Revisionsrapport basgranskning av överförmyndaren

Transkript

1

2

3 REVISIONSRAPPORT 1(9) KR-2014/ 0004 Handläggare, titel, telefon Caroline Nyman, stadsrevisor Revisionsrapport basgranskning av överförmyndaren Innehållsförteckning 1. Inledning Ansvarsområde Resultat och bedömning av dokumentstudier och intervjuer Avslutande bedömning... 8 Bilaga: Definitioner Postadress Besöksadress Telefon Telefax E-post Norrköpings kommun Dalsgatan revisionskontoret@norrkoping.se Internet Norrköping

4 2(9) 1. Inledning Kommunens revisorer ska enligt revisionsreglementet i Norrköpings kommun årligen granska alla revisionsansvariga i nämnder, styrelser och utskott. Granskningen ska genomföras enligt god revisionssed i kommunal verksamhet och i enlighet med kommunallagen. Denna granskning är en översiktlig granskning av överförmyndarens verksamhet. Vi har i våra bedömningar tagit hänsyn till att överförmyndaren inte är någon politisk nämnd i lagens mening. Då överförmyndaren har en ambition att arbeta nämndslikt har vi så långt det är möjligt ändå utgått från de reglementen och bestämmelser som finns för kommunens nämnder Revisionsfrågor Basgranskningen ska besvara följande revisionsfrågor: Är överförmyndarens ledning, styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten ändamålsenlig och tillräcklig? Är överförmyndarens ledning, styrning, uppföljning och kontroll av ekonomin tillräcklig? Har överförmyndaren en god intern kontroll? 1.2. Metod och avgränsning Överförmyndarverksamheten är granskad på ett övergripande sätt vilket innebär att vi utifrån ett särskilt program granskat vissa styrande processer. Vi har i första hand granskat om det finns system och rutiner för en fungerande styrning av verksamheten, tillämpningen har inte granskats i större utsträckning. Granskningens underlag utgörs av dokument och intervjuer. Överförmyndarverksamheten har av revisorerna bedömts till risknivå gul, vilket innebär att följande urval av tjänstemän har intervjuats: enhetschef, ekonom och utredningssekreterare. Även den förtroendevalda överförmyndaren har intervjuats Kvalitetssäkring Denna rapport är sakgranskad av överförmyndaren och enhetschefen, vilket innebär att de fakta som rapporten hänvisar till är kvalitetssäkrade. Slutsatserna och revisionsbedömningarna ansvarar revisionskontoret för. Rapporten är även kvalitetssäkrad på revisionskontoret.

5 3(9) 1.4. Revisionskriterier Revisionens analyser, slutsatser och bedömningar bygger på lagstiftning och kommunfullmäktiges beslut om uppdrag till överförmyndaren. Granskningen utgår ifrån följande revisionskriterier: Kommunallagen Förvaltningslagen Viss lagstiftning inom överförmyndarens ansvarsområde (föräldrabalken) Styrmodellen för Norrköpings kommun (politiska riktlinjer samt riktlinjer för tjänstemän) Fullmäktiges mål (budget 2014) Reglemente för ekonomisk förvaltning och intern kontroll avseende Norrköpings kommuns nämnder och förvaltningar Överförmyndarens reglemente Arbetsgivarens plan för Likabehandling, personalutskottets arbetsgivaruppdrag samt kommunens Energiplan och Avfallsplan. Diskrimineringslagen (2008:5267) 2. Ansvarsområde Överförmyndaren ansvarar för att utöva tillsyn över gode män, förvaltare och förmyndare, främst genom att granska årsräkningarna som lämnas in till enheten. Överförmyndaren i Norrköping utövar tillsyn över cirka 800 gode män och 96 förvaltare som var och en kan ha flera huvudmän. I ansvaret ingår även att ansöka hos tingsrätten om anordnande och upphörande av godmanskap och förvaltarskap, att förordna gode män för ensamkommande barn samt att rekrytera och utbilda gode män och förvaltare. Överförmyndaren har stöd av enhetschef och medarbetare på överförmyndarenheten.

6 4(9) 3. Resultat och bedömning av dokumentstudier och intervjuer 3.1. Styrning och ledning av verksamhet Överförmyndaren har utarbetat en uppdragsplan som fastställdes i januari Uppdragsplanen, som i praktiken är en kombinerad uppdragsplan och verksamhetsplan, har föregåtts av och innehåller en omvärldsanalys. Planen innehåller olika aktiviteter för att möta politiska mål och prioriteringar. Planen lyfter även fullmäktiges mål 2 och anger två områden för hur detta mål ska uppfyllas. Uppdragsplanen innehåller inte någon koppling till budget eller fullmäktiges fokusområden. Uppföljning av planen sker i praktiken kontinuerligt genom att överförmyndaren är en del av verksamheten och närvarande i vardagen. Uppföljning sker även formellt med hjälp av nyckeltal vilka mäter målen i uppdragsplanen. Överförmyndaren har genomfört såväl brukarundersökningar som jämförelser med andra kommuner. För uppdragsplanen för 2013 genomfördes våren 2014 en uppföljning av tillgängligheten med hjälp av en enkät till gode män, förvaltare och förmyndare. Resultatet från enkäten är sammanställt och ska under hösten 2014 analyseras närmare. Det finns även planer på att göra enkäter till kommunens enhetschefer i syfte att undersöka hur de gode männen fungerar för t ex äldre i särskilt boende. Detta är ännu inte genomfört. Överförmyndaren deltar även i ett nationellt nätverk för överförmyndare, för att fördjupa kunskap och öka kvaliteten. Synpunktshantering och systematiskt kvalitetssäkringsarbete förekommer i begränsad omfattning. Det finns en synpunktshantering och huvudmannens synpunkter utreds och sammanställs vid klagomål. Vid en planeringsdag under 2014 genomfördes för första gången en genomgång av enhetens processer med all personal. Kvalitetsuppföljningen ska på sikt omfatta hela verksamheten och därför behövde processerna kartläggas inom enheten. Detta skedde som ett led i planeringsarbetet med att en överförmyndarnämnd ska inrättas i januari 2015, se 3.4. Det finns en delegationsordning för överförmyndarens verksamhet som är anpassad till den nuvarande verksamheten. Alla delegationer anmäls inte till överförmyndarens sammanträden utan några sker som ett arbetssätt i vardagen. Handläggarna kommer då in till överförmyndaren med dessa ärenden och stämmer av.

7 5(9) Jämställdhet och hållbar utveckling Överförmyndaren har inte beaktat preciseringen för hållbar utveckling och strategiska miljöfaktorer i sin uppdragsplan. Inte heller är uppdraget att främja jämställdhet och motverka diskriminering i arbetslivet beaktat i uppdragsplanen. På arbetsplatsträffar lyfts frågorna om diskriminering i arbetslivet genom arbetet med medarbetarskap i Norrköpings kommun (den Blå Tråden). Tillgänglighetsfrågorna är synliga i uppdragsplanen och verksamheten uppger vid intervjuer att de arbetar med detta. Överförmyndaren har även ansökt om investeringsmedel i syfte att utöka e-tjänsterna, vilket i sig syftar till öka tillgängligheten. I fullmäktiges precisering om hållbar utveckling anges att verksamheterna ska verka för att barn, ungdomar och vuxna får en jämställd fritid. Detta arbetar överförmyndarens verksamhet med på så sätt att handläggarna under sommaren får uppdrag att prioritera barn och unga som begär uttag från sina spärrade konton för semesteraktiviteter. Även unga och barn som önskar beviljande av medel för läger, idrottsutrustning och liknande prioriteras i handläggningen. Revisionsbedömning Överförmyndaren behöver aktivt arbeta med att utveckla ett systematiskt kvalitetsarbete i sin verksamhet. Detta i kombination med separat uppdragsplan och verksamhetsplan tydliggör styrningen från mål till genomförande och uppföljning av densamma. Det är även väsentligt att överförmyndaren skärper rutinerna omkring delegation och anmälan av delegationsbeslut. När en nämnd är ansvarig är det väsentligt att detta fungerar. Hållbarhetsfrågorna behöver bli synliga och lyftas i verksamheten. Idag beaktas inte preciseringen för hållbar utveckling i uppdragsplanen. Den sammanfattande bedömningen är att överförmyndarens styrning och ledning är godkänd med vissa brister (gul). Förbättringsområden är att skapa en sammanhållen styrning från uppdragsplan till en separat verksamhetsplan med mål som knyts till det ekonomiska utrymmet så det går att se om målsättningarna är realistiska med dagens budget. Ett systematiskt kvalitetsarbete behöver utvecklas så att styrningen blir en helhet.

8 6(9) 3.2. Styrning och ledning av ekonomi Vid bokslutet för år 2013 uppvisade överförmyndaren ett positivt resultat om 57 tkr. Inför 2014 är det prognostiserade resultatet att inga avvikelser mot budget kommer att ske. Överförmyndaren har fastställt en internbudget enligt reglementet. De inkommande driftsbidragen från AMS är upptagna i budgeten. Investeringen i ett tekniskt system för e-tjänster framgår i äskandet för 2015 och beräknas som en engångsinvestering på 250 tkr. I syfte att få kontroll över kostnader som släpar efter har överförmyndaren skärpt rutinerna för granskning av årsredovisning. Den nya rutinen kommer att öka kostnadskontrollen över de årsredovisningar där kommunen går in och betalar. Överförmyndaren ligger fortfarande efter med granskning av årsredovisningar för 2013, vilket gör det svårare att upprätta avbetalningsplaner. Revisionsbedömning Den sammanfattande bedömningen är att överförmyndarens styrning och ledning av ekonomin är godkänd (grön). Det är positivt att överförmyndaren skapat en rutin för granskning av årsredovisningar som leder till att kostnadskontrollen ökar Intern kontroll Överförmyndaren har upprättat och fastställt en internkontrollplan i februari 2014 efter begärda justeringar vid decembermötet. Någon dokumenterad risk- och väsentlighetanalys finns inte. Internkontrollplanen för 2014 anger inte hur riskfyllda eller väsentliga de ingående rutinerna i planen är. Det har skett en uppföljning av internkontrollplanen för 2013 i januari Denna uppföljning är väldigt knapphändig och summarisk. Någon uppföljning av planen för 2014 har ännu inte skett. Genom att överförmyndarenheten är liten sker åtgärder och korrigeringar vid upptäckta brister direkt. Någon formell rutin eller dokumentation har vi inte fått del av. Revisionsbedömning Genom att överförmyndarenhetet idag är liten och att ett nära samarbete sker mellan överförmyndaren och medarbetarna finns en viss kontroll av väsentliga processer. Överförmyndaren behöver se över processerna i verksamheten och bedöma risken och konsekvenserna vid avvikelser och därefter upprätta en internkontrollplan. Det är därför positivt att en ny rutin kommer att ske, men det är inte acceptabelt att detta inte fungerat under 2014.

9 7(9) Den sammanfattande bedömningen är att överförmyndarens internkontroll, är godkänd med vissa brister (gul). Överförmyndaren behöver upprätta en aktuell internkontrollplan och snarast genomföra en risk och konsekvensbedömning. De uppföljningar som genomförs av internkontrollplanen ska dokumenteras och presenteras vid sammanträden i enlighet med reglemente Verksamhetsspecifika processer Fullmäktige har vid sitt sammanträde i februari 2014 beslutat om att en överförmyndarnämnd ska inrättas i kommunen i samband med att en ny mandatperiod börjar. Det innebär att överförmyndaren övergår i nämnd från och med januari I nämnden ska finnas tre ledamöter och två ersättare. Med syftet att anpassa verksamheten till nämnd samt att förbereda för nämnd har enhetschef och överförmyndare tagit del av hur andra kommuner gör och har gjort i samma situation. På enheten arbetar medarbetarna med att anpassa styrande dokument till att en nämnd ska ansvara för verksamheten. En ny tjänst som nämndsekreterare har utannonserats och en rekrytering är på gång. Revisionsbedömning Det är positivt att överförmyndaren i god till startat processer med att anpassa sin verksamhet till att en nämnd inrättas. Det är även positivt att all personal involveras i detta arbete. Det är mycket som ska vara på plats januari 2015 och det finns en risk i att stor arbetsbelastning leder till att väsentliga processer inte blir kvalitetssäkrade.

10 8(9) 4. Avslutande bedömning Den avslutande bedömningen av nämndens verksamhet presenteras utifrån revisionsfrågorna nedan. Är överförmyndarens ledning, styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten ändamålsenlig och tillräcklig? Den sammantagna bedömningen är att överförmyndarens ledning, styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten inte är helt tillräcklig. GUL Överförmyndaren behöver skapa en sammanhållen styrning från uppdragsplan till en separat verksamhetsplan med mål som knyts till det ekonomiska utrymmet och fullmäktiges preciseringar. Ett systematiskt kvalitetsarbete behöver utvecklas så att styrningen blir en helhet. Är överförmyndarens ledning, styrning, uppföljning och kontroll av ekonomin tillräcklig? Den sammantagna bedömningen är att överförmyndarens styrning, ledning, uppföljning och kontroll av ekonomin i huvudsak är ändamålsenlig och tillräcklig. GRÖN

11

12