Ekonomgruppen i Kungälvs kommun oktober 1999 Antagen av kommunfullmäktige , x.

Transkript

1 KUNGÄLVS KOMMUN eller hur vi klarlägger att uttalade och outtalade regler efterlevs, dvs att den interna kontrollen fungerar som det var tänkt. Ekonomgruppen i Kungälvs kommun oktober 1999 Antagen av kommunfullmäktige , x

2 INLEDNING Kommunallagen har ett antal paragrafer med syfte på den interna kontrollen. De mest angelägna att framhålla är: KL 8 kap 1 : Kommuner och landsting skall ha en god ekonomisk hushållning i sin verksamhet KL 6 kap 1 : Styrelsen skall leda och samordna förvaltningen av kommunens eller landstingets angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders verksamhet. KL 6 kap 7 : Nämnderna skall var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De skall också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. KL 9 kap 9 : Revisorerna granskar årligen i den omfattning som följer av god revisionssed all verksamhet som bedrivs inom nämndernas ansvarsområden och genom de revisorer eller lekmannarevisorer som utsetts enligt 3 kap, 17 och 18. De prövar om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen som görs inom nämnderna är tillräcklig

3 SYFTE OCH DEFINITIONER I denna strategi klarläggs ansvaret för den interna kontrollen samt på vilket sätt uppföljning av denna skall ske. Med intern kontroll menas kommunens organisation, rutiner och system som bland annat syftar till att skydda politiker och personal från oberättigade misstankar trygga kommunens tillgångar, förhindra förluster säkerställa att lagar, bestämmelser, överenskommelser efterlevs minimera risker, säkra system och rutiner säkra att resurser används i enlighet med tagna beslut - styra säkra en rättvisande redovisning öka förvaltningarnas effektivitet. I begreppet intern kontroll ingår också att bevaka att fastställda styrdokument följs. Exempel på styrdokument är kommungemensamma regler reglementen/strategier delegationsordningar måldokument och budget Den interna kontrollkedjan Fullmäktige anger mål och ramar för nämndernas verksamhet. Kommunstyrelsen utarbetar gemensamma reglementen och policys i förvaltningsövergripande frågor. Respektive nämnd har sedan ett ansvar för att utarbeta tillämpningsregler och anvisningar inom sin verksamhet. För att tala om god intern kontroll är det sedan mycket viktigt att det finns en fungerande uppföljning. Detta ömsesidiga utbyte av information kan kallas den interna kontrollkedjan

4 För att kedjan inte ska brista måste det finnas ett väl utvecklat rapporteringssystem mellan de olika nivåerna, från verksamhetsnivå upp till fullmäktige. Rapporteringen ska vara kort, enkel och ändamålsenlig. PLAN FÖR UPPFÖLJNING För att kunna säga att den interna kontrollen fungerar väl krävs alltså en kontinuerlig uppföljning. Nämnderna skall årligen upprätta och, senast i januari, fastställa plan för innevarande års granskning/uppföljning av den interna kontrollen. I planen skall framgå: vad som skall granskas under året vilka reglementen, regler eller policys som berörs vilken tidsperiod som granskningen avser granskningsmetod vem som är ansvarig för granskningen när granskningen skall rapporteras till nämnden. Planen skall överlämnas till kommunstyrelsen senast 31 januari. RAPPORTERING Nämnderna skall löpande, eller senast i samband med att årets plan fastställs i januari, återrapportera till kommunstyrelsen och kommunens revisorer hur uppföljning har skett för föregående år

5 ANSVAR/ROLLER Alla anställda har en skyldighet att omedelbart rapportera fel och brister i den interna kontrollen till närmast överordnad som i sin tur är skyldig att rapportera vidare uppåt i organisationen. Kommunstyrelsens ansvar att kommunövergripande reglementen, regler och policys upprättas tillse att det finns en god intern kontroll hos nämnder och förvaltningar att utifrån nämndernas uppföljningsrapporter utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll och vid behov besluta om förbättringar. Nämndernas ansvar svara för den interna kontrollen att kommunövergripande reglementen och policys följs inom nämndens ansvarsområde upprätta nämndspecifika regler som behövs för en god intern kontroll årligen upprätta och anta en plan för den interna kontrollen rapportera resultat av uppföljningen till kommunstyrelse och kommunrevision Förvaltningschefernas ansvar att förvaltningsspecifika regler och anvisningar utformas så att en god intern kontroll kan upprätthållas att löpande rapportera till nämnden hur den interna kontrollen fungerar Verksamhets- och platschefers ansvar se till att antagna reglementen, policys och regler följs samt informera övriga anställda verka för att arbetsmetoder används som bidrar till en god intern kontroll. Revisorernas ansvar att pröva om den kontroll som görs inom nämnderna är tillräcklig att pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt att pröva om räkenskaperna är rättvisande att i samband med den årliga revisionsberättelsen lämna redovisning till kommunfullmäktige om hur den interna kontrollen fungerar - 5 -