LYSEKILS KOMMUN Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsen

Transkript

1 LYSEKILS KOMMUN Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsen (18) 11 REGLEMENTE SAMT ANVISNINGAR FÖR INTERN KONTROLL Dnr: LKS Ekonomienheten har utarbetat förslag för ett gemensamt arbetsförfarande avseende intern kontroll för samtliga nämnder i Lysekils kommun och ett nytt reglemente för intern kontroll har skapats utifrån gällande kommunallag. Utifrån det nya förslaget till reglemente har ansvisningar tagits fram för genomförande av intern kontroll. Anvisningarna innehåller gemensam årsplan, blankett för anmälan av intern kontrollprogram och blankett för inrapportering av genomförd intern kontroll. Beslutsunderlag Ekonomienhetens tjänsteskrivelse Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige Kommunfullmäktige beslutar att anta ett nytt reglemente för intern kontroll daterat Kommunstyrelsens beslut Kommunstyrelsen beslutar att under förutsättning att kommunfullmäktige antar nytt reglemente för intern kontroll anta förslag till anvisningar daterade Beslutet skickas till Kommunfullmäktige Justerare: Utdragsbestyrkande:

2 1/2 Kommunstyrelsen Tjänsteskrivelse Datum: Förvaltning/Enhet: Ekonomienheten Handläggare: Mikael Ingvarsson Telefon: E-post: Reglemente samt anvisningar för intern kontroll Dnr: LKS Sammanfattning Ekonomienheten har utarbetat ett förslag för ett gemensamt arbetsförfarande avseende intern kontroll för samtliga nämnder i Lysekils kommun. Beskrivning av ärendet Ett nytt reglemente för intern kontroll har skapats utifrån gällande kommunallag. Anvisningar för genomförande av intern kontroll har skapats utifrån det nya reglementet. Anvisningarna innehåller gemensam årsplan, gemensam blankett för anmälan av intern kontrollprogram och gemensam blankett för inrapportering av genomförd intern kontroll. Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax: registrator@lysekil.se

3 2/2 Förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar att anta ett nytt reglemente för intern kontroll daterat Kommunstyrelsen beslutar att under förutsättning att kommunfullmäktige antar nytt reglemente för intern kontroll anta förslag till anvisningar daterade Ekonomienheten Ekonomichef: Lars-Erik Knutsson Ekonom: Mikael Ingvarsson

4 REGLEMENTE FÖR INTERN KONTROLL LYSEKILS KOMMUN (version ) Begreppet nämnd nedan omfattar såväl kommunstyrelsen som övriga nämnder. SYFTE MED REGLEMENTET 1 Syfte Detta reglemente syftar till att säkerställa att samtliga nämnder upprätthåller en tillfredsställande intern kontroll, det vill säga, de ska med rimlig grad av säkerhet säkerställa att följande mål uppfylls: Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m. ORGANISATION AV INTERN KONTROLL 2 Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att se till att det finns en god intern kontroll. I detta ligger ett ansvar för att en intern kontrollorganisation upprättas inom kommunen samt se till att denna utvecklas utifrån kommunens kontrollbehov. Därvid ska kommunövergripande reglemente och anvisningar upprättas. 3 Nämnderna Nämnderna har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom sitt verksamhetsområde. Den enskilda nämnden har då att se till att: En organisation upprättas för den interna kontrollen Kommunövergripande regler och anvisningar antas för den interna kontrollen. 4 Förvaltningschefen Inom en nämnds verksamhetsområde ansvarar förvaltningschef eller motsvarande för att regler och anvisningar följs så att en god intern kontroll kan upprätthållas. I detta ansvar ligger att vederbörande ska leda arbetet med att åstadkomma och upprätthålla en god intern kontroll. Förvaltningschefen svarar för att minst en gång om året skriftligt rapportera till nämnden och ge en samlad bedömning av hur den interna kontrollen fungerar. Allvarligare brister i den interna kontrollen ska omedelbart rapporteras till nämnden.

5 5 Enhets- och verksamhetsansvariga Enhets- och verksamhetschefer på olika nivåer i organisationen är skyldiga dels att följa antagna regler och anvisningar om intern kontroll samt dels att informera övriga anställda om reglernas och anvisningarnas innebörd. Vidare har de att verka för att de anställda arbetar mot uppställda mål och att de arbetsmetoder som används bidrar till en god intern kontroll. Brister i den interna kontrollen ska omedelbart rapporteras till närmast överordnad eller den som nämnden utsett. 6 Övriga anställda Övriga anställda är skyldiga att följa antagna regler och anvisningar i sin arbets-utövning. Brister i den interna kontrollen ska omedelbart rapporteras till närmast överordnad eller den som nämnden utsett. UPPFÖLJNING AV INTERN KONTROLL 7 Styrning och uppföljning Varje nämnd har en skyldighet att styra och löpande följa upp det interna kontrollsystemet inom nämndens verksamhetsområde. Nämnden ska som grund för sin styrning göra en riskoch väsentlighetsanalys för sin verksamhet. 8 Intern kontrollplan Nämnderna ska varje år anta en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen. 9 Uppföljning av den interna kontrollplanen Resultatet av uppföljningen av den interna kontrollen ska, med utgångspunkt från antagen plan, rapporteras till nämnden i den omfattning som fastställts i internkontrollplanen. 10 Nämndens rapportskyldighet Nämnden ska rapportera resultatet från uppföljningen av den interna kontrollen inom nämnden till ekonomienheten/kommunstyrelsen. Rapportering ska samtidigt ske till kommunens revisorer. 11 Kommunstyrelsens skyldigheter Kommunstyrelsen ska med utgångspunkt från nämndernas uppföljningsrapporter utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll och i de fall förbättringar behövs föranstalta om sådana. Kommunstyrelsen ska även informera sig om hur den interna kontrollen fungerar i de kommunala företagen.