Förslag till intern kontrollplan 2018 för kommunstyrelsens verk samheter samt överförmyndare

Transkript

1 SA LA LEDNIN GS UTSKDTTET KOMMUN Sammanträdesdatum SAM MANTRÄDESPROTOKD LL Dnr 2017/14-01 % Förslag till intern kontrollplan 2018 för kommunstyrelsens verk samheter samt överförmyndare INLEDNING Enligt av kommunfullmäktige fastställt reglemente för intern kontroll i Sala kommun ska nämnder och styrelser varje år anta en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen. Denna syftar till att säkerställa att styrelser och nämnder upprätt håller en tillfredsställande intern kontroll. Beredning Bilaga KS 2017/225/1, missiv Bilaga KS 2017/225/2, intern kontrollplan 2018 kommunstyrelsens verksamheter Bilaga KS 2017/225/3, intern kontrollplan 2018 överförmyndare Yrkanden Carola Gunnarsson [C) yrkar att ledningsutskottet föreslår att kommunstyrelsen beslutar a_tt fastställa intern kontrollplan 2018 för kommunstyrelsens verksamheter samt för överförmyndare i enlighet med Bilagor KS 2017/225/2-3. BESLUT Ledningsutskottet föreslår att kommunstyrelsen beslutar ag fastställa intern kontrollplan 2018 för kommunstyrelsens verksamheter samt för överförmyndare i enlighet med Bilagor KS 2017/225/2-3. Utdrag kommunstyrelsen lusterandes sign Utdragsbestvrkande

2 [Silas-,2: KS 201.7/225/1 & SA LA å- 211) KOMMUN JENNY NOLHAGE KOMMUNSTYRELSEN t... H Håll-XXI nur -.:'.'..;5!'!Jllgj Ink. av!!!!!!!!' Förslag till Intern kontrollplan 2018 för Kommunstyrelsens verksamheter samt Överförmyndare Enligt av kommunfullmäktige fastställt reglemente för intern kontroll i Sala kommun ska nämnder och styrelse varje år anta en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen. Denna syftar till att säkerställa att styrelser och nämnder upprätthåller en tillfredsställande intern kontroll. Det betyder att de ska med rimlig grad av säkerhet säkerställa att följande mäl uppnås: o Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet I Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten. Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m. Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att se till att det finns en god intern kontroll. Nämnderna har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslås besluta att fastställa intern kontrollplan 2018 för Kommunstyrelsens verksamheter samt för Overförmyndare. Jenny Nolhage kommunchef

3 Rapportering till Riskbedömning KontorSChef Mindre MK sannolik/ kännbar Kontorschef Möjlig/kännbar MK Samhällsbyggnadschef Möjlig/kännbar Samhällsbyggnadschef Möjlig/kännbar Bygg- och Möjlig/Kännbar _ miljönämnd &5 Bygg och Möjlig/Allvarlig miljönämnd Metod Sökning i ephorte Sökning i ephorte Genomgång av fakturor och ingångna avtal. Avtalfbeställningar, personalbeslut etc. ås i enom. Analys av beslut från överprövande instans Analys av utfall Frekvens 2 ggr/ vid delårsoch årsbokslut 2 ggr/ vid delårsoch årsbokslut 2 ggr/år 2 ggr./år Nästkommande nämndsammanträde ] ggr/år Intern kontrollplan 2018 Kommunstyrelsens verksamheter Process rutin/s stem Medbor arkontor Protokoll ska inlämnas från styrelsemöten i SHE, SalabOStäder och Sala Silvergruva Delegationsbeslut/delegationslista till KS så att besluten vinner laga kraft Samhällsb Upphandling Delegation nadskontor B - och mil'ökontor Kontrollera att beslut är rättssäkert behandlade Kontrollmoment Kontrollera att protokoll har inlämnats hån styrelsemöten i berörda bola Slumpvis valda ärenden (5 st), kontrolleras att de är rätt behandlade i ephorte så att de kommer med på delegationslistan till KS Avtalstrohet och otillåtna direktupphandlingar inom SBK Huruvida delegation tillämpas korrekt inom SBK Följa upp överklagade beslut Kontrollansvar Medborgarkontoret/ administrativa enheten Medborgarkontoret/ administrativa enheten Samhällsbyggnadskontor verksamhetsutvecklare Samhällsbyggnadskontor verksamhetsutvecklare! berörd handläggare Kontroll av måluppfyllelse i Plan för Byggenhetens arbete och Plan för Mil'öenhetens arbete Utvärdering i samband med verksamhetslanerin

4 Mindre sannolik/lindrig Mindre sannolikindrig Mindre sannolik /allvarlig Räddningschef Räddningschef Personalchef Stickprov Stickprov av inkommande månadsunderlag Löpande Löpande 2 ggr/år Vid delårsbokslut och årsbokslut Kontroll av faktiskt utbetalda deltidslöner som jämförs mot utryckningar, övningar etc. Kvitton kontrolleras mot fakturor, men sparas ej Operativ chef Mottagningsattestant Stickprov att det finns Lönechef relevanta underlag till lönejusteringar. Räddnin st'änst Deltidslöner Bensinkortsanvändning Personalkontor Korrekta underlag lönejusteringar

5 Riskbedömning Möjlig/kännbar Möjlig/kännbar Rapportering till Metod Frekvens En gång per år Varje uttagsmedgivande Intern kontrollplan 2018 Överförmyndare Process Kontrollmoment Kontrollansvar rutin/s stem Årsräkningar Kontrollera att alla Handläggare huvudmäns konton, förutom transaktions konton, är spärrade för uttag för alla utom för huvudmannen (ÖFspärrade) Uttagsmedgivanden Kontrollera att Handläggare verifikat firms till uttagsmedgivanden