Revisionsrapport basgranskning av gymnasienämnden

Transkript

1

2

3 REVISIONSRAPPORT 1(8) KR-2014/ Handläggare, titel, telefon Caroline Nyman, stadsrevisor Revisionsrapport basgranskning av gymnasienämnden Innehållsförteckning 1. Inledning Ansvarsområde Resultat och bedömning av dokumentstudier och intervjuer Avslutande bedömning... 7 Bilaga: Definitioner Postadress Besöksadress Telefon Telefax E-post Norrköpings kommun Dalsgatan revisionskontoret@norrkoping.se Internet Norrköping

4 2(8) 1. Inledning Kommunens revisorer ska enligt revisionsreglementet i Norrköpings kommun årligen granska alla revisionsansvariga i nämnder, styrelser och utskott. Granskningen ska genomföras enligt god revisionssed i kommunal verksamhet och i enlighet med kommunallagen. Denna granskning är en översiktlig granskning av gymnasienämndens verksamhet Revisionsfrågor Basgranskningen ska besvara följande revisionsfrågor: Är nämndens ledning, styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten ändamålsenlig och tillräcklig? Är nämndens ledning, styrning, uppföljning och kontroll av ekonomin tillräcklig? Har nämnden en god intern kontroll? 1.2. Metod och avgränsning Gymnasienämnden är granskad på ett övergripande sätt vilket innebär att vi utifrån ett särskilt program granskat vissa styrande processer. Vi har i första hand granskat om det finns system och rutiner för en fungerande styrning av verksamheten, tillämpningen har inte granskats i större utsträckning. Granskningens underlag utgörs av dokument och intervjuer. Gymnasienämnden har av revisorerna bedömts till högsta risknivån (röd) vilket innebär att följande urval av tjänstemän har intervjuats: utbildningsdirektör, tf bildningschef, ekonomer, ekonomichef och gymnasiechefer Kvalitetssäkring Denna rapport är sakgranskad av utbildningschef, tf bildningschef och ekonomichef, vilket innebär att de fakta som rapporten hänvisar till är kvalitetssäkrade. Slutsatserna och revisionsbedömningarna ansvarar revisionskontoret för. Rapporten är även kvalitetssäkrad på revisionskontoret Revisionskriterier Revisionens analyser, slutsatser och bedömningar bygger på lagstiftning och kommunfullmäktiges beslut om uppdrag till nämnden. Granskningen utgår ifrån följande revisionskriterier: Kommunallagen

5 3(8) Förvaltningslagen Viss lagstiftning inom nämndens ansvarsområde Styrmodellen för Norrköpings kommun (politiska riktlinjer samt riktlinjer för tjänstemän) Fullmäktiges mål (budget 2014) Reglemente för ekonomisk förvaltning och intern kontroll avseende Norrköpings kommuns nämnder och förvaltningar Gymnasienämndens reglemente Arbetsgivarens plan för Likabehandling, personalutskottets arbetsgivaruppdrag samt kommunens Energiplan och Avfallsplan. Diskrimineringslagen (2008:5267) 2. Ansvarsområde Gymnasienämnden ansvarar för gymnasieskolan och gymnasiesärskolan samt antagningskansli för dessa. Nämnden ansvarar också för uppgifter som rör det kommunala informationsansvaret enligt skollagen. Nämnden har, enligt reglemente, även ansvar över studerandebostäder för gymnasieelever. Gymnasienämnden har stöd av tjänstemän inom utbildningskontoret, vilka leds av utbildningsdirektör. 3. Resultat och bedömning av dokumentstudier och intervjuer 3.1. Styrning och ledning av verksamhet Gymnasienämndens verksamhet styrs utifrån detaljerad lagstiftning såsom skollag och gymnasieförordning. Nämnden ansvarar för att upprätta en uppdragsplan utifrån huvudmannens intentioner. I december 2013 beslutade nämnden om en uppdragsplan för I uppdragsplanen framgår att verksamheten årligen ska ta fram en verksamhetsplan utifrån målen i uppdragsplanen och att nämnden ska informeras om verksamhetsplanen. Någon verksamhetsplan för 2014 har inte tagits fram. Verksamhetsansvariga uppger att gymnasieskolan arbetar läsårsvis och uppdragsplanen tas fram kalenderårsvis. Detta förhållande blir en svårighet för verksamheten och en verksamhetsplan kommer att tas fram i höst (2014). I uppdragsplanen finns en rubrik kallad prioriterade mål och där återfinns kommunfullmäktiges mål nr 10 som brutits ned till fyra mål. Därefter följer ytterligare tio mål för att nå bättre resultat och högre måluppfyllelse. Uppföljning av uppdragsplanen sker en gång per år. Nämnden genomför även protokollförda platsbesök vi de olika gymnasieskolorna i syfte att följa

6 4(8) upp uppdragsplanens mål. Gymnasiecheferna är närvarande vid nämndens sammanträden och besvarar frågor från nämnd. Nämnden får uppföljning med hjälp av nyckeltal som främst hämtas ur Kolada. Det är både ekonomiska och kvalitetsmässiga nyckeltal som används vid uppföljningar. Gymnasienämnden arbetar i begränsad omfattning med nyckeltal och jämförelser med andra kommuner. Det nyckeltal som är vanligast är andelen elever som fullföljer gymnasieskolan med slutbetyg. Nämnden får en kvalitetsuppföljning en gång per år och den senaste presenterades för nämnden i november Skolinspektionen har under genomfört en tillsyn över gymnasieskolorna i Norrköpings kommun. I tillsynsrapporterna till skolorna kritiseras dessa genomgående för att kvalitetsarbetet inte är så systematiskt att verksamheten kan påvisa vilka insatser som krävs för att eleverna ska nå målen. Inför 2015 har en rutin och mall för arbetet med verksamhetsplan tagits fram. I rutinen finns en beskrivning av hur kvalitetsarbetet ska kunna systematiseras. Till detta finns även ett årshjul över kvalitetsarbetet Jämställdhet och hållbar utveckling Nämnden har i sin uppdragsplan beaktat jämställdhetsfrågorna. Verksamheten arbetar med likabehandlingsplan och personalutskottets arbetsgivaruppdrag. Den återredovisning som sker till nämnd innehåller inte könsuppdelad statistik. Inte heller kvalitetsuppföljningen som sker en gång per år innehåller sådan information. Det finns även en framtagen likabehandlingsplan som verksamheterna arbetar efter. Rektor har ett särskilt ansvar att anmäla kränkande behandling. Revisionsbedömning Uppdragsplanen innehåller rubriken prioriterade mål där statusen mellan målen inte tydligt framgår för läsaren. Så som det ser ut idag framstår det som att nämnden har 14 prioriterade mål. Förvaltningen har inte heller tagit fram någon verksamhetsplan och därför blir det oklart vilka mål som prioriterats. Detta förhållande blir även oklart i uppföljningarna eftersom verksamhetsplanerna upprättas läsårsvis (i september/oktober) och uppdragsplanen kalenderårsvis (fastställs december/januari). När kvalitetsuppföljningen presenteras görs det i november och det blir en uppföljning av verksamhetsplanen baserad på uppdragsplanen året före. Den nya verksamhetsplanen har då gällt i en månad medan uppdragsplanen gällt i tio månader. Det blir en obalans i styrningen när nämndens uppdragsplan inte aktivt används i styrningen under året. Kvalitetsuppföljningen sker en gång per år, vilket är sent med tanke på avsaknad av verksamhetsplan för året. Det innebär att nämnden inte får en dokumenterad uppföljning av hur styrningen av verksamheten fungerar förrän när året är slut. Det är inte acceptabelt. Den tillsyn som skolinspektionen gjorde kritiserade nämndens verksamheter

7 5(8) (gymnasieskolor) för att det saknades ett systematiskt kvalitetsarbete. Detta är förhållandet även idag. Det är dock positivt att verksamheten har tagit fram en rutin för det systematiskt kvalitetsarbetet och arbetet med verksamhetsplaner inför Det är angeläget att detta kommer i funktion så att styrningen förbättras. Det är även positivt att nämnden genomför protokollförda platsbesök, men detta arbetssätt kan knappast fortgå i samma omfattning med den nya nämnden. Det är därför av stor vikt att formalisera uppföljningarna och styrningen inom nämndens ansvarsområde. Vår sammanfattande bedömning är att nämndens styrning och ledning, uppföljning och kontroll av verksamheten är godkänd med brister (gul) Styrning och ledning av ekonomi Gymnasienämnden har en budget som uppgår till tkr för Högsta förvaltningsdomstolens avgörande har kommit vilket innebär att nämnden belastas med tkr ytterligare. Det prognostiserade resultatet exklusive domstolsbeslutet uppgår till tkr. Orsak till avvikelse är enligt nämnden att andelen elever på introduktionsprogram fortsätter att öka. Kostnaden för dessa elever (som är obehöriga till de nationella programmen) är betydligt högre än ett genomsnittligt nationellt program. Nämnden får uppföljning av budgeten en gång i månaden. Vid nämndens sammanträden fattas beslut i syfte att styra ekonomin och minska underskottet. Varje skola gör sina egna prognoser och rapporterar vidare, vilket innebär att den totala prognosen bygger på skolornas prognoser. Revisionsbedömning Det totala prognostiserade underskottet för gymnasienämnden är tkr inklusive kostnaden för Högsta förvaltningsdomstolens avgörande. Den kostnaden (2 000tkr) är inte budgeterad för 2014 och kostnaden förväntas tas centralt varför det prognostiserade underskottet väntas vara tkr. Kostnaden härrör från överklaganden som går tillbaka till åren Nämnden fick en tilläggsbudget i början av 2014 med tkr. Genom att nämnden inte gör en detaljerad prognos på internbudgeten saknas transparens om var underskotten finns i verksamheten. En mer detaljerad prognos skulle tydliggöra och underlätta för nämnden i uppföljning och beslut. Vår sammanfattande bedömning är att nämndens styrning och ledning, uppföljning och kontroll av ekonomin är godkänd med vissa brister (gul). Nämnden har vidtagit åtgärder för att få en ekonomi i balans, men det är väsentligt att styrningen av både verksamhet och ekonomi följs åt.

8 6(8) 3.3. Intern kontroll Nämnden fastställde 2014 års internkontrollplan i december 2013 i enlighet med internkontrollreglementet. Internkontrollplanen baseras på en dokumenterad risk- och väsentlighetsbedömning. Den tas fram av tjänstemän på utbildningskontoret tillsammans med nämndens utsedda internkontrollrepresentanter. Internkontrollplanen består av 10 rutiner (processer) och innehåller19 kontrollmoment som har olika intervall för uppföljning. Planen är en mix av såväl finansiella som verksamhetnära processer. Uppföljning av internkontrollplanens rutiner sker en gång per år till nämnden. Nämndens förvaltning arbetar med uppföljningar något mer frekvent och vid avvikelser sker korrigeringar. Internkontrollplanens uppföljningar blir i den meningen en del av styrningen. I den dagliga verksamheten närmast eleverna är inte internkontrollplanen ett levande dokument. Revisionsbedömning Gymnasienämnden har för 2014 tagit fram en, enligt revisionens bedömning, väl avvägd internkontrollplan som följer kommunens reglemente. Kontrollerna genomförs i enlighet med planen. Internkontrollplanen är inte ett levande dokument i verksamheten närmast eleverna. Vår sammanfattande bedömning är att nämndens internkontroll, är godkänd (grön). Nämnden bör arbeta för att internkontrollarbetet blir en naturlig del i verksamhetens ordinarie arbetssätt även närmast eleverna Verksamhetsspecifika processer Fullmäktige beslutade vid sitt sammanträde i februari 2014 att en utbildningsnämnd ska inrättas i kommunen. Det innebär att den verksamhet som funnits inom gymnasienämndens ansvarsområde går samman med barn- och utbildningsnämndens och bildar en gemensam nämnd med stöd av en förvaltning. Anpassningen av detta arbete har inte varit uppe vid något nämndsammanträde såvitt protokollen visar. På förvaltningsnivån har en grupp kallad K15 träffats från och med i höst för att göra anpassningar av den centrala administrationen med anledning av beslutet om en nämnd. De båda nämnderna har haft utbildningskontoret gemensamt och gruppen anpassar denna verksamhet att organiseras till en förvaltning under den nya nämnden. Det innebär att konto och ansvar liksom attester och delegationer ses över. Gruppen söker även efter en lokal där förvaltningen kan vara samlad. Revisionsbedömning Den gemensamma styrningen av den nya nämnden och dess förvaltning är avgörande för den nya nämndens möjlighet att fungera från 1 januari 2015.

9 7(8) Vi noterar att nämnden inte haft den förändrade nämndorganisationen uppe vid något protokollfört sammanträde sedan kommunfullmäktige tog beslutet. Enligt uppgifter från nämnden kommer gemensamma nämndmöten att ske under november och december Då det finns många praktiska frågor att ta hänsyn till, ter sig fyra månaders anpassning som kort tid. 4. Avslutande bedömning Den avslutande bedömningen av nämndens verksamhet presenteras utifrån revisionsfrågorna nedan. Är nämndens ledning, styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten ändamålsenlig och tillräcklig? Den sammantagna bedömningen är att nämndens ledning, styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten inte är helt tillräcklig. GUL Det är av stor vikt att formalisera uppföljningarna och styrningen inom nämndens ansvarsområde. Det är inte acceptabelt att det större delen av året saknas verksamhetsplaner som knyter till årets uppdragsplan. Det är även av stor betydelse att ett systematiskt kvalitetsarbete startas. Är nämndens ledning, styrning, uppföljning och kontroll av ekonomin tillräcklig? Den sammantagna bedömningen är att nämndens styrning, ledning, uppföljning och kontroll av ekonomin inte är helt ändamålsenlig och tillräcklig. GUL Nämnden har vidtagit åtgärder för att få en ekonomi i balans, men det är väsentligt att styrningen av både verksamhet och ekonomi följs åt.

10

11