Internkontrollplan för kvalitet för kommunstyrelsens verksamheter 2014 KS-2013/1267

Transkript

1 Göran Nilsson Ordförandens förslag Diarienummer Kommunstyrelsens ordförande Datum KS-2013/ Kommunstyrelsen Internkontrollplan för kvalitet för kommunstyrelsens verksamheter 2014 KS-2013/1267 Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslås besluta att anta internkontrollplan gällande kvalitet för kommunstyrelsens verksamheter 2014 Göran Nilsson (M)

2 Handläggare Tjänsteskrivelse Diarienummer Anna Landerholm Datum KS-2013/ Kommunstyrelsen Internkontrollplan för kvalitet för kommunstyrelsens verksamheter 2014 KS-2013/1267 Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslås besluta att anta internkontrollplan gällande kvalitet för kommunstyrelsens verksamheter 2014 Sammanfattning De särskilda granskningar/utvärderingar som ska göras enligt 2014 års internkontrollplan är: Kontroll av löneutbetalningar Rutiner för internkontroll Utbetalningar av ersättning för förlorad arbetsinkomst Hantering av synpunkter och klagomål Arbetsmiljön i nya kommunhuset Rutin för erbjudande om avgångsintervju Efterfrågan på och nyttan av kommunövergripande strateger (energi- och miljöstrateg) Besiktning av lekplatser Miljöstyrningsrådets krav vid upphandling Dessutom ska uppföljning av ekonomi och måluppfyllnad ske i samband med hel- och delårsbokslut samt i verksamhetsberättelsen. Synpunkter och klagomål rapporteras årligen. För kommunalteknik görs kvalitetsredovisning numera vartannat år och därmed görs ingen kvalitetsredovisning för Bakgrund Enligt kommunallagen och kommunens reglemente för internkontroll ska nämnden se till att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett tillfredsställande sätt års internkontrollplan (se tabell nedan) visar vilka aktiviteter som kommer att utföras för att förebygga fel och att följa upp att verksamheten är ändamålsenlig, effektiv och följer lagar och regler. Internkontrollplanen är baserad på en risk- och angelägenhetsbedömning utförd av Kommunstyrelsens presidium i samarbete med förvaltningen (se bilaga 1). Internkontroll avseende ekonomiska transaktioner behandlas i en separat plan som antas av kommunstyrelsen.

3 Ekonomisk konsekvensanalys Samtliga åtgärder kommer att utföras inom befintlig budgetram. Birgitta Ljungberg Jansson Administrativ chef Tyra Wikström Bilaga 1 Risk- och väsentlighetsanalys utförd av KS presidium

4 Internkontrollplan gällande kvalitet för kommunstyrelsens verksamheter 2014 Vad Kontroll-/utvecklingsaktivitet Ansvarig Kommentar (område/styrdokument/rutin) Särskilda granskningar/uppföljningar Kontroll av löneutbetalningar Kontroll genom stickprov Administrativ chef Rutiner för internkontroll Utbetalningar av ersättning för förlorad arbetsinkomst Utredning av kommunkoncernens rutiner för internkontroll Kontroll av utbetalningar av ersättning för förlorad arbetsinkomst Kommunchef och administrativ chef Personalchef Kontroll genom stickprov Synpunkter och klagomål Arbetsmiljön i nya kommunhuset Rutin för erbjudande om avgångsintervju Efterfrågan på och nyttan av kommunövergripande strateger (energi och miljö) Uppföljning av att hanteringen av synpunkter och klagomål fungerar i enlighet med kommunens gemensamma riktlinjer och verksamhetsspecifika rutiner Utredning om upplevelsen av arbetsmiljön i nya kommunhuset Uppföljning av rutin för erbjudande om avgångsintervju vid avslut av anställning Utredning av efterfrågan på och nyttan av de kommunövergripande energi- och miljöstrategfunktionerna och administrativ chef Administrativ chef Personalchef och administrativ chef Rapportering till administrativ chef Besiktning av lekplatser Uppföljning av att besiktningen av lekplatser utförs i enlighet med vad som anges i kvalitetsdeklarationen för Parkskötsel

5 Miljöstyrningsrådets krav vid upphandling Årligen återkommande aktiviteter Mål Budget Verksamhetsberättelse inklusive synpunkter och klagomål Uppföljning av användandet av miljöstyrningsrådets krav vid upphandlingar Uppföljning och analys av resultat utifrån mål och budget Uppföljning och analys av resultat utifrån budget Verksamhetsberättelse med sammanställning av inkomna synpunkter och ev. åtgärder Administrativ chef/ Administrativ chef/ Administrativ chef/ Fortsättning och fördjupning av uppföljningen gjord utifrån 2013 års internkontrollplan Avrapportering enligt plan per april och augusti 2013 och i verksamhetsberättelsen i samband med årsbokslutet Avrapportering sker löpande under året samt i delårs- och årsbokslut Redovisas i samband med årsbokslutet

6 BILAGA 1 Risk- och väsentlighetsanalys utförd av KS presidium Uppskattad sannolikhet och påverkan för risker kopplade till identifierade områden, styrdokument och rutiner 10 9 Vad (område/styrdokument/rutin) Sannolikhet Påverkan/ väsentlighet 1. Rutiner för internkontroll 8 9 Sannolikhet Utbetalningar av ersättning för förlorad 4 8 arbetsinkomst 3. Hantering av synpunkter och klagomål Arbetsmiljön i nya kommunhuset Rutin för erbjudande om avgångsintervju Efterfrågan på och nyttan av kommunövergripande strateger Besiktning av lekplatser Miljöstyrningsrådets krav vid upphandling Påverkan/väsentlighet