Dokumenthanteringsplan för Kommunal hjälpmedelssamverkan

Transkript

1 Handläggare Datum Lars Axelsson Hjälpmedelsnämnden Dokumenthanteringsplan för Kommunal hjälpmedelssamverkan Förslag till beslut Hjälpmedelsnämnden godkänner Kommunal hjälpmedelssamverkans verksamhetsspecifika dokumenthanteringsplan. Bakgrund KHS fick påpekande vid arkivtillsyn att det inte finns någon verksamhetsspecifik dokumenthanteringsplan. En plan är nu framtagen bilaga 1, som ska godkännas av hjälpmedelsnämnden. Blir det ytterligare påpekanden kring dokumenthanteringsplanen, kommer innehållet att revideras och beslutas på nytt i nämnden. Håkan Ehlin Hjälpmedelschef Lars Axelsson Supportchef Kalmar Kommun Omsorgsförvaltningen Adress Box Kalmar Besök Torsåsgatan 1B Tel vx Fax lars.axelsson@kalmar.se

2 Kommunal hjälpmedelssamverkan KHS Dokumenthanteringsplan Fastställd av Dokumentansvarig Datum Hjälmedelsnämnden Håkan Ehlin Serie, handlingar Arkivläggning/placering Förvaringsplats KHS arkiv Gallring Anmärkning Protokoll Hjälpmedelsnämndens protokoll Datumordning Nämndsekreterare 5 år Bevaras omsorgsförvaltningen Kalmar Anteckningar ledningsgrupp Datumordning Konferensrummet 5 år Bevaras Verksamhetshandbok KHS verksamhetshandbok Konferensrummet 3 år Utskrift på papper vart tredje år. Rapporter från internrevision Datumordning Kassaskåpsrummet Kalmar 5 år Rapporter från externrevision Datumordning Kassaskåpsrummet Kalmar 5 år Bevaras Personal Beslut om anställning - kopia Bokstavsordning Hjälpmedelschef 2 år

3 Tjänstgöringsrapport original Månadsvis och bokstavsordning Hjälpmedelschef Ledighetsansökningar kopia Bokstavsordning Hjälpmedelschef 2 år Underlag för medarbetaresamtal och lönesamtal Bokstavsordning Hjälpmedelschef Vid inaktualitet Flextidsrapport Bokstavsordning Hjälpmedelschef 2 år Önskemål om sysselsättningsgrad Bokstavsordning Hjälpmedelschef Vid inaktualitet Uppsägning av önskad sysselsättningsgrad Bokstavsordning Hjälpmedelschef Vid inaktualitet Original till KL.kontoret, pers.enheten löneavd Uppsägning av tjänst av arbetstagare Bokstavsordning Hjälpmedelschef 2 år Kopia till KL.kontoret, pers.enheten löneavd Läkarintyg - kopia Bokstavsordning Hjälpmedelschef 2 år Sekretess om diagnos anges Sjukskrivningsbesked Bokstavsordning Hjälpmedelschef 2 år Arbetsskadeanmälan Bokstavsordning Hjälpmedelschef 2 år Kopia till KL.kontoret, pers.enheten löneavd Anmälan om tillbud Bokstavsordning Hjälpmedelschef Original till KL.kontoret, pers.enheten löneavd personakt Kopia till arbetstagare, enhetschef och personalsekreterare Rehabiliteringsutredningar Bokstavsordning Hjälpmedelschef 2 år Se Kommungemensam verksamhetshandbok. Dokumentoplan: 2 år

4 rehabiliteringsärenden. Sekretess/tystnadsplikt/gåvor och testamenten Bokstavsordning Hjälpmedelschef Kan gallras efter Reseräkningar Bokstavsordning Hjälpmedelschef 6 år Ansvarsförbindelse vid användning av datorer anslutna till Kalmar kommuns nätverk Mobiltelefon avtal och ev löneavdrag kopia Bokstavsordning Hjälpmedelschef Kan gallras efter Bokstavsordning Hjälpmedelschef Kan gallras efter Anhöriguppgifter, personal Bokstavsordning Konferensrummet Kan gallras efter Ekonomi Original till lönehandläggare Fakturor, original/scannade Bokföringsorder original (överföring, kvittenslista) Internfakturor, avstämning original Externfakturering(debiteringslista och avstämning) Verifikationsnummerordning Inköp och faktura (fakturasystem) Verifikationsnummerordning Rum hos Ekonom och Verifikationsnummerordning Rum hos Ekonom och Datumordning Rum hos Ekonom och Debiteringsunderlag Datumordning Rum hos Ekonom och Restlängd Datumordning Rum hos Ekonom och 10 år Original i Östersund 10 år Innevarande år hos ekonom, äldre i kassaskåp KHS 10 år 10 år Innevarande år hos ekonom, äldre i kassaskåp KHS 10 år Pärm hos Ekonom 10 år Pärm hos Ekonom

5 Budgetuppföljning Datumordning Rum hos Ekonom 2 år Finns lagrat i dator Körjournaler, leasingbilar Datumordning Kassaskåpsrummet i Kalmar 2 år Finns hos Ekonom Avtal/kontrakt Hyres- och serviceavtal - original Alfabetisk ordning Kassaskåpsrummet i Kalmar 2 år efter inaktualitet Entreprenadavtal - original Alfabetisk ordning Kassaskåpsrummet i Kalmar 2 år efter avtalstidens utgång Inköpsavtal Alfabetisk ordning Västerviks upphandlingsenhet 10 år Journaler Logglistor, Procapita Datumordning IT-samordnare 1 år Pappersjournaler Datumordning Kassaskåpsrummet i Västervik 10 år Finns endast i Västervik Övrigt Avvikelserapport Finns i Sesam Finns i Sesam Finns i Sesam 10 år Transportskadeanmälan Datumordning Kassaskåpsrum i Kalmar och Västervik Kundorder sängar/lyftar Löpnummer/datum Jens kontor och 2 år efter inaktualitet 2 år efter inaktualitet Besiktningsprotokoll lyftar Löpnummer/datum Kontoret vid förrådet i Kalmar 2 år Pärm vid förrådet kontor

6 Arbetsorder FU Löpnummer/datum Kontoret vid förrådet i Kalmar 2 år efter inaktualitet Pärm vid förrådet kontor Protokoll från brandskyddsrond? Kassaskåpsrummet 2 år E-post av ringa/tillfällig betydelse Datumordning Respektive handläggare Vid inaktualitet Övrig e-post Datumordning Respektive handläggare Gallras efter utskrift på papper. Följer därefter tillämplig anvisning i arkivplanen. Protokollskopior, protokollsutdrag, Datumordning Respektive handläggare Vid inaktualitet cirkulär och informationsmaterial av tillfällig betydelse, övrigt utredningsmaterial. Följesedlar hjälpmedel Alfabetisk ordning/datum Kontoret vid förrådet 1 år efter inaktualitet Följsedlar övrigt Alfabetisk ordning Ekonoms rum och kassaskåpsrummet Turistlån underlag Datumordning Kontoret vid förrådet 2 år efter inaktualitet Säkerhetsmeddelande från leverantör Datumordning Inköpares rum Efter inaktualitet 2 år efter inaktualitet I kassaskåpsrummet efter 1 år. Orderbekräftelser Alfabetisk ordning Inköpares rum 1 år efter inaktualitet Manuella förskrivningar Alfabetisk ordning Kontoret vid förrådet i Kalmar I Västervik i kassaskåpsrummet 2 år efter inaktualitet Special anpassningar Individnummer Kassaskåpsrummet i Kalmar Vid inaktualitet Plocklistor Löpnummer Kontoret vid förrådet 1 år efter inaktualitet

7 Tillbud Hjälpmedel Datumordning Kontoret vid förrådet 5 år Finns i pärm Tillbud Arbetsorder Löpnummer/datum Kassaskåpsrummet 2 år efter inaktualitet Finns i pärm