Svar till revisorerna angående intern kontroll och återrapportering av delegationsbeslut UN-2014/

Transkript

1 Utbildningsnämnden Ordförandeförslag Diarienummer Klas Bergström (M) UN-2014/ Utbildningsnämnden Svar till revisorerna angående intern kontroll och återrapportering av delegationsbeslut UN-2014/ Förslag till beslut Utbildningsnämnden beslutar att lämna denna skrivelse som svar på revisorernas brev angående internkontroll och återrapportering av delegationsbeslut att en genomgång av reglementen och arbetssätt kring internkontroll ska göras vid ett av utbildningsnämndens sammanträden under våren Klas Bergström (M)

2 Sida 1 av 3 Handläggare Tjänsteskrivelse Diarienummer Kerstin Eskhult Datum UN-2013/ Utbildningsnämnden Svar till revisorerna angående intern kontroll och återrapportering av delegationsbeslut UN-2013/291 Förslag till beslut Utbildningsnämnden beslutar att lämna denna skrivelse som svar på revisorernas brev angående internkontroll och återrapportering av delegationsbeslut att en genomgång av reglementen och arbetssätt kring internkontroll ska göras vid ett av utbildningsnämndens sammanträden under våren Sammanfattning I ett brev daterat 22 oktober 2013 efterfrågar kommunens revisorer en beskrivning av hur kommunstyrelsen avser att arbeta vidare med följande punkter: 1. Avsaknad av dokumenterad riskanalys till grund för internkontrollplanerna. 2. Behovet av kompetensutveckling på temat intern kontroll. 3. Det otillräckliga i att styrelsen inte tar beslut om att godkänna fattade delegationsbeslut. Utbildningsnämndens svar är att man avser att i fortsättningen genomföra risk- och väsentlighetsanalys som en grund för prioriteringarna i internkontrollplaner gällande ekonomi respektive kvalitet. I avvaktan på en av kommunstyrelsen anordnad intern utbildning för politiker och tjänstemän kring internkontroll, avser utbildningsnämnden att för de egna ledamöternas räkning ha en genomgång av systemet för internkontroll i samband med ett sammanträde under våren. I utbildningsnämndens delegationsordning står i dag att delegerade beslut ska återrapporteras enligt särskild rutin på en särskild blankett och anmälas till nämnden, vilket är i enlighet med kommunallagens krav. Utbildningsnämnden anser inte att det finns skäl att fatta beslut om att godkänna redan fattade beslut. Däremot behöver man se över reglerna kring hur länge det får dröja innan besluten ska anmälas till nämnden.

3 Sida 2 av 3 Bakgrund Den kommunala revisionen granskar på fullmäktiges uppdrag om kommunens verksamhet sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomiskt synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen som görs inom nämnderna är tillräcklig. Revisorerna har träffat nämndernas och kommunstyrelsens presidier och diskuterat arbetet med internkontroll. I ett brev daterat 22 oktober 2013 efterfrågar revisorerna en beskrivning av hur kommunstyrelsen arbetat vidare med följande punkter: 1. Avsaknad av dokumenterad riskanalys till grund för internkontrollplanerna. 2. Behovet av kompetensutveckling på temat intern kontroll. 3. Det otillräckliga i att styrelsen inte tar beslut om att godkänna fattade delegationsbeslut. Avsaknad av dokumenterad riskanalys Kommunen har ett reglemente för intern kontroll avseende ekonomiska transaktioner 1 och ett reglemente för internkontroll gällande kvalitet (reglemente för internkontroll gällande uppföljning, granskning och utvärdering för Knivsta Kommun och dess bolag). 2 Utbildningsnämnden ska enligt dessa reglementet varje år ta fram en internkontrollplan gällande ekonomi och en för kvalitet. Inget av reglementena kräver att nämnden ska göra en risk- och väsentlighetsanalys, men båda anger att nämndens internkontrollplaner ska innehålla en dokumenterad analys och riskbedömning. Utbildningsnämndens internkontrollplaner upprättas läsårsvis och är framtagna utifrån följande aspekter; - Skollagens krav på tillsyn av fristående förskolor - Nämndens önskemål om egentillsyn av den egna förskole- och skolverksamheten - Redovisning av kvalitet och resultat i en kommunövergripande kvalitetsredovisning, i enlighet med kommunfullmäktiges uppdrag - Särskilda granskningar och uppföljningar Vad gäller de tre första områdena finns ingen särskild riskanalys genomförd, då Skollagens krav och kommunfullmäktiges uppdrag är det som gäller. Särskilda granskningar och uppföljningar är motiverade av nämnden, men någon dokumenterad analys och riskbedömning finns inte upprättad. Utbildningsnämnden vill i fortsättningen vara mer aktiv i framtagandet av internkontrollplanerna och genomföra risk- och väsentlighetsanalyser för granskningar och uppföljningar, med start i internkontrollplanen för läsåret 2014/2015. Dessa analyser bör omfatta både ekonomiska risker och risker när det gäller verksamhet och kvalitet , , 42

4 Sida 3 av 3 Behov av kompetensutveckling på temat intern kontroll Kunskapen om vad internkontroll är och hur den ser ut på olika nivåer varierar förmodligen mellan olika personer. Det är viktigt att man som förtroendevald och tjänsteman har god kunskap om vad begreppet innebär. Ännu viktigare är att det finns en samsyn kring hur systemet ska fungera i den egna kommunen, samt att det finns en god kontrollmiljö, det vill säga att den interna kulturen är sådan att risken för fel och oegentligheter förebyggs. Kommunstyrelsen planerar för en utbildning kring internkontroll med utgångspunkt i vad nyttan med god internkontroll är, och med exempel från aktuella fall i omvärlden. Utbildningen är föreslagen att ordnas som en del i den utbildning som ges till nyvalda politiker i början på den nya mandatperioden, men eventuellt begränsas till nämndernas presidier. I avvaktan på den utbildningen, avser utbildningsnämnden att för de egna ledamöternas räkning ha en genomgång av systemet för internkontroll i samband med ett sammanträde under våren. Beslut om att godkänna fattade delegationsbeslut Enligt kommunallagen ska anmälan om beslut som fattas efter delegation görs till nämnden på de villkor som nämnden beslutar. I utbildningsnämndens delegationsordning anges att anmälan av fattade delegationsbeslut ska göras till nämnden enligt särskild rutin. Detta sker via en särskild blankett, som samlas i en pärm och som cirkulerar under nämndens möten och anmäls på mötet. Utbildningsnämnden anser inte att nämnden behöver fatta beslut om redan fattade delegationsbeslut. Det har inträffat att delegationsbeslut anmäls lång tid efter att de fattats. En översyn av rutinerna kring återrapporteringen av delegationsbeslut ingår i det löpande arbete med nämndadministration. Peter Svantesson utbildningschef

5

6

7

8