Kommunstyrelsens Ledningsutskott och Ekonomiutskott (18)

Transkript

1 LYSEKILS KOMMUN Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsens Ledningsutskott och Ekonomiutskott (18) 154 GRANSKNING AV INTERN KONTROLL AVSEENDE RUTINER FÖR UTBETALNINGAR ATTEST OCH FIRMATECKNING Dnr: LKS PwC har i rapporten Granskning av rutiner för utbetalningar attest och firmateckning, daterad , kommit med ett antal förbättringsförslag. Förbättringsförslagen redovisas tillsammans med vad som hittills utförts samt tidplan och ansvarig för återstående arbete. Revisorerna önskar svar från kommunstyrelsen senast 30 november. Återrapportering av åtgärder med anledning av revisorernas rapport kommer dock fortlöpande att ske till kommunstyrelsen samt revisorerna. Beslutsunderlag Ekonomienhetens tjänsteskrivelse Ekonomiutskottets förslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen beslutar i enlighet med de förslag till åtgärder som lämnats av ekonomienheten samt de tidplanen för arbetets utförande. Kommunstyrelsen beslutar att som svar till kommunrevisionen översända redovisad tjänsteskrivelse, daterad den Beslutet skickas till Kommunstyrelsen JUSTERING Sign:

2 TJÄNSTESKRIVELSE Kommunstyrelsen Datum: Förvaltn/enhet: Handläggare: Ekonomienheten Lars-Erik Knutsson Telefon: E-post: Granskning av Intern kontroll avseende rutiner för utbetalningar attest och firmateckning PWC har i rapporten Granskning av rutiner för utbetalningar attest och firmateckning, daterad , kommit med ett antal förbättringsförslag. Rapporten bifogas. Förbättringsförslagen redovisas nedan tillsammans med vad som hittills utförts samt tidplan och ansvarig för återstående arbete. Revisorerna önskar svar från kommunstyrelsen senast 30 november. Återrapportering av åtgärder med anledning av revisorernas rapport kommer dock fortlöpande att ske till kommunstyrelsen samt revisorerna. Kommunstyrelsen beslutade senast om firmateckningsrätt inom kommunstyrelsens verksamhetsområde. Av beslutet framgår klart vilka som omfattas av rätten och även att varje utbetalning förutsätter påskrift av två behöriga. Till beslutet har fogats en förteckning över vilka personer som innehar berörda befattningar. Denna förteckning är per dags dato föremål för uppdatering. Återrapport nr 1 avseende åtgärder genomförda till och med : Rapport och förslag Åtgärd Klar när? PWC Rutiner för utbetalningar samt attest och firmateckning Uppdatera Helena 31 dec systemdokumentationen från Ta fram Helena 30 sept tillämpningsanvisningar till attestreglementet. Förtydliga Helena 30 sept behörighetsattestens innebörd. Tydliggör vem som utser Helena 30 sept

3 behörighetsattest. Ta fram skriftlig rutin avs intern kontroll av attestregistrets aktualitet och formella status. Ta fram skriftlig rutin för hur sambandskontroller ska utföras i ekonomisystemet. Undersök OMGÅENDE om kontroll av attesträtt med beloppsgränser per verksamhet kan registreras i ekonomisystemet. Upprätta anvisningar och rutiner till finanspolicyn för att klargöra backoffice och hur internkontrollen ska utföras. Upprätta skriftliga rutiner för hur avstämning av likvidkonton ska ske och hur det ska dokumenteras. Ta fram anvisningar och rutin för intern kontroll avseende avstämning av likvidkonton. Upprätta skriftlig rutin för vilka kontroller som ska utföras av den som registrerar en utbetalning och vilka konroller som ska utföras. Begränsa antalet personer som har behörighet att registrera utbetalningar. Rutin så att inte samma person registrerar utbetalningar och samtidigt får skapa och sända betalfiler. Ta fram skriftlig rutin som säkerställer att banker får information om vem som är firmatecknare. Eva-Marie Helena Klart. Undersökning visar att kontroll av attesträtt med beloppsgränser kan göras per ansvarskod i Raindance. Detta är inte gjort sedan tidigare. Begränsningen görs genom att fylla i ett Maxbelopp. Aktuella beloppsgränser kommer att läggas in i systemet. Jonas Helena Helena Helena Ännu inte klart. Arbetet har dock påbörjats med att se över behörigheter för berörda personer. Begränsningar kommer att utföras så att kedjan bryts. Klart. Sedan några månader tillbaka är kedjan bruten. Den tjänsteman som registrerar utbetalningar sänder inte betalfiler längre (utförs av ekonom på ekonomienheten). Klart. Efter ett kommunfullmäktigeval beslutar kommunstyrelsen att utse firmatecknare för den aktuella mandatperioden. En förteckning upprättas indelad i olika typer av transaktioner/avtal som inom varje typ utses firmatecknare med eller utan krav på kontrasignation. Förteckningen skall aktualiseras minst 30 sept 30 sept 31 aug 30 nov 30 sept 30 sept 30 sept 31 aug 31 aug 31 aug

4 Dokumentera vilka rutiner som gäller vid registrering av användare i internetbank. Ta fram centrala anvisningar som säkerställer att det finns skriftliga rutiner avseende kontroller av skilda slag. Se till att ks informeras om att kontroller utförs i enlighet med god intern kontroll. PWC Granskning av IK 2012 IK i allmänhet, Bergh, Olsson KS: Kontrollera enligt kontrollplan två gånger per år. Dessutom upprättas en lista över de personer som innehar respektive befattning. Listan aktualiseras fortlöpande vid behov. Ansvaret för att så sker ligger på administrativa avdelningen. Så snart förteckningen över befattningar och/eller listan över befattningshavare uppdaterats informeras banker och övriga finansbolag/låneinstitut: SEB Nordea Kommuninvest Swedbank Informationen säkerställs genom att bankerna inkluderas i delgivningen av dels protokollsutdrag gällande beslut om ny förteckning dels uppdatering av listan över befattningshavare. Ekonomienheten ansvarar för att uppgift om banker (gamla och eventuella tillkommande) meddelas administrativa avdelningen och därmed kommer med i delgivningen. Klart. Ansökan för administrationsrättigheter i internetbank skickas till Nordea, ett sk Corporate Netbank avtal med fullmakt från kunden till administratören. Ansökan är personlig och undertecknas av två firmatecknare. Personen ingår i gruppen av nedanstående kategorier. Ekonomichef ansvarar för urvalet av administratörer. När det gäller registrering av användare i internetbank följs beslut om firmateckningsrätt inom kommunstyrelsens verksamhetsområde mandatperioden Dnr: LKS Plusgiro- och bankgiroutbetalningar Kommunstyrelsens ordf., kommunalråd, 1:e och 2:e vice ordf., kommunchef, administrativ chef, ekonomichef, personalchef, chef för serviceenheten, ekonom, assistent två i förening. Helena Mikael Mikael 31 aug 31 dec 31 dec 31 okt

5 Sammanställ nämndernas IK avseende 2012 och rapportera till KS. Upprätta kontrollplan för KS avs Organisera och utför kontroll enligt ovanstående. Sammanställ nämndernas IK avseende 2013 och rapportera till KS. Upprätta kontrollplan för KS avs Organisera och utför kontroll enligt ovanstående. Slutför arbetet med nytt reglemente för IK. Organisera upp arbetet med IK enligt reglementet. Mikael Mikael Mikael Mikael Mikael Mikael Mikael Mikael 31 okt 31 okt Fortlöpande 31 dec 31 dec Fortlöpande 30 nov Fortlöpande Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar i enlighet med de förslag till åtgärder som lämnats av ekonomienheten samt de tidplanen för arbetets utförande. Ovanstående utgör kommunstyrelsens svar på revisorernas skrivelse. Lars-Erik Knutsson tf ekonomichef

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23