 10 år. Nyckelkvittenser Nyckelansvarig Gallras Vid inaktualitet Postöppning, tillstånd Registrator Gallras Vidarebefordras till registrator Pressklipp och fotografier Bevaras 1 år Viktigt att på foton dokumentera år, plats, eventuell händelse och Projektdokumentation (egna projekt) Projektledare Bevaras projekt eventuella personer. Handlingar som bevaras: Ansökan, beslut, projektdirektiv, projektplan, förstudierapport, slutrapport och minnesanteckningar som

9 Senaste ändring DOKUMENTHANTERINGSPLAN Myndighet: Kultur- och föreningsnämnden Förvaltning: Kultur- och föreningsförvaltningen Avdelning/Enhet: Biblioteket tillför sakuppgift eller på annat sätt är av vikt. Diarieförs i KAISA. Protokoll, arbetsplatsträffar Avdelnings samt biträdande avdelningschefchef Bevaras 1 år Om det är av betydelse för verksamheten. Finns även i KAISA Protokoll, diskmöten Biträdande avdelningschef KAISA Om det är av betydelse för verksamheten. Finns även i rutinpärm i Bevaras 1 år Protokoll, måndagsmöten Bevaras 1 år Om det är av betydelse för verksamheten. Finns även i rutinpärm i KAISA Rehabiliteringsutredningar Adato Bevaras Se anm. Till personalakt Biträdande bibliotekschef och Sekretesskydd för uppgifter i bibliotekets låntagarregister bibliotekschef Bevaras Se anm. Till personalakt Skadlig kod och skräppost (SPAM) Gallras Omedelbart av respektive mottagare. Enligt KFN 2/08 Statistikuppgifter (Kungliga biblioteket) Bibliotekschef Gallras Statliga bidrag, handlingar rörande Närarkiv Gallras Efter 10 år Tjänstgöringsbetyg/intyg Bevaras Original till arbetstagare. Ett exemplar till personalakt Trycksaker Bevaras Vid upprättande 1 ex går direkt till kommunarkivet. Gäller ej inbjudningar, annonser och andra typer av trycksaker av ringa eller tillfällig betydelse vilka istället gallras vid inaktualitet. Utredningar Bevaras ärende Skickas till diariet för diarieföring. Verksamhetsberättelser Bibliotekschef Bevaras 1 år Den senaste finns även på intranätet Verksamhetsplaner Bibliotekschef och Bevaras 1 år Den senaste för hela biblioteket finns även på intranätet

10 Senaste ändring DOKUMENTHANTERINGSPLAN Myndighet: Kultur- och föreningsnämnden Förvaltning: Kultur- och föreningsförvaltningen Avdelning/Enhet: Biblioteket resp.arbetslag Övrig korrespondens, mail med mera Handläggare Bevaras 1 år Om det tillför sakuppgift i ärende eller är av annan betydelse för verksamheten. Vidarebefordras till diariet för diarieföring i KAISA Libra Bevaras Bibliotekssystem. Systemansvarig: Jan Christersson Konsumentrådgivare Broschyrer, informationsblad Enkäter, sammanställning Filmer, video- eller ljudband som rör verksamheten Marknadsundersökningar Pressklipp och fotografier Netloan Bokningssystem. Systemansvarig: Jan Christersson Netigate Bevaras Kommungemensamt Enkätverktyg. Systemansvarig: Emma Elofsson Konsumentrådgivare Konsumentrådgivare Konsumentrådgivare Konsumentrådgivare Konsumentrådgivare Bevaras 1 år Ett exemplar levereras till kommunarkivet vid upprättande. Bevaras 1 år Sammanställningen samt ett frågeformulär Bevaras 1 år Bevaras 2 år Sammanställning Bevaras Projektdokumentation (egna projekt) Projektledare Bevaras Protokoll/minnesanteckningar Konsumentrådgivare 1 år projekt Viktigt att på foton dokumentera år, plats, eventuell händelse och eventuella personer. Handlingar som bevaras: Ansökan, beslut, projektdirektiv, projektplan, förstudierapport, slutrapport och minnesanteckningar som tillför sakuppgift eller på annat sätt är av vikt. Diarieförs i KAISA. Bevaras 1 år Om det är av betydelse för verksamheten

11 Senaste ändring DOKUMENTHANTERINGSPLAN Myndighet: Kultur- och föreningsnämnden Förvaltning: Kultur- och föreningsförvaltningen Avdelning/Enhet: Biblioteket Reklamationsärenden, enskilda konsumentevare Konsumentrådgi- Gallras Efter 1 år Skadlig kod och skräppost (SPAM) Gallras Omedelbart av respektive mottagare. Enligt KFN 2/08 Statistik Konsumentrådgivare Bevaras 2 år Sammanställning. Statistikunderlag gallras vid inaktualitet. Utställningsmaterial/dokumentation Konsumentrådgivare Bevaras 2 år Verksamhetsberättelser Bevaras 1 år Den senaste finns även på intranätet Verksamhetsplaner Bevaras 1 år Den senaste finns även på intranätet Övrig korrespondens, mail med mera Bevaras 1 år Om det tillför sakuppgift i ärende eller är av annan betydelse för verksamheten. Vidarebefordras till diariet för diarieföring i KA- ISA, original i akt/pärm. Energirådgivare Pressklipp och fotografier Bevaras 1 år Viktigt att på foton dokumentera år, plats, eventuell händelse och eventuella personer. Projektdokumentation (egna projekt) Projektledare Bevaras Handlingar som bevaras: Ansökan, beslut, projektdirektiv, projektplan, förstudierapport, slutrapport och minnesanteckningar som projekt tillför sakuppgift eller på annat sätt är av vikt. Diarieförs i KAISA. Skadlig kod och skräppost (SPAM) Energirådgivare Gallras Omedelbart av respektive mottagare. Enligt KFN 2/08 Verksamhetsberättelse Bevaras 1 år Den senaste finns även på intranätet Verksamhetsplan Bevaras 1 år Den senaste finns även på intranätet Övrig korrespondens, mail med mera Bevaras 1 år Om det tillför sakuppgift i ärende eller är av annan betydelse för verksamheten. Vidarebefordras till registrator för diarieföring i KAISA, original i akt/pärm.

12 Senaste ändring DOKUMENTHANTERINGSPLAN Myndighet: Kultur- och föreningsnämnden Förvaltning: Kultur- och föreningsförvaltningen Avdelning/Enhet: Biblioteket Budget- och skuldrådgivare Bokningslistor Kölistor Budget- och skuldrådgivare Budget- och skuldrådgivare Gallras 1 år Gallras Vid inaktualitet, sedan sammanställning skett Handlingar som bevaras: Ansökan, beslut, projektdirektiv, projektplan, förstudierapport, slutrapport och minnesanteckningar som Projektdokumentation (egna projekt) Projektledare Bevaras projekt tillför sakuppgift eller på annat sätt är av vikt. Diarieförs i KAISA. Skadlig kod och skräppost (SPAM) Gallras Omedelbart av respektive mottagare. Enligt KFN 2/08 Statistik Ärenden rörande budgetrådgivning Ärenden rörande skuldrådgivning: (ej prövade enligt skuldsaneringslagen) Ärenden rörande skuldsanering Budget- och skuldrådgivare Budget- och skuldrådgivare Budget- och skuldrådgivare Budget- och skuldrådgivare Övrig korrespondens, mail med mera Handläggare Bevaras 1 år Bevaras 2 år Sammanställning. Statistikunderlag gallras vid inaktualitet. Gallras 5 år efter avslutat ärende Gallras 5 år efter avslutat ärende Gallras 5 år efter avslutat ärende Om det tillför sakuppgift i ärende eller är av annan betydelse för verksamheten. Vidarebefordras till diariet för diarieföring i KAISA

13 Senaste ändring DOKUMENTHANTERINGSPLAN Myndighet: Kultur- och föreningsnämnden Förvaltning: Kultur- och föreningsförvaltningen Avdelning/Enhet: Kulturskolan Kulturskolan Ansvars-, verksamhets- och befogenhetsbeskrivningar Gallras Diarieförs och gallras vid revidering. Anmälan till kulturskolan Gallras Efter 3 år. Ny- och ändringsanmälningar Ansökningshandlingar (personal) Bevaras Se anm. Till personalakt. Kommunstyrelsens rutiner Ansökningar elever (annan ort) Kulturskoleassistent Gallras Efter 3 år Arbetsskadeanmälan Bevaras Se anm. Till personalakt. Förvaras i LISA Avtal Gallras Avtal diarieförs i samlingsärende och gallras 10 år efter avtalstidens utgång. Avtal som tillhör annat ärende diarieförs där. Var noga med att skicka originalet till registrator! Bidragsansökningar KAISA Gallras Efter 5 år Broschyrer, informationsblad, kurskataloger/kursutbud, program (egna konserter Bevaras andra typer av trycksaker av ringa eller tillfällig betydelse vilka 1 ex till kommunarkivet. Gäller ej inbjudningar, annonser och Vid upprättande eller aktiviteter) istället gallras vid inaktualitet. Brukarenkäter Enkätansvarig Bevaras 1 år Sammanställning samt ett frågeformulär Deltagarlistor Gallras Vid inaktualitet Deltagarregister Kulturskoleassistent Bevaras 5 år Förvaras i procapita. Utskrift på papper 2 gång/år Följesedlar Hos beställaren Gallras När faktura inkommit. Hyreskontrakt instrument Kulturskoleassistent Gallras Vid inaktualitet Inventarielistor Bevaras 5 år

14 Senaste ändring DOKUMENTHANTERINGSPLAN Myndighet: Kultur- och föreningsnämnden Förvaltning: Kultur- och föreningsförvaltningen Avdelning/Enhet: Kulturskolan Kompetensutveckling personal Bevaras Se anm. Personal ansvarar själv för att skicka detta till personalakt Kölistor Gallras Vid inaktualitet Närvarolistor Gallras Vid inaktualitet Postöppning, tillstånd Registrator Gallras Vidarebefordras till registrator Pressklipp och fotografier Bevaras 5 år Viktigt att på foton dokumentera år, plats, eventuell händelse och eventuella personer. Protokoll, arbetslag Bevaras 1 år Om det är av betydelse för verksamheten Protokoll, arbetsplatsträff Bevaras 1 år Om det är av betydelse för verksamheten Projektdokumentation (egna projekt) Projektledare Bevaras projekt Rehabiliteringsutredningar Adato Bevaras Se anm. Till personalakt. Handlingar som bevaras: Ansökan, beslut, projektdirektiv, projektplan, förstudierapport, slutrapport och minnesanteckningar som tillför sakuppgift eller på annat sätt är av vikt. Skadlig kod och skräppost (SPAM) Gallras Omedelbart av respektive mottagare. Enligt KFN 2/08 Statistik Verksamhetsledarkommen statistik gallras. Sammanställning. Statistikunderlag gallras vid inaktualitet. In- Bevaras 2 år Tjänstgöringsbetyg/intyg Bevaras Se anm. Original till arbetstagare. Ett exemplar till personalakt Utredningar Bevaras ärende Diarieförs i KAISA Verksamhetsberättelser Avdelningschef och respektive Bevaras 1 år Den senaste ska finnas på kommunens intranät arbetslag Verksamhetsplaner Avdelningschef och respektive arbetslag Bevaras 1 år Den senaste ska finnas på kommunens intranät

15 Senaste ändring DOKUMENTHANTERINGSPLAN Myndighet: Kultur- och föreningsnämnden Förvaltning: Kultur- och föreningsförvaltningen Avdelning/Enhet: Kulturskolan Kulturskoleassistent efter avslutat ärende. Debiteringsunderlag gallras efter 2 år. Inkassoärenden gallras 2 år Vuxenkontrakt Gallras Som tillför sakuppgift till ärende eller på annat sätt är av vikt för Övrig korrespondens, mail med mera Bevaras verksamheten. Vidarebefordras till diariet för diarieföring Netigate Bevaras Systemet måste bevaras så länge det finns information att hämta ut. Kommungemensamt Enkätverktyg. Systemansvarig: Helen Kahlin Konsthallen Vernissagekort, kataloger Bevaras 2 år Ansökningar från konstnärer Registrator Gallras 3 år. Registreras i KAISA Utställningsmaterial Bevaras 2 år

16 Senaste ändring DOKUMENTHANTERINGSPLAN Myndighet: Kultur- och föreningsnämnden Förvaltning: Kultur- och föreningsförvaltningen Avdelning/Enhet: Fritid och Turism Ansvars-, verksamhets- och befogenhetsbeskrivningar Gallras Vid revidering. Ansökningshandlingar Bevaras Till personalakt. Kommunstyrelsens rutiner. Arbetsskadeanmälan Bevaras Till personalakt. Arbetstidsschema Anläggningschef, Badchef Gallras Vid inaktualitet. Avtal Gallras Avtal diarieförs i samlingsärende och gallras 10 år efter avtalstidens utgång. Avtal som tillhör annat ärende diarieförs där. Var noga med att skicka originalet till registra- Avtal, Strandbadet (med föreningar, företag m fl) Registrator Gallras Bidragsansökningar, föreningar Föreningskonsulent Gallras Bokningsschema, bokningsbesked Bokningskonsulent Gallras Vid inaktualitet Broschyrer, informationsblad Bevaras Vid upprättande Debiteringsunderlag lokalhyra Bokningskonsulent Gallras 10 år Enkätsvar, externa Gallras 2 år av ansvarig för enkäten Följesedlar Hos beställaren Gallras Efter 2 år. Listor över SM, NM och VM segrare, ungdom Bevaras 1 år Diarieförs tor! Registreras i KASIA och gallras 1 år efter avtalstidens utgång Efter 5 år. Ansökningarna diarieförs. Verksamhetsberättelserna levereras till kommunarkivet en gång per år av handläggare. 1 ex går direkt till kommunarkivet. Gäller ej inbjudningar, annonser och andra typer av trycksaker av ringa eller tillfällig betydelse vilka istället gallras vid inaktualitet.

17 Senaste ändring DOKUMENTHANTERINGSPLAN Myndighet: Kultur- och föreningsnämnden Förvaltning: Kultur- och föreningsförvaltningen Avdelning/Enhet: Fritid och Turism Lotterier, statistiska uppgifter Lotterikontrollant Gallras 5 år Lotterier, registreringar enligt 17 och tillstånd enligt 16 Lotterikontrollant Gallras 5 år efter sista giltighetsdatum. Diarieförs. Lotterier, redovisningar Lotterikontrollant Gallras Efter 5 år Kundregister, Strandbadet Badchef Gallras Vid inaktualitet Marknadsplan Turistbyrån Gallras Revideras årligen Nyckelkvittenser Bokningskonsulent, idrottshallsvaktmästare Gallras Vid inaktualitet. Postöppning, tillstånd Registrator Gallras Vidarebefordras till förvaltningssekreterare Pressklipp och fotografier Bevaras 5 år Viktigt att på foton dokumentera år, plats, eventuell händelse och eventuella personer. Protokoll, arbetsplatsträffar Bevaras 1 år Om det är av betydelse för verksamheten Rehabiliteringsutredningar Adato Bevaras Till personalakt. Samtycken till publicering på webb (föreningsregister) Gallras 2 år efter publicering upphört Skadlig kod och skräppost (SPAM) Gallras Omedelbart av respektive mottagare. Enligt KFN 2/08 Statistik, turism Turistbyrån Bevaras 2 år Sammanställning. Statistikunderlag gallras vid inaktualitet. Tjänstgöringsbetyg/intyg Bevaras Original till arbetstagare. Ett exemplar till personalakt Turistbyråns policy Turistbyrån Gallras Revideras årligen Utbetalningslista, bidrag till föreningar Avdelningschef Gallras Efter 10 år Utredningar Bevaras ärende Skickas till diariet för diarieföring.

18 Senaste ändring DOKUMENTHANTERINGSPLAN Myndighet: Kultur- och föreningsnämnden Förvaltning: Kultur- och föreningsförvaltningen Avdelning/Enhet: Fritid och Turism Verksamhetsplan Bevaras 1 år Registreras i KAISA. Den senaste finns även på intranätet Verksamhetsberättelser Bevaras 1 år Registreras i KAISA. Den senaste finns även på intranätet Övrig korrespondens, mail med mera Bevaras Som tillför sakuppgift till ärende eller på annat sätt är av vikt för verksamhetenidarebefordras till diariet för diarieföring Kommungemensamt Enkätverktyg. Systemansvarig: Anders Andersson Buisness Intelligence Bevaras FRI System Föreningsregister. Systemansvarig: Thomas Palmberg