Riktlinjer för intern kontroll med tillämpningsanvisningar

Transkript

1 Ulrika Jansson Ärendenr. RS 2013/224 Handlingstyp Riktlinje 1 (7) Datum Riktlinjer för intern kontroll med tillämpningsanvisningar Antagen av regionstyrelsen , 240 Riktlinjer för intern kontroll ersätter dokumentet Intern kontroll en viktig del av kommunens ekonomiska styrsystem KS Ledningskontoret, enheten för ekonomi, kvalitet och styrning, ansvarar för och initierar förändringar av detta dokument. Giltighetstid och framåt. Granskning och eventuella justeringar av dokumentet sker årligen i samband med uppföljning av Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE Visby Telefon +46 (0) vxl E-post regiongotland@gotland.se Bankgiro Postgiro Org. nr Webbplats

2 2 (7) Riktlinjer för intern kontroll med tillämpningsanvisningar Inledning I dokumentet Regler för styrning och uppföljning i Gotlands Kommun som beslutades av kommunfullmäktige 17 mars 2003 slås fast att intern kontroll är en viktig del av regionens styrsystem. Riktlinjer för intern kontroll reglerar syfte, ansvarsfördelning och uppföljning av det interna kontrollarbetet inom. Närliggande dokument Regler för styrning och uppföljning i Gotlands Kommun Ett av syftena med intern kontroll är att kontrollera att det finns en efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, regler och riktlinjer inom. En god kunskap om vilka styrdokument som reglerar verksamheten är nödvändig vid planering av det interna kontrollarbetet. Syfte 1 Dessa riktlinjer syftar till att säkerställa att regionstyrelsen, nämnderna och s bolag upprätthåller en tillfredsställande intern kontroll, dvs. de ska med rimlig grad av säkerhet säkerställa att följande mål uppnås: Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, regler, riktlinjer och rutiner mm. Begreppet rimlig grad av säkerhet innebär att nämnderna vid utformningen av rutiner ska göra en avvägning mellan kontrollkostnad och kontrollnytta. Vid bedömning av kontrollnytta ska inte endast ekonomiska faktorer vägas in, utan även vikten av att upprätthålla förtroendet för verksamheten. Målet ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet innebär bland annat att ha kontroll över prestationer, kvalitet och ekonomi samt att säkerställa

3 3 (7) att fattade beslut verkställs och följs upp i förhållande till målen i styrkortet. Målet tillförlitlig ekonomisk rapportering och information om verksamheten innebär att regionstyrelsen och nämnderna samt de verksamhetsansvariga ska ha tillgång till korrekt redovisning, samt en relevant och rättvisande information om verksamheten. Därutöver ingår en ändamålsenlig och tillförlitlig redovisning av verksamhetens prestationer och kvalitet samt övrig relevant information om verksamheten och dess resursanvändning. Målet efterlevnad av lagar, föreskrifter, riktlinjer och avtal innefattar lagstiftning såväl som regionens egna interna styrdokument. En bra intern kontroll motverkar fel, oavsiktliga och avsiktliga, som görs i det dagliga arbetet. Dessutom skyddas personal mot oberättigade misstankar om oegentligheter. Intern kontroll ska vara en naturlig del i alla processer vilket innebär att ingen särskild organisation ska byggas upp. Ansvarsfördelning 2 Regionstyrelse Regionstyrelsen har det övergripande ansvaret för att se till att det finns en god intern kontroll. I detta ligger ett ansvar att utfärda anvisningar och regelverk inom olika områden och att följa nämndernas verksamhet genom uppföljningsrapporter och ta nödvändiga initiativ. Enligt kommunallagen 6 kap. 1 och 3 har regionstyrelsen ansvar för att leda och samordna förvaltningen av s angelägenheter samt att ha uppsikt över nämndernas verksamheter. Denna uppsikt innebär rätt att lämna råd, utfärda anvisningar, göra påpekanden och om det är nödvändigt lämna förslag till fullmäktige om förändringar. Regionstyrelsens roll är också att vara aktiv i arbetet med intern kontroll och se till att det finns policys, program, planer och riktlinjer som ett stöd för verksamheterna.

4 4 (7) 3 Nämnd Nämnderna har det yttersta ansvaret för att en god intern kontroll skapas och att uppföljning sker inom respektive verksamhetsområde. I kommunallagen 6 kap 7 anges nämndernas ansvar för den interna kontrollen. Det är alltid respektive nämnd som har det yttersta ansvaret för att utforma en god intern kontroll. Den interna kontrollen ska vara en naturlig del i alla processer och rutiner. Nämnden ska se till att övergripande policys och riktlinjer iakttas och utformar vid behov ytterligare tillämpningsanvisningar. 4 Förvaltningschef Inom nämndens verksamhetsområde ansvarar förvaltningschefen för att se till att regler och anvisningar finns utformade så att en god intern kontroll kan upprätthållas. Förvaltningschefen ska leda arbetet med att åstadkomma och upprätthålla en god intern kontroll. Förvaltningschefen ansvarar för att minst årligen rapportera till nämnden om hur den interna kontrollen fungerar. Fel och brister som kan få rättsliga följder ska omedelbart åtgärdas och rapporteras till nämnden. 5 Övriga chefer De verksamhetsansvariga cheferna på olika nivåer i organisationen ska följa antagna regler och anvisningar för intern kontroll, samt informera övriga anställda om reglernas och anvisningarnas innebörd. Verksamhetsansvariga chefer ska verka för att de anställda arbetar mot uppsatta mål och att de arbetsmetoder som används bidrar till en god intern kontroll. Brister i den interna kontrollen ska rapporteras till närmaste överordnad eller annan lämplig person. Fel och brister som kan få rättsliga följder ska omgående rapporteras till förvaltningschefen.

5 5 (7) 6 Övriga anställda Övriga anställda är skyldiga att följa antagna regler och anvisningar i sin arbetsutövning. Brister eller befarade oegentligheter som upptäcks i den interna kontrollen ska omedelbart rapporteras till närmaste överordnad eller annan lämplig person. Uppföljning av intern kontroll 7 Styrning och uppföljning av intern kontroll Varje nämnd har en skyldighet att styra och löpande följa upp det interna kontrollarbetet inom respektive verksamhetsområde. Med styrning menas att nämnden inom sitt verksamhetsområde ska tydliggöra ansvaret för den interna kontrollen och innebörden av denna. Nämnden ska också planera och prioritera arbetet med utveckling av rutiner för att stärka den interna kontrollen. Som grund för planering, prioritering och uppföljning av det interna kontrollarbetet bör en risk- och väsentlighetsanalys genomföras. Med risk avses sannolikhet att fel uppstår, och med väsentlighet avses vilka politiska, ekonomiska, mänskliga och tekniska konsekvenser som uppstår vid fel. Riskområden som bedöms ha hög sannolikhet för att inträffa och som skulle få stor konsekvens, ska prioriteras i arbetet med intern kontroll. 8 Intern kontrollplan Nämnderna ska varje år anta en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen. Planen för uppföljningen av den interna kontrollen ska beslutas årligen av respektive nämnd. Granskningsområden i planen bör väljas med utgångspunkt från genomförd risk- och väsentlighetsanalys och utifrån en avvägning mellan kontrollkostnad och kontrollnytta. Vid bedömning av

6 6 (7) kontrollnytta ska inte endast ekonomiska faktorer vägas in, utan även vikten av att upprätthålla förtroendet för verksamheten. Ett flerårsperspektiv för den interna kontrollen är nödvändig, alla verksamhetsområden kan inte kontrolleras samtidigt. Den interna kontrollplanen bör också anpassas utifrån vilka processer som är avsedda att kontrolleras. Det innebär att planen kan innehålla granskning av befintliga kontrollmoment i en process eller också användas för att systematiskt granska att en god intern kontroll upprätthålls i processer som har få inbyggda kontroller. Regionstyrelsen har möjlighet att komplettera nämndernas planer med obligatoriska kontrollmoment som gäller för samtliga nämnder. Den interna kontrollplanen bör innehålla Sammanfattning av resultat från genomförd riskbedömning Vilka rutiner/processer som ska kontrolleras Vilka kontrollmoment som ska göras Hur kontrollerna ska göras Hur uppföljning/återrapportering ska ske Se avsnitt om intern kontroll på s intranät för mer information och exempel på planer för intern kontroll. 9 Uppföljning av intern kontrollplan Resultatet av uppföljningen av den interna kontrollen ska, med utgångspunkt från antagen plan, löpande/periodiskt rapporteras till nämnden Förvaltningschefen ansvarar för rapporteringen till nämnd. Nämnden ska vid upptäckta brister besluta om nödvändiga åtgärder.

7 7 (7) 10 Nämndernas rapportskyldighet Nämnden ska i samband med årsbokslutet och verksamhetsberättelsens inlämnande rapportera resultatet från uppföljningen av den interna kontrollen till regionstyrelsen. Fel och brister i den interna kontrollen som kan få rättsliga följder ska omedelbart rapporteras till regionstyrelsen. 11 Regionstyrelsens skyldigheter Regionstyrelsen ska med utgångspunkt från nämndens uppföljningsrapporter årligen utvärdera regionens samlade system för intern kontroll. Regionstyrelsen ska, i de fall behov av förbättringar uppstår, vidta nödvändiga åtgärder. Regionstyrelsen rapporterar resultatet av regionens samlade interna kontroll årligen till regionfullmäktige och s revisorer i samband med att årsredovisningen behandlas. Regionstyrelsen ska återkoppla resultatet av utvärderingen till nämnderna. Eftersom regionstyrelsen har ett övergripande ansvar för den interna kontrollen är det viktigt att resultatet av nämndernas uppföljning rapporteras till regionstyrelsen. Regionstyrelsen ska sedan göra en bedömning av hur regionens totala kontrollsystem fungerar.