Svar revisionsrapport granskning av hjälpmedelsnämnden

Transkript

1 Handläggare Datum Lars Axelsson Hjälpmedelsnämnden Svar revisionsrapport granskning av hjälpmedelsnämnden Förslag till beslut: Hjälpmedelsnämnden överlämnar nedanstående svar på Granskning av hjälpmedelsnämnden till kommunens revisorer. Bakgrund EY har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Kalmar kommun granskat Hjälpmedelsnämnden i syfte att bedöma om nämndens arbete med intern styrning och kontroll är ändamålsenlig. Kalmar läns kommuner samverkar genom en gemensam nämnd kring rehabiliterings och försörjningsverksamhet för tekniska hjälpmedel. Kalmar är värdkommun för den gemensamma nämnden och arbetsgivare för personal vid två hjälpmedelscentraler i Kalmar och Västervik. Granskningens övergripande syfte är att bedöma om hjälpmedelsnämndens arbete med intern styrning och kontroll kan bedömas vara ändamålsenlig. I granskningen har följande frågor besvarats av revisionen: - Har nämnden säkerställt att verksamheten styrs utifrån de mål och riktlinjer som kommunfullmäktige bestämt? - Har nämnden säkerställt fastställda styrdokuments aktualitet och efterlevnad? - Har nämnden säkerställt en tillräcklig uppföljning och rapportering i enlighet med gällande överenskommelse? - Har nämnden säkerställt en tillräcklig ekonomisk uppföljning och rapportering? - Finns en tydlig ansvarsfördelning avseende arbetet med intern kontroll? - Genomför nämnden löpande riskanalyser kopplade till intern kontroll? - Hanteras riskerna på ett adekvat sätt? - Sker det en ändamålsenlig uppföljning och återrapportering av den interna kontrollen? Kalmar Kommun Omsorgsförvaltningen Adress Box Kalmar Besök Torsåsgatan 1B Tel vx Fax lars.axelsson@kalmar.se

2 2 (3) Granskningen grundas på intervjuer och dokumentstudier. Intervjuer har hållits med nämndens presidium, ansvarig för hjälpmedelscentralens verksamhet samt ekonom. Revisorernas sammanfattande bedömning är att Hjälpmedelsnämndens arbete med intern styrning och kontroll behöver stärkas för att bli ändamålsenlig och tillräcklig. Granskningen visar nämnden först under 2018 fasställt en gemensam verksamhetsplan som innehåller ett antal målområden och mål som ska mätas genom ett antal nyckeltal. Det saknas en delegationsordning och det noteras i granskningen att det gjorts avsteg från gällande avtal när det gäller att nämnden ska ha ett arbetsutskott och uppföljningar ska ske kvartalsvis. Hjälpmedelsnämnden saknar en struktur för sitt internkontrollarbete det har inte upprättats någon riskanalys eller årlig internkontrollplan. Vi ser positivt på den kommande översynen av verksamheten som ska genomföras. Enligt uppgift ska översynen bl.a. omfatta en revidering/uppdatering av det gemensamma avtalet med till verksamhetsbeskrivning och reglemente, förtydligande av begreppet värdkommun och rutiner för rapportering. Revisonen lämnar följande rekommendationer för fortsatt utvecklingsarbete: - Fastställa delegationsordning för Hjälpmedelsnämnden - Säkerställ att nämnden årligen fastställer beslutsattestanter för verksamheten - Skapa rutiner för hur uppföljning av de målsättningar som fastställs i verksamhetsplanen ska ske - Fasställ en struktur och ett arbetssätt för nämndens internkontrollarbete - Säkerställ att uppföljning och återrapportering sker enligt fastställt avtal - Säkerställ att nämndsmötenas struktur och tidplan ger förutsättningar för att nämndens ledamöter kan delta samt att uppföljning av verksamhet och ekonomi kan ske enligt gällande avtal. Kommunens revisorer önskar svar från Hjälpmedelsnämnden på rapportens rekommendationer samt vilka åtgärder som planeras. Hjälpmedelsnämndens svar till kommunens revisorer: - Fastställa delegationsordning för Hjälpmedelsnämnden Svar: Hjälpmedelsnämnden fastställde delegationsordning för hjälpmedelsnämnden vid nämndens sammanträde Säkerställ att nämnden årligen fastställer beslutsattestanter för verksamheten Svar: Beslutsattestanter fasställdes vid hjälpmedelsnämndens sammanträde Skapa rutiner för hur uppföljning av de målsättningar som fastställs i verksamhetsplanen ska ske

3 3 (3) Svar: Det är ny mandatperiod för hjälpmedelsnämnden och den nya nämnden kommer att diskutera både innehåll i verksamhetsplan samt hur uppföljning ska ske. - Fasställ en struktur och ett arbetssätt för nämndens internkontrollarbete Svar: KHS ekonom kommer att ta fram förslag för internkontrollarbetet som är anpassat till KHS verksamhet. - Säkerställ att uppföljning och återrapportering sker enligt fastställt avtal Svar: genomgång och revidering av nuvarande avtal kommer att göras och justeras samt tydliggöra avtal för hjälpmedelsnämndens ledamöter. - Säkerställ att nämndsmötenas struktur och tidplan ger förutsättningar för att nämndens ledamöter kan delta samt att uppföljning av verksamhet och ekonomi kan ske enligt gällande avtal. Svar: justeringar i avtal och reglemente är föreslagna för att ge förutsättningar för nämndens ledamöter att delta samt för att kunna förbättra hjälpmedelsnämndens mötesstruktur och möjlighet till uppföljning av verksamhet och ekonomi. Förändringar i reglemente och avtal kommer att skickas till respektive kommun för beslut. Kari Linden Hjälpmedelschef Lars Axelsson Supportchef

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19