Dokumenthantering för kultur- och fritidsförvaltningen 2014, riktlinjer Arkivbildare: Kultur- och fritidsnämnden

Transkript

1 Dokumenthantering för kultur- och fritidsförvaltningen 2014, riktlinjer bildare: Kultur- och fritidsnämnden ansvarig: Förvaltningschef Förvaltning: Kultur- och fritidsförvaltningen redogörare: Förvaltningssekreterare Nämnd Arvoden med tillhörande underlag, samlingsblankett etc Papper /K Pärm/Arvoden Förvaltn.sekr. 2 år 10 år Delegationsbeslut, originallista över Pärm/Delegationsbeslut delegationsbesluten Papper Förvaltn.sekr. 2 år Bevaras Kansli Administration Handlingar/underlag nämndbeslut Papper /K Pärm/Utskick Förvaltningssekr. 2 år Bevaras Pärm/Protokoll beredningsutskott rum, Protokoll beredningsutskott inkl. kallelser * kassaskåp 2 år Bevaras Pärm/Protokoll Protokoll kultur- och fritidsnämnden inkl. kallelser * kultur- och fritidsnämnden rum, kassaskåp 2 år Bevaras Utskick nämnd/beredningsutskott - protokollsutdrag Papper /K Pärm/Utskick Förvaltningssekr. 2 år 5 år Beställningar (löpande)/följesedlar Papper /K Pärm/Beställning ar o Följe-sedlar Förvaltn.sekr. 2 år Diarium * Pärm/Diarie Förvaltn.sekr. 2 år Bevaras Ligger di i EDP Kultur- och fritidsguide * Pärm/Kultur- och fritidsguide Kultursekr. 2 år Bevaras Planärenden inkomna från tekniska kontoret för yttrande av nämnd Papper K Pärm/Planärenden Förvaltn.sekr. 2 år finns på tekniska kontoret Minnesanteckningar ledningsgrupp, arbetsplatsträffar * Pärm/Minnesanteckningar Förvaltn.sekr. 2 år Bevaras - Se anm. Kan gallras efter 2 år om inte beslut fattats som rör verksamheten Sida 1 av 10

2 Inkommande och utgående skrivelser av betydelse för verksamheten * /K Pärm/Diarie Förvaltn.sekr. 2 år Bevaras Diarieförs Inkommande och utgående skrivelser som inte har betydelse för verksamheten - meddelanden, cirkulär, handlingar för kännedom etc Papper /K Attestförteckning Avtal, anbud, kontrakt av stor vikt eller långvarig karaktär upprättade av (t.ex.entreprenad) /K Pärm/Korrespondens Div. rum Vid inaktualitet Pärm/Strategiska dokument Förvaltn.sekr. 10 år Pärm/Avtal Entreprenad Kassaskåp arkivrum 2 år Bevaras Gäller även e-post, SMS, MMS Protokollförs i nämnd - se protokoll Avtal, anbud, kontrakt, av kortvarig eller rutinmässig art (arrende/leasing) Papper /K Pärm/Avtal Kassaskåp arkivrum 2 år efter upphörd giltighet Korrespondens sociala medier Di Se anm. Se anm. Se anm. Se anm. Se anm. Se anm. Riktlinjer för kommunala Facebooksidor håller på att utformas Sida 2 av 10

3 Ekonomi Direkt upphandling, förfrågningsunderlag och beställning Papper Pärm/Direkt upphandling Förvaltn.sekr. Gallras efter garantitidens utgång alt. 5 år efter upphandlingens avslut Budgetunderlag Prognoser Papper /IT /K Pärm/Budget Förv.chef/ Förvaltn.sekr. 2 år 5 år Se anm. Pärm/Prog-noser Förvaltn.sekr. 2 år 5 år m underlaget visar på hur man från början har velat driva verksamheten bör en sådan information bevaras. Ev. görs detta i nämnd och finns då med som underlag till protokoll Bokslut och bokslutsunderlag /K Pärm/Bokslut Förvaltningchef 2 år 5 år- Se anm. K/ Redovisning handkassa kansli/bibliotek inkl. kassaremsa och utläggskvitton Papper (kassar emsa) Förvaltn.sekr. 2 år 10 år Kassarullar Papper Förvaltn.sekr. 2 år Ekonomikontoret bevarar det som inkommit till dem och som skall bevaras. Har inte ekonomikontoret fått in underlaget så skall detta bevaras hos respektive förvaltning av handkasseredovisning och utläggskvitton finns på ek.kontoret. Kassaremsa finns hos förvaltn.sekr. Sida 3 av 10

4 Underlag för bidrag/stipendier Papper /K Underlag interndebiteringar Papper K Verifikationshandlingar för omföringar inkl. bokföringsorder Papper /K Pärm/Underlag för bidragsutbetalning Förvaltn. sekr 2 år 10 år Pärm/Intern omföring Förvaltn.sekr. 2 år Pärm/Intern omföring Förvaltn. sekr. 2 år 10 år distribueras till ek.kontoret Verifikationshandlingar för utbetalning inkl. utanordning Papper Underlag för verifikationer (leverantörsfakturor i Agresso) Verifikationshandlingar kundfaktura Personal Papper Pärm/Verifikationer utbetalning Kansli 2 år 10 år Pärm/Underlag fakturaverifikationer Förvaltn.sekr. 2 år 10 år Pärm/Ut-gående fakturor Förvaltn.sekr. 2 år 10 år - Se anmärkning Anställningsavtal Papper Kan innehålla sekretess Förvaltn.chef 5 år Bevaras Ansökningshandlingar ej ledigförklarad Förvaltn.chef/ tjänst, vikariat Papper Pärm/Mapp enhetschef 3 år Förvaltn.chef/ Ansökningshandlingar ej erhållen tjänst Papper Pärm/Mapp enhetschef 3 år Förvaltn.chef/ Ansökningshandlingar erhållen tjänst Papper Pärm/Mapp enhetschef 5 år Bevaras Kan innehålla sekretess Förvaltn.chef/ enhetschef Kan gallras om listor finns i systemet bevarade i 10 år Vissa handlingar till personalkontoret Handling (ej original) återsänds på begäran Handling (ej original) återsänds på begäran Vissa handlingar till personalkontoret Ej allmän handling. Endast arbetsmaterial aktuell chef Protokoll medarbetarsamtal/lönesamtal Papper Vid inaktualitet Rehabiliteringsutredning/samlad dokumentation Di Finns i Adato Sida 4 av 10

5 Tjänstgöringsbetyg/intyg Papper K Mapp Uppsägning/avgång Papper K Mapp ering Förvarltn.chef/ enhetschef Förvaltn.chef/enhe tschef gallras efter entledigande Bevarandekopia till personalkontoret till lönekontoret som lägger in i personalakt Dokumenthanteringsplan /K Pärm/ Förvaltn.sekr. Se anm. Reversal Papper K Pärm/Rever-saler Förvaltn. sekr. 10 år beskrivning Papper Pärm/ Förvaltn.sekr. Vid inaktualitet Tillsynsprotokoll/rapporter Papper /K Pärm/ Förvaltn.sekr. Se anm. Kvalitetsutveckling Kopior av de senaste två uppdateringarna sparas i pärm hos förvaltn.sekr. protokollsförs i nämnd - se protokoll kivet bevarar original Kopior av de senaste två uppdateringarna sparas i pärm hos förvaltn.sekr. protokollsförs i nämnd - se protokoll kivet bevarar originalet. Finns även med i kultur- och fritidsnämndens protokoll Sammanställning enkätundersökningar Intern kontrollplan Kvalitetsutvecklingsplan Pärm/Enkätresultat Förvaltn.sekr. 2 år 5 år Bevaras Pärm/Strategiska dok. Förvaltn.sekr. 2 år Bevaras - se anm. Pärm/Strategiska dok. Förvaltn.sekr. Vid inaktualitet Enkätsvar gallras efter att grafisk rapport och sammanställning är gjord Protokollförs i nämnd - se protokoll Sida 5 av 10

6 rganisationsplan Servicedeklarationer Synpunkt Vetlanda - inkommande synpunkter Pärm/Strategiska dok. Förvaltn.sekr. 5 år Bevaras Pärm/Sta-tegiska Protokollsförs i nämnd - dok. Förvaltn.sekr. 2 år Bevaras - se anm. se protokoll Pärm/Synpunkt Vetlanda Förvaltn.sekr. 2 år Digital gallring av ansvarig administratör Synpunkt Vetlanda redovisning Eget utredningsmaterial/uppdragshandlingar Papper Fritid Avtal/Arrende/kontrakt Papper /K Bidragsansökningar för delegationsbeslut Papper /K Pärm/Underlag/handlingar för nämnd-beslut Förvaltn.sekr. 5 år Bevaras - se anm. Pärm/Utredning+projektnamn Förvaltn.sekr. Bevaras Pärm/Avtal- Kontrakt Pärm/Utbetal-da bidrag Säkerhetsskåp rum Bevaras Fritidskonsulent/ förvaltn.sekr. 2 år 10 år Bidragsansökningar för nämndbeslut Papper Pärm/Diarie Förvaltn.sekr. 2 år Bevaras Bidragsansökningar föreningar verksamhetsbidrag jämte handlingar (med undantag för års- och verksamhetsberättelser) Papper Pärm/Bidragsansökningar Fritidskonsulent 2 år 5 år Bidragsbestämmelser Bevaras Handlingar kring lokaluthyrning, bokningsscheman, bokningsbesked Di FRI-programmet Fritidskonsulent Vid inaktualitet eras som underlag för nämndbeslut - se Handlingar/Underlag nämndbeslut Direktiv, uppdragsbeskrivningar, andra handlingar Lämnas till centralarkiv efter att giltighetstid upphört Se även under Kansliekonomi/Underlag för utbetalning (kopia) Diarieförs - se kansli/diarie Se även års- och verksamhets-berättelser Protokollsförs - se protokoll. Ändringar kräver beslut i nämnd/ kommunstyrelse Sida 6 av 10

7 Föreningsregister FRI-programmet Fritidskonsulent 2 år Bevaras Pärm/Föreningsaktuellt Föreningsaktuellt Fritidskonsulent 2 år Bevaras Pärm Nyckelkvittenser Papper System.ordn. Fritidskonsulent Se anm. Sammanställning över föreningar som erhåller verksamhetsbidrag Års- och verksamhetsberättelser från föreningar Papper Kultur Pärm/Sammanställning föreningsbidrag Förvaltn.sekr. 5 år Bevaras Pärm/Bidragsansökningar Fritidskonsulent 2 år 5 år Bevaras Affischer och programblad Papper Pärm/ Kultursekr. 2 år Bevaras Ansökningshandlingar stipendier och kulturpris inkl.sammanställning utdelade stipendier Pärm/ Kultursekr. 2 år 10 år Bevaras Arrangörskontrakt Papper Pärm/ Kultursekr. 2 år Bevaras Bidragsansökningar för delegationsbeslut Papper Pärm/ Kultursekr. 2 år Bevaras Bidragsansökningar föreningar (med undantag för års- och verksamhetsberättelser) Papper Pärm/ Kultursekr. 2 år 5 år Bidragsansökningar gällande bidrag till nämndens förfogande Papper Pärm/Diarie Förvaltn.sekr. 2 år Bevaras Bidragsansökningar studieförbund (med undantag för års- och verksamhetsberättelser) Papper Pärm/ Kultursekr. 2 år 5 år Uppdatering görs årsvis för presentation i Kulturoch fritidsguiden. Se kultur- och fritidsguide Gallras då kort/nyckel återlämnats Se även under Kansliekonomi/Underlag för utbetalning Diarieförs - se Kansliadministration/diarium Sida 7 av 10

8 Ersättning till artister, föredragshållare, musiker, dansare teatergrupper med F- skattsedel Papper Pärm/ Kansli 2 år 10 år Ersättning till enskilda uppdragstagare utan F-skattsedel Papper K Pärm/ Förvaltn.sekr. 5 år Se även Kansli-ekonomi/ - Verifikationshandlingar för utbetalning Ersättning sker via lönekontor Speciella projekt, upphandlingsdokument, sammanställningar/utvärdering, programblad, broshyrer, tidningsklipp Kortvarig och rutinmässig korrespondens Sammanställning över kulturföreningar som erhåller verksamhetsbidrag Pärm Kultursekr. 5 år Bevaras /K Pärm/ Kultursekr. Vid inaktualitet Pärm Förvaltn.sekr. 2 år Bevaras Arbetsmaterial gallras efter 5 år Protokollförs i nämnd - se Nämd/protokoll Pärm System.ordn. 5 år efter upphörd giltighet STIM-avtal Papper Kultursekr. Års- och verksamhetsberättelser från föreningar/studieförbund Papper K Pärm Årsvis Kultursekr. 5 år Bevaras Bibliotek Se även ekonomi - Ersättning till artister/grupper inom barnteater och m med F-skattsedel Papper Pärm/ Kansli 2 år 10 år Verifikationshandlingar för utbetalning Förteckningar över tidskrifter och dagstidningar Papper/IT * Pärm/ Bibliotekarie 2 år Bevaras Uttag görs årsvis Informationsbroschyrer eller dylikt som ges ut av biblioteket Papper/IT * Pärm/ Bibliotekarie 2 år Bevaras Nyförvärvslistor över media (böcker etc) Papper/IT * Pärm årsvis Bibliotekarie 2 år Bevaras Uttag görs årsvis Register över låntagare IT Programvara IT Bibliotekarie 3 år Inaktiva låntagare gallras automatiskt efter 3 år Sida 8 av 10

9 Fritidsgård Bidragsansökningar, träffpunktsbidrag Papper Pärm/ Förvaltn.sekr. 2 år 10 år Broshyrer, programblad och dylikt från Fritidsgårdsden egna verksamheten Pärm/ föreståndare. 2 år Bevaras Fotografier från verksamheten av Fritidsgårdsbestående värde Pärm/ föreståndare 1 år 2 år Bevaras Redovisning handkassa fritidsgården Zonen inkl. kassaremsa och utläggskvitton Papper K Pärm/ Fritidsledare 2 år 10 år Kassarullar Papper Fritidsledare 2 år Fritidsgårds- Handlingsplan Pärm/ föreståndare 2 år Bevaras Kassakvitton Papper Årsvis Fritidsledare 2 år Närvaroförteckning Papper Pärm/ Tidningsurklipp Papper K Pärm/ Museum Affischer, programblad, och dylikt från den egna verksamheten Fritidsgårdsföreståndare Fritidsgårdsföreståndare 2 år 2 år Bevaras (gallras vid oläsbarhet) Pärm/ Museiassistent 2 år Bevaras Avräkningsunderlag för ersättning till enskilda uppdragstagare utan F- skattesedel Papper Pärm/ Museiassistent 2 år 10 år Dokumentation av verksamheten, t.ex. utställningar, arrangemang och pedagogisk verksamhet Pärm/ Museiassistent 2 år Bevaras Dokumentation över vården av samlingarna Pärm/ Museiintendent 2 år Bevaras Se även Kansliekonomi/Underlag för utbetalning av handkasseredovisning och utläggskvitton finns på ek.kontoret Är underlag för verksamhetsmått i års - och verksamhetsberättelse - se kansli finns på tidningsredaktion Sida 9 av 10

10 Fakturaunderlag för köpare av utställningsmaterial Papper Pärm/ Museiassistent 2 år 10 år Fotografier från verksamheten av bestående värde Pärm/ Museiassistent 2 år Bevaras Se även Kansliekonom/Verifikationshandlingar kundfaktura Handkasseredovisning/kassaremsa/ insättningskvitton Papper /K Pärm/ Museiassistent 10 år Kassarullar Papper Museiassistent 1 år 2 år Register över museets samling av arkivhandlingar. Registret kan bestå av liggare, kortregister och foton eller föras med hjälp av IT-stöd Pärm/ Museiassistent 2 år Bevaras Register över museets samling av foton Pärm/ Museiassistent 2 år Bevaras Register över museets samling av föremål. Registret kan bestå av liggare, kortregister och foton eller föras med hjälp av IT-stöd Register över museets samling av konst. Registret kan bestå av liggare, kortregister och foton eller föras med hjälp av IT-stöd * Register över samtidsdokumentation * Skrivelser om gåvor, donationer och depositioner * * Idag bevaras inget material i Vetlanda kommun elektroniskt. Pärm/ Museiassistent 2 år Bevaras Pärm System. ordn. Museiassistent 2 år Bevaras Pärm System. ordn. Museiintendent 2 år Bevaras Pärm System. ordn. Museiassistent 2 år Bevaras När materialet som skall bevaras inte längre anses nödvändigt för arbetet i förvaltningen skrivs det ut på Svenskt papper och lämnas ner till kivet. finns på ek.kontoret. Kassaremsa finns hos museiassistent Iréne Bergman Sida 10 av 10