Lönenämnden

Transkript

1 Lönenämnden

2

3 MUNKEDALS KOMMUN SOTENÄS KOMMUN LYSEKILS KOMMUN Lönenämnden Mandattid: Ordinarie Said Lundin (S) Munkedals kommun Christer Börjesson (M) Munkedals Kommun Helene Stranne (M) Sotenäs Kommun Birgitta Albertsson (S) Sotenäs kommun Christina Gustafson (S) Lysekils kommun Camilla Carlsson (FP) Lysekils kommun Jupitergatan Dingle Tel: Mobil: E-post: saidlundin@hotmail.com Orrebergs gård Dingle Tel: E-post: christer@orreberg.com Jänkegården Kungshamn Tel: E-post: helene@ericon.se Heljeröd Hunnebostrand Tel: E-post: birgitta.albertsson@sotenas.se Badvägen Brastad Tel: Mobil: E-post: christinagstfsn97@gmail.com Torpgatan Lysekil Tel: Mobil: E-post: millanp92-@hotmail.com

4 Ersättare Carina Torstensson (C) Munkedals kommun Kasper Gustafsson (V) Munkedals Kommun Karl Ove Reimer (M) Sotenäs kommun Elving Claesson (S) Sotenäs kommun Richard Åkerman (M) Lysekils kommun Christer Hammarqvist (C) Lysekils kommun Smedbergs gård Munkedal Tel: E-post: Dinglevägen Hedekas Tel: E-post: Kaptensgatan Smögen Tel: E-post: ko.reimer@gmail.com Gåsedammsgatan Hunnebostrand Tel: E-post: elvingclaesson@live.se Klubbans väg Fiskebäckskil Tel: Mobil: E-post: richard.akerman@moderat.se Vrångebäck Brastad Tel: Mobil: E-post: hammarqvist.m@telia.com Revisorer Lysekil: Leif Bergius Hökvägen Lysekil. leifbergius@hotmail.com Arne Lundqvist Ingalsröd Strand Brastad. lysekilsmaklaren@gmail.com

5 KALLELSE/FÖREDRAGNINGSLISTA Tid: Måndagen den 19 maj kl Plats: Löneenheten, Munkedal Ordförande: Said Lundin (S) Sekreterare: Linda Andersson Utses att justera: Justeringens tid och plats: , kl Ledamot med förhinder att delta på sammanträdet ansvarar själv för att kalla in ersättare. Nr Ärenden Sida 1 Delårsbokslut, april 2014 Dnr: LNSML Internkontrollplan 2014 Dnr: LNSML Val av ordförande och vice ordförande för Lönenämnden Dnr: LNSML Information om tjänster inom löneenheten MUNKEDAL Telefon växel Fax munkedal.kommun@munkedal.se Bankgiro Postgiro Organisationsnummer

6

7 Dnr: LNSML TJÄNSTESKRIVELSE DELÅRSBOKSLUT, APRIL 2014, FÖR LÖNENÄL ÄMNDENN Lönenämnden har upprättat förslag till delårsbokslut april Prognosen för hela 2014 är ett 0 resultat. Särskilda konsekvensbeskrivningar 1. Ekonomi Driftsredovisning Lönenämnden redovisar ett överskott för perioden på tkr. Det ekonomiska utfallet för periodenn visar på att löneenheten ligger rambudget med god marginal. inom Löneenheten har inte kommit igång med all fakturering till samverkanskommunerna Sotenäs och Lysekil ännu så intäkterna grundar sig på det förväntade utifrån samverkansavtalet. Enheten har en vakans motsvarandee 1,0 årsarbetare där rekryteringr g nyligen påbörjats vilket innebär att dessa kostnader inte belastar verksamheten hela året. Dock behöver man inom ramenn få använda en del avv dessa medel till kostnader som inte kunnat förutses vid flytten till de nya lokalerna. De verkliga utfallen för kostnaderna är inte periodiserade i lika stora delar per månad. Kostnader för Support och konsultarvoden kommer under året att belasta budget i högre grad än fram till nu! 2. Miljö Ingen påverkan 3. Folkhälsa Ingen påverkan 4. Facklig samverkan enligt FAS Ej aktuellt Förslag till beslut Lönenämnden beslutar attt godkännaa upprättat delårsbokslut för april 2014 samt överlämna den till kommunstyrelsen MUNKEDAL Telefon växel Fax Bankgiro Postgiro munkedal.kommun@munkedal.se Organisationsnummer

8 8 Lennart Ekman Lönechef Löneenheten Beslutet expedieras till: Munkedals kommun Sotenäs kommun Lysekils kommun MUNKEDAL Telefon växel Fax al.se Bankgiro Postgiro Organisationsnummer

9 9 Lönenämnd Bokslut jan-april 2014 Diarienr: LNSML

10 10 Innehållsförteckning 1. REDOVISNING LÖNENÄMNDEN VERKSAMHETSBESKRIVNING VIKTIGA HÄNDELSER EKONOMI ÖVRIGA NYCKELTAL ÖVRIG UPPFÖLJNING

11 11 Kund/Brukare Ekonomi Arbetssätt Medarbetare Hållbart 1. Redovisning Lönenämnden 1.1 Verksamhetsbeskrivning Löneneheten är en sammanslagning av SML kommunernas löneneheter och skall ansvara för de arbetsuppgifter som åläggs löpande av lönenämnden i Munkedals kommun. Enheten leds av lönechef som politiskt är underställd lönenämnden samt i tjänstemannaledet direkt underställd kommunchef. De samverkande kommunerna har också en arbetsgrupp bestående av respektive kommuns personalchef samt lönechef med uppdrag att samverka omkring de frågor som har beröringspunkter med löneenhetens uppdrag. 1.2 Viktiga händelser Löneneheten flyttar in i nya lokaler, Gamla posthuset Munkedal, 5 maj 2014 och då är alla medarbetare från respektive SML kommun på plats i Munkedals kommun. Fram till detta datum arbetar medarbetarna kvar i respektive kommun men är underställda lönechef från Ekonomi Driftsredovisning Resultaträkning (tkr) Lönenämnd Utfall Per. Budget Årsbudget 2014 Verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader Nettokostnader Kommunbidrag Res efter kommunbidrag Kapitalkostnad Årets resultat Kommentar: Det ekonomisk utfallet för perioden visar på att löneenheten ligger inom rambudget med god marginal. Vi har inte kommit igång med all fakturering till samverkanskommunerna Sotenäs och Lysekil ännu så, intäkterna grundar sig på det förväntade 3

12 12 utifrån samverkansavtalet. Enheten har vakans motsvarande 1,0 årsarbetare som nyligen påbörjas för rekrytering vilket innebär att dessa kostnader inte belastar verksamheten hela året. Dock behöver vi inom ramen få använda en del av dessa medel till kostnader som vi inte kunnat förutse vid flytten till de nya lokalerna Framtid Löneenheten arbetar kontinuerligt med effektiviseringsåtgärder med ambitionen att leverera en hög kvalitet på den interna servicen. Enheten har vakant tjänst som rekryteras klart efter sommaren. Rekryteringen ligger inom ramen för föreslagen neddragning av årsarbetstiden i budget Övriga nyckeltal Samverkansavtalet mellan SML kommunerna reglerar att: Fördelningstalen gäller den totala budgeten exklusive lön till lönechef, gemensamma system och konsultkostnader samt lönenämnd. Lön till lönechef fördelas med 1/3 per kommun. Gemensamma system och konsultkostnader fördelas med 1/3 per kommun. Arvoden och kostnader för förlorad arbetsinkomst till lönenämndens förtroendevalda belastar respektive kommuns egen budget. Fördelningstal Kommun Antal löner/år ( ) Andel i % 2014 Sotenäs ,7 Munkedal ,7 Lysekil ,6 Effektivitetsmål mäts genom hur många löner som administreras per månad/årsarbetare. Löneenheten Antal löner/mån ( ) Åa/ 2014 Löner/mån/ Åa/2014 SML (lönehandläggare) ,

13 Övrig uppföljning Uppföljning av ständiga förbättringar Uppföljning av intern kontroll 5

14 14

15 Dnr: LNSML TJÄNSTESKRIVELSE Internkontrollplan 2014 Enligt Reglemente för intern kontroll, har varje nämnd skyldighet attt upprätta en internkontrollplan för sin verksamhet t. I planen ska anges vad som ska kontrolleras, hur kontrollen utförs och följas f upp. Planen ska revideras årligen. Rapportering av genomförd internkontroll skall göras i slutet av året till kommunstyrelsen, och en kopia skall också lämnas till kommunrevisionen. Återrapportering sker också i årsredovisningen. Vid upptäckta bristerr lämnas förslag på åtgärder för attt förbättra kontrollen. Allvarligaree brott eller brister skall omgående återrapporteras till styrelsen. Internkontrollpunkter har antagits för Löneenheten av Kommunstyrelsen. Lönenämnden föreslås följa motsvarande punkter för Särskilda konsekvensbeskrivningar 1. Ekonomi Bättre kontroll Förslag till beslut Lönenämnden godkänner upprättadee förslag till internkontrollplan för Ulrika Gellerstedt Verksamhetsutvecklare Kommunledningskontoret Lennart Ekman Lönechef Kommunledningskontorett Beslutet expedieras till: Lönechef Controller Verksamhetsutvecklare MUNKEDAL Telefon växel Fax Bankgiro Postgiro munkedal.kommun@munkedal.se Organisationsnummer

16 16

17 17 Intern kontrollplan Munkedals kommun 2014 Tidsperiod: Dnr KS Lönenämnden Fastställd av Kommunstyrelsen Fastställd av Lönenämnden: Lön Enhet Intern kontrollplan Munkedals kommun 2014 Tidsperiod: Dnr KS Kommunledningskontor -ekonomi, personal, lön, adm, tillväxt och kultur Fastställd av Kommunstyrelsen Kontrollområde Rutin/system Löneutbetalning Risk/ prio 16 Upprättad av: Maria Strömberg sid 1 Dokument Kontrollmoment Metod Frekvens Rapportering till Används upprättad rutin för Välja 2 enheters utbetalning i aug och stickprov- för aug Lönechef granskning av sept. Kontrollera med chef att och sept 2014 löneutbetalning, dvs rätt samtliga personer har arbetat den person, ansvar och lön. perioden på det ansvaret och rätt lön utbetalas Lön Tillväxt Löneutbetalning Kontroll av säkerhetshanteringspärm och organisation för krisinformation Kontrollera alla nettoutbetalningar som överstiger 20000:- per person. Se till att pärm/rutin är uppdaterad och känd Gå igenom bankfilen, där nettolön summeras per person. Stabspärmen gällande krisinformation uppdateras och en krisinformationsövning ska genomföras för att identifiera eventuella brister Varje månad klart oktober 2014 Lönechef Kommunchef

18 Kontrollsamordnare ansvarar för enhetens/områdets/sektorns sammanställning av rapport senast 31 okt. Rapporten skall innehålla omfattning av utförd uppföljning, utfallet och ev förslag på åtgärder och skickas till FC/övergripande kontrollsamordnare. Förvaltningschef och övergripande kontollsamordnare sammanställer och utvärderar kommunens samlade system för Intern kontroll och ev. förbättringar och åtgärder. Den samlade rapporten skickas till KS i december månad. 18

19 Dnr: LN TJÄNSTESKRIVELSE Val av ordförande och vice ordförande till Lönenämnden Lönenämnden beslutade att föreslå till kommunfullmäktige att utse Said Lundin (S) som ordförande för Lönenämnden mandatperioden ut, att utse Helene Stranne (M) som vice ordförande för Lönenämnden mandatperioden ut samt att en representant från Munkedals kommun behåller ordförandeskapet i Lönenämnden nästa mandatperiod. Kommunfullmäktige beslutade enligt lönenämndens förslag. Särskilda konsekvensbeskrivningar 1. Ekonomi Ingen påverkan 2. Miljö Ingen påverkan 3. Folkhälsa Ingen påverkan 4. Facklig samverkan enligt FAS Krävs ej Förslag till beslut Lönenämnden noterar informationen Linda Andersson Nämndsekreterare Administrativa enheten Kommunledningskontoret Lennart Ekman Enhetschef Löneenheten Kommunledningskontorett Beslutet expedieras till: Akten MUNKEDAL Telefon växel Fax al.se munkedal.kommun@munkedal.se Bankgiro Postgiro Organisationsnummer

20 20

21 21

22 22