SYDARKIVERA Sammanträdesdatum Sida Förbundsstyrelsen (8)

Transkript

1 Förbundsstyrelsen (8) Plats och tid Smålands Museum i Växjö fredagen den 13 februari 2015 kl Beslutande Per Ribacke (S), Alvesta, ordförande Nils Ingmar Thorell (FP), Ronneby, vice ordförande Magnus Gunnarsson (M), Ljungby Ingemar Almkvist (S), Älmhult Annika Stacke (FP), Växjö Börje Dovstad (FP), Karlskrona Annika Westerlund (S), Karlshamn Övriga deltagande Mats Porsklev, sekreterare Elin Jonsson, arkivarie Magdalena Nordin, arkivarie Britta Lundén (S), Tingsryd, Monica Bernholtz (S), Lessebo Ingegerd Lenander (KD), Markaryd Chatarina Holmberg (S), Region Blekinge Magnus Carlsson (S), Ljungby Bo Johansson (S), Ronneby Ulf Engqvist (S), Markaryd Mikael Andersson (C), Tingsryd Utses att justera Ingemar Almkvist (S), Justeringens plats och tid Underskrifter Sekreterare Ordförande Tisdagen den 17 februari 2015, kl.10.00, Sydarkiveras lokal, Båtsmanstorget 2, Växjö... Paragrafer 1-7 Mats Porsklev.... Per Ribacke (S) Organ Justerande... Ingemar Almkvist (S) ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Förbundsstyrelsen Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Förvaringsplats för protokollet Sydarkivera Datum för anslags nedtagande Underskrift...

2 Förbundsstyrelsen Mål och inriktning för verksamheten Interimsförvaltningen har arbetat fram mål och inriktning för verksamheten i kommunalförbundet Sydarkivera. Förbundsstyrelsen har att besluta om de framtagna målen och inriktningen med verksamheten. Målen och inriktingen presenteras i en powerpoint presentation. Beslutsunderlag Presentation från den 13 februari De presenterade målen och inriktningen med förbundets verksamhet antas. Mats Porsklev

3 Förbundsstyrelsen Delegeringsordning Den interimistiska förvaltningen har arbetat fram ett förslag till delegeringsordning för kommunalförbundets styrelse. Beslutsunderlag Delegeringsordning från den 23 januari Den presenterade delegeringsordningen fastställs. Mats Porsklev

4 Förbundsstyrelsen Utseende av tillfällig förbundschef Förbundsstyreslen behöver utse en tillfällig förbundschef tills förbundet har anställt en ordinarie förbundschef. - Mats Porsklev utses till tillfällig förbundschef tills dess en ordinarie förbundschef har anställts. Mats Porsklev

5 Förbundsstyrelsen Sydarkivera kontrasignation och firmateckning Av reglementet för förbundsstyrelsen framgår enligt 9 Undertecknande av handlingar Avtal, andra handlingar och skrivelser som beslutas av förbundsstyrelsen ska undertecknas av ordföranden eller av vice ordföranden eller av annan som förbundsstyrelsen bestämmer och kontrasigneras av förbundschefen. I övrigt bestämmer förbundsstyrelsen vem som ska underteckna handlingar. - Förbundsstyrelsen utser nedanstående befattningshavare att kontrasignera skrivelser eller handlingar undertecknade av ordförande och vid förfall för denne vice ordförande i förbundsstyrelsen vad gäller de ärenden som rör förhållandet mellan förbundet som arbetsgivare och dess arbetstagare tf. förbundschef Mats Porsklev och vid förfall för honom av arkivarie Magdalena Nordin. köpehandlingar och kontrakt, låne- och övriga förbindelser samt skrivelser och handlingar tf. förbundschef Mats Porsklev och vid förfall för honom av arkivarie Magdalena Nordin. - Förbundsstyrelsen utser ordförande och vid förfall för denne förbundsstyrelsens vice ordförande att i förbundsstyrelsens namn underteckna de övriga handlingar och skrivelser som inte ryms i uppräkningen ovan. Kontrasignation ska ske av tf. förbundschef Mats Porsklev och vid förfall för honom av arkivarie Magdalena Nordin - Förbundsstyrelsen utser ordförande, tf. förbundschef Mats Porsklev att motta delgivning på styrelsens vägnar. - Förbundsstyrelsen utser tf. förbundschef Mats Porsklev, ordförande, arkivarie Magdalena Nordin att två i förening eller en av de nämnda i förening med arkivarie Elin Jonsson, administratör Anette Axelsson Spjut, teknisk assistent Annie Jonsson teckna kommunens firma på checkar, bankräkningar, plusgiro, bankgiro, värdeförsändelser och dylika handlingar. - Förbundsstyrelsen utser tf. förbundschef Mats Porsklev, ordförande, arkivarie Magdalena Nordin, administratör Anette Axelsson Spjut till att var och en för sig registrera och läsa e-tjänstuppgifter samt teckna Sydarkivera firma på Skatteverkets skattekonto. - Behöriga till internetbanken är följande: Josefine Nilsson: Behörighetsadministratör samt Attestering (2 i förening) Anette Axelsson Spjut Kerstin Sundström, Petra Granqvist. Attestering/Godkännande (2 i förening) Expediering: Berörda, akten

6 Förbundsstyrelsen Sammanträdesplan för förbundsstyrelsen Diskuteras sammanträdesplan för förbundsstyrelsen. - Förbundsstyrelsen ska inledningsvis sammanträda en gång per kvartal. - Nästa möte är den 13 mars kl Vid ovanstående möte ska planeringen för året läggas fast. Ledamöter och ersättare i förbundsstyrelsen

7 Förbundsstyrelsen Godkännande av möte på distans i förbundsstyrelsen Ledamöter får delta i fullmäktiges sammanträden på distans. Det har förbundsfullmäktige beslutat genom att arbetsordningen har antagits. Det sker genom ljud- och bildöverföring i realtid och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra och delta på lika villkor. Förbundsstyrelsen kan besluta i vilken utsträckning ledamöter får delta i styrelsens sammanträden på distans. Deltagande på distans ska ske på samma sätt som för fullmäktige. En ledamot som deltar på distans ska anses vara närvarande vid styrelsens sammanträde. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från tf. förbundschef Mats Porsklev från den 28 januari. - Styrelsen får hålla möten där ledamöterna är närvarande på distans. - Interimsförvaltningen får i uppdrag att undersöka de tekniska och ekonomiska förutsättningarna för sådana möten. _ Interimsförvaltningen

8 Förbundsstyrelsen Inkallelseordning Diskuteras hur inkallelseordningen ska ske i förbundsstyrelsen. - Ärendet ska beslutas på nästa möte. Interimsförvaltningen