Reglemente samt anvisningar för intern kontroll

Transkript

1 1/2 Kommunstyrelsen Tjänsteskrivelse Datum: Förvaltning/Enhet: Ekonomienheten Handläggare: Mikael Ingvarsson Telefon: E-post: Reglemente samt anvisningar för intern kontroll Dnr: LKS Sammanfattning Ekonomienheten har utarbetat ett förslag för ett gemensamt arbetsförfarande avseende intern kontroll för samtliga nämnder i Lysekils kommun. Beskrivning av ärendet Ett nytt reglemente för intern kontroll har skapats utifrån gällande kommunallag. Anvisningar för genomförande av intern kontroll har skapats utifrån det nya reglementet. Anvisningarna innehåller gemensam årsplan, gemensam blankett för anmälan av intern kontrollprogram och gemensam blankett för inrapportering av genomförd intern kontroll. Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax: registrator@lysekil.se

2 2/2 Förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar att anta ett nytt reglemente för intern kontroll daterat Kommunstyrelsen beslutar att under förutsättning att kommunfullmäktige antar nytt reglemente för intern kontroll anta förslag till anvisningar daterade Ekonomienheten Ekonomichef: Lars-Erik Knutsson Ekonom: Mikael Ingvarsson

3 REGLEMENTE FÖR INTERN KONTROLL LYSEKILS KOMMUN Nedan angivet nämnd menas Kommunstyrelsen plus övriga nämnder. Nedan angivet styrelsen menas Kommunstyrelsen. SYFTE MED REGLEMENTET 1 Syfte Detta reglemente syftar till att säkerställa att styrelser och nämnder upprätthåller en tillfredsställande intern kontroll, det vill säga, de ska med rimlig grad av säkerhet säkerställa att följande mål uppfylls: ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet. tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten. efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m. ORGANISATION AV INTERN KONTROLL 2 Styrelsen Styrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll. I detta ligger ett ansvar för att en intern kontrollorganisation upprättas inom kommunen samt tillse att denna utvecklas utifrån kommunens kontrollbehov. Därvid ska kommunövergripande reglemente och anvisningar upprättas. 3 Nämnderna Nämnderna har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde. Den enskilda nämnden har därvid att tillse att: en organisation upprättas för den interna kontrollen. kommunövergripande regler och anvisningar antas för den interna kontrollen. 4 Förvaltningschefen Inom nämnds verksamhetsområde ansvarar förvaltningschef eller motsvarande för att konkreta regler och anvisningar följs så att en god intern kontroll kan upprätthållas. I detta ansvar ligger att vederbörande ska leda arbetet med att åstadkomma och upprätthålla en god intern kontroll. Kommunövergripande reglerna och anvisningar ska antas av respektive nämnd. Förvaltningschefen svarar för att minst årligen skriftligt rapportera till nämnden och ge en samlad bedömning om hur den interna kontrollen fungerar. Allvarligare brott mot den interna kontrollen rapporteras omedelbart till nämnden.

4 5 Enhets- Verksamhetsansvariga Enhets- verksamhets chefer på olika nivåer i organisationen är skyldiga att följa antagna regler och anvisningar om intern kontroll samt ska informera övriga anställda om reglernas och anvisningarnas innebörd. Vidare har de att verka föra att de anställda arbetar mot uppställda mål och arbetsmetoder som används bidrar till en god intern kontroll. Brister i den interna kontrollen ska omedelbart rapporteras till närmast överordnad eller den som nämnden utsett. 6 Övriga anställda Övriga anställda är skyldiga att följa antagna regler och anvisningar i sin arbetsutövning. Brister i den interna kontrollen ska omedelbart rapporteras till närmast överordnad eller den som nämnden utsett. UPPFÖLJNING AV INTERN KONTROLL 7 Styrning och uppföljning Varje nämnd har en skyldighet att styra och löpande följa upp det interna kontrollsystemet inom nämndens verksamhetsområde. Nämnden ska som grund för sin styrning genomföra riskbedömning- och väsentlighetsanalys för sin verksamhet. 8 Intern kontrollplan Nämnderna ska varje år antaga en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen. 9 Uppföljning av intern kontrollplan Resultatet av uppföljningen av den interna kontrollen ska, med utgångspunkt från antagen plan, rapporteras till nämnden i den omfattning som fastställts i internkontrollplanen. 10 Nämndens rapportskyldighet Nämnden ska enligt anvisningar för internkontroll rapportera resultatet från uppföljningen av den interna kontrollen inom nämnden till ekonomienheten/styrelsen. Rapporteringen ska samtidigt ske till kommunens revisorer. 11 Styrelsens skyldigheter Styrelsen ska med utgångspunkt från nämndernas uppföljningsrapporter utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll och i de fall förbättringar behövs föranstalta om sådana. Styrelsen ska även informera sig om hur den interna kontrollen fungerar i de kommunala företagen.

5 Anvisning för genomförande av intern kontroll Lysekils kommun utifrån reglementet för intern kontroll

6 Innehållsförteckning Inledning... 3 Syfte Organisation och ansvar utifrån reglementet för intern kontroll Uppföljning av intern kontroll utifrån reglemente för intern kontroll Processer Risk- och väsentlighetsbedömning Risk och väsentlighetsmall Intern kontrollplan dokumenteras och rapporteras Intern kontrollplanens, innehåll och rubriker Genomförd kontroll dokumenteras och rapporteras Dokumentera Sammanfattning

7 Inledning Nedan angivet nämnd menas kommunstyrelsen plus övriga nämnder. Nedan angivet styrelsen menas kommunstyrelsen. Detta är en vägledning i arbetet med intern kontroll ut i organisationen utifrån reglementet för intern kontroll. Ekonomienheten har utfärdat anvisningar för att vägleda Nämnder/- Förvaltningar/Verksamheter i arbetet med att utveckla formerna för genomförande och uppföljning av den interna kontrollen. Detta dokument anger hur granskningen av kommunens interna kontroll ska bedrivas. Förvaltningschefer och förvaltningsekonomer ska driva intern kontrollarbetet ut i organisationen genom att. Sprida intern kontrollbudskapet Hjälpa till med att kontroller genomförs inom förvaltningen Hjälpa till vid rapportering, sammanställning till nämnd Utveckla arbetet med intern kontroll inom kommunen Förvaltningsekonomer fungerar även som kontaktpersoner för varje nämnd/förvaltning/verksamhet. Syfte 1 Anvisningar för genomförande av intern kontroll syftar till att säkerställa att styrelsen och nämnder upprätthåller en tillfredsställande intern kontroll, det vill säga, de ska med rimlig grad av säkerhet och resurser säkerställa att de i reglementet angivna mål uppfylls. 1. Organisation och ansvar utifrån reglementet för intern kontroll 2 Kommunstyrelsens förvaltning har övergripande ansvar för intern kontrollarbetet. Vidare ansvarar kommunstyrelsens förvaltning för rapportering till kommunstyrelsen avseende hur den interna kontrollen fungerar samt resultatet av innevarande års granskning av den interna kontrollen. Rapporteringen ska ske skriftligen senast i november månad innevarande år. Avlämnandet av förslag till intern kontrollplan för kommande år sker i december innevarande år. 3 Nämnderna har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde. Den enskilda nämnden har att se till att de i reglementet angivna ansvaren uppfylls. 4 Förvaltningschef ansvarar för att regler och anvisningar följs så att en god intern kontroll kan upprättas. Förvaltningschefen ansvarar även för rapportering till respektive nämnd hur intern kontroll fungerar samt vad årets granskning av intern kontroll framvisat. 5 Enhets- och verksamhetschefer är skyldiga att följa antagna regler och anvisningar om intern kontroll samt att alla anställda informeras om desamma. Vidare ansvarar enhets- och verksamhetschefer även för att de anställda arbetar 3

8 mot de uppställda mål och arbetsmetoder som används bidrar till en god intern kontroll. 6 Övriga anställda har en skyldighet att omedelbart rapportera fel och brister i verksamheten till närmaste överordnad som i sin tur är skyldig att rapportera vidare uppåt i organisationen. Syftet är att omgående vidta åtgärder-påbörja intern kontroll för att komma tillrätta med de fel och brister som har uppmärksammats. Den interna kontrollen ska kunna undanröja eventuella tveksamheter eller direkta felaktigheter så snart som möjligt. Revisorerna ska enligt kommunallagen pröva om den kontroll som görs inom styrelsen och nämnderna är tillräcklig. Revisorerna har därför ansvar och skyldighet att pröva om den interna kontrollen är tillräcklig, men de tar däremot inte ta ansvar för att utforma den interna kontrollen. 1.1 Uppföljning av intern kontroll utifrån reglemente för intern kontroll 7 Styrning och uppföljning. Varje nämnd har skyldighet att planera och prioritera arbetet med utveckling av rutiner för att stärka den interna kontrollen. Som grund för planering, prioritering och uppföljning av intern kontrollarbetet ska en riskbedömning- och väsentlighetsanalys göras. Det finns en mängd rutiner och processer som ska riskbedömas. En inventering av de rutiner och processer man har i sin verksamhet bör göras. Riskbedömning- och väsentlighetsanalys är ett verktyg för att prioritera vilka områden som ska kontrolleras. 8 Intern kontrollplan. Efter prioritering av rutiner/processer ska en kontrollplan upprättas. Denna ska innehålla prioriterade rutiner/processer utifrån riskbedömning- och väsentlighetsanalys. En intern kontrollplan ska svara på följande frågor: Syfte Kontrollmoment Kontrollansvar Frekvens Väsentlighet Riskbedömning Sammanvägning vad som ska kontrolleras rutin, process hur kontrollen ska utföras vem ska utföra kontrollen hur ofta ska kontrollen göras Konsekvens Sannorlikhet Väsentlighet och Riskbedömningspoäng Planen ska antas av nämnden i december årligen för uppföljning av den interna kontrollen. 9 Uppföljning av intern kontroll. Genomförd kontroll ska dokumenteras och den av förvaltningschefen utsedd kontrollsamordnare ska sammanställa utfallet för nämnd och stämmas av mot dess chef. 10 Nämndens rapportskyldighet. Uppföljningen ska rapporteras från nämnden till styrelsen och revisorer samt förslag på åtgärder senast i november månad. Förvaltningschefen svarar för att minst årligen skriftligt rapportera till styrelsen och revisorerna och ge en samlad bedömning om hur den interna kontrollen fungerar. 4

9 11 Styrelsens skyldiheter. Utifrån rapporterna från nämnder/förvaltningar ska styrelsen utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll och om förbättringar. Styrelsen ska även informera sig om hur den interna kontrollen fungerar i de kommunala företagen. 1.2 Processer 1. Årets intern kontroll påbörjas 2. Föregående års intern kontroll redovisas i årsredovisningen 3. Arbetet med intern kontroll avslutas och sammanställs i en rapport till respektive nämnd och revisorer senast 31 oktober 4. Risk-väsentlighetsanalys genomförs för kommande års intern kontroll 5. När intern kontrollen har varit uppe i nämnd för behandling skickas protokollet från nämndsmöte in till internkontrollsamordnare på ekonomienheten senast 31 november 6. Internkontrollsammordnaren sammanställer samtliga nämnders intern kontroll för rapport till kommunstyrelsen 7. Respektive nämnd behandlar de utifrån Risk- väsentlighetsanalys nya internkontrollpunkter som ska utgöra nästa års intern kontroll 5

10 2. Risk- och väsentlighetsbedömning Varje nämnd har skyldighet att planera och prioritera arbetet med utveckling av rutiner för att stärka den interna kontrollen. Som grund för planering, prioritering och uppföljning av internkontrollarbetet ska en Risk- och väsentlighetsbedömning göras. Det finns en mängd rutiner och processer som ska riskbedömas. En inventering av de rutiner och processer man har i sin verksamhet bör göras. Risk- och väsentlighetsbedömning är ett verktyg för att prioritera vilka områden som ska kontrolleras. Grunden för en Risk- och väsentlighetsbedömning är att bedöma konsekvenserna vid fel och sannolikheten för att fel uppstår. I bedömningen måste även hänsyn tas till den egna kostnaden för den interna kontrollen. Det får inte bli orimligt dyrt eller ett självständigt ändamål i förhållande till vad den ger i resultat, utan det måste vägas mot de konsekvenser som blir om fel uppstår. Riskbedömning handlar om att identifiera organisationens viktiga processer. Det finns verksamhetsrisker, redovisningsrisker, IT-baserade risker och omvärldsrisker. Väsentlighet kan uttryckas som ekonomiska, politiska och tekniska som kan uppstå vid fel och brister i de olika processerna. Samtliga rutiner/processer ska bedömas enligt sannolikhet för att fel ska inträffa och konsekvenser av inträffade fel. - För att genomföra detta arbete får man fundera igenom en process/rutin och ta ställning till konsekvenserna - Nästa steg är att fundera över och ta ställning till sannolikheten för att fel ska uppstå. Placera i matrisen vilken konsekvens och sannolikhet processen/rutinen har. Det finns 4 olika rutor med poäng att hamna i. Poängsättningen ger en prioritering på skalan Prioritet är en sammanvägning av sannolikhet och konsekvens och beskriver vad som är viktigast att kontrollera. Rutiner med prioritet 9-16 ska finnas med i uppföljningen av intern kontroll och prioritet 5-8 om det finns möjlighet eller i kommande intern kontrollplan. Använd mall risk- och väsentlighetsanalys. Det kan vara komplicerat att göra bedömning av sannolikhet och konsekvens och det finns flera delar att beakta: Det kan i en rutin finnas flera moment varav ett kan vara så betydelsefullt att det trots mindre viktiga moment utgör stor fara. Det kan också finnas flera inte så komplicerade moment som tillsammans utgör fara. En möjlighet är att dela upp rutinen i flera rutiner. Sannolikheten kan vara begränsad av att det i rutinen ingår att säkerställa att allt stämmer eller att det är två eller fler personer som granskar uppgifterna. Konsekvenserna kan begränsas av att det handlar om ett internt flöde, att felet är lätt att upptäcka och att rätta till samt att beloppen är små. Däremot kan konsekvenserna bli stora om det finns möjlighet att sätta en felaktig rutin i system. Då kan felaktigheter bli svåra att upptäcka och flera små belopp kan bli ett stort. Det bör i bedömningen ingå att fel kan uppstå både av misstag och genom medvetna handlingar. 6

11 Vid bedömningen är det viktigt att reflektera över vad som är viktigt och vad som inte är lika viktigt. Det går att bedöma att allt är viktigt och på så sätt få en stor kontrollapparat med begränsad möjlighet att kontrollera respektive rutin. Alternativt kan en begränsning ske där det finns ett mindre antal rutiner som kan bli fel men att kontrollerna blir mer omfattande. Det är viktigt att den interna kontrollen genomförs kontinuerligt för att kunna följa dess funktion. Den interna kontrollen bör ses över med jämna mellanrum så att rätt rutiner kontrolleras. 2.1 Risk och väsentlighetsmall Poäng KONSEKVENS/ VÄSENTLIGHET Allvarlig 4 ( Är så stor att fel inte får inträffa) Kännbar (Uppfattas som besvärande) Lindrig 2 (uppfattas som liten) Försumbar 1 (Är obetydlig) Mindre sannolik Möjlig Osannolik (risken är obefintlig) (risken är mycket liten) (finns en möjlig risk) Poäng 1-4: Inget agerande, vi accepterar riskerna. Sannolik SANNOLIKHET/ RISK (mycket troligt att fel uppstår) Poäng 5-8: Uppmärksamhet krävs, bör ha uppsikt. Kan eventuellt tas med i kommande intern kontrollplan. Poäng 9-16: Åtgärder krävs direkt. När risk- och väsentlighetsbedömningen är gjord av de rutiner och processer man har valt ut ska de processer/rutiner som fått prioritet 9 och uppåt tas med i intern kontrollplan för kommande år. 7

12 3. Intern kontrollplan dokumenteras och rapporteras Syftet med intern kontrollplan är att skapa ett dokument för förtydligande av tjänsteskrivele till nämnd vilka kontrollpunkter som föreslås för kommande års intern kontroll. Från tid till annan kan en eller flera kontrollpunkter (kommunövergripande granskningsområden) komma att anges som samtliga nämnder utöver egna kontrollpunkter ska ha med i sin interna kontrollplan. Dessa har tyngdpunkt på ekonomisk risk. De nämndspecifika kontrollpunkterna är i första hand granskningsområden som avser verksamhetsmässig risk. 3.1 Intern kontrollplanens, innehåll och rubriker Vid inrapportering av intern kontrollsplan ska framgå Kontrollområde, vad som ska granskas under året, här anges den rutin, det system eller det mål som under perioden ska granskas. (Hämtas från de prioriterade områdena från Risk- och väsentlighetalysen 2.1) Riskbedömning/väsentlighet, här anges huruvida graden av risk avseende granskat kontrollmoment är låg, måttlig eller hög. (Totalpoäng 9 eller högre) Dokument, vilka stadgar, reglementen, regler, rutiner eller policys som berörs och kan hänvisas till Kontroll moment, vad i rutinen/momentet ska kontrolleras, här anges den del i angivet kontrollområde som under perioden ska granskas. Kontrollansvarig, vem ska utföra kontrollen/granskningen av angiven kontroll som ska genomförs under perioden. Metod, hur ska kontrollen utföras, vilken metod ska användas; stickprov alternativt komplett genomgång. För stickprov kan olika urvalsgrupper väljas; t.ex. samtliga fakturor från ett mindre antal leverantörer eller ett mindre antal fakturor från samtliga leverantörer. Frekvens, med vilken tidsintervall granskningen ska ske under året; t.ex. en gång per år då i samband med tertialrapport 2, två gånger om året då samband med tertialrapport 1 och tertialrapport 2, kvartalsvis då i februari, maj, september och november. Ansvarig/rapportering till, den som sammanställer intern kontroll/chef. 8

13 Tjänsteskrivelse Datum: Intern kontrollplan Lysekils kommun Nämnd-förvaltning-år RAPPORTERING AV INTERN KONTROLLPLAN Nämnder - förvaltningar upprättar utifrån reglemente och tillämpningsanvisningar intern kontrollplan. Granskningsområden identifieras med utgångspunkt från risk och väsentlighetsbedömning. Resultatet av granskning och analys, rapporteras i den form och omfattning som fastställts i intern kontrollplan. Intern kontroll Kontrollområde: Riskbedömning/väsentlighet: Dokument: Kontroll moment: Kontrollansvarig: Metod: Frekvens: Ansvarig/rapportering till: 9

14 4. Genomförd kontroll dokumenteras och rapporteras 4.1. Dokumentera Genomförd kontroll ska dokumenteras, det vill säga det ska finnas underlag hur man gjort granskningen. Kontrollanten ska använda sig av kontrollrapportmall. (se nedan) Kontrollant kan vara personer inom den egna förvaltningen. Dessa bör dock inte vara direkt involverade i arbetet med den rutin/system/dokumentation som vederbörande har kontrollansvar för. Redovisningsrapport utförd intern kontroll, innehåll och rubriker Granskningsområde: Ange kontrollområde som varit aktuellt/aktuella under året Granskningsansvarig: Ange vem som är ansvarig/genomför granskningen Sammanfattning: Kort sammanfattande kommentarer om resultatet, eventuella brister och förslag till åtgärder Rutiner och arbetssätt gentemot vilken kontrollen skett: Ange den rutin alternativt det arbetssätt som kontroll genomförts mot Tillvägagångssätt: Ange hur kontrollen utförts (arbetssättet som använts för att genomföra kontrollerna, t.ex. jämförelse i olika delar av en rutin, stickprov, intervjuer med olika personer, system som varit behjälpliga mm) Resultat och iakttagelser som gjorts vid granskningen: Ange positiva och negativa iakttagelser som gjorts under kontrollen (Processen fungerar enligt processplan, processen fungerar utan processbeskrivning, processen behöver utvecklas) Brister: Beskriv konstaterade brister utifrån resultatet som behöver åtgärdas Förslag till åtgärder: Ange förslag och åtgärder utifrån resultatet de konstaterade bristerna Dokumentation av kontrollen skickats till nämnds internkontrollsamordnare som sammanställer och skickar vidare till ansvarig chef. Ansvarig chef skickar sedan rapporten vidare till nämnd och revisorer för behandling. Nämndbeslut skickas vidare till ekonomienhetens intern kontrollsammordnare för kommunövergripande sammanställning till styrelsen. 10

15 Tjänsteskrivelse Datum: RAPPORT INTERN KONTROLL ÅR NÄMND - FÖRVALTNING Granskningsområde Granskningsansvarig Bilagor: Granskningsområde och granskningsmoment enligt fastställd plan (bifoga intern kontrollplan för det gällande året) Bifoga eventuella bilagor, t.ex. rutiner eller processer som berör kontrollområdet Sammanfattning Intern kontroll: Rutin och arbetssätt: Gentemot vilket kontrollen skett: Tillvägagångssätt: Resultat och iakttagelser som gjorts vid granskningen: Brister: Förslag till åtgärder: 11

16 4.2. Sammanfattning Nämnd- förvaltningschef har det övergripande ansvaret för att: Planen upprättas inom nämnden- förvaltningen och skickas för att antas. (Nämnds ekonom är behjälplig) Att arbetet flyter på (kontroller genomförs under året) Sammanställa resultatet inom nämnden- förvaltningen i en rapport senast 31 okt. (Nämnds ekonom är behjälplig) Den färdiga rapporten skickas till nämnd. Efter behandling och beslut i nämnd skickas en kopia på beslut till den kommungemensam sammanställning på ekonomienheten för redovisning till kommunstyrelsen. De inkomna rapporterna från nämnden- förvaltningen ligger till grund för den kommungemensamma sammanställda rapporteringen till styrelsen och revisionen. Rapporten ger utrymme att tydligare förklara genomförande och resultat. Lämpligen finns det en pärm som innehåller nämnden- förvaltningens plan samt underliggande planer (verksamheternas) samt inkomna rapporter från de som genomfört kontrollerna under året. Det är lämpligt att sprida kontrollansvaret, den i planen som har utsetts att göra granskningen på rutinen/processen, på lämpliga personer både inom nämnden- förvaltningens verksamheter och även den centrala ekonomifunktionen. Detta medför en kunskapsspridning om kommunens verksamhet och rutiner. Kontrollansvar kan aldrig påtvingas någon utanför den egna förvaltningen. Förvaltningschefen svarar för att rapportera/presentera den sammanställda rapporten av resultatet till nämnd samt revisorer i slutet av året och ge en samlad bedömning om hur den interna kontrollen fungerar och om den är tillfredställande. Nämnden har det yttersta ansvaret för att den interna kontrollen inom sitt verksamhetsområde. Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att se till att det finns god intern kontroll. 12

17 Förslag på moment vid upprättandet av interna kontrollplaner: Hantering av leverantörsfakturor och bokföringsorder Kontroll av att (genom stickprov) - ankomststämpling sker - ankomstregistrering sker - kontering sker på rätt sätt - momsredovisning sker - betalningsdag samt att fakturerings- och andra avgifter hanteras riktigt - F-skatt finns, registreringsnummer för moms m.m. - fakturabilagor finns (i annat fall bör en hänvisning ske på fakturan om var dessa följesedlar förvaras)m m - överhopp i verifikationsserien ej förekommer - annan än behörighetsattestant skrivit under registreringsjournalen/sammandraget - arkivering av leverantörsfakturor och registreringsjournaler sker - orsak anges till omföring på bokföringsordern - om faktura omförts med bokföringsorder att det tydligt anges på fakturan till vilken verksamhetskod den ombokats till - beslutsattestanten har hel namnteckning - utgiftens syfte tydligt framgår av fakturan i annat fall bör en ändamålsbeskrivning vara gjord - specifikation finns bifogad mobiltelefonfakturan, samt att privata samtal dragits på lön - representation finns specifiserad samt att deltagarförteckning tydligt framgår av fakturan - utgiften tillhör verksamheten - specificerade inköpskvitton bifogas - fakturan är en originalfaktura - attestering ej sker av den som ska mottaga eller erlägga betalning Attestrutiner - finns uppdaterade attestlistor inklusive namnteckningsprov - har beslutsattesten skett av rätt person - har beslutsattest samt mottagningsattest skett av två olika personer - har attestreglerna för löner och andra ersättningar följts - har regler beträffande inskränkningar i attestreglerna följts 13

18 Inventarieredovisning - finns en uppdaterad inventarieförteckning på varje arbetsplats - finns ansvarig utsedd - sker inventering av inventarier - registreras inventarier löpande - är de inventarier som inköptes föregående år registrerade i inventarieförteckningen - rutin för utrangering av inventarier - sker stöldmärkning Lön (stickprov) - utbetalas lön till rätt person - kontrollerar löneassistens/behörighetsassistens att rätt person enligt attestlista attesterat löneunderlaget - sker kontroll av inrapportering av frånvaro samt utdata som sjukfrånvaro, o-tillägg, övertid, mertid/fyllnadslön, bilersättningar och ej uttagen semester - kontroll av arkivering av löneunderlag - kontroll av att körjournaler i bilar och andra fordon förs på ett riktigt sätt - kontroll av att analyslistor och listorna summa per löneart från lönesystemet används i uppföljningen - är beslutsattestanten behörig samt har attesten skett med hel namnteckning - finns alla underlag bifogade - rätt räknat - rätt löneart - inlämnat utan fördröjning - stämmer lönerapporten överrens med lönelistan - framgår utbetalningens syfte tydligt - hör utbetalningen till verksamheten Kundfakturering - kontroll av att fakturering sker snabbt efter det att tjänsten/varan levererats - kontroll av arkivering av debiteringsunderlag - sker bokföringsmässig avskrivning av osäkra fordringar - arbetar man aktivt med cash managment inom förvaltningen - kontroll av att avgiftsdebiteringen inom barn-respektive äldreomsorg följer gällande taxa, kontroll av föräldrars respektive pensionärers inkomster Avstämningsrutiner - kontroll av att balanskontona löpande stäms av Medelshantering (stickprov) - kassakontroll av handkassor, kontroll av utkvittering från stadskassan 14

19 - finns ansvarig för handkassan utsedd, förvaring, används kassabok, signerar den som kvitterar ut pengar ur handkassan osv - kontroll av hantering av kontanter, biljetter, kvitton, kassaapparater, bankböcker m.m. - övrigt (stickprov) - kontroll av bidrag till privata förskolor, kontroll av antalet hel samt deltidsbarn - kontroll av avgiftsintäkter inom barnomsorgen, kontroll av beräkningar, föräldrarnas inkomstunderlag samt av att rätt antal fakturor sänts ut - kontroll av avgiftsintäkter inom äldreomsorgen, kontroll av beräkningar, pensionärernas inkomst- och förmögenhetsunderlag samt att rätt antal fakturor sänts ut 15