Lönenämnden

Transkript

1 Lönenämnden

2 MUNKEDALS KOMMUN SOTENÄS KOMMUN LYSEKILS KOMMUN Lönenämnden Mandattid: Ordinarie Said Lundin (S) Munkedals kommun Rolf Henriksson (M) Munkedals Kommun Helene Stranne (M) Sotenäs Kommun Elving Claesson (S) Sotenäs kommun Ulf Nilsson (S) Lysekils kommun Ronny Hammargren (LP) Lysekils kommun Tel: Mobil: E-post: Mobil: E-post: Mobil: E-post: Mobil: E-post: Mobil: E-post: Mobil: E-post: Ersättare Carina Torstensson (C) Munkedals kommun Inger Holgersson (KD) Munkedals Kommun Rune Johansson (C) Sotenäs kommun Therese Mancini (S) Sotenäs kommun Carina Granath (C) Lysekils kommun Fredrik Lundqvist (LP) Lysekils kommun Mobil: E-post: Mobil: E-post: Mobil: E-post: Mobil: E-post: Mobil: E-post: Mobil: E-post:

3 KALLELSE/FÖREDRAGNINGSLISTA Tid: Torsdagen den 12 november kl Plats: Postrummet, kommunhuset Forum Ordförande: Said Lundin (S) Sekreterare: Linda Ökvist Utses att justera: Justeringens tid och plats: , kl Ledamot med förhinder att delta på sammanträdet ansvarar själv för att kalla in ersättare. Nr Ärenden Sida Formalia: Upprop samt val av justerare 1 Uppföljning av kontrollplan 2015 LNSML Kontrollplan 2016 LNSML Val av vice ordförande LNSML Sammanträdestider 2016 LNSML Nästa möte, 11 februari MUNKEDAL Telefon växel Fax munkedal.kommun@munkedal.se Bankgiro Postgiro Organisationsnummer

4 Dnr: LNSML Uppföljning kontrollplan 2015 för Lönenämnd Enligt Reglemente för intern kontroll, har varje nämnd skyldighet att upprätta en kontrollplan för sin verksamhet. I planen ska anges vad som ska kontrolleras, hur kontrollen utförs och följas upp. Planen ska revideras årligen. Enligt 8 skall planen föregås av en risk- och väsentlighetsanalys som ligger till grund för urval av vilka kontroller som skall göras. Planen skall dessutom innehålla kontrollområde, frekvens, rapportering mm. Rapportering av genomförd kontrollplan skall göras i slutet av året till kommunstyrelsen, och en kopia skall också lämnas till kommunrevisionen. Återrapportering sker också i årsredovisningen. Vid upptäckta brister lämnas förslag på åtgärder för att förbättra kontrollen. Allvarligare brott eller brister skall omgående återrapporteras till styrelsen. Ett förslag till kontrollplaner har sammanställts för Lönenämndens verksamhet avseende Inom Lönenämnden har uppföljning av kontrollplan genomförts för: Löneenheten Särskilda konsekvensbeskrivningar 1. Ekonomi Bättre kontroll Förslag till beslut Lönenämnden godkänner upprättad uppföljning av kontrollplan Lennart Ekman Lönechef MUNKEDAL Telefon växel Fax munkedal.kommun@munkedal.se Bankgiro Postgiro Organisationsnummer

5 5 Uppföljning av Intern kontrollplan Munkedals kommun 2015 Tidsperiod: Enhet: Lönekontoret Fastställd av Lönenämnden Upprättad av: Lennart Ekman Kontrollområde Rutin/system Risk/ prio Dokument Kontrollmoment/ granskningssätt Kontrollant Kontrollmetod Frekvens Resultat av kontrollen Förslag till åtgärd Återrapportering Löneutbetalning 16 Används upprättad Löneassistenter rutin för granskning av löneutbetalning, dvs rätt person, ansvar och lön. För respektive SML kommun kontrollera med chef att samtliga personer har arbetat perioden på rätt ansvar och att rätt lön utbetalats. Stickprov för mars, juni, september och december 2015 fungerar fungerar men behöver utvecklas fungerar inte. Lönenämnd 12/ Löneutbetalning 12 Kontrollera ett urval av nettoutbetalningar inom spannet :- Löneassistenter För respektive SML kommun gå igenom bankfilen där nettolön summeras. Vi väljer slumpvis ut 50% till antalet anställda inom spannet! Varje månad fungerar fungerar men behöver utvecklas fungerar inte. Löneenheten behöver se över frekvens och metod. Lönenämnd 12/ Säkerställa ändringar av uppgifter i HEROMA 16 Kontrollera genomförda ändringar av fast data i sytemet av fler personer än den som genomfört ändringen. Löneassistenter Utföra stickprov på 10 stycken anställningsavtal per SML kommun. Varje månad fungerar fungerar men behöver utvecklas fungerar inte. Lönenämnd 12/ Löneutbetalning 12 Kontrollera att utbetalning av löner görs av två i förening. Löneassistenter Lönelistan för respektive SML kommun undertecknas av två löneassistenter. Därefter skickas lönelistan till respektive kommuns ekonomienhet. Varje månad fungerar fungerar men behöver utvecklas fungerar inte. Lönenämnd 12/

6 Dnr: LNSML Kontrollplan 2016 för Lönenämnd Enligt Reglemente för intern kontroll, har varje nämnd skyldighet att upprätta en kontrollplan för sin verksamhet. I planen ska anges vad som ska kontrolleras, hur kontrollen utförs och följas upp. Planen ska revideras årligen. Enligt 8 skall planen föregås av en risk- och väsentlighetsanalys som ligger till grund för urval av vilka kontroller som skall göras. Planen skall dessutom innehålla kontrollområde, frekvens, rapportering mm. Rapportering av genomförd kontroll skall göras i slutet av året till kommunstyrelsen, och en kopia skall också lämnas till kommunrevisionen. Återrapportering sker också i årsredovisningen. Vid upptäckta brister lämnas förslag på åtgärder för att förbättra kontrollen. Allvarligare brott eller brister skall omgående återrapporteras till styrelsen. Ett förslag till kontrollplaner har sammanställts för Lönenämndens verksamhet avseende Inom Lönenämnden har planer upprättats för: Löneenheten Särskilda konsekvensbeskrivningar 1. Ekonomi Bättre kontroll Förslag till beslut Lönenämnden godkänner upprättat förslag till kontrollplan för Lennart Ekman Lönechef MUNKEDAL Telefon växel Fax munkedal.kommun@munkedal.se Bankgiro Postgiro Organisationsnummer

7 7 Intern kontrollplan Munkedals kommun 2016 Tidsperiod: LNSML Löneenheten Kontrollområde Rutin/system Löneutbetalningar Löneutbetalningar Fastställd av Lönenämnd Upprättad av: Lennart Ekman Risk/ prio Dokument Kontrollmoment Kontrollant Metod Frekvens Rapportering till Alla delar som finns med på Avstämningar sker inför varje Varje månad Lönechef 16 signallistorna lönekörning via signallistor som HEROMA systemet upprättar. Kontrollera att utbetalning Lönelistan för respektive SML kommun Varje månad Lönechef av löner görs av två i undertecknas av två löneassistenter. 16 förening Därefter skickas lönelistan till respektive kommuns ekonomienhet. Säkerställa ändringar av uppgifter i HEROMA 16 Kontrollera genomförda ändringar av fast data i sytemet av fler personer än den som genomfört ändringen. Utföra stickprov på 10 stycken anställningsavtal per SML kommun. Varje månad Lönechef Anm: SML kommuner = Sotenäs, Munkedal samt Lysekils kommun

8 Dnr: LNSML TJÄNSTESKRIVELSE Val av vice ordförande till Lönenämnden Enligt 8 i Lönenämndens reglemente anges att Lönenämnden ska ha en ordförande och en vice ordförande. Posterna som ordförande och vice ordförande ska rotera mellan de samverkande kommunerna och följa mandatperioderna. Lönenämnden föreslog, , kommunfullmäktige att utse Helene Stranne (M) som vice ordförande för Lönenämnden. Kommunfullmäktige beslutade att utse Helen Stranne (M) som vice ordförande för Lönenämnden mandatperioden ut. Särskilda konsekvensbeskrivningar 1. Ekonomi Ingen påverkan 2. Miljö Ingen påverkan 3. Folkhälsa Ingen påverkan 4. Facklig samverkan enligt FAS Krävs ej Förslag till beslut Lönenämnden noterar informationen. Linda Andersson Nämndsekreterare Administrativa enheten Lennart Ekman Enhetschef Löneenheten Beslutet expedieras till: Kommunfullmäktige Lysekils kommun Sotenäs kommun MUNKEDAL Telefon växel Fax munkedal.kommun@munkedal.se Bankgiro Postgiro Organisationsnummer

9 9

10 Dnr: LNSML Sammanträdestider 2016 för Lönenämnden Administrativa enheten har tagit fram förslag till sammanträdestider för Lönenämnden år De föreslagna mötesdagarna har lagts med hänsyn till kommunens budgetprocess. Föreslagna 4 sammanträdesdagar för lönenämnden år 2016, kl är: Torsdag 11/2 Onsdag 4/5 Torsdag 8/9 Torsdag 10/11 Förslag till beslut * Lönenämnden beslutar att godkänna sammanträdestider för år Linda Ökvist Nämndsekreterare MUNKEDAL Telefon växel Fax munkedal.kommun@munkedal.se Bankgiro Postgiro Organisationsnummer