Flyttas till närarkiv

Transkript

1 Vaxholms stad Dokumenthanteringsplan för TFK (Nämnden för teknik, fritid och kultur) Giltig från 1 januari 2011, reviderat ADMINISTRATION NÄMNDADMINISTRATION Kallelse till nämndens sammanträden Gallras efter 3 år Per sammanträde Tjänsterum Efter 1 år Kallelse med föredragningslista och kopia av handlingar Nämndens protokoll Närarkiv Omgående Efter 5 år Svenskt Arkiv 80 Register/innehållsförteckning till nämndens protokoll Årsvis, alfabetiskt och kronologiskt Närarkiv Efter årets slut Efter 5 år Levereras till kommunarkivet tillsammans med protokollen Delegeringsbeslut, kopia Gallras efter 1 år Tjänsterum Original diarieförs och förvaras i resp. akt "Förvaltningen informerar" Gallras efter 1 år Tjänsterum Utgörs av kopior av utdrag från nämndprotokollet Arvodeslista Anslagsbevis Gallras efter anslagstidens utgång Original till personalenheten ALLMÄN ADMINISTRATION Skrivelser/handlingar av ringa värde, registreras ej Skrivelser/handlingar som ej utgör del av ärende, registreras som enstaka handlingar Skrivelser/handlingar, viktiga för verksamheten och som ska besvaras och /eller leder till ett nämndärende, registreras som ärende E-post (hanteras som ovan under skrivelser/handlingar) Diariet, möteshandlingar exkl nämndhandlingar, Tjänsterum T. ex. reklam, kursinbjudningar som inte rör verksamheten Gallras efter 1år Nummerordning/år Registrator Dpl-ordning/år Aktskåp, registrator, dock senast efter 2 år Omgående T.ex. förfrågningsunderlag, upplåtelse av platsmark, arrendeavtal E-post som behöver sparas i mer än 2 år, ska förvaras på annan plats. Om skrivelsen ska diarieföras tas den ut på papper och lämnas till registrator. Diariet Diarieförda ärenden Diarieplansordning/år Aktskåp kansliet Efter avslut Efter 5 år Ärendekort Pappersuttag ur diariesystemet, sorteras in i resp. akt efter avslut Diarium, digitalt medium, dock ej förrän diarielistor och ärendekort tagits ut på papper Kronologisk Diarieplan, papper Se anm. Tjänsterum Ett exemplar av varje nyupprättad version diarieförs på kansliet Diarielista Ärendenummerordning/år Närarkiv Omgående Efter 5 år Tas ut på papper före leverans till stadsarkivet. Förvaras i resp. års första arkivbox. Dok plan för TFK

2 Diarielista Diarieplansordning/år Närarkiv Omgående Efter 5 år Tas ut på papper före leverans till stadsarkivet. Förvaras i resp. års första arkivbox. Systemdokumentation, diariesystem byte av system Tjänsterum Förvaras hos systemansvarig Särskilda handlingstyper Enkäter samt svar Enkäter av ringa värde, ej besvarade Minnesanteckningar från möten med olika grupper, original TEKNIK FASTIGHETSFÖRVALTNING Ärendekort, övriga handlingar efter 1 år Gallras omgående Aktskåp Resp. tjänsterum, samlingsnummer årsvis, dpl 009. Drift och skötsel av byggnader Upphandlingar (förfrågningsunderlag, anbud, öppningsprototkoll, tilldelningsbeslut m.m.) Ej antagna anbud Underhållsplaner, digitala Beställningar/tilläggstjänster (efter felanmälan) Felanmälanstatistik från entreprenörer Utryckningsrapporter Förteckning över utlånade nycklar Nyckel- och kortkvittenser Dpl-ordning Gallras 2 år efter beslut Gallras när nästa plan upprättas Gallras i samband med kontroll av fakturan Gallras när nyckel resp, kort återlämnas Årsvis per entreprenör Närarkiv Dator hos Handläggare Handläggare Dator hos Dator hos Avser samtliga upphandlingar inom verksamheten; diarieförs. Förvaras åtskilt från akten; märk handlingarna med diarienummer och gallringsår. Passerkortsystem, digitalt Hyreshantering Hyreshantering, digitalt system Hyreskontrakt, aktuella Besiktningsprotokoll, lägenheter Register över bostäder Gallras 1 år efter avflytt Gallras när nytt protokoll upprättats Fastighetsordning samt alfabetisk ordning per hyresgäst inom resp fastighet Fastighetsordning Handläggare Dator hos hos Administration Vid avflytt sorteras avtalen kronologiskt för att underlätta framtida gallring Dok plan för TFK

3 Register över seniorboenden Myndighetsbesiktningar Besiktningsprotokoll och intyg Pärm per fastighet OVK, el, hissar, tryckkärl, oljetankar, brandtillsyn m.m. ar rörande fastigheter Pärm per fastighet T.ex. fettavskiljning, energideklarationer, elrevision Radon Avläsningsrapporter från mätningar av kommunens fastigheter på samlingsnummer/år GATOR, VÄGAR OCH TRAFIK Kopior hos rensas vid behov Planer och utredningar Diarieplansordning Förordnande av kommunal parkeringsvakt Diarieplansordning Register över förordnade parkeringsvakter Beslut om lokala trafikföreskrifter, tillfälliga trafikföreskrifter och upphävande av beslut Broliggare med uppgift om byggnadsår, reparationer, besiktningar m.m. Ansökan och beslut om boendeparkering och nyttoparkering Ansökan och beslut om parkeringstillstånd för rörelsehindrade Dator hos Efter fulltecknande Gallras efter 1 år Tjänsterum Gallras 1 år efter utgången giltighetstid i tjänsterum på samlingsnummer/år, utgör trafikliggare Pärm med register och handlingar Delegeringsbeslut, anmäls i nämnd Obs! Sekretess Schaktingstillstånd med bilagor Skrotbilar (skrivelse till fordonsägare eller Svensk Bevakningstjänst, utredning frpn Svensk Bevakningstjänst) Händelserapporter från Polisen Drift- och skötselavtal med entreprenörer, inkl. förlängningar och utökningar Per område Diarieplansordning Dagvattenutredningar etc. Diarieplansordning INVESTERINGSPROJEKTERING Projekthandlingar Per projekt Dator eller pärmar Byggmötesprotokoll Korrespondens Intyg Ritningar M fl handlingar /samlingsnummer/år /samlingsnummer/år Administration Rensas före arkivering. Dok plan för TFK

4 MARKFÖRVALTNING ar i ärenden rörande upplåtelser och överlåtelser Upplåtelseavtal, överlåtelseavtal, nyttjanderättsavtal,servitutsavtal, inskrivningsbevis och/eller lantmäterihandlingar samt fastighetsregleringar Diarieplansordning Aktskåp ar rörande tillfälliga upplåtelser Diarieplansordning Aktskåp ar i ärenden rörande arrenden (gäller dock ej båtklubbsarrenden) Arrendeavtal Fastighetsordning Dokumentskåp i Övriga handlingar, t.ex. skriftväxling Gallras när resp. avtal upphört att gälla Fastighetsordning Pärm /dator hos Avtal om upplåtelse av jakt ( jaktarrenden) Diarieplansordning Aktskåp Fastighetsdeklarationer och fastighetstaxeringar Gallras efter 6 år Fastighetsordning Pärmar i med ev. skriftväxling ; ange även fastighetsbeteckning vid diarieföring.vid försäljning lämnas original till ny ägare och kopior läggs i akten. Bildar arrendeakter ar rörande samfällighetsföreningar (kallelser, årsmötesprotokoll, skriftväxling) Tomt- och småhuskön Ansökan med bilagor samt faktureringsunderlag, skriftväxling Föreningsvis Pärm i tjänsterum Aktuella i pärm i tjänsterum Ansökan registreras i diariesystem Förvarings- plats Register över sökande till tomt- och småhuskön Dator Word-dokument PARKER, GRÖNOMRÅDEN, SKOGSVÅRD Trädinventeringar Diarieplansordning Aktskåp Planer och utredningar Diarieplansordning Aktskåp Drift- och skötselavtal med entreprenörer, inkl Diarieplansordning Aktskåp förlängningar och utökningar Skrivelser inkl mejl med anledning av brister i entreprenörens åtaganden, rutinpåpekanden (gäller även e-post) Gallras efter åtgärd Viktiga skrivelser diarieförs. Arrendeavtal Se avsnittet Markförvaltning Informationsbroschyr Omgående Ett exemplar bevaras på stadsarkivet Övriga handlingar rörande naturreservat Lekplatser och lekmaterial Beställning via fax till leverantör Gallras omgående Pärm och dator hos handläggre Dok plan för TFK

5 Besiktningsprotokoll, lekplatser Gallras efter 1 år SMÅBÅTSHAMNAR, KAJER OCH BÅTPLATSER Hamnordning Diarieplansordning Aktskåp Ansökan och beslut eller uppsägning av båtplats Avtal, småbåtsplatser Gallras när nytt avtal /kund upprättas Register över båtplatser (excel) Aktskåp Dator hos Arrendeavtal för båtklubbar Diarieplansordning Aktskåp Kajplatavtal Gallras när nytt avtal upprättas per kund Pärm med register i UPPLÅTELSE AV ALLMÄN PLATSMARK Torghandelsstadga Diarieplansordning Aktskåp Ansökan/remiss från polisen samt beslut inkl Aktskåp tillstånd från polisen Beslut/förteckning över beviljade torghandelstillstånd ; beslutas i kommunfullmäktige - samlingsnummer/år Uppdateras kontinuerligt. Delegeringsbeslut, exkl avtal längre än 5 år som beslutas i nämnd sregistreras. Delegeringsbeslut, exkl avtal längre än 5 år som beslutas i nämnd Torghandelstillstånd, loppmarknader och andra evenemang ; beslutas i kommunfullmäktige på samlingsnummer/år. Tillstånd till sökande Delegeringsbeslut, anmäls i nämnd, diarieförs FRITID Föreningsbidrag Ansökan med bilagor, lokal- drift- och aktivitetsbidrag samt beslut Register, digitalt medium (FRI) Gallrasvid Dator Förs löpande Föreningarnas års- och verksamhetsberättelser Alfabetisk ordning/förening Drift- och skötselavtal med entreprenörer, inkl förlängningar och utökningar KULTUR Allmän kulturell verksamhet på samlingsnummer/år. Delegeringsbeslut Närarkiv Efter 5 år Ska sändas in, enligt bidragsnormen Diarieplansordning Aktskåp ar rörande kulturstipender Diarieplansordning Aktskåp Efter 5 år Verksamhetsberättelser Diarieplansordning Aktskåp Efter 5 år Konstregister, digitalt Bibliotek Beståndsregister, utttag Omgående Omgående Ett uttag till fil vart 5:e år med början 2010 Dok plan för TFK

6 Beståndsregister, digitalt medium, se anm ovan. Förteckning över tidskrifer och dagstidningar Omgående Efter 5 år Ett exemplar av varje version bevaras Förteckning över prenumeration av databaser Omgående Efter 5 år Register över lån per person Register över lånekortsinnehavare Krav till låntagare Kvitton ang. internationella boklån (IB) Kvitton från kassaapparat (kassarulle) Sammanställning av kvitton från kassaapparat veckovis samt månadsvis, kopia Gallras efter 4 år om kortet ej aktiverats återlämning Gallras efter 2 år, under förutsättning att sammanställning görs Dator Sker med automatik, vid återlämning Digital rutin Gallras efter 2 år Tjänsterum Original av månadssammanställningen skickas till ekonomienheten Sammanställning av kvitton, årsvis Utgör bilaga till verksamhetsberättelsen Sambindningslistor (inköps-och beställningslistor) Följesedlar (avs biblioteksbeställningar) Gallras efter avprickning, 2 ggr per månad Informationsbroschyrer, program, affischer o. likn. Tjänsterum Omgående Efter 5 år som ges ut av biblioteket Verksamhetsberättelser /år Tjänsterum Efter 5 år Statistik Underag för statistik Hemsida, se anm. Budgethandlingar med verksamhetsplaner Arbetsmiljöhandlingar (arbetsmaterial) Larnmrapporter ar rörande bibliotekets säkerhet Avtal med dataleverantörer, original Efter upphörande Avtal, kopia APT-protokoll Gallras efter 1 år Tjänsterum Ingår i verksamhetsberättelserna Tas ut på papper centralt Uppdateras kontinuerligt Dok plan för TFK