Tillämpningsanvisningar attestreglemente

Transkript

1 1(6) EKONOMIAVDELNINGEN Tillämpningsanvisningar attestreglemente Omfattning Attestfunktionen omfattar alla slags ekonomiska transaktioner som exempelvis: Fakturor och andra externa betalningar Kundfakturor Löner, arvoden, reseräkningar och andra personalkostnader Kassatransaktioner In- och utbetalningar via bank- eller plusgiro Interna transaktioner Bokföringsorder (rättelser och omföringar i redovisningen) Kapitalförvaltning Transaktioner som omfattas av andra interna regelverk ska i första hand följa dessa, t ex finanspolicy. Kommunstyrelsens ansvar Ekonomiavdelningen inom kommunledningskontoret ska vid behov initiera förändringar i attestreglemente och de kommungemensamma tillämpningsanvisningarna. Kommundirektören bemyndigas att utse attestanter inom kommunledningen med angivande av verksamhetsområde och beloppsbegränsningar. Ekonomichefen ansvarar för tolkning av dessa tillämpningsanvisningar. Nämndens ansvar Attestreglementet fastställer endast minimikraven inom attestområdet. Eftersom nämnderna har det yttersta ansvaret för att attestrutinen fungerar inom verksamhetsområdet kan det vid behov vara lämpligt att nämnden utfärdar nämndsanpassade tillämpningsanvisningar.

2 2(6) Verksamhetschefens ansvar Verksamhetschefen ansvarar för att en attestantförteckning upprättas över samtliga granskare och attestanter med angivande av kostnadsställe och beloppsbegränsningar. Attesträtten ska alltid vara knuten till en person och rätten att attestera ges i normalfallet till den som är budgetansvarig. Förteckningen ska vara godkänd och undertecknad av verksamhetschef samt lämnas till kommunens redovisningsenhet. Samtliga granskare, attestanter och ersättare ska fylla i särskild blankett Attestantförsäkran med namnprov. Ekonomichefen bemyndigas utse granskare och attestanter med beloppsbegränsningar inom finansförvaltningen (medelsförvaltningen). Attestantens ansvar Granskare och attestant svarar för att kontrollerna utförs i god tid innan t ex fakturans förfallodatum och bokslut. Brister och oegentligheter Brister/oegentligheter ska i första hand rapporteras till överordnad chef som ska vidta åtgärder samt vid allvarliga översteg av befogenheten rapportera till verksamhetsledning/kommunledning. Ekonomichef och redovisningschef ska informeras. Om det inte är lämpligt att rapportera brister till närmast överordnad chef kan rapportering göras till ekonomichef eller redovisningschef för vidare rapportering uppåt i organisationen. Kontroller Attest utgörs av granskning, attest och behörighetsattest. Granskning utförs av normalt av den handläggare som beställt och mottagit varan/tjänsten eller den handläggare som har kunskap om att transaktionen följer övergripande beslut eller ingångna avtal. Handläggaren intygar att - underlaget stämmer med beställning/avtal/offert, beslutad taxa etc

3 3(6) - dokumentationen är tillfredsställande (t ex vid representation, kurser mm ska syfte/ändamål, deltagare, antal deltagare och ev kursprogram bifogas), - varan/tjänsten är levererad till rätt mängd, kvalitet och pris, - konteringen är riktig, - inte frångått ramavtal eller andra upphandlingsregler, - inskannad fakturabild överensstämmer med inskannade, skrivna värden, t ex leverantör, momsbelopp och fakturabelopp - att leverantören har F-skatt vid köp av tjänster, - att personalärenden följer lagar och avtal Attest utförs normalt av den som är budgetansvarig eller överordnad chef i de fall budgetansvarig utfört föregående attestnivå. Attestanten ska ha en rimlig överblick över att föregående attestant - inte är jävig, - inte frångått lagar och kommunens övergripande riktlinjer och anvisningar, - inte frångått ramavtal eller andra upphandlingsregler, - handlat inom sitt kompetensområde (varan/tjänsten är förenlig med verksamheten och till ett rimligt värde), - inte frångått lagar och avtal i personalärenden Budgetansvarig måste alltid utgöra någon av kontrollnivåerna. Om budgetansvarig chef är granskare måste alltid attest utgöras av en högre chef. Om attesten berör/hanteras av närstående (maka, make, sambo, barn, syskon eller annan närstående) ska attest ske av närmast högre chef eller ersättare. Behörighet innebär en avslutande kontroll för att godkänna att en transaktion är klar för betalning. I detta ingår att kontrollera att attester har skett, att behöriga personer attesterat och att kontering är fullständig. Den som utses att utföra behörighetskontrollen behöver ej vara överordnad attestanten utan huvudsaken är att denna har en god överblick och kunskap om organisationen och verksamheten. Kommundirektören bemyndigas att utse behörighetsattestanter. Om det i IT-baserade rutiner finns funktioner för kontroll av behörigheter ersätter dessa den manuella behörighetskontrollen. Ersättare Kommundirektören, ekonomichefen och redovisningschefen eller deras ersättare har rätt att ersätta i samtliga attestnivåer.

4 4(6) Elektronisk attest eller liknande För elektronisk signatur/attest i IT-system ska särskild behörighetsförteckning eller annat godkänt dokument upprättas där det framgår vilken rättighet handläggaren/attestanten har. Utsedda systemadministratörer för IT-systemen har rätt att attestera den elektroniska transaktionen i de fall något fallerat, förutsatt att samtliga föregående atteststeg utförts av berättigade handläggare/attestanter. I de fall endast en attestant både granskat och attesterat den elektroniska transaktionen, t ex när kommundirektör har delegerat sin attesträtt till annan chef, ska fakturan även skriftligen attesteras av överordnad chef, kommunstyrelsens ordförande, ekonomichef eller Underlaget ska skannas in och bifogas originalverifikationen för att uppfylla tvåhandsprincipen. Kontrollernas utformning Underställd personal ska inte kontrollera överordnade på grund av dess beroendeställning. Kontroll av dessa underlag kan i undantagsfall göras av ekonomichefen eller redovisningschefen. Personliga kostnader för t ex utlägg, deltagande i kurser/konferenser, representation, resor och mobiltelefoni eller annat manuellt utbetalningsunderlag ska attesteras enligt följande attestordning: Kostnad som avser Granskning Attest Ej budgetansvarig Personligen eller överordnad chef Överordnad chef eller budgetansvarig (vid personlig granskning), alternativt ekonomichef eller redovisningschef övriga tillfällen Budgetansvarig Personligen eller överordnad chef Överordnad chef eller budgetansvarig, alternativt ekonomichef eller

5 5(6) Kommundirektören Personligen eller kommunstyrelsens ordförande (KSO) Kommunstyrelsens ordförande alternativt ekonomichef eller redovisningschef Kommunstyrelsens ordförande Personligen eller kommunfullmäktiges ordförande eller kommunstyrelsens vice ordförande eller särskild utsedd granskare Kommunfullmäktiges ordförande (KFO) eller kommunstyrelsens vice ordförande (vice KSO) alternativt ekonomichef eller Kommunalråd, oppositionsråd och övriga ordförande Personligen eller kommunfullmäktiges ordförande eller kommunstyrelsens vice ordförande eller särskild utsedd granskare Kommunfullmäktiges ordförande (KFO) eller kommunstyrelsens vice ordförande (vice KSO) alternativt ekonomichef eller Förtroendevalda revisorer Personligen eller kommunfullmäktiges ordförande eller kommunstyrelsens vice ordförande eller särskild utsedd granskare Kommunfullmäktiges ordförande (KFO) eller kommunstyrelsens vice ordförande (vice KSO) alternativt ekonomichef eller Periodiskt återkommande ekonomiska händelser för t ex telefoni, lokalhyror, el, vatten etc som baseras på ett avtal samt hanteras i ett IT-baserat system är undantagna tvåhandsprincipen och får automatattesteras i IT-systemet enligt särskilda abonnemangsregler, t ex beloppsintervall, kontering etc. Abonnemangsreglerna ska hållas uppdaterade och det åligger abonnemangsinnehavaren att meddela systemadministratören förändringar. Lönetransaktioner är ekonomiska transaktioner och rapporteras via personalsystemet. Endast chefer med delegerad beslutanderätt får besluta i personalärenden. Beslut av personalansvarig chef kan ske genom pappersbaserade rutiner eller genom elektronisk attest. Rättelser av fel samt periodiseringar är undantagna av tvåhandsprincipen och attesten får utföras av handläggande tjänsteman. Av underlaget ska tydligt framgå vad rättelsen avser. Attesten kan ske genom pappersbaserade rutiner eller genom elektronisk attest.

6 6(6) Bokföring enligt tidigare beslut eller annat godkänt underlag t ex prognoser avseende upplupen pensionsskuld, kommunalskatt, upplupen semesterlöneskuld mm är undantaget av tvåhandsprincipen och attesten får utföras av handläggande tjänsteman. Av underlaget ska tydligt framgå vad bokföringen avser. Attesten kan ske genom pappersbaserade rutiner eller genom elektronisk attest. Likvida transaktioner ingen attest. Exempel på detta är utbetalningar av leverantörsskulder som är en följd av redan tidigare attesterade fakturor och inbetalningar av kundfakturor. Utbetalningar direkt via internbanken som inte tidigare hanterats genom leverantörsreskontra ska vara granskade och attesterade enligt tvåhandsprincipen. Handläggande tjänsteman framgår av utskriven dagrapport. Internkontroll av likvidflöden sker genom daglig avstämning av bokföringens utgående saldo mot bankernas saldobesked. Inkassokostnader och dröjsmålsräntor får påföras av redovisningsenheten enligt kontering i grundfakturan. Interna transaktioner som t ex kostnader för overhead, internhyror eller andra interna tjänster där acceptans av varan eller tjänsten gjorts i förväg genom beställning, hyresavtal eller annan överenskommelse undantas från attest. Attesten anses här ha blivit gjord i samband med beställningen eller tecknandet av hyresavtalet eller liknande. Övriga interna transaktioner är undantaget av tvåhandsprincipen och attesten får utföras av handläggande tjänsteman. Generellt gäller att bokförings-, in- eller utbetalningsuppdrag via e-post eller ärende i ärendehanteringssystem är godkänd som attest om avsändaren är attestberättigad. Meddelandet ska bifogas transaktionen. Tillämpningsanvisningarna godkända av t.f. kommundirektör Leif Eriksson.