MYNDIGHET: SOCIALNÄMNDEN VERKSAMHET: STABEN ANTAL ÅR FR O M INNEVARANDE ÅR

Transkript

1 SOCIALFÖRVALTNINGEN DOKUMENTPLAN MYNDIGHET: SOCIALNÄMNDEN VERKSAMHET: STABEN HANDLINGSTYP Ansökan om anställning -Anställningsbeslut Personalavdelningen är arkivansvarig Anmälan om delegeringsbeslut: - individärenden - övriga ärenden Socialförvaltningen Avtal och kontrakt 1 år efter avslut Handlingarna scannas W3D3 Diarieföring/registrering och redovisning av allmänna handlingar - förvaltningsgemensamt diarium - diarieplan - diarieförda handlingar - dokumenthanterings plan - arkivbeskrivning Enkäter/statistik - egenproducerade - sammanställning och resultat Ingår i SN protokoll Diariet W3D3 Diariet W3D3 Diariet W3D3 Diariet W3D3 Diariet W3D3 Diariet W3D3 Diariet W3D3 Elektroniska- pappershandlingar, e-post av tillfällig betydelse Se RA-FS 1997:6 Vid inaktualitet Kils kommun Postadress Besöksadress Telefon +46 (0) Bankgiro Box 88 Kommunhuset Fax PlusGiro Kil Östra Torggatan 2D E-post sn@kil.se Org.nr Sida 1 av 4

2 HANDLINGSTYP Föredragningslistor, dagordning/kallelse till sammanträde Arbetsrum Föreningsbidrag - ansökan - beslut Socialförvaltningen Diarium W3D3 Ingår i SN protokoll Diarium W3D3 Ingår i SN protokoll För kännedom: Kursinbjudningar, information, broschyrer mm Arbetsrum 1 år Förteckning över förtroendemän i SN Kommunstyrelsen är arkivmyndighet Förteckning över förtroendemän i SNAU Socialförvaltningen Diarium W3D3 Ingår i SN protokoll Klagomål/synpunkter - Allmänna - Åtgärdade Socialförvaltningen Diarium W3D3 Ingår i SN protokoll Diarium W3D3 Ingår i SN protokoll Korrespondens - av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär - övrig korrespondens Arbetsrum Socialförvaltningen Diarium W3D3 Minnesanteckningar från mötet med ledningsgrupp, referensgrupp, arbetsgrupp eller liknande, som inte är beslutade av nämnd/arbetsutskott Socialförvaltningen 1 år Sida 2 av 4

3 HANDLINGSTYP Minnesanteckningar från avdelnings-, personal- och informationsmöten el liknande Socialförvaltningen 1 år Nämndens budgetförslag Socialförvaltningen Diarium W3D3 Nämndens verksamhetsberättlese/årsberättelse Socialförvaltningen Diarium W3D3 Protokoll - socialnämnden Socialförvaltningen Diarium W3D3 - socialnämndens arbetsutskott Socialförvaltningen Diarium W3D3 Protokoll från kommittéer, ledningsgrupper, arbetsgrupper, referensgrupper och dyl, tillsatta av nämnd/arbetsutskott och/eller där nämnden har sekreteraransvar Socialförvaltningen Diarium W3D3 Protokoll från olika samarbetsorgan mellan arbetsgivare och arbetstagare, MBL-protokoll, samverkansprotokoll Socialförvaltningen Diarium W3D3 Sida 3 av 4

4 HANDLINGSTYP Sekretessbevis (tystnadspliktsförsäkran) Personalavdelningen är arkivansvarig Sida 4 av 4

5 SOCIALFÖRVALTNINGEN DOKUMENTPLAN MYNDIGHET: SOCIALNÄMNDEN VERKSAMHET: ARBETSMARKNADSENHETEN HANDLINGSTYP Ansökan om anställning - Anställning av personal Personalavdelningen är arkivansvarig Flyktingmottagning Socialakter - födda 5, 15 och 25 - Ärendeblad - Journalblad osv - Utredning - Ansökan Övriga - Boutredningar - Ek utredningar - Protokoll över hembesök - Fullmakter 5 år Sida 1 av 3

6 HANDLINGSTYP - Korrespondens 5 år - Kopior på fakturor - Mottagning- /utlämningskvitton - tillvaratagna patienttillhörigheter Hyreskontrakt och avtal Kassaskåp Vid inaktualitet Diarium Attestlistor utbetalningar av försörjningsstöd och vårdkostnader 10 år Bokförda betalningar 10 år Bokföringsjournaler 10 år Budgetrådgivning Årsstatistik Verksamhetsberättelse Kansliavdelningen är arkivansvarig Ärenden rörande budgetrådgivning Ärende rörande skuldrådgivning, ej prövade enligt skuldsaneringslagen Ärende rörande skuldsanering prövade enligt skuldsanerings-lagen 5 år 5 år efter det att betalningstiden löpt ut 5 år efter det att betalningstiden löpt ut Sida 2 av 3

7 HANDLINGSTYP Register till ärenden rörande budget- och skuldrådgivning Bokningslistor 5 år Gallras samtidigt med akten 1 år Statistikunderlag/statistik som sammanställts till årsstatistik eller redovisas på annat sätt Vid inaktualitet Sedan sammanställning/redovisning skett Sida 3 av 3

8 SOCIALFÖRVALTNINGEN DOKUMENTPLAN MYNDIGHET: SOCIALNÄMNDEN VERKSAMHET: AVGIFTSHANDLÄGGNING HANDLINGSTYP Månadsredovisning utförda timmar Debiteringsunderlag 5 år Avgiftsbeslut 5 år c:\documents and settings\ahult\skrivbord\dokplan social\dokumentplan - avgiftshandläggare.doc Kils kommun Postadress Besöksadress Telefon +46 (0) Bankgiro Box 88 Kommunhuset Fax PlusGiro Kil Östra Torggatan 2D E-post sn@kil.se Org.nr Sida 1 av 1

9 SOCIALFÖRVALTNINGEN DOKUMENTPLAN MYNDIGHET: SOCIALNÄMNDEN VERKSAMHET: IFO (INDIVID- OCH FAMILJEOMSORG) HANDLINGSTYP Ansökan om anställning Personalavdelningen är arkivansvarig - Anställning av personal Avtal Hem- för vård eller boende upphandling Vid inaktualitet Socialakter - födda 5, 15 och 25 - Ärendeblad - Journalblad c:\documents and settings\ahult\skrivbord\dokplan social\dokumentplan - ifo.doc - Utredning - Ansökan 5 år - Övriga Kils kommun Postadress Besöksadress Telefon +46 (0) Bankgiro Box 88 Kommunhuset Fax PlusGiro Kil Östra Torggatan 2D E-post sn@kil.se Org.nr Sida 1 av 8

10 Faderskap 1 år HANDLINGSTYP - domar - S-protokoll - MF-protokoll - faderskaps- bekräftelse Adoptionsärenden 1 år Placering av underårig och handlingar som upprättats i samband därmed Dödsboanmälningar och boutredningar 5 år 5 år - dödsfallsintyg - släktutredning - boutredning - ekonomiska utredningar - protokoll över hembesök - fullmakter - korrespondens - mottagning- /utlämningskvitton - tillvaratagna patienttillhörigheter - kopior av dödsboanmälan Sida 2 av 8

11 HANDLINGSTYP - kopior av boutredningar, bouppteckningar - bouppteckningar Hyreskontrakt och avtal Kassaskåp Vid inaktualitet Diarium Scannas W3D3 Attestlistor utbetalningar av försörjningsstöd och vårdkostnader Bokförda betalningar 10 år 10 år 10 år 10 år Bokföringsjournaler 10 år 10 år Tillståndsgivning i alkoholfrågor Utredning och förslag till beslut i ärende rörande stadigvarande serveringstillstånd Tillståndsbevis, stadigvarande servering Domar rörande tillstånds- och tillsynsärende Överklaganden från sökande Sida 3 av 8

12 HANDLINGSTYP Utredning och förslag till beslut i tillsynsärenden rörande återkallelse av serveringstillstånd Återkallelse av serveringstillstånd Utredning och förslag till beslut i tillsynsärenden rörande varning och sanktioner Underlag för beslut rörande stadigvarande serveringstillstånd 3 år efter det att verksamheten upphört Ansökan o övriga yttrande från sökande, bevis över godkännande av livsmedelslokal, bolagsbevis, F-skattebevis, finansieringsplan, hyreskontrakt, konkursfrihetsbevis, meritförteckning, momsregistreringsbevis, personbevis, verksamhetsbeskrivning, yttrande från andra förvaltningar Anmälan om utsedd serveringsansvarig personal Vid inaktualitet När tillståndet gått ut Restaurangrapporter 10 år 10 år Handlingar rörande tillfälliga serveringstillstånd 5 år 5 år Sida 4 av 8

13 HANDLINGSTYP Handlingar rörande tillfälliga serveringstillstånd till slutna sällskap 5 år 5 år Tillsynsrapport vid restauranginspektion Korrespondens rörande alkoholtillstånd 5 år 5 år Bör bevaras i tillsynsärenden som leder till utredning om varning, sanktioner eller återkallelse av serveringstillstånd 5 år 5 år Bör bevaras i tillsynsärenden som leder till utredning om varning, sanktioner eller återkallelse av serveringstillstånd Anmälan om detaljhandel med öl 5 år efter det att verksamheten upphört Tillsynsrapporter vid kontroll av detaljhandel med öl 5 år 5 år Bör bevaras i tillsynsärenden som leder till utredning om förbud eller varning Ärenden om varning eller förbud avseende detaljhandel med öl Anmälan enligt tobakslagen Inkomna anmälningar och upprättade handlingar 5 år efter det att Verksamheten Sida 5 av 8

14 HANDLINGSTYP Tillsynsrapport vid kontroll av tobaksförsäljning 5 år 5 år Bör bevaras i tillsynsärenden som leder till utredning om förbud eller varning Nikotinläkemedel 5 år efter det att verksamheten upphört Tillsynsrapport vid kontroll av nikotinläkemedelsförsäljning Receptfria läkemedel 5 år Bör bevaras i tillsynsärenden som leder till anmälan till Läkemedelsverket 5 år Bör bevaras i tillsynsärenden som leder till anmälan till Läkemedelsverket Sida 6 av 8

15 HANDLINGSTYDP LSS-akter Personakt - Födda 5, 15, 25 - Ansökan om insats - Ärendeblad, journalblad - Utredningar - Utlåtande - Beslut - Förhandsbesked - orrespondens av betydelse - Individuella planer - Handlingar ang överklagan - Domar - Fullmakter - Handlingar ang förordnande av god man, förvaltare, förmyndare - Övriga 5 år Fem år efter sista anteckning Personakter - Boende för barn Korrespondens av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Vid inaktualitet Kopior av an- Sida 7 av 8

16 HANDLINGSTYP, Teckningar från annan kommun eller landsting Vid inaktualitet Kvitto/redovisning egna medel 10 år Sida 8 av 8

17 SOCIALFÖRVALTNINGEN DOKUMENTPLAN MYNDIGHET: SOCIALNÄMNDEN VERKSAMHET: PATIENTJOURNALER HANDLINGSTYP Pappersjournaler dag 5, 15, 25 - övriga journaler 10 år Journaler som inte går att här-leda till en patient 10 år Omvårdnadsepikris Utskrift journal Läkarjournal Vårdplan Individuella vård-planer ingår i patientjournal c:\documents and settings\ahult\skrivbord\dokplan social\dokumentplan - patientjournaler.doc Hälso- och sjukvårdslagen (HSL)journal Journalblad Brev HANDLINGSTYP Om brevet tillför sakuppgift Mini Mental test Psykologtest, resultat - ingår i patientjournal Kils kommun Postadress Besöksadress Telefon +46 (0) Bankgiro Box 88 Kommunhuset Fax PlusGiro Kil Östra Torggatan 2D E-post sn@kil.se Org.nr Sida 1 av 4

18 Klocktest Psykologtest, resultat ingår i patientjournal Recept Behandlingsschema Omvårdnadsjournal/ Omvårdnadsepikris Intyg om rätt till nödvändig tandvård Remiss/kallelse Meddelanden Om erhållen tid vid annan klinik, sjukhus, vårcentral vid inaktualitet. Anmälning/rapportering till andra myndigheter ingår i patientjournal. Uppföljningsmeddelande till hemsjukhus, vid vårdtidens slut Signeringslistor - födda dag 5, 15 och 25 - övriga Avser signeringslistor 10 år för: - Läkemedel - Vid bevhovsmedicintering - Insulin HANDLINGSTYP - ögondroppar Dosrecept Sida 2 av 4

19 Födda dag 5, 15 och 25 Övriga 10 år Behandling, omläggning och injektion Ordinationskort dosexpedition Läkemedelsförteckning Datajournaler -Födda dag 5, 15 och 25 - Övriga journaler Journalerna förs i Procapita 10 år Infusions/injektionlistor och sårvårdsjournas ingår i patientjournalen MAS skriver ut på svenskt arkivpapper Kvar i systemet tills gallring Avvikelser - Fall - Information - Läkemedel - Medicintekniska produkter - Omvårdnad, behandling, rehab - Självmord - Övrigt 3 år Gallras HANDLINGSTYP Delegering 3 år - Tidsperiod - Arbetsuppgift - Arbetsplats/patient Sida 3 av 4

20 - Underskrift Lex Maria - Födda dag 5, 15 och 25 - Övriga Sida 4 av 4

21 SOCIALFÖRVALTNINGEN DOKUMENTPLAN MYNDIGHET: SOCIALNÄMNDEN VERKSAMHET: RESURSENHETEN HANDLINGSTYP Socialakter - Procapita Anmälan 5 år efter sista anteckningen Enligt särskilda bestämmelser *) - Procapita 5 år efter sista anteckningen Enligt särskilda bestämmelser *) Förteckning över brukare Vid inaktualitet Handlingarna ska skrivas ut på svenskt arkivpapper Handlingarna ska skrivas ut på svenska arkivpapper Förteckning över frivilligorganisationer 5 år Ansökan om anställning c:\documents and settings\ahult\skrivbord\dokplan social\dokumentplan - resursenheten.doc Anställningsbeslut Styr och policydokument rörande verksamheten *) Födelsedag 5, 15, 25 bevaras Personalavdelningen är arkivansvarig Diariet W3D3 Kils kommun Postadress Besöksadress Telefon +46 (0) Bankgiro Box 88 Kommunhuset Fax PlusGiro Kil Östra Torggatan 2D E-post sn@kil.se Org.nr Sida 1 av 3

22 HANDLINGSTYP Dokument från metod och verksamhetsutveckling Diariet W3D3 Dokumentation från kvalitetsarbete Diariet W3D3 Årsstatistik över antal brukare i olika verksamhetsformer Diariet W3D3 Sammanställning av brukarenkät Diariet W3D3 Avtal med enskilda utförare Diariet W3D3 Korrespondens med enskilda utförare Diariet W3D3 Planering av genomförande av insatser Vid inaktualitet Ingår i Procapita Förteckning över hemtjänsttagare Vid inaktualitet Ingår i Procapita Servicekort/brukarkort finns i Procapita Vid inaktualitet Ingår i Procapita **) Protokoll över beslut om bostadsanpassningsbidrag och återställningsbidrag 5 år Sida 2 av 3

23 HANDLINGSTYP FÖVARINGSPLATS **) Register över åtgärdade lägenheter 5 år Statistiska sammanställningar Diariet W3D3 Beslut om bostadsanpassning och återställningsbidrag, när innehållet i beslutet framgår av myndighetens protokoll eller annan handling 10 år Dokumentation om material och installationer som behövs för framtida reparationer och underhåll 10 år Övriga handlingar rörande bostadsanpassning och återställningsbidrag **) Se dokumentplan för patientjournaler Sida 3 av 3

24 SOCIALFÖRVALTNINGEN DOKUMENTPLAN MYNDIGHET: SOCIALNÄMNDEN VERKSAMHET: HEMTJÄNST HANDLINGSTYP TILL CENTRAL Ansökan om anställning - Anställningsbeslut Personalavdelningen är arkivansvarig Styr- och policydokument förande verksamheten Diarieförs och ingår i W3D3 Dokument från metodoch verksamhetsutveckling Diarieförs och ingår i W3D3 Dokumentation från kvarlitetsarbete Diarieförs och ingår i W3D3 Anmälan enligt 14 kap 2 SoL (Lex Sarah Diarieförs och ingår i W3D3 c:\documents and settings\ahult\skrivbord\dokplan social\dokumentplan - smeden.doc Årsstatistik över antal brukare i olika Diarieförs och ingår i W3D3 verksamhetsformer Sammanställning av brukarenkät Diarieförs och ingår i W3D3 Avtal med enskilda utförare Diarieförs och ingår i W3D3 Kils kommun Postadress Besöksadress Telefon +46 (0) Bankgiro Box 88 Kommunhuset Fax PlusGiro Kil Östra Torggatan 2D E-post sn@kil.se Org.nr Sida 1 av 2

25 HANDLINGSTYP Planering av genomförande av insatser Vid inaktualitet Ingår i Procapita Förteckning över hemtjänsttagare 5 år Servicekort/brukarkort finns i Procapita Vid inaktualitet Ingår i Procapita Korrespondens med endkilda utförare Diarieförs och ingår i W3D3 Trygghetslarm - avtal Diarieförs och ingår i W3D3 - kvittenslistor Vid inaktualitet - förteckning över nyckelnummer Badet - bokningslistor Matsalen Vid inaktualitet - liggaren Receptionen Sida 2 av 2

26 SOCIALFÖRVALTNINGEN DOKUMENTPLAN MYNDIGHET: SOCIALNÄMNDEN VERKSAMHET: SÄRSKILDA BOENDE SANNERUD, KARLSLUND, ÅKERBO HANDLINGSTYP TILL CENTRAL Protokoll/mötesanteckningar med föreståndare 5 år Gallras APT-protokoll Planering av genomförande av insatser Arbetsrum Vid inaktualitet Förteckning över boende i de särskilda boendena Vid inaktualitet Under ständig bearbetning Vårddagsuppgifter Gallras c:\documents and settings\ahult\skrivbord\dokplan social\dokumentplan - särskilda boende äldre.doc Närvaro- och frånvarorapporter Underlag för debitering brukare Gallras Hyreskontrakt, besiktningsprotokoll etc för bostad som tillhandahålls av socialtjänsten Gallras Efter det att kontraktet upphört att gälla, under förutsättning att hyresskuld eller besiktningsanmärkning inte kvarstår Kils kommun Postadress Besöksadress Telefon +46 (0) Bankgiro Box 88 Kommunhuset Fax PlusGiro Kil Östra Torggatan 2D E-post sn@kil.se Org.nr Sida 1 av 2

27 HANDLINGSTYP Nyckelkvittenser (boendes nycklar) Kontaktmannaskap, bekräftelse från anställd och information till boende TILL CENTRAL Gallras Efter återlämnande Vid inaktualitet Redovisning av handhavda medel 10 år Gallras Fickpengsredovisning Gallras Tillhörighetslistor Vid inaktualitet Efter kvittens Färdtjänstkort Tillhör brukare och är inte allmän handling. Vid inaktualitet åter till brukare/dödsbo Sida 2 av 2

28 SOCIALFÖRVALTNINGEN DOKUMENTPLAN MYNDIGHET: SOCIALNÄMNDEN VERKSAMHET: STÖD OCH SERVICE HANDLINGSTYP Anmälan till länsstyrelsen av personskada Anmälan av delegationsbeslut - individärenden - övriga ärenden Socialförvaltningen Diariet W3D3, ingår i socialnämndens protokoll Ansökan om anställning - Anställningsbeslut Diariet W3D3 Personalavdelningen är arkivansvarig Avtal och kontrakt Kassaskåp Vid inaktualitet Diariet W3D3 Debiterings-underlag 10 år c:\documents and settings\ahult\skrivbord\dokplan social\dokumentplan - stöd och service.doc Kassaböcker God man är ansvarig Protokoll och minnesanteckningar från samverkan med frivillig-organisationer Kils kommun Postadress Besöksadress Telefon +46 (0) Bankgiro Box 88 Kommunhuset Fax PlusGiro Kil Östra Torggatan 2D E-post sn@kil.se Org.nr Sida 1 av 3

29 HANDLINGSTYP Personakter - Boende för barn Korrespondens av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Kopior av anteckningar från annan kommun eller annat landsting Vid inaktualitet Vid inaktualitet Relevanta noteringar införes i akt Rapportböcker, dagböcker Arbetsrum Vid inaktualitet Protokoll från veckomöte gällande brukare/personal 10 år Innehåller information om brukarna Habiliteringsersättning (kopior) Underlag till utbetalning, original finns på ekonomiavdelningen Habiliteringskvittenser 10 år Original Matkvittenser 10 år Orginial Personalpärm Arbetsrum Vid inaktualitet Information som byts ut vid inaktualitet Vikariepärm Arbetsrum Vid inaktualitet Information till vikarier, Bra att veta. Sida 2 av 3

30 HANDLINGSTYP Följesedlar Arbetsrum Fakturakopior Arbetsrum Budgetlistor, månadsredovisning Arbetsrum 1 år Försålda egna produkter, redovisning Arbetsrum Sida 3 av 3

31 SOCIALFÖRVALTNINGEN Dokumentplan och anvisningar för hantering av patientjournaler ALLMÄNT Dokumentplanen och anvisningarna gäller patientjournaler enligt patientdatalagen SFS 2008:355 som tillkommit inom den kommunala hälso- och sjukvården som bedrivs inom ramen för socialtjänsten (d.v.s. de särskilda boendena, i dagverksamheten och i hemsjukvården). Dokumentplanens syfte är att säkerställa bevarandet av patientjournaler och fastställer vad som bevaras och vad som gallras. Journaler för personer födda dag 5, 15, 25 ska bevaras för alltid i syfte att säkerställa forskningens behov. Övriga journaler bevaras i 10 år för att säkerställa tillgång till uppgifter vid eventuell tillsyn, kontroll eller rättsliga processer. Därefter gallras dessa journaler. Dokumentplanen och gallringsfrister fastställs av socialnämnden. HANTERING AV DOKUMENT c:\documents and settings\ahult\skrivbord\dokplan social\anvisningar patientjournaler.doc När den sista anteckningen förts i journalen ska ansvarig handläggare rensa journalen innan den läggs i en mapp med patientens namn och personnummer. Mappen skickas till MAS som därefter överlämnar mappen till arkivansvarig. Signeringslistor förvaras separat inlåsta i närarkiven. Undantag gäller för personer födda dag 5, 15 och 25 som ska förvaras tillsammans med pappersjournalen tills sista anteckning gjorts och mappen förs till kommunarkivet. Kils kommun Postadress Besöksadress Telefon +46 (0) Bankgiro Box 88 Kommunhuset Fax PlusGiro Kil Östra Torggatan 2D E-post sn@kil.se Org.nr Sida 1 av 2

32 Vad som sägs om signeringslistor gäller även dosrecept. GALLRING Med gallring menas förstöring av handlingar. RENSNING Innan journalen överlämnas till kommunarkivet ska den rensas av ansvarig handläggare. Rensningen består av att kladdar, arbetsmaterial, dubbelkopior och annat som inte tillför ärendet sakuppgifter plockas ut ur journalen och förstörs (tuggas). Journalen ska även rensas från plast och metall såsom plastfickor och gem som annars kan förstöra handlingarna på sikt (häftklämmor är inte nödvändigt att ta bort). SEKRETESS Sekretess gäller mellan kommunala myndigheter för uppgifter inom hälso- och sjukvården om enskilds hälsotillstånd eller andra personliga förhållanden (se sekretesslagen 1 kap 6 och 7 kap 1 ). När journalerna har överlämnats till kommunarkivet har den överlämnande myndigheten endast tillgång till akterna i den mån uppgifterna kan röjas utan att den enskilde eller någon för honom eller henne närstående lider men. Det är medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS) som gör sekretessbedömningen för uppgifter som ska lämnas ut ur pågående journaler. När det gäller avställda journaler ska kommunarkivet rådgöra med MAS innan uppgifter ur en journal lämnas ut. ORDFÖRKLARINGAR Pappersjournal De handlingar som förs på papper inom journalen. Datajournal Det som förs inom systemet procapita inom journalen. Sida 2 av 2