DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR KOMMUNSTYRELSEN

Transkript

1 FÖRFATTNINGSSAMLING (8.1.43) Antagen av 1(10) Kommunstyrelsen (KS/2002:225) DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR KOMMUNSTYRELSEN Kanslienheten Ekonomienheten Personalenheten STO-upphandling och Tekniska enheten Kontakta Kansliets expedition telefon för utskrift av planerna

2 Sida 2 (10) HANDLINGARNA I ARKIVE- RINGSPLANEN ÄR UPPTAGNA I BOKSTAVSORDNING Arkivförteckningar Centralarkivet Omedelbart efter avslutat förteckningsarbete Arkiv 80 Avtal, orginal (som inte specificeras särskilt i förteckningen) Kommunjuristen *)vid avtalets upphörande *)ingår därefter i KS diariehandlingar Brandsäkert skåp Brevpärm (ink och utg skrivelser, ej diarieförda) Kronologisk ordning 1 år 3 år Diarielistor Kommunstyrelsen/kommunfullmäktige Närarkivet 5 år Arkiv 80 Bindes femårsvis Diarieförda handlingar Kommunstyrelsen/kommunfullmäktige Närarkivet Årsvis i diarienummerordning 5 år Rensas på underlag detalj- och översiktsplaner samt remisser från myndigheter E-post - till Webbmaster - Orust hemsida, insändare Informationssekr Datumordning Vid inaktualitet Faxnyheter West Sweden Datumordning 3 år

3 Sida 3 (10) Fotografier, filmer, video- eller ljudband Närarkiv Fraktsedlar Vaktmästare 2 år Förköpshandlingar Närarkiv Bokstavsordning 1 år Förtroendemannaregister 4 år efter mandatperiodens slut Internfakturor Nummerordning 1 år 10 år Kallelse/föredragningslista och bilagekopior Vid inaktualitet Kommunfullmäktige, kallelse Närarkiv Insättes i kommunstyrelsens diarieförda handlingar Kursinbjudningar Närarkiv Kronologisk ordning 5 år Arkiv 80 1 år Diarieförda Kvittensbok, avg rek och ass Vaktmästare 2 år 10 år Kvittenser, mott paket och rek Vaktmästare 2 år 10 år Kopior

4 Sida 4 (10) Tjänstgöringsrapporter - månads- - flextids- - sjukanmälan - ledighetsansökan Personvis Kronologisk ordn Personvis 2 år Kopior Original Kopior OKFS, Orust författningssamling Kontinuerligt vid författningens inaktualitet Postlista, Winäss Kronologisk ordning Protokoll - Kommunfullmäktige Närarkiv Paragrafnummerordning, bindes årsvis 3 år 5 år Arkiv 80 - Kommunstyrelsen Närarkiv 5 år Arkiv 80 - Kommunstyrelsens arbetsutskott Närarkiv 5 år Arkiv 80 - Valberedningsnämnden Närarkiv Paragrafnummerordning, flera år bindes samman 5 år Arkiv 80 Protokoll och originalhandlingar: - Diverse kommittéer som arvodeskommittén - Folkhälsorådet samt underlag för Närarkivet Kronologisk ordning. Varje kommitté för sig. Flera år bindes 5 år Arkiv 80 Folkhälsorådets

5 Sida 5 (10) beslut samman. underlag till beslut bevaras hos assistent Protokollskopior - Kommunfullmäktige - Kommunstyrelsen 1 år 1 år - Kommunstyrelsens arbetsutskott 1 år - STO-kommittén 2 år 5 år Original finns hos Stenungsunds kommun Svenska kommunförbundets cirkulär Nummerordning 1 år 3 år Svensk författningssamling, SFS Referensbibliotek Inbundna ALKOHOLFRÅGOR Avslag/återtagen ansökan om serveringstillstånd Närarkiv Årsvis i diarienummerordning 3 år Samtliga handlingar i ärendet Underlag för beslut rörande stadigvarande serveringstillstånd Närarkivet 5 år 3 år efter det att verksamheten upphört T ex ansökan och övr yttranden fr sökanden bevis över godkännande av livsmedelslokal, bolags-,

6 Sida 6 (10) och F-skattebevis, finansieringsplan, hyreskontrakt, konkursfrihetsbevis, meritförteckning, momsregistreringsbevis, personbevis, verksamhetsbeskrivning, yttranden från andra förvaltningar. Anmälningar om utsedda serveringsansvariga personer Alkoholhandläggare Vid inaktualitet När tillståndet gått ut Restaurangrapporter Alkoholhandläggare 10 år Handlingar rörande tillfälliga serveringstillstånd till allmänheten Närarkivet Årsvis i diarienummerordning 5 år Samtliga handlingar i ärendet Handlingar rörande tillfälliga serveringstillstånd till slutna sällskap Närarkivet Årsvis i diarienummerordning 5 år Samtliga handlingar i ärendet Tillsynsrapporter vid restauranginspektioner Alkoholhandläggare 5 år, med angivet undantag Bör bevaras i tillsynsärenden som leder till utredning om varning, sanktioner eller återkallelse av serveringstillstånd Korrespondens rörande Närarkivet 5 år med angivet Bör bevaras i tillsyns-

7 Sida 7 (10) alkoholtillstånd undantag ärenden som leder till utredning om varning, sanktioner eller återkallelse av serveringstillstånd Tillsynsrapporter vid kontroll av detaljhandel med öl STATISTIK/PLANERING Alkoholhandläggare 5 år med angivet undantag Bör bevaras i tillsynsärenden som leder till utredning om förbud eller varning AMPAK, sysselsättningsstatistik (tidigare Årsys ) Planeringssekr/ närarkiv 3 år 5 år BEFPAK befolkningsförändringar (tidigare AVIPAK) Planeringssekr 3 år 10 år A4-pärm, disketter BEFPAK Folkmängd Planeringssekr 3 år 10 år A4-pärm/disketter Befolkningsprognos Planeringssekr 3 år 5 år Beredskapsplaner Närarkiv Beredskapsskåp, revideras vart 5:e år Beställningar, SCB Planeringssekr 5 år Bostadsförsörjningsprogram (KBP), Närarkiv 3 år Original ingår i KS

8 Sida 8 (10) senast 1996 DEMOPAK (befolkningsstatistik) Planeringssekr/ närarkiv diarium 3 år 10 år A4-pärm Flyttningsundersökning Planeringssekr Ks Diarium Ks Diarium Folk- och bostadsräkningar, senast 1990 Närarkiv Inbunden Kvartalsstatistik Planeringssekr/ närarkiv 3 år 10 år Nyko-systemet (statistikområdesindelningar) Planeringssekr/ närarkiv 5 år A4-pärm, digitalt Sveriges officiella statistik: - befolkningsförändringar - folkmängd Närarkiv 1 år 1 år 5 år 5 år Inbunden, Internet Inbunden Underlag till utredningar (LIP m fl) Planeringssekr Vid inaktualitet Översiktsplaner, kommunens Närarkiv 5 år Revideras vart 5:e år, kartor finns på miljöoch byggnadsenheten

9 Sida 9 (10) TRAFIKFRÅGOR Delegeringsbeslut: - parkeringstillstånd för rörelsehindrade Närarkiv Personnummerordning Efter beslut 1 år efter utgången giltighetstid - transporttillstånd Trafikhandläggare Löpnummerordning 2 år - tillfälliga lokala trafikföreskrifter (ingår i trafikliggaren) Gatu-/vägnamn, 2 år eller vägnummer Felparkeringsavgifter: Trafikhandläggaren 2 år Orginalet skickas till vägverket - statistik Trafikhandläggaren 2 år Lokala trafikföreskrifter: - utfärdade och upphävda av Länsstyrelsen (ingår i trafikliggaren) Gatu-/vägnamn, eller vägnummer - utfärdade och upphävda av Kommunstyrelsen (se liggaren) Gatu-/vägnamn, eller vägnummer - utfärdade och upphävda av Vägverket (ingår i trafikliggaren) Gatu-/vägnamn, eller vägnummer

10 Sida 10 (10) FÄRDTJÄNST STO-UPPHANDLING