Konsekvenser för en hållbar utveckling - sammanfattande bedömning av förslag till beslut

Storlek: px
Starta visningen från sidan:

Download "Konsekvenser för en hållbar utveckling - sammanfattande bedömning av förslag till beslut"

Transkript

1 Tjänsteskrivelse KFN Handläggare: Annelie Liljebjörn Dokumenthanteringsplan för Kultur- och föreningsnämnden Sammanfattning I enlighet med det kommunala arkivreglementet (KF 101/ ) skall varje myndighet upprätta en förteckning som redovisar myndighetens allmänna handlingar, där det skall framgå hur dessa bevaras, gallras och förvaras. Dokumenthanteringsplanen skall uppdateras en gång per år samt revideras vid behov. Syftet med dokumenthanteringsplanen är att kvalitetssäkra och underlätta hanteringen av handlingarna, från det att de inkommer och upprättas tills det att de slutarkiveras eller gallras. De ändringar som gjorts är framförallt justeringar i handlingstyperna och vissa gallringsfrister har förkortats. Beslutsunderlag Kultur- och föreningsförvaltningens tjänsteskrivelse den 21 november 2012 Förslag till dokumenthanteringsplan för Kultur- och föreningsnämnden den Kultur- och föreningsförvaltningens förslag till beslut Kultur- och föreningsnämnden godkänner dokumenthanteringsplanen. Annelíe Liljebjörn Kommunarkivarie Expedieras till Förvaltningschef Avdelningschefer Arkivredogörare på respektive avdelning c:\temp\alin929arg.doc POSTADRESS FAKTURAADRESS TELEFON E-POSTADRESS PLUSGIRO KARLSKOGA Fakturahantering BESÖKSADRESS Box TELEFAX WEBBADRESS ORG NR Centralplan MALMÖ

2 Bilaga Konsekvenser för en hållbar utveckling - sammanfattande bedömning av förslag till beslut Aspekter Beslutsförslaget har Beskrivning av konsekvenser utifrån checklistan en positiv påverkan ingen påverkan en negativ påverkan Lyft särskilt fram konsekvenser som kommer i konflikt med andra aspekter av hållbar utveckling. Sociala/ kulturella Barnkonventionen Dialog och inflytande Folkhälsa Ekologiska Avfall Jämlikhet och social rättvisa Jämställdhet Kulturmiljö/kulturella omgivningar Miljörelaterad hälsa Biologisk mångfald Energi Konsumtion Transporter Vatten, luft och mark Ekonomiska Kommunens ekonomi Kostnadseffektivitet Tillväxt

3 (1) Ansvarig organisationsenhet: Kultur- och föreningsförvaltningen Fastställd av Kultur- och föreningsnämnden Ersätter Kultur- och föreningsnämnden Dokumenthanteringsplan för kultur- och föreningsnämnden Kultur- och föreningsnämnden har den 12 december 2012 fastställt dokumenthanteringsplan för nämnden. Syfte Syftet med dokumenthanteringsplanen är att kvalitetssäkra och underlätta hanteringen av myndighetens handlingar, från det att de inkommer och upprättas tills det att de arkiveras eller gallras. Planen fungerar även som gallringsbeslut för de uppräknade handlingstyperna. Instruktioner Dokumenthanteringsplanen är indelade i de fyra avdelningar som förvaltningen består av: Kansli Information Arkiv; Bibliotek; Fritid och Turism samt Kulturskolan. Under bibliotekets avdelning ingår även rådgivarverksamheten. Bevaras Innebär att handlingarna skall bevaras för all framtid. Slutförvaring sker i kommunarkivet. Bevaringsskyldigheten gäller originalhandlingar. Gallras Handlingarna förstörs. Sekretesskyddade handlingar förstörs under kontroll. Tidsfristen anger de år som skall förflyta innan gallringen verkställs och avser hela kalenderår. Exempel: handlingar från år 2004 med 2 års gallringsfrist får förstöras först år Gallring vid inaktualitet innebär att handlingen kan gallras så snart den förlorat sin betydelse för förvaltningen. Gallring bör ske regelbundet, förslagsvis en gång om året och utföras med försiktighet. Arkivering Vid leverans till kommunarkivet ska handlingarna ligga i arkivkartonger och vara rensade från allt som inte är arkivhandlingar, såsom kopior, oviktiga minnesanteckningar, utkast samt gem, plastfickor med mera. Arkivkartongerna ska vara ordentligt fyllda och innehåll och tid skall stå med blyerts. Leverantören får en leveransreversal efter arkivpersonal gått igenom leveransen.

4 Senaste ändring DOKUMENTHANTERINGSPLAN KFN Myndighet: Kultur- och föreningsnämnden Förvaltning: Kultur- och föreningsförvaltningen Avdelning/Enhet: Kansli Information Arkiv Kansli/nämndadministration samt gemensamma handlingstyper Adresslistor Registrator Gallras Vid inaktualitet Anpassning/omplaceringsärenden Bevaras Se anm. Förvaras i LISA Anställningsavtal/bevis (underskrivet exemplar) Bevaras Se anm. Till personalakt Ansvars- och befogenhetsbeskrivningar Gallras Se anm. Ett exemplar till personalakt och ett exemplar till arbetstagare. Ansökningar om entledigande Bevaras Se anm. Till personalakt Ansökningshandlingar Bevaras Se anm. Till personalakt. Kommunstyrelsens rutiner. Arbetsskadeanmälan Bevaras Se anm. Till personalakt. Arkivbeskrivning Bevaras Efter ärendet Revideras vid behov. Diarieförs i KAISA. Finns även på avslutats kommunens intranät. Avgångsbeslut/begäran Bevaras Se anm. Till personalakt Avtal Gallras Avtal diarieförs i samlingsärende och gallras 10 år efter avtalstidens utgång. Avtal som tillhör ärende diarieförs där. Var noga med att skicka originalet till registrator! Avtal, tillfälliga kontrakt till exempel föreställningskontrakt Registrator Gallras 2 år efter avtalstidens utgång. Bilavtal Registrator Gallras 2 år efter avtalstidens utgång Cirkulär Gallras Vid inaktualitet Nämndsekreterare/ Delegationsbeslut Bevaras Diarieförs i KAISA. Registrator

5 Diarieförda handlingar Registrator Bevaras Dokumenthanteringsplan Arkivarie, Registrator och arkivredogörare Bevaras Efter ärendet avslutats Efter ärendet avslutats Diarieförs i KAISA, Original i akt. Bevaras endast om inte annat anges i detta dokument. Uppdateras kontinuerligt. Diarieförs i KAISA. Finns även på kommunens intranät, KFN. Följesedlar Hos beställaren Gallras Efter 2 år. Föredragningslista, kallelser Nämndsekreterare Gallras 2 år Förhandlingsprotokoll och fackliga framställningar (enskilda ärenden) Bevaras Till personalakt Inkomna handlingar Nämndsekreterare Bevaras 1 år Registreras under övrig post i KAISA och sätts i pärm Inkomna synpunkter DF Respons Tyck om Karlskoga. Registreras och vidarebefordras till 1 år (system) handläggare. Samlingsärende med hänvisning i KAISA. Kurs och konferensinbjudningar Nämndsekreterare Gallras Vidarebefordras till berörd personal/politiker och gallras vid inaktualitet Nämndens budgetförslag Nämndsekreterare Bevaras 1 år Nämndens handlingar Nämndsekreterare Bevaras 1 år Nämndens verksamhetsplaner Nämndsekreterare Bevaras 1 år Nämndens årsberättelser Nämndsekreterare Bevaras 1 år Polisrapporter Registrator Gallras Diarieförs i samlingsärende i KAISA per år Postlistor Registrator Bevaras 1 år Utskrift från diariet en gång per månad Postöppning, tillstånd Registrator Gallras Vid inaktualitet Pressklipp och fotografier Bevaras 5 år Viktigt att på foton dokumentera år, plats, eventuell händelse och eventuella personer. Projektdokumentation (egna projekt) Projektledare Bevaras Handlingar som bevaras: Ansökan, beslut, projektdirektiv, projektplan, förstudierapport, slutrapport och minnesanteckningar projekt som tillför sakuppgift eller på annat sätt är av vikt. Protokoll, arbetsgrupp Ansvarig Bevaras 1 år Om det är av betydelse för verksamheten Protokoll, arbetsplatsträff Avdelningschef Bevaras 1 år Om det är av betydelse för verksamheten

6 Protokoll, kultur- och föreningsnämnden och stipendiegruppens protokoll Nämndsekreterare Bevaras 1 år Protokoll, ledningsgrupp Förvaltningschef Bevaras 1 år Om det är av betydelse för verksamheten Protokoll, samverkan Samverkanssekret erare Bevaras 1 år Finns även på kommunens intranät, KFN Rehabiliteringsutredningar Adato Bevaras Se anm. Till personalakt. Remisser Registrator Bevaras Remissvar Registrator Bevaras 2 år ärende Externa och egna remisser diarieförs i KAISA. Andra nämnders remisser gallras efter 2 år och bevaras hos den remissinstans som äger ärendet. Diarieförs. Remissvar till andra nämnder gallras dock tillsammans med remissen efter 2 år. Reversaler Arkivredogörare Gallras Efter 10 år. Original finns hos kommunarkivet. Rutinbeskrivningar Gallras Vid inaktualitet. Finns även på kommunens intranät. Skadlig kod och skräppost (SPAM) Gallras Omedelbart av respektive mottagare. Enligt KFN 2/08 Statistik Resp. statistikförare Bevaras 2 år Sammanställning. Statistikunderlag gallras vid inaktualitet Styrdokument Registrator Bevaras Diarieförs. Finns även på kommunens intranät. Tjänstgöringsbetyg/intyg Bevaras Original till arbetstagare. Ett exemplar till personalakt Utredningar Registrator Bevaras ärende Diarieförs i KAISA Övriga utgående skrivelser, ej tillhörande ärende Bevaras 1 år Övrig korrespondens, mail med mera Bevaras Som tillför sakuppgift till ärende eller på annat sätt är av vikt för verksamheten vidarebefordras till diariet för diarieföring Övrig post i KAISA Registrator Gallras Efter 5 år. Övrig post ska endast innehålla korrespondens av kortvarig betydelse. Information Trycksaker Bevaras Vid 1 ex till kommunarkivet vid upprättande

7 Trycksaker av ringa betydelse såsom annonser, inbjudningar mm Gallras upprättande vid inaktualitet. Arkiv Arkivdepå samt Utskrifter i pärm samt digitalt i Visual arkiv. Gäller både Arkivförteckningar Bevaras Visual Arkiv folkrörelsearkivet och kommunarkivet. Fullmakter, externa Arkivarie Bevaras Original skannas och registreras i KAISA, kopia läggs i aktuell akt Förfrågningar till arkivet, externa Arkivarie Bevaras 1 år Diarieförs i KAISA. Handbok i ärende/arkivhantering Arkivarie Bevaras Finns på kommunens intranät. Revideras vid behov Lånekvitton Arkivarie Gallras Vid inaktualitet Låneliggare Arkivarie Gallras Vid inaktualitet Reversaler (leveransbevis) Arkivdepå Bevaras Utskrift i pärm samt i Visual Arkiv. Kopia till leverantör. Sekretessbevis Arkivarie Gallras Vid inaktualitet Statistik Arkivarie Bevaras 2 år Sammanställning. Statistikunderlag gallras vid inaktualitet. Tillsynsprotokoll Arkivarie Gallras Efter 10 år för att kunna följa framsteg Utställningsmaterial/dokumentation Arkivarie Bevaras 2 år Övrig korrespondens, mail med mera Handläggare Bevaras 1 år Om det tillför sakuppgift i ärende eller är av annan betydelse för verksamheten. Vidarebefordras till diariet för diarieföring i KAISA Visual Arkiv, Databas för arkivförteckningar, reversaler och leveransliggare System Bevaras Systemansvarig: Annelíe Liljebjörn

8 Senaste ändring DOKUMENTHANTERINGSPLAN Myndighet: Kultur- och föreningsnämnden Förvaltning: Kultur- och föreningsförvaltningen Avdelning/Enhet: Biblioteket Biblioteket Ansvars-, verksamhets- och befogenhetsbeskrivningar Gallras Vid revidering. Gäller endast de kollektiva beskrivningarna. De individuella skickas till personalakten vid upprättande. Ansökningshandlingar Bevaras Se anm. Till personalakt. Kommunstyrelsens rutiner. Arbetsskadeanmälan Bevaras Se anm. Till personalakt. LISA Avtal Gallras Beställningslistor Inköpsansvariga Brukarenkäter Enkätansvarig Bevaras 1 år Gallras 2 år + löpande år Avtal diarieförs i samlingsärende och gallras 10 år efter avtalstidens utgång. Avtal som tillhör annat ärende diarieförs där. Var noga med att skicka originalet till registrator! Sammanställningar (och 1 frågeformulär), KAISA samt pappersexemplar. Följesedlar Hos beställaren Gallras Vid inaktualitet Förbindelselappar Kravansvarig Gallras Vid inaktualitet Inköpsunderlag Inköpsansvariga Gallras Vid inaktualitet Fakturaunderlag vid kravhantering Kravansvarig Gallras Vid inaktualitet. Hos kommunens ekonomiavdelningen gallras underlaget efter 10 år. Nyckelkvittenser Nyckelansvarig Gallras Vid inaktualitet Postöppning, tillstånd Registrator Gallras Vidarebefordras till registrator Pressklipp och fotografier Bevaras 1 år Viktigt att på foton dokumentera år, plats, eventuell händelse och Projektdokumentation (egna projekt) Projektledare Bevaras projekt eventuella personer. Handlingar som bevaras: Ansökan, beslut, projektdirektiv, projektplan, förstudierapport, slutrapport och minnesanteckningar som

9 Senaste ändring DOKUMENTHANTERINGSPLAN Myndighet: Kultur- och föreningsnämnden Förvaltning: Kultur- och föreningsförvaltningen Avdelning/Enhet: Biblioteket tillför sakuppgift eller på annat sätt är av vikt. Diarieförs i KAISA. Protokoll, arbetsplatsträffar Avdelnings samt biträdande avdelningschefchef Bevaras 1 år Om det är av betydelse för verksamheten. Finns även i KAISA Protokoll, diskmöten Biträdande avdelningschef KAISA Om det är av betydelse för verksamheten. Finns även i rutinpärm i Bevaras 1 år Protokoll, måndagsmöten Bevaras 1 år Om det är av betydelse för verksamheten. Finns även i rutinpärm i KAISA Rehabiliteringsutredningar Adato Bevaras Se anm. Till personalakt Biträdande bibliotekschef och Sekretesskydd för uppgifter i bibliotekets låntagarregister bibliotekschef Bevaras Se anm. Till personalakt Skadlig kod och skräppost (SPAM) Gallras Omedelbart av respektive mottagare. Enligt KFN 2/08 Statistikuppgifter (Kungliga biblioteket) Bibliotekschef Gallras Statliga bidrag, handlingar rörande Närarkiv Gallras Efter 10 år Tjänstgöringsbetyg/intyg Bevaras Original till arbetstagare. Ett exemplar till personalakt Trycksaker Bevaras Vid upprättande 1 ex går direkt till kommunarkivet. Gäller ej inbjudningar, annonser och andra typer av trycksaker av ringa eller tillfällig betydelse vilka istället gallras vid inaktualitet. Utredningar Bevaras ärende Skickas till diariet för diarieföring. Verksamhetsberättelser Bibliotekschef Bevaras 1 år Den senaste finns även på intranätet Verksamhetsplaner Bibliotekschef och Bevaras 1 år Den senaste för hela biblioteket finns även på intranätet

10 Senaste ändring DOKUMENTHANTERINGSPLAN Myndighet: Kultur- och föreningsnämnden Förvaltning: Kultur- och föreningsförvaltningen Avdelning/Enhet: Biblioteket resp.arbetslag Övrig korrespondens, mail med mera Handläggare Bevaras 1 år Om det tillför sakuppgift i ärende eller är av annan betydelse för verksamheten. Vidarebefordras till diariet för diarieföring i KAISA Libra Bevaras Bibliotekssystem. Systemansvarig: Jan Christersson Konsumentrådgivare Broschyrer, informationsblad Enkäter, sammanställning Filmer, video- eller ljudband som rör verksamheten Marknadsundersökningar Pressklipp och fotografier Netloan Bokningssystem. Systemansvarig: Jan Christersson Netigate Bevaras Kommungemensamt Enkätverktyg. Systemansvarig: Emma Elofsson Konsumentrådgivare Konsumentrådgivare Konsumentrådgivare Konsumentrådgivare Konsumentrådgivare Bevaras 1 år Ett exemplar levereras till kommunarkivet vid upprättande. Bevaras 1 år Sammanställningen samt ett frågeformulär Bevaras 1 år Bevaras 2 år Sammanställning Bevaras Projektdokumentation (egna projekt) Projektledare Bevaras Protokoll/minnesanteckningar Konsumentrådgivare 1 år projekt Viktigt att på foton dokumentera år, plats, eventuell händelse och eventuella personer. Handlingar som bevaras: Ansökan, beslut, projektdirektiv, projektplan, förstudierapport, slutrapport och minnesanteckningar som tillför sakuppgift eller på annat sätt är av vikt. Diarieförs i KAISA. Bevaras 1 år Om det är av betydelse för verksamheten

11 Senaste ändring DOKUMENTHANTERINGSPLAN Myndighet: Kultur- och föreningsnämnden Förvaltning: Kultur- och föreningsförvaltningen Avdelning/Enhet: Biblioteket Reklamationsärenden, enskilda konsumentevare Konsumentrådgi- Gallras Efter 1 år Skadlig kod och skräppost (SPAM) Gallras Omedelbart av respektive mottagare. Enligt KFN 2/08 Statistik Konsumentrådgivare Bevaras 2 år Sammanställning. Statistikunderlag gallras vid inaktualitet. Utställningsmaterial/dokumentation Konsumentrådgivare Bevaras 2 år Verksamhetsberättelser Bevaras 1 år Den senaste finns även på intranätet Verksamhetsplaner Bevaras 1 år Den senaste finns även på intranätet Övrig korrespondens, mail med mera Bevaras 1 år Om det tillför sakuppgift i ärende eller är av annan betydelse för verksamheten. Vidarebefordras till diariet för diarieföring i KA- ISA, original i akt/pärm. Energirådgivare Pressklipp och fotografier Bevaras 1 år Viktigt att på foton dokumentera år, plats, eventuell händelse och eventuella personer. Projektdokumentation (egna projekt) Projektledare Bevaras Handlingar som bevaras: Ansökan, beslut, projektdirektiv, projektplan, förstudierapport, slutrapport och minnesanteckningar som projekt tillför sakuppgift eller på annat sätt är av vikt. Diarieförs i KAISA. Skadlig kod och skräppost (SPAM) Energirådgivare Gallras Omedelbart av respektive mottagare. Enligt KFN 2/08 Verksamhetsberättelse Bevaras 1 år Den senaste finns även på intranätet Verksamhetsplan Bevaras 1 år Den senaste finns även på intranätet Övrig korrespondens, mail med mera Bevaras 1 år Om det tillför sakuppgift i ärende eller är av annan betydelse för verksamheten. Vidarebefordras till registrator för diarieföring i KAISA, original i akt/pärm.

12 Senaste ändring DOKUMENTHANTERINGSPLAN Myndighet: Kultur- och föreningsnämnden Förvaltning: Kultur- och föreningsförvaltningen Avdelning/Enhet: Biblioteket Budget- och skuldrådgivare Bokningslistor Kölistor Budget- och skuldrådgivare Budget- och skuldrådgivare Gallras 1 år Gallras Vid inaktualitet, sedan sammanställning skett Handlingar som bevaras: Ansökan, beslut, projektdirektiv, projektplan, förstudierapport, slutrapport och minnesanteckningar som Projektdokumentation (egna projekt) Projektledare Bevaras projekt tillför sakuppgift eller på annat sätt är av vikt. Diarieförs i KAISA. Skadlig kod och skräppost (SPAM) Gallras Omedelbart av respektive mottagare. Enligt KFN 2/08 Statistik Ärenden rörande budgetrådgivning Ärenden rörande skuldrådgivning: (ej prövade enligt skuldsaneringslagen) Ärenden rörande skuldsanering Budget- och skuldrådgivare Budget- och skuldrådgivare Budget- och skuldrådgivare Budget- och skuldrådgivare Övrig korrespondens, mail med mera Handläggare Bevaras 1 år Bevaras 2 år Sammanställning. Statistikunderlag gallras vid inaktualitet. Gallras 5 år efter avslutat ärende Gallras 5 år efter avslutat ärende Gallras 5 år efter avslutat ärende Om det tillför sakuppgift i ärende eller är av annan betydelse för verksamheten. Vidarebefordras till diariet för diarieföring i KAISA

13 Senaste ändring DOKUMENTHANTERINGSPLAN Myndighet: Kultur- och föreningsnämnden Förvaltning: Kultur- och föreningsförvaltningen Avdelning/Enhet: Kulturskolan Kulturskolan Ansvars-, verksamhets- och befogenhetsbeskrivningar Gallras Diarieförs och gallras vid revidering. Anmälan till kulturskolan Gallras Efter 3 år. Ny- och ändringsanmälningar Ansökningshandlingar (personal) Bevaras Se anm. Till personalakt. Kommunstyrelsens rutiner Ansökningar elever (annan ort) Kulturskoleassistent Gallras Efter 3 år Arbetsskadeanmälan Bevaras Se anm. Till personalakt. Förvaras i LISA Avtal Gallras Avtal diarieförs i samlingsärende och gallras 10 år efter avtalstidens utgång. Avtal som tillhör annat ärende diarieförs där. Var noga med att skicka originalet till registrator! Bidragsansökningar KAISA Gallras Efter 5 år Broschyrer, informationsblad, kurskataloger/kursutbud, program (egna konserter Bevaras andra typer av trycksaker av ringa eller tillfällig betydelse vilka 1 ex till kommunarkivet. Gäller ej inbjudningar, annonser och Vid upprättande eller aktiviteter) istället gallras vid inaktualitet. Brukarenkäter Enkätansvarig Bevaras 1 år Sammanställning samt ett frågeformulär Deltagarlistor Gallras Vid inaktualitet Deltagarregister Kulturskoleassistent Bevaras 5 år Förvaras i procapita. Utskrift på papper 2 gång/år Följesedlar Hos beställaren Gallras När faktura inkommit. Hyreskontrakt instrument Kulturskoleassistent Gallras Vid inaktualitet Inventarielistor Bevaras 5 år

14 Senaste ändring DOKUMENTHANTERINGSPLAN Myndighet: Kultur- och föreningsnämnden Förvaltning: Kultur- och föreningsförvaltningen Avdelning/Enhet: Kulturskolan Kompetensutveckling personal Bevaras Se anm. Personal ansvarar själv för att skicka detta till personalakt Kölistor Gallras Vid inaktualitet Närvarolistor Gallras Vid inaktualitet Postöppning, tillstånd Registrator Gallras Vidarebefordras till registrator Pressklipp och fotografier Bevaras 5 år Viktigt att på foton dokumentera år, plats, eventuell händelse och eventuella personer. Protokoll, arbetslag Bevaras 1 år Om det är av betydelse för verksamheten Protokoll, arbetsplatsträff Bevaras 1 år Om det är av betydelse för verksamheten Projektdokumentation (egna projekt) Projektledare Bevaras projekt Rehabiliteringsutredningar Adato Bevaras Se anm. Till personalakt. Handlingar som bevaras: Ansökan, beslut, projektdirektiv, projektplan, förstudierapport, slutrapport och minnesanteckningar som tillför sakuppgift eller på annat sätt är av vikt. Skadlig kod och skräppost (SPAM) Gallras Omedelbart av respektive mottagare. Enligt KFN 2/08 Statistik Verksamhetsledarkommen statistik gallras. Sammanställning. Statistikunderlag gallras vid inaktualitet. In- Bevaras 2 år Tjänstgöringsbetyg/intyg Bevaras Se anm. Original till arbetstagare. Ett exemplar till personalakt Utredningar Bevaras ärende Diarieförs i KAISA Verksamhetsberättelser Avdelningschef och respektive Bevaras 1 år Den senaste ska finnas på kommunens intranät arbetslag Verksamhetsplaner Avdelningschef och respektive arbetslag Bevaras 1 år Den senaste ska finnas på kommunens intranät

15 Senaste ändring DOKUMENTHANTERINGSPLAN Myndighet: Kultur- och föreningsnämnden Förvaltning: Kultur- och föreningsförvaltningen Avdelning/Enhet: Kulturskolan Kulturskoleassistent efter avslutat ärende. Debiteringsunderlag gallras efter 2 år. Inkassoärenden gallras 2 år Vuxenkontrakt Gallras Som tillför sakuppgift till ärende eller på annat sätt är av vikt för Övrig korrespondens, mail med mera Bevaras verksamheten. Vidarebefordras till diariet för diarieföring Netigate Bevaras Systemet måste bevaras så länge det finns information att hämta ut. Kommungemensamt Enkätverktyg. Systemansvarig: Helen Kahlin Konsthallen Vernissagekort, kataloger Bevaras 2 år Ansökningar från konstnärer Registrator Gallras 3 år. Registreras i KAISA Utställningsmaterial Bevaras 2 år

16 Senaste ändring DOKUMENTHANTERINGSPLAN Myndighet: Kultur- och föreningsnämnden Förvaltning: Kultur- och föreningsförvaltningen Avdelning/Enhet: Fritid och Turism Ansvars-, verksamhets- och befogenhetsbeskrivningar Gallras Vid revidering. Ansökningshandlingar Bevaras Till personalakt. Kommunstyrelsens rutiner. Arbetsskadeanmälan Bevaras Till personalakt. Arbetstidsschema Anläggningschef, Badchef Gallras Vid inaktualitet. Avtal Gallras Avtal diarieförs i samlingsärende och gallras 10 år efter avtalstidens utgång. Avtal som tillhör annat ärende diarieförs där. Var noga med att skicka originalet till registra- Avtal, Strandbadet (med föreningar, företag m fl) Registrator Gallras Bidragsansökningar, föreningar Föreningskonsulent Gallras Bokningsschema, bokningsbesked Bokningskonsulent Gallras Vid inaktualitet Broschyrer, informationsblad Bevaras Vid upprättande Debiteringsunderlag lokalhyra Bokningskonsulent Gallras 10 år Enkätsvar, externa Gallras 2 år av ansvarig för enkäten Följesedlar Hos beställaren Gallras Efter 2 år. Listor över SM, NM och VM segrare, ungdom Bevaras 1 år Diarieförs tor! Registreras i KASIA och gallras 1 år efter avtalstidens utgång Efter 5 år. Ansökningarna diarieförs. Verksamhetsberättelserna levereras till kommunarkivet en gång per år av handläggare. 1 ex går direkt till kommunarkivet. Gäller ej inbjudningar, annonser och andra typer av trycksaker av ringa eller tillfällig betydelse vilka istället gallras vid inaktualitet.

17 Senaste ändring DOKUMENTHANTERINGSPLAN Myndighet: Kultur- och föreningsnämnden Förvaltning: Kultur- och föreningsförvaltningen Avdelning/Enhet: Fritid och Turism Lotterier, statistiska uppgifter Lotterikontrollant Gallras 5 år Lotterier, registreringar enligt 17 och tillstånd enligt 16 Lotterikontrollant Gallras 5 år efter sista giltighetsdatum. Diarieförs. Lotterier, redovisningar Lotterikontrollant Gallras Efter 5 år Kundregister, Strandbadet Badchef Gallras Vid inaktualitet Marknadsplan Turistbyrån Gallras Revideras årligen Nyckelkvittenser Bokningskonsulent, idrottshallsvaktmästare Gallras Vid inaktualitet. Postöppning, tillstånd Registrator Gallras Vidarebefordras till förvaltningssekreterare Pressklipp och fotografier Bevaras 5 år Viktigt att på foton dokumentera år, plats, eventuell händelse och eventuella personer. Protokoll, arbetsplatsträffar Bevaras 1 år Om det är av betydelse för verksamheten Rehabiliteringsutredningar Adato Bevaras Till personalakt. Samtycken till publicering på webb (föreningsregister) Gallras 2 år efter publicering upphört Skadlig kod och skräppost (SPAM) Gallras Omedelbart av respektive mottagare. Enligt KFN 2/08 Statistik, turism Turistbyrån Bevaras 2 år Sammanställning. Statistikunderlag gallras vid inaktualitet. Tjänstgöringsbetyg/intyg Bevaras Original till arbetstagare. Ett exemplar till personalakt Turistbyråns policy Turistbyrån Gallras Revideras årligen Utbetalningslista, bidrag till föreningar Avdelningschef Gallras Efter 10 år Utredningar Bevaras ärende Skickas till diariet för diarieföring.

18 Senaste ändring DOKUMENTHANTERINGSPLAN Myndighet: Kultur- och föreningsnämnden Förvaltning: Kultur- och föreningsförvaltningen Avdelning/Enhet: Fritid och Turism Verksamhetsplan Bevaras 1 år Registreras i KAISA. Den senaste finns även på intranätet Verksamhetsberättelser Bevaras 1 år Registreras i KAISA. Den senaste finns även på intranätet Övrig korrespondens, mail med mera Bevaras Som tillför sakuppgift till ärende eller på annat sätt är av vikt för verksamhetenidarebefordras till diariet för diarieföring Kommungemensamt Enkätverktyg. Systemansvarig: Anders Andersson Buisness Intelligence Bevaras FRI System Föreningsregister. Systemansvarig: Thomas Palmberg

Informationshanteringsplan 2014

Informationshanteringsplan 2014 Tjänsteskrivelse 2013-10-23 : Emmy Andersson FHN 2013.0084 Folkhälsonämnden Informationshanteringsplan 2014 Sammanfattning Enlighet Karlskoga kommuns kommunala arkivreglementet (KF 2008-05-26, 101) skall

Läs mer

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan Styrdokument Handläggare: Lars Jonsson 2011-03-22 GN 2011.0122 Gymnasienämnden Dokumenthanteringsplan Gymnasienämnden har den 14 april 2011, GN, fastställt dokumenthanteringsplan för nämnden Syfte Syftet

Läs mer

Informationshanteringsplan

Informationshanteringsplan Informationshanteringsplan Myndighetsnämnden Antagen av myndighetnämnden den 2015-02-09 19 Ersätter Allmänna handlingar ska alltid hanteras på ett sätt som säkerställer handlingens beständighet och som

Läs mer

Informationshanteringsplan

Informationshanteringsplan Informationshanteringsplan Antagen av samhällsbyggnadsnämnden 2015-02-10, 14 Ersätter informationshanteringsplan SBN 2014-03-11 32 Allmänna handlingar ska alltid hanteras på ett sätt som säkerställer handlingens

Läs mer

Informationshanteringsplan för barn- och utbildningsnämnden 2014

Informationshanteringsplan för barn- och utbildningsnämnden 2014 2014-01-20 BUN 2013.0501 Handläggare: Lars Jonsson, Barn -och utbildningsförvaltningen Barn och utbildningsnämnden Informationshanteringsplan för barn- och utbildningsnämnden 2014 Sammanfattning I enlighet

Läs mer

Arkivtillsyn på samhällsbyggnadsförvaltningen, teknik och fastighetsavdelningen

Arkivtillsyn på samhällsbyggnadsförvaltningen, teknik och fastighetsavdelningen Tjänsteskrivelse 2013-04-27 KFN 2012.0087 Handläggare: Annelie Liljebjörn Arkivtillsyn på samhällsbyggnadsförvaltningen, teknik och fastighetsavdelningen Sammanfattning Inspektion består bland annat av

Läs mer

Dnr KS 2008/317 Dokumenthanteringsplan Bollebygds kommun Myndighet: Kommunstyrelsen Fastställd: 2008-06-26 110 Verksamhet: Biblioteket Reviderad:

Dnr KS 2008/317 Dokumenthanteringsplan Bollebygds kommun Myndighet: Kommunstyrelsen Fastställd: 2008-06-26 110 Verksamhet: Biblioteket Reviderad: registre att söka/förva Levere till /gall Allmän administration Arkivförteckning Nej Ordnas systematiskt 1 exemplar ska finnas i arkivet Avskrifter, kopior, utdrag, dubbletter och överexemplar inkomna

Läs mer

Arkivinspektion samhällsbyggnadsförvaltningen

Arkivinspektion samhällsbyggnadsförvaltningen Tjänsteskrivelse 2013-03-18 KFN 2012.0087 Handläggare: Annelie Liljebjörn Arkivinspektion samhällsbyggnadsförvaltningen Sammanfattning Inspektion består bland annat av granskning av arkivutrymme samt hur

Läs mer

Remissvar - motion om att skapa ett ungdomens hus

Remissvar - motion om att skapa ett ungdomens hus Tjänsteskrivelse 2013-04-22 KFN 2013.0035 Handläggare: Maria Motin Kultur- och föreningsnämnden Remissvar - motion om att skapa ett ungdomens hus Sammanfattning Kultur- och föreningsnämnden har beretts

Läs mer

Riktlinjer för Ung Peng-stöd

Riktlinjer för Ung Peng-stöd Tjänsteskrivelse 2012-11-20 KFN 2012.0063 Handläggare: Nina Simonen Kultur- och föreningsnämnden Riktlinjer för Ung Peng-stöd Sammanfattning Ung Peng är ett ekonomiskt stöd från Karlskoga kommun till ungdomar

Läs mer

Dokumenthanteringsplan Kultur- och fritidsnämnden Rådhuset

Dokumenthanteringsplan Kultur- och fritidsnämnden Rådhuset Dokumenthanteringsplan Kultur- och fritidsnämnden Rådhuset RÅDHUSET Kategori Handling Medium Förvaringsplats Gallras eller Administration Ansökningar om lotteritillstånd, diarieförda papper när 5 Administration

Läs mer

Handlingsplan för implementering av finskt förvaltningsområde inom socialförvaltningens verksamhetsområde

Handlingsplan för implementering av finskt förvaltningsområde inom socialförvaltningens verksamhetsområde Tjänsteskrivelse 1 (3) 2014-11-03 SN 2012.0244 Handläggare: Socialnämnden Handlingsplan för implementering av finskt förvaltningsområde inom socialförvaltningens verksamhetsområde Sammanfattning 2010 trädde

Läs mer

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Allmän administration Antagen att gälla från och med: 2015-06-01 Dnr: 2015.65 Handlingsslag. Arkivläggs. Gallras (=förstöres)

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Allmän administration Antagen att gälla från och med: 2015-06-01 Dnr: 2015.65 Handlingsslag. Arkivläggs. Gallras (=förstöres) Antal = hela kalender utöver ursprungset IT-system, förteckningar över och beskrivningar av använda och aktuella (Dokumentation över systemets uppbyggnad samt över använda hjälpmedel, systemdokumentation

Läs mer

Ärende 8. Motion om att alla barn upp till 18 års ålder ska få glasögon gratis

Ärende 8. Motion om att alla barn upp till 18 års ålder ska få glasögon gratis Ärende 8 Motion om att alla barn upp till 18 års ålder ska få glasögon gratis Protokollsutdrag Socialnämnden Sammanträdesdatum 2012-09-10 SN 100 SN 2012.0167 Yttrande avseende motion om att alla barn upp

Läs mer

Bemanning i bibliotekets yttre tjänstgöring

Bemanning i bibliotekets yttre tjänstgöring Tjänsteskrivelse 2013-04-26 KFN 2010.0031 Handläggare: Maria Lobell Bemanning i bibliotekets yttre tjänstgöring Sammanfattning Biblioteket har fått i uppdrag att utreda personalsammansättningen (bibliotekarier

Läs mer

Beslutsprocessen - Kommunfullmäktiges investeringsbeslut Fastighetsägare - Konstnärlig utsmyckning

Beslutsprocessen - Kommunfullmäktiges investeringsbeslut Fastighetsägare - Konstnärlig utsmyckning Tjänsteskrivelse 2015-02-18 KFN 2015.0033 Handläggare: Hans Lundell Kultur- och föreningsnämnden Remissyttrande - Investeringspolicy Sammanfattning Kultur- och föreningenämnden har beretts tillfälle att

Läs mer

Dnr KS 2008/317 Dokumenthanteringsplan Bollebygds kommun Myndighet: Kommunstyrelsen Fastställd:2008-06-26 Verksamhet: Ekonomiavdelningen Reviderad:

Dnr KS 2008/317 Dokumenthanteringsplan Bollebygds kommun Myndighet: Kommunstyrelsen Fastställd:2008-06-26 Verksamhet: Ekonomiavdelningen Reviderad: Allmän administration Arkivförteckning Nej Ordnas systematiskt 1 ex. till arkivet Ingår i KS Avskrifter, kopior, utdrag, Nej Ordnas systematiskt Nej Gallras vid inaktualitet Avdelningen dubbletter och

Läs mer

Strandbadets olika verksamheter

Strandbadets olika verksamheter Tjänsteskrivelse 2012-10-30 KFN 2012.0092 Handläggare: Maria Motin Strandbadets olika verksamheter Sammanfattning På strukturgruppen i september 2012 diskuterades Strandbadets olika verksamheter - målgrupper,

Läs mer

Ärende 5. Motion om att skapa en idrotts- och föreningsdag i Karlskoga

Ärende 5. Motion om att skapa en idrotts- och föreningsdag i Karlskoga Ärende 5 Motion om att skapa en idrotts- och föreningsdag i Karlskoga Protokollsutdrag Kultur- och föreningsnämnden Sammanträdesdatum 2012-05-24 KFN 51 KFN 2012.0054 Motion om att skapa en Idrotts- och

Läs mer

Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist leverans kommunarkivet

Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist leverans kommunarkivet Nämndprotokoll med kallelser innehållande handlingar i urval PapperIT* O Närarkiv Kron.ordn. 4 år 20 Nämndens presidieprotokoll PapperIT* O Närarkiv Kron.ordn. Nämndens utskottsprotokoll PapperIT* O Närarkiv

Läs mer

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan Dokumenthanteringsplan 20120206 Dokumenthanteringsplan för Näringslivskontoret, Norrköpings stadsarkivs beteckning 127 Diarienummer KS 829/2011 004 Fastställd av kommunstyrelsen den 6 februari 2012, 41.

Läs mer

Dokumenthantering för kultur- och fritidsförvaltningen 2014, riktlinjer Arkivbildare: Kultur- och fritidsnämnden

Dokumenthantering för kultur- och fritidsförvaltningen 2014, riktlinjer Arkivbildare: Kultur- och fritidsnämnden Dokumenthantering för kultur- och fritidsförvaltningen 2014, riktlinjer bildare: Kultur- och fritidsnämnden ansvarig: Förvaltningschef Förvaltning: Kultur- och fritidsförvaltningen redogörare: Förvaltningssekreterare

Läs mer

Vidaredelegeringsordning

Vidaredelegeringsordning Tjänsteskrivelse 2014-01-21 Handläggare: Hans Lundell Vidaredelegeringsordning Sammanfattning Kommunallagen medger att en nämnd får uppdra åt ett utskott, ledamot eller ersättare i nämnd eller åt en anställd

Läs mer

HANDLINGSNAMN BEVARAS/GALLRAS ANMÄRKNING. Vid inaktualitet. 2 år. Bevaras. Bevaras. Bevaras. Bevaras. Bevaras. Bevaras. Vid inaktualitet.

HANDLINGSNAMN BEVARAS/GALLRAS ANMÄRKNING. Vid inaktualitet. 2 år. Bevaras. Bevaras. Bevaras. Bevaras. Bevaras. Bevaras. Vid inaktualitet. Första giltighetsdatum 2010-08-25 Dnr 214/2010 004 Dokumenthanteringsplanen är upprättad för att hålla en god ordning och ge överblick över förvaltningens allmänna handlingar. Den talar om vilka handlingstyper

Läs mer

Dokumenthanteringsplan för kultur och fritid

Dokumenthanteringsplan för kultur och fritid Dokumenthanteringsplan för kultur och fritid Fastställd 2013-06-05, Reviderad 2013-10-17, dnr KFN 2013/71 Dokumentkategori: Styrdokument Dokumenttyp: Regel Innehållsförteckning Dokumenthanteringsplan för

Läs mer

POSTADRESS FAKTURAADRESS TELEFON E-POSTADRESS PLUSGIRO

POSTADRESS FAKTURAADRESS TELEFON E-POSTADRESS PLUSGIRO Tjänsteskrivelse 2014-09-30 KFN 2014.0027 Handläggare: Hans Lundell Kultur- och föreningsnämnden Internbudget 2015 Sammanfattning Kultur- och föreningsnämnden diskuterade på sitt septembersammanträde de

Läs mer

Uppföljning Nöjd Kund Index städning skola

Uppföljning Nöjd Kund Index städning skola Handläggare: Sofie Norén Tjänsteskrivelse 2013-05-16 FHN 2012.0079 Folkhälsonämnden Uppföljning Nöjd Kund Index städning skola Sammanfattning Inför årsredovisningen 2012 mättes hur nöjda brukarna är i

Läs mer

Vikarieanskaffning Internkontroll II 2014

Vikarieanskaffning Internkontroll II 2014 Tjänsteskrivelse 2014-11-27 KFN 2013.0086 Handläggare: Hans Lundell Kultur- och föreningsnämnden Vikarieanskaffning Internkontroll II 2014 Sammanfattning Ett av områdena i internkontrollplanen för 2014

Läs mer

Arkivplan för Svenska Klätterförbundet inklusive dess kommittéer Samt en rekommendation och tips för SDF, klätterombud och klätterklubbar

Arkivplan för Svenska Klätterförbundet inklusive dess kommittéer Samt en rekommendation och tips för SDF, klätterombud och klätterklubbar Arkivplan för Svenska Klätterförbundet inklusive dess kommittéer Samt en rekommendation och tips för SDF, klätterombud och klätterklubbar Arkiveringens två hörnstenar 1. Historia Det är vi idag, nu, som

Läs mer

Birgitta Nilsdotter HSH, Zoila Bengtsson HSK Avsnitt: 104 Dokumenthantering Utgåva: 10 Ersätter: HSH 2007-05-01, HSV 2007-05-01, HSK ---

Birgitta Nilsdotter HSH, Zoila Bengtsson HSK Avsnitt: 104 Dokumenthantering Utgåva: 10 Ersätter: HSH 2007-05-01, HSV 2007-05-01, HSK --- FÖRSLAG Dokumenthanteringsplan Hallands Sjukhus Administrativa handlingar* Innehållsförteckning Verksamhet/Rutin Sida Gemensam verksamhet Ledning, Samordning, Kansli 2 Avvikelser och anmälningar i vården

Läs mer

Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad

Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad KS 399/14 Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad 2.3.1 Hantera kompetensförsörjning Antagen av Kommunstyrelsen 26:e november år 2014 Gäller från och med 2015-01-01 Verksamhetsområde

Läs mer

Redovisning och överföring av ungdomsrådet Ung Kungs medel

Redovisning och överföring av ungdomsrådet Ung Kungs medel Tjänsteskrivelse 2014-04-15 Handläggare: Josefin Sejnelid FHN 2013.0073 Folkhälsonämnden c:\temp\jsed9j7ace.doc Redovisning och överföring av ungdomsrådet Ung Kungs medel Sammanfattning Karlskoga och Degerfors

Läs mer

Förhandsinbjudan till regional folkhälsokonferens 2013

Förhandsinbjudan till regional folkhälsokonferens 2013 Tjänsteskrivelse 2012-10-23 Handläggare: Cecilia Ljung Förhandsinbjudan till regional folkhälsokonferens 2013 Sammanfattning I folkhälsoplan för Örebro län står att länets fortsatta folkhälsoarbete ska

Läs mer

Dokumenthanteringsplan för Upphandlingsprocessen

Dokumenthanteringsplan för Upphandlingsprocessen Dokumenthanteringsplan för sprocessen Fastställd 2013-10-17, dnr TSN 2013/53 Dokumentkategori: Styrdokument Dokumenttyp: Regel Innehållsförteckning Sammanfattning... 2 Direktupphandling... 2 Övriga upphandlingar...

Läs mer

Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH, dnr. 14/820. Beslutad av förvaltningschefen 2014-11-20, FC 2014:19

Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH, dnr. 14/820. Beslutad av förvaltningschefen 2014-11-20, FC 2014:19 1(9) Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH, dnr. 14/820 Beslutad av förvaltningschefen 2014-11-20, FC 2014:19 Innehållsförteckning 1. Offentlighetsprincipen 2 2. Allmänna handlingar

Läs mer

Nöjd Kund Index av måltid inom skola

Nöjd Kund Index av måltid inom skola Tjänsteskrivelse 2013-05-16 Handläggare: Sofie Norén FHN 2012.0082 Folkhälsonämnden Nöjd Kund Index av måltid inom skola Sammanfattning 2012 uppnåddes Nöjd Kund Index (NKI) 39 för matgästerna i skolan,

Läs mer

Riktlinjer för informationshantering

Riktlinjer för informationshantering Styrdokument, riktlinjer Stöd & Process 2013-11-04 Ronja Krische 08-590 977 04 Dnr Fax 08-590 733 40 KS/2013:443 ronja.krische@upplandsvasby.se Riktlinjer för informationshantering Nivå: Kommungemensamt

Läs mer

Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist leverans kommunarkivet

Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist leverans kommunarkivet Budget/mål och resursplan Budget, slutprodukt Papper O Kommunkansliet Dnr Bevaras Se kansli Ingår i kommunstyrelsens diarieförda Budgetunderlag Papper O Budget- Förvaltn.vis, 2 år ---------- ekonom, IT

Läs mer

Vid inaktualitet tillfällig betydelse E-post - som blir eller tillförs ett ärende (diarieförd akt)

Vid inaktualitet tillfällig betydelse E-post - som blir eller tillförs ett ärende (diarieförd akt) E-post - som vidarebefordras till annan förvaltning Server Vid inaktualitet Gallras efter vidarebefordran E-post - övrigt Kanslisekr. Se anmärkning Gallras efter 5 år, plac. Med icke diarieförda handlingar

Läs mer

Riktlinje för dagskassor med kontanthantering

Riktlinje för dagskassor med kontanthantering Tjänsteskrivelse 2014-03-24 Handläggare: Madelene Hedström Kultur- och föreningsnämnden Riktlinje för dagskassor med kontanthantering Sammanfattning En kommunövergripande riktlinje för Dagskassor med kontanthantering

Läs mer

Återrapport om analysen av Nöjd Kund Index av måltid inom skola

Återrapport om analysen av Nöjd Kund Index av måltid inom skola Tjänsteskrivelse 2014-02-03 Handläggare: Liz Silvergrund Elfsberg FHN 2012.0082 Folkhälsonämnden Återrapport om analysen av Nöjd Kund Index av måltid inom skola Sammanfattning Enligt protokoll från FHN

Läs mer

ESLÖVS KOMMUN 200011 7-1 2011-12-19 KS.2011.0246. Vård och omsorgsnämnden: Förvaltningschef Eva AströM Gröna Torg 2 241 80 Eslöv

ESLÖVS KOMMUN 200011 7-1 2011-12-19 KS.2011.0246. Vård och omsorgsnämnden: Förvaltningschef Eva AströM Gröna Torg 2 241 80 Eslöv ESLÖVS KOMMUN Kommunledningskontoret Maria Beckman 0413-62348 2011-12-19 KS.2011.0246 Vård och omsorgsnämnden: Förvaltningschef Eva AströM Gröna Torg 2 241 80 Eslöv 200011 7-1 Tillsyn av Vård och Omsorgs

Läs mer

Lathund för informationshantering vid stad och land: arkivering och registrering av dokument och ärenden i Public 360

Lathund för informationshantering vid stad och land: arkivering och registrering av dokument och ärenden i Public 360 Institutionen för stad och land 2015-06-03 Lathund för informationshantering vid stad och land: arkivering och registrering av dokument och ärenden i Public 360 Introduktion Allmänna handlingar vid myndigheter

Läs mer

Universitetsledningens kansli Registratur och arkiv. Dokumenthantering i EU-projekt

Universitetsledningens kansli Registratur och arkiv. Dokumenthantering i EU-projekt Universitetsledningens kansli Registratur och arkiv Dokumenthantering i EU-projekt Dokumenthantering i EU-projekt Vad vi ska prata om: Varför ska vi bevara Exempel på handlingar Diarieföring Gallring Arkivsäkerhet

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad den 20 november 2013

Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad den 20 november 2013 1 (5) Bilaga 6 Inspektionsrapport Dnr RA 231-2013/4559 2014-02-10 Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad den 20 november 2013 Närvarande Från Lantmäteriet: Från Riksarkivet:

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos Utbildningsförvaltningen

Hantering av allmänna handlingar hos Utbildningsförvaltningen Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 5.1.1-1694/15 Sida 1 (8) 2015-06-29 SSA 2015:08 Hantering av allmänna handlingar hos Utbildningsförvaltningen Närvarande från Utbildningsförvaltningen:

Läs mer

Förslag. Lagar och förordningar

Förslag. Lagar och förordningar Förslag Introduktion till Dokumenthanteringsplan 2015 En väl planerad dokumenthantering är förutsättningen för att förmedla information inom organisationen effektivt, underlätta allmänhetens insyn och

Läs mer

Riktlinjer för arkivering inom Svensk Friidrott - distrikt och föreningar

Riktlinjer för arkivering inom Svensk Friidrott - distrikt och föreningar Riktlinjer för arkivering inom Svensk Friidrott - distrikt och föreningar September 2014 Friidrotten som en av de största och mest klassiska idrotterna i Sverige tillhör i högsta grad svensk nutid, framtid

Läs mer

Arkivföreskrifter för Kils kommun

Arkivföreskrifter för Kils kommun KOMMUNFULLMÄKTIGE BESLUT 2015-03-26, 56 Arkivföreskrifter för Kils kommun Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den

Läs mer

Härnösands kommun. Så använder Du. e-post i. Bestämmelser om e-post för kommunala förvaltningar och bolag. Antagna av kommunstyrelsen 2004-04-06, 62.

Härnösands kommun. Så använder Du. e-post i. Bestämmelser om e-post för kommunala förvaltningar och bolag. Antagna av kommunstyrelsen 2004-04-06, 62. Så använder Du e-post i Härnösands kommun Bestämmelser om e-post för kommunala förvaltningar och bolag Antagna av kommunstyrelsen 00-0-06, 6. Innehåll Sid. Regler för e-post som alla måste följa E-postadresser

Läs mer

DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN Nacka Socialtjänst, Äldreenheten Beslutad: Social- och äldrenämnden. Ansvarig/ Förvaring

DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN Nacka Socialtjänst, Äldreenheten Beslutad: Social- och äldrenämnden. Ansvarig/ Förvaring Anmälningar enl 14 kap 2 SoL (Lex Sarah) Anmälningar enl Lex Maria Arbetsmiljöbesiktningar, exv skyddsronder Enkätsammanställningar Papper (original, kopia) Papper (original, kopia) Diarienummer (Ädit)

Läs mer

Dokumenthanteringsplan för ekonomiadministration

Dokumenthanteringsplan för ekonomiadministration Dokumenthanteringsplan för ekonomiadministration Fastställd 2013-04-26, dnr KS 2013/66 Dokumentkategori: Styrdokument Dokumenttyp: Regel Innehållsförteckning Dokumenthanteringsplan för ekonomiadministration...

Läs mer

Dessa riktlinjer utgör en del av kommunens Informations- och kommunikationsstrategi samt kommunens e-poststrategi och fastställs av Kommunstyrelsen.

Dessa riktlinjer utgör en del av kommunens Informations- och kommunikationsstrategi samt kommunens e-poststrategi och fastställs av Kommunstyrelsen. Fastställd av KS 120 Den 11 september 2001 Sida 1:1 Dessa riktlinjer utgör en del av kommunens Informations- och kommunikationsstrategi samt kommunens e-poststrategi och fastställs av Kommunstyrelsen.

Läs mer

Tyresö kommuns riktlinjer för hantering av e-post

Tyresö kommuns riktlinjer för hantering av e-post 1(8) Tyresö kommuns riktlinjer för hantering av e-post Sammanfattning: Vid användning av e-post gäller samma lagar och regler som för pappershandlingar när det gäller vad som är allmän handling samt registrering,

Läs mer

Dokumenthanteringsplanen ska alltid överensstämma med verkligheten och ses över årligen på respektive avdelning/funktion tillsammans med arkivarien.

Dokumenthanteringsplanen ska alltid överensstämma med verkligheten och ses över årligen på respektive avdelning/funktion tillsammans med arkivarien. 1(15) DOKUMENTHANTERINGSPLAN 2006-2007 Dokumenthanteringsplanen är en organisations sätt att beskriva en god ordning i syfte att skapa överblick över organisationens allmänna handlingar. Planen talar om

Läs mer

Lathund för bevarande och gallring av handlingar rörande studieadministration och utbildning vid Mittuniversitetet

Lathund för bevarande och gallring av handlingar rörande studieadministration och utbildning vid Mittuniversitetet Lathund för bevarande och gallring av handlingar rörande studieadministration och utbildning vid Mittuniversitetet Denna lathund innehåller handlingstyper plockade ur MIUN:s dokumenthanteringsplan (MIUN

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos AB Stokab

Hantering av allmänna handlingar hos AB Stokab Stadsarkivet Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-9873/14 Sida 1 (7) 2014-11-07 SSA 2014:12 Hantering av allmänna handlingar hos AB Stokab Närvarande från bolaget: Marie Bornehed Åsa

Läs mer

Riksarkivet konstaterar att arkivvården vid HSAN är god och att inga förelägganden är aktuella.

Riksarkivet konstaterar att arkivvården vid HSAN är god och att inga förelägganden är aktuella. Tillsynsavdelningen Inspektionsrapport 1 (5) 2009-04-29 Dnr RA 231-2009/1133 Inspektion av arkivvården vid Hälso- och sjukvårdens ansvarsnämnd Riksarkivet (RA) inspekterade den 21 april 2009 arkivvården

Läs mer

Handlingsplaner Kultur för Kultur- och föreningsnämnden 2012-2015

Handlingsplaner Kultur för Kultur- och föreningsnämnden 2012-2015 Tjänsteskrivelse 2011-10-21 KFN 2010.0079 Handläggare: Hans Lundell Kultur- och föreningsnämnden Handlingsplaner Kultur för Kultur- och föreningsnämnden 2012-2015 Sammanfattning Kultur- och föreningsnämnden

Läs mer

Motionssvar: schemalägga skollunch som lektion

Motionssvar: schemalägga skollunch som lektion Tjänsteskrivelse 2013-05-14 Handläggare: Madelene Lagerlöf, Ulrika Lundgren FHN 2013.0017 Folkhälsonämnd Motionssvar: schemalägga skollunch som lektion Sammanfattning Kristdemokraterna föreslår i en motion

Läs mer

VAD BÖR SPARAS? Protokoll

VAD BÖR SPARAS? Protokoll INNEHÅLL VAD BÖR SPARAS? s.1 Protokoll s.1 Verksamhets- och revisionsberättelser s.1 Utgående handlingar s.1 Matriklar, medlemsförteckningar s.2 Liggare s.2 Inkomna handlingar s.2 Statistik s.2 Ämnesordnade

Läs mer

Förhandinbjudan Folkhälsokonferens 2013

Förhandinbjudan Folkhälsokonferens 2013 Tjänsteskrivelse 2013-04-15 Handläggare: Cecilia Ljung Dnr: 2013.0048 Folkhälsonämnden Förhandinbjudan Folkhälsokonferens 2013 Sammanfattning Folkhälsonämnden bjuder in till den årliga folkhälsokonferensen

Läs mer

EU-projekt Karlshamns kommun

EU-projekt Karlshamns kommun 1 Dokumentplan EU-projekt Karlshamns kommun Inledning En dokumentplan är ett styrdokument och ett hjälpmedel som används för att handlingar av samma slag ska bli hanterade på ett likartat sätt, både sådana

Läs mer

Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar

Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar 2010 07 01 Producerat av Avdelningen för juridik, Region Skåne Form: Christian Andersson, Region Skåne Tryck: Servicelaget i Kristianstad 2010 Offentlighetsprincipen

Läs mer

SKOLFÖRVALTNINGENS DOKUMENTHANTERINGSPLAN

SKOLFÖRVALTNINGENS DOKUMENTHANTERINGSPLAN SKOLFÖRVALTNINGENS DOKUMENTHANTERINGSPLAN Myndighet Första giltighetsdatum Fastställd Reviderad Skolnämnden 2010-01-01 2009-11-18 133 2010-06-16 84 Handling Sortering Medium Förvaring Bevaras/Gallras Anmärkning

Läs mer

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Socialförvaltningen

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Socialförvaltningen DOKUMENTHANTERINGSPLAN Socialförvaltningen Fastställd av socialnämnden 2009-01-21 Reviderad 2009-09-16 RENSNING När ett ärende avslutas ska Akten/Patientjournalen rensas. Rensningen görs av respektive

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos serviceförvaltningen

Hantering av allmänna handlingar hos serviceförvaltningen Handläggare: Matilda Ekström Inspektionsrapport DNR 9.3-9455/2014 Sida 1 (8) 2014-10-08 SSA 2014:10 Hantering av allmänna handlingar hos serviceförvaltningen Närvarande från serviceförvaltningen: Christer

Läs mer

Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser

Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse RIB 2011:14 beslutade den 22 augusti 2011 Rekryteringsmyndigheten

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS IDROTTSFÖRVALTNINGEN

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS IDROTTSFÖRVALTNINGEN S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN SID 1 (9) 2007-12-21 DNR 9.3-16337/07 SSA 2007:14 Idrottsnämnden HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS IDROTTSFÖRVALTNINGEN Närvarande från Idrottsförvaltningen:

Läs mer

DOKUMENTHANTERINGSPLAN

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Protokoll / Centrala samverkansgruppen - protokoll - kallelser Personalutskottet - protokoll - kallelser i pärm hos registrator i pärm hos registrator 5 år Papper: svenskt arkiv. Sparas elektroniskt i

Läs mer

Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad

Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad KS 399/14 Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad 2.3.2 Administrera löner och fmåner Antagen av Kommunstyrelsen 26:e november år 2014 Gäller från och med 2015-01-01 Verksamhetsområde

Läs mer

Handlingsplaner för Idrott och föreningsliv för Kultur- och föreningsnämnden 2012-2015

Handlingsplaner för Idrott och föreningsliv för Kultur- och föreningsnämnden 2012-2015 Tjänsteskrivelse 2011-10-21 KFN 2010.0079 Handläggare: Hans Lundell Kultur- och föreningsnämnden Handlingsplaner för Idrott och föreningsliv för Kultur- och föreningsnämnden 2012-2015 Sammanfattning Kultur-

Läs mer

Sammanställning av återstående åtgärder efter arkivtillsyn

Sammanställning av återstående åtgärder efter arkivtillsyn Tjänsteskrivelse 2015-03-20 KFN 2014.0043 Handläggare: Annelie Henriksson Sammanställning av återstående åtgärder efter arkivtillsyn Sammanfattning Kultur- och föreningsnämnden är arkivmyndighet i Karlskoga

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN 1(7) ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige den 23 april 2015, 78 och ersätter tidigare arkivreglemente, fastställt den 29 februari 1996, 22 Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782)

Läs mer

Dokumenthanteringsplanen är uppbyggd på följande sätt:

Dokumenthanteringsplanen är uppbyggd på följande sätt: DOKUMENTHANTERINGSPLAN Datum 2013-01-22 Kulturförvaltningen Avser perioden 2013-01-01-2013-12-31 Inledning Dokumenthanteringsplanen syftar till att tydliggöra hur vi hanterar kulturnämndens dokument/handlingar

Läs mer

Ärende 4. Justering av timbelopp för tillsyn enligt miljöbalken och livsmedelslagstiftningen

Ärende 4. Justering av timbelopp för tillsyn enligt miljöbalken och livsmedelslagstiftningen Ärende 4 Justering av timbelopp för tillsyn enligt miljöbalken och livsmedelslagstiftningen Tjänsteskrivelse 2012-11-09 SBN 2012.0182 Handläggare: Susanne Jarl Samhällsbyggnadsnämnden Justering av timbelopp

Läs mer

Arbetsmiljöplan, folkhälsonämnden 2015

Arbetsmiljöplan, folkhälsonämnden 2015 Tjänsteskrivelse 2014-11-11 Handläggare: Camilla Jern Arbetsmiljöplan, folkhälsonämnden 2015 Sammanfattning Enligt kommunens arbetsmiljöpolicy ska varje nämnd upprätta en arbetsmiljöplan för nämndens verksamhet.

Läs mer

Hantering av handlingar i Sandvikenhus AB och Sandviken Energi AB

Hantering av handlingar i Sandvikenhus AB och Sandviken Energi AB GranskningsPM Hantering av handlingar i Sandvikenhus AB och Sandviken Energi AB Sandvikens kommun Pär Månsson Hanna Franck Innehållsförteckning 1 Inledning 1 1.1 Bakgrund 1 1.2 Syfte 1 1.3 Metod 1 2 Offentlighetsreglerna

Läs mer

Arkivreglemente. Styrdokument

Arkivreglemente. Styrdokument Arkivreglemente Styrdokument Styrdokument Dokumenttyp: Reglemente Beslutad av: Kommunfullmäktige 2012-02-29, 27 Dokumentansvarig: Kommunchefen Reviderad av: - 2 Innehållsförteckning Arkivreglemente...

Läs mer

Riktlinjer för handläggning av EU- och andra externfinansierade projekt

Riktlinjer för handläggning av EU- och andra externfinansierade projekt Handläggare Diarienummer Datum Sidan 1(6) Torbjörn Kvist och Helena Zellner KS2008/178 Riktlinjer för handläggning av EU- och andra externfinansierade projekt Ekonomikontoret Tillväxtkontoret/EU enheten

Läs mer

Tillämpningsanvisningar för gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse

Tillämpningsanvisningar för gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse + Bilaga Stöd&Process/Kanslienheten 2013-10-07- Mikael.Bonnevier 08-590 970 33 Dnr Fax 08-590 733 40 Mikael.Bonnevier@upplandsvasby.se Tillämpningsanvisningar för gallring av handlingar av tillfällig eller

Läs mer

Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Borgholms kommun och Borgholm Energi

Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Borgholms kommun och Borgholm Energi Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Borgholms kommun och Borgholm Energi Antagen av Kommunstyrelsen: 2013-03-14 52 Riktlinjer 2 Innehåll Inledning.. 3 Varför registrera och diarieföra... 3 Registrator..

Läs mer

Arbetsmiljöplan, Folkhälsonämnden 2014

Arbetsmiljöplan, Folkhälsonämnden 2014 Tjänsteskrivelse 2013-11-16 Handläggare: Emmy Andersson FHN 2013.0086 Folkhälsonämnden Arbetsmiljöplan, Folkhälsonämnden 2014 Sammanfattning Enligt kommunens arbetsmiljöpolicy ska varje nämnd upprätta

Läs mer

FÖRFATTNINGSSAMLING. Dokumenthanteringsplan för kultur- och fritidsnämnden

FÖRFATTNINGSSAMLING. Dokumenthanteringsplan för kultur- och fritidsnämnden FÖRFATTNINGSSAMLING Dokumenthanteringsplan för kultur- och fritidsnämnden 1 NR 67 DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR... Kultur och Fritidsnämnden GÄLLER FR O M...2007-10-01 HISTORIK: Nämnd/Förvaltning Beslutsdatum

Läs mer

Arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 på KTH. Märta Nyman Arkivarie Ulf Nilsson Arkivchef Kontakt ulfnil@kth.se

Arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 på KTH. Märta Nyman Arkivarie Ulf Nilsson Arkivchef Kontakt ulfnil@kth.se Arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 på KTH Märta Nyman Arkivarie Ulf Nilsson Arkivchef Kontakt ulfnil@kth.se Bakgrund och förutsättningar Ingen befintlig eller planerad övergripande kartläggning av KTHs

Läs mer

SPARA ELLER KASTA? RÅD OCH ANVISNINGAR VID SKÖTSEL AV FÖRENINGSHANDLINGAR. REGION- OCH STADSARKIVET GÖTEBORG 2007 med FOLKRÖRELSERNAS ARKIV

SPARA ELLER KASTA? RÅD OCH ANVISNINGAR VID SKÖTSEL AV FÖRENINGSHANDLINGAR. REGION- OCH STADSARKIVET GÖTEBORG 2007 med FOLKRÖRELSERNAS ARKIV SPARA ELLER KASTA? RÅD OCH ANVISNINGAR VID SKÖTSEL AV FÖRENINGSHANDLINGAR REGION- OCH STADSARKIVET GÖTEBORG 2007 med FOLKRÖRELSERNAS ARKIV 1 SVENSKT FÖRENINGSLIV ÄR UNIKT! Sverige är det föreningsrikaste

Läs mer

DOKUMENTHANTERINGSPLAN

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Dnr 2010/SOC074 Senast reviderad 2013-08-15 ANTAGEN AV SOCIALNÄMNDEN 2010-05-19 DOKUMENTHANTERINGSPLAN SOCIALNÄMNDEN VÅRD OCH OMSORG 1 INNEHÅLLSFÖRTECKNIG 1. BEGREPPSFÖRKLARINGAR 3 2. PERSONAKT ENLIGT

Läs mer

DOKUMENTHANTERINGSPLAN ORUST Miljö- och byggnadsnämnden Första giltighetsdatum 20030101 Fastställelse MBN 20021205 282

DOKUMENTHANTERINGSPLAN ORUST Miljö- och byggnadsnämnden Första giltighetsdatum 20030101 Fastställelse MBN 20021205 282 FÖRFATTNINGSSAMLING (8.5.1) Kommun Myndighet DOKUMENTHANTERINGSPLAN ORUST Miljö- och byggnadsnämnden Första giltighetsdatum 20030101 Fastställelse MBN 20021205 282 Handlingar (dokument) Förvaringsplats

Läs mer

DOKUMENTHANTERINGSPLAN

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Stadsarkivariens delegationsbeslut om planändringar: Redaktionella justeringar 20110418. DOKUMENTHANTERINGSPLAN för Utbildningskontoret fastställd Se inledande anteckning nedan. ändrad sid 1 (8) NSA bet.

Läs mer

2010-04-16 1(2) Dnr Bun 2010/118

2010-04-16 1(2) Dnr Bun 2010/118 2010-04-16 1(2) Bilaga 2:1 Dnr Bun 2010/118 ARKIVPAKET FÖR FÖRSKOLA OCH GRUNDSKOLA: 1. ALLMÄN ADMINISTRATIV VERKSAMHET - checklista för handlingar som årligen ska levereras till kommunarkivet Listan bygger

Läs mer

Lathund vid arkivering av personalakter 1 (7)

Lathund vid arkivering av personalakter 1 (7) Lathund vid arkivering av personalakter 1 (7) Några handfasta tips vad du ska tänka på när du ska leverera personalakter till Linköpings stadsarkiv. Version 2014-06-23 Överflyttning av handlingar till

Läs mer

Riktlinjer för leverans till Folkrörelsearkivet

Riktlinjer för leverans till Folkrörelsearkivet Riktlinjer för leverans till Folkrörelsearkivet Riktlinjer för folkrörelsearkivet Folkrörelsearkivet är en fristående del av kommunarkivet, som är utformad speciellt för föreningar och folkrörelser. Här

Läs mer

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan Dokumenthanteringsplan 20080220 Dokumenthanteringsplan för Byggnadsnämndskontoret, Norrköpings stadsarkivs beteckning 66 Handlingsnummer KS 2008/134 Fastställd av byggnads och miljöskyddsnämnden den 20

Läs mer

Bevarande- och gallringsplan för Stiftelsen Stockholms läns Äldrecentrum

Bevarande- och gallringsplan för Stiftelsen Stockholms läns Äldrecentrum 1 Bevarande- och gallringsplan för Stiftelsen Stockholms läns Äldrecentrum Inledning Myndigheters arkiv bildas av allmänna handlingar och är en del av det nationella kulturarvet. Arkiven skall bevaras

Läs mer

Dokumenthanteringsplan för Samhällsnytta i Kil AB

Dokumenthanteringsplan för Samhällsnytta i Kil AB KOMMUNLEDNINGSKONTORET Beslut 2015-03-23 Dkumenthanteringsplan för Samhällsnytta i Kil AB INLEDNING OMFATTNING OCH SYFTE En dkumenthanteringsplan ger blaget nödvändig kntrll ch överblick över sina allmänna

Läs mer

Regler för hantering av e-post

Regler för hantering av e-post 2008-09-30 1 (7) Kommunledningskontoret Antagen av kommunstyrelsen 186, 2008-11-11 Regler för hantering av e-post Rätten att ta del av allmänna handlingar är grundläggande i den kommunala verksamheten.

Läs mer

Statistiksystemet SOR ska även redovisas i arkivförteckningen med en beskrivning, eller en länk till en sådan.

Statistiksystemet SOR ska även redovisas i arkivförteckningen med en beskrivning, eller en länk till en sådan. 1(5) Inspektion av arkivvården vid Brottsförebyggande rådet 1. Sammanfattning Brottsförebyggande rådet (Brå) bör anpassa sina regler och metoder för systemförvaltning och informationskvalitet i riktning

Läs mer

Inspektionsrapport 1(5) Närvarande: Från SIKA: administratör/sekreterare/registrator ekonomihandläggare adm.chef

Inspektionsrapport 1(5) Närvarande: Från SIKA: administratör/sekreterare/registrator ekonomihandläggare adm.chef Inspektionsrapport 1(5) Avdelningen för tillsyn Maria Nordström Inspektion av arkivvården vid Statens institut för kommunikationsanalys (SIKA) Riksarkivet (RA) inspekterade den 3 september 2008 arkivvården

Läs mer

Dokumenthantering i Trosa kommun

Dokumenthantering i Trosa kommun Dokumenthantering i Trosa kommun Allmänna handlingar, sekretess, posthantering, registrering, arkiv och gallring 2014-08-19 Dokumentkategori: Förvaltningsdokument Dokumenttyp: Handbok Innehållsförteckning

Läs mer