Dokumenthanteringsplan och arkivbeskrivning för Kostoch städservice. KS

Transkript

1 Utdrag ur protokoll fört vid sammanträde med kommunstyrelsens arbetsutskott i Falkenberg FALKENBERG Dokumenthanteringsplan och arkivbeskrivning för Kostoch städservice. KS KS Beslut Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta 1 Att anta kost- & städservice dokumenthanteringsplan inklusive arkivbeskrivning Beslutsunderlag Kost- & Städservice skrivelse "Arkivbeskrivning för kost- & städservice" med tillhörande dokumenthanteringsplan, Sammanfattning av ärendet I enighet med gällande lagstiftning har kost- & städservice sammanställt en Arkivbeskrivning med tillhörande dokumenthanteringsplan som verksamheten ska arbeta efter. Ekonomi Ingen påverkan av kommunens ekonomi. Övervägande Kost- & städservice föreslår att kommunstyrelsen fastställer Arkivbeskrivning med tillhörande dokumenthanteringsplanen för verksamheten i enighet med gällande lagstiftning. Vid protokollet Jenny Antonsson Protokollet justerat och anslaget samma dag. Utdragsbestyrkande Falkenbergs kommun Falkenberg. Telefon växel: Fax: e-post: kommun@falkenberg.se

2 Datum FALKENBERG Kommunstyrelseförvaltningen Kost- och Städservice Arkivbeskrivning för Kost- och städservice Organisation Verksamheten sorterar under kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen är kommunens ledande politiska förvaltningsorgan. Den har ansvar för hela kommunens utveckling och ekonomiska ställning. Under kommunstyrelsen sorterar kommunstyrelseförvaltningen med sina olika enheter - Kanslienheten, Stadsbyggnadskontoret, Strategienheten, Ekonomienheten, Arhetsgivarenheten, Kost- och städservice och FAMI (Falkenbergs kommuns Arbetsmarknads- & Introduktionsenhet). Kost- och städservice producerar och säljer kost- och städtjänster till kommunens verksamheter, privata förskolor och till äldreboenden som tidigare drivits av socialförvaltningen men som idag drivs i privatregi. Kost- och Städservice kontrollerar att underleverantörer inom städ uppfyller uppsatta kvalitetskrav. Lagar och författningar Kommunallagen Livsmedelslagen Arbetsmiljölagen Skollagen Smittskyddslagen F örvaltningslagen Lagen om offentlig upphandling Offentlighets och sekretesslag Lag om skydd mot olyckor Skadeståndslag PUL - personuppgiftslag Arkivlag Arkivreglemente Lagen om anställningsskydd Semesterlagen F öräldraledighetslagen Medbestämmandelagen Diskrimineringslagen

3 Datum Arbetsuppgifter Posthantering, ärenderegistrering, räkenskaper och protokoll. I övrigt se dokumenthanteringsplan. Kost- och städservice arbetsuppgifter: -Tillreda och servera kost till framförallt socialförvaltningens brukare och barn- och utbildningsförvaltningens barn och elever i enlighet med gällande lagstiftning och beställning från kund. -Erbjuda en gemensam näringsvärdeberäknad matsedel till skola/barnomsorg och äldreomsorg. -Upphandla råvaror i samverkan med kommunens upphandlingsenhet. -Upphandla lokalvård, och fönsterputs samt utföra kvalitets kontroller av lokalvård i enlighet med gällande lagsstiftning och beställning från kund. -Utföra lokalvård i enlighet med beställning. -Rekrytera personal till tjänster och vikariat för att utföra vårt uppdrag. -Ta fram rutiner för att effektivt lösa uppdraget. -Leda och fördela arbetet inom verksamheten. -Utföra administrativa uppgifter. -Utbilda personal. -I övrigt ombesörja de uppgifter och fullgöra de uppdrag, som kan hänföras till Kost- och städservice verksamhetsområde. Sökingångar i arkivet - digitala system och register Dokumenthanteringsplan, arkivförteckning, diariet, postlista, protokoll Vanligt förekommande handlingar med sekretess Läkarintyg Arkivansvar Arkivansvarig: Agneta Elofsson Arkivhandläggare: Anna Sech

4 Administration Avtal/ överenskommelser ex. KSS Se anmärkning Upphörda avtal gallras efter 2 år Hyror/intern/extern Administration Handlingar av ringa eller tillfällig betydelse (se anm) Assistent Vid inaktualitet Se anmärkning I enlighet med RAFS 1997:6, t ex reklam, kursinbjudningar, rutinmässiga skrivelser m m Administration In- och utgående skrivelser Evolution Bevaras Hanteras i enlighet med diarierutinerna. Administration Röstbrevlådemeddelanden - av ringa/tillfällig Assistent Se anmärkning Gallras efter avlysning betydelse Administration Röstbrevlådemeddelanden - av vikt Assistent Se anmärkning Diarieföres. Gallras efter avskrift Administration Verksamhetsberättelse Verksamhetschef Se anmärkning KKS verksamhetsberättelse är en del av KSF verksamhetsplan. Verksamhetsberättelse gallras vid inaktualitet. Ekonomi Bokföringsorder Assistent Se anmärkning Till Recall efter 2 år, bevaras i 10 år Ekonomi Debiteringsunderlag Assistent Se anmärkning Till Recall efter 2 år, bevaras i 10 år Ekonomi Ersättning för glasögon Verksamhetsekonom Se anmärkning Handhas av Ekonomienheten Ekonomi Externa debiteringar Assistent Se anmärkning Till Recall efter 2 år, bevaras i 10 år Ekonomi Redovisning av handkassa inklusive kvitton. Kassaskåp Se anmärkning Till Recall efter 2 år, bevaras i 10 år Ekonomi Handlingar i ekonomisystemet Raindance Digitalt, ekonomisystemet Se anmärkning Se dokumenthanteringsplan för Kommunstyrelsen, ekonomienheten Ekonomi Internbudget Verksamhetsekonom Se anmärkning Ekonomienheten Ekonomi Inventarieförteckning Hemkatalogen Se anmärkning Original till ekonomienheten varje år. Kopia gallras efter 1 år. Ekonomi Verifikationer Kassaskåp Se anmärkning Till Recall efter 2 år, bevaras i 10 år Ekonomi Verifikationer i fakturaportalen Digitalt, 10 år fakturaportalen Anställningsbeslut original Arbetsgivarenheten Bevaras Sänds till arbetsgivarenheten,bevaras i personalakten. Anställningsbeslut - kopior Hemkatalogen Vid inaktualitet Anhörigregister Assistent Vid inaktualitet Uppdateras löpande Anställningsbetyg Arbetsgivarenheten Se anmärkning Insändes till personakt, arbetsgivarenheten Arbetsgivarintyg, digitalt Hemkatalog Se anmärkning Gallras 1 år efter inaktualitet. Arbetsmiljö, Protokoll KSS arkiv 10 år Bevaras Arbetsplatsträffar, arbetslagskonferenser, Registrator/Hemkatalo 10 år Bevaras Uttages på papper före leverans till kommunarkiv verksamhetsmöten gen Se anmärkning Årsarbetstidslistor Assistent Se anmärkning Gallras 1 år efter inaktualitet Arbetsschema Assistent Se anmärkning Gallras vid inaktualitet Löneunderlag i e-postformat Assistent 2 år Körrapport inklusive kvitto KSS arkiv Se anmärkning Bevars i 10 år LAS-listor anställning, underlag Assistent Se anmärkning Gallras vid inaktualitet Ansökan om pension/ entledigande- kopior Assistent Se anmärkning Gallras 1 år efter inaktualitet original till Arbetsgivarenheten. Ledighetsansökan, mindre än 3 mån. Assistent Vid inaktualitet PS Självservice Ledighetsansökan, längre än 3 mån. Assistent 2 år

5 Förstadagsintyg Se anmärkning Gallras 1 år efter inaktuallitet. Läkarintyg Kassaskåp Se anmärkning Diarieförs. Kopia till arbetsgivarenheten efter 90 dagar. Gallra 1 år efter inaktualitet Närvaro/frånvaro blakett Assistent 2 år MBL protokoll KSS arkiv 10 år Bevaras Arbetsskadeanmälan Digitalt i KIA Bevaras Kopia av arbetskadeanmälan till FK sänds till Arbetsgivarenheten Tillbuds blanketter Digitalt i KIA Bevaras Samverkansprotokoll KSS arkiv 10 år Bevaras Lista kostavdrag Assistent 2 år Sekretessbevis/Tystnadsplikt Arbetsgivarenheten Bevaras Sänds till arbetsgivarenheten bevaras i akten. Intyg Assistent Se anmärkning Gallras vid inaktualitet Underlag friskvårdsbidrag inklusivekvitto KSS arkiv Se anmärkning Bevaras i 10 år Handlingar rörande rehab Digitalt i Adato Se anmärkning Diarieförs vid ankommst. Sjuk/Friskanmälan Assistent 2 år PS Självservice Hygieninformation Arbetsgivarenheten Bevaras Sänds till arbetsgivarenheten bevaras i akten. Tidrapporter Timvikariat Assistent 2 år Bisyssla Arbetsgivarenheten Bevaras Sänds till arbetsgivarenheten bevaras i akten. Utdrag ur belastningsregister Digitalt Se anmärkning Personec Arbetsedaren Intresseanmälan i pappersformat Assistent Se anmärkning Gallras vid inaktualitet Intresseanmälan vikariepoolen kök Digitalt i Sitevision Se anmärkning Gallras vid inaktualitet Utdrag ur belastningsregister, vik Digitalt Se anmärkning Personec Arbetsedaren Kök Lunchkuponger Köken 2 år Kök Handlingar egenkontroll, diarieförs EC 3 år Kök Följesedlar EC, VC Se anmärkning Gallras vid inaktualitet Kök Offerter EC, VC Se anmärkning Gallras vid inaktualitet Kök Rutiner och dokument EC, VC Se anmärkning Gallras vid inaktualitet Kök Debiteringsunderlag antal portioner Hemkatalogen 10 år Bevaras Kök Informationsbrev från verksamhetschefen Hemkatalogen 5 år Bevaras Kök Provsvar EC Se anmärkning Gallras ett år efter inaktualitet Kök Inventarieförteckning lösa inventarier KSS arkiv Se anmärkning Gallras vid inaktualitet Kostnaden för varor i lager finns med i årsbokslutet. Se dokumenthanteringsplan för Kök Inventering av lager Verksamhetsekonom Se anmärkning Kommunstyrelsen, ekonomienheten Kök Inventarieförteckning maskiner Hemkatalogen Se anmärkning Gallras vid inaktualitet Kök Matsedlar Hemkatalogen 10 år Bevaras Städ Ritningar Digitalt, Städarkitekten Se anmärkning Gallras vid inaktualitet Städ Lokalförteckningar Digitalt, Städarkitekten Se anmärkning Gallras vid inaktualitet