SÖDERTÄLJE KOMMUNALA FÖRFATTNINGSSAMLING

Transkript

1 SÖDERTÄLJE KOMMUNALA FÖRFATTNINGSSAMLING Utgåva november :3 TILLÄMPNINGSANVISNINGAR FÖR ATTESTREGLEMENTE 1 Detta reglemente gäller för kommunens ekonomiska transaktioner, inklusive interna transaktioner, medelsförvaltning samt medel som kommunen ålagts eller åtagit sig att förvalta och/eller förmedla. Attestering skall i princip omfatta alla ekonomiska transaktioner, såväl utbetalningar (leverantörsfakturor, löner och andra utbetalningar) som inbetalningar (debiteringsunderlag vid fakturering, makulering av faktura, rekvisition av statsbidrag mm, mottagande av avgifter/intäkter). Interna transaktioner som bokföringsorder och internräkningar ska också attesteras. Detta attestreglemente är dock i första hand anpassat för attest av fakturabetalningar och andra utbetalningar. Hur tillämpningen ska utformas för andra typer av transaktioner får varje nämnd avgöra. Det beror bl a på typ av transaktion samt hur arbetsfördelning och rutiner är utformade. Attesten verkställs genom att attestanten skriver sitt namn eller signatur på skriftliga underlag i form av fakturor, löne- och personalrapporter, debiteringsunderlag, bokföringsorder mm. 2 Kommunens nämnder ansvarar för den interna kontrollen och tillser därmed att bestämmelserna i detta reglemente iakttas och att tillämpliga attestmoment utförs. Reglementet avser kontroll av ekonomiska transaktioner och är alltså en del av nämndens interna kontroll som också omfattar t ex en tydlig ansvars- och arbetsfördelning. Ansvaret kan inte överlåtas på någon annan t ex kommunens revisorer eller K&S/ekonomiservice. De kan däremot ha synpunkter på hur arbetet kan utformas och ge råd och stöd till nämnden och förvaltningen i dessa frågor. 3 Attestarbetet ska utformas så att den interna kontrollen inom nämnderna är tillräcklig. Varje nämnd anger innebörd och omfattning av attestanternas ansvar. Varje nämnd avgör hur och i vilken omfattning attesterna skall utföras. Kontrollernas omfattning bör anpassas efter väsentlighet och risk. Med väsentlighet avses en värdering av de konsekvenser som kan uppstå vid fel. Risken uttrycker sannolikheten för att fel uppstår. Ny teknik och andra förändringar ställer krav på en successiv anpassning av kontrollrutinerna.

2 Det är mycket viktigt att attestanterna informeras om nämndens krav och innebörden av attestansvaret. Tydliga regler bör fastställas för vilka åtgärder som ska vidtagas av attestanten om felaktigheter upptäcks. Ett gemensamt synsätt på attestförfarandet och dess innebörd inom hela kommunen är dock värdefullt, varför reglementet med anvisningar skall utgöra grund för nämndens ställningstagande. 4 Transaktioner attesteras innan de utförs. Attesterna innebär beslutsattest: intyg att nämndbeslut, budgetanslag eller annan av fullmäktige eller nämnd beslutad plan, normer eller riktlinjer följs; kontroll mot underlag/beställning/beslut och villkor mottagningsattest: godkännande och kontroll av leverans/prestation granskningsattest: kontroll av uträkning, betalningsvillkor eller andra på fakturan angivna villkor som inte berör den direkta leveransen av varan eller tjänsten behörighetsattest: kontroll av behörighet och att alla attestmoment utförts avstämningsattest: kontroll av att alla utbetalningar är verifierade innan utbetalning beordras. De olika attestmomenten faller in vid skilda skeden i behandlingen av en faktura eller andra utbetalningar. Ibland är givetvis momenten tidsmässigt mycket nära varandra. När det gäller leverantörsfakturor ska alltid alla attestmoment utföras. Gransknings- och behörighetsattesterna skall alltid skrivas i konteringsstämpeln (behörighetsattesten i rutan för D/K-kontroll). Vad gäller övriga attester kan dessa göras på andra dokument. Om mottagningsattesten finns på leveranssedel, rosa beställningskopia el dyl. skall denna bifogas fakturan. Mottagningsattest ska i detta fall inte skrivas i konteringsstämpeln. Vid central fakturabehandling skall beslutsattesten finnas på beställningen som bifogas fakturan. Någon beslutsattest ska i detta fall inte skrivas i konteringsstämpeln. Avstämningsattesten skrivs på särskilt avstämningsunderlag. Beslutsattesten utgör kärnan i kontrollen. Beslutsattesten är att betrakta som en följd av budgeterad verksamhet, särskilda beslut etc. Det är lämpligt att den som är budgetansvarig för visst konto eller verksamhet även är inköpsberättigad och svarar för beslutsattest. Först då finns förutsättningar för å ena sidan den enskilde befattningsinnehavaren att följa upp sin verksamhets kostnader och å andra sidan förvaltningsledningen att utkräva budgetansvar. Genom beslutsattesten vidimeras att nämndbeslut, budgetanslag eller annan av fullmäktige eller nämnd beslutad plan, normer eller riktlinjer följs. Dessutom kontrolleras/intygas att en faktisk beställning har skett, att ett beslut har fattats och att villkoren stämmer med det som överenskommits. I beslutsattesten ligger också ansvaret för konteringen.

3 Beslutsattesten är ett intyg om riktigheten i ett agerande eller beslut. Det egentliga beslutet tas dock inte när fakturan attesteras utan när en beställning görs eller andra avtal upprättas. En beställning skall därför vara underskriven av en beslutsattestant eller av en särskilt utsedd inköpsberättigad person (se 8). Vid centraliserad fakturahantering inom en förvaltning skall kontroll ske att fakturan överensstämmer med beställningen, där beslutsattesten finns, och leveransrapporten. Någon beslutsattest på fakturan behövs inte i dessa fall om beställningen och leveransrapporten arkiveras tillsammans med fakturan i verifikationspärmen. Mottagningsattesten är mycket viktig när det gäller köp av varor och tjänster. Mottagningsattest ska alltid finns, även om det är fråga om tjänster, t ex telefonräkningar, hyror mm. Attestanten intygar att kommunen fysiskt tillgodogjorts det som beställts. Mottagningsattest kan tecknas av leveransmottagaren på leveransrapport eller följesedel, vilken därefter överlämnas till den som svarar för fakturabehandlingen och bifogas fakturan. Mottagningsattest kan också tecknas direkt på fakturan. Granskningsattesten avser den matematiska kontrollen. Den kan utformas på olika sätt t ex med stickprov eller med särskild kontroll av manuellt utfärdade underlag. När det gäller leverantörsfakturor skall granskningsattesten även innehålla kontroll av fakturans riktighet vad gäller betalningsvillkor eller andra på fakturan angivna villkor som inte berör den direkta leveransen av varan eller tjänsten, t ex fakturaavgifter, mervärdesskatt (se anvisningar från kommunstyrelseförvaltningens ekonomiavdelning om rutiner för fakturahanteringen). Behörighetsattest Attestanten kontrollerar att alla attester finns, d v s beslutsattest, mottagningsattest och granskningsattest, och att de utförts av behöriga personer. Vid central fakturahantering kontrolleras beslutsattesten på beställningen och mottagningsattesten på leveransrapporten, vilka skall bifogas fakturan. På fakturan tecknas i detta fall endast behörighetsattest. Kontrollen utgör slutsteget inför registrering och utbetalning och ska utföras inom respektive förvaltning/nämnd. Någon ytterligare kontroll, t ex på Konsult&Service ekonomiservice sker inte efter behörighetsattesten. Avstämningsattest innebär en kontroll av att alla utbetalningar som beordrats för utbetalning är verifierade (denna kontroll hänger samman med införande av lokal registrering av fakturor). K&S/ekonomiservice verkställer de slutliga fakturautbetalningarna. K&S/personalservice beordrar och verkställer de slutliga löneutbetalningarna. Kontant utbetalning av socialhjälp mm Beslut om socialhjälp och motsvarande andra kontanta understöd fattas ofta av socialsekreterare med stöd av delegation. Särskilda rutiner bör fastställas för attest och kontroll vid utbetalning av socialhjälp. Attest behöver inte utföras av en överordnad person. Huvudsakligen är att attestanterna har god överblick och kunskap om organisation och verksamhet. Risken för att attestant kan hamna i beroendeställning bör dock beaktas. Ett exempel på fakturaflöde och attestmoment: En barnstuga har eget budgetansvar. Där beställs varor till verksamheten. Fakturaadressen är kommundelskontoret. När

4 fakturan ankommit till kommundelskontoret görs granskningskontroll och ankomstregistrering. Därefter sänds den till barnstugan som utför mottagnings- och beslutsattesterna (eventuellt bifogar en leveransrapport). Därefter skickas fakturan åter till kommundelskontoret som utför behörighetsattest och registrerar fakturan för utbetalning, varvid samtidigt en avstämningsattest görs. Vid central fakturahantering kan ankomstregistreringen utgå. Överensstämmer fakturan med beställnings- och mottagningsunderlaget kan behörighetsattest ske och fakturan direkt registreras för utbetalning. Fakturan arkiveras på kommundelskontoret. K&S/ekonomiservice hanterar överhuvudtaget inte fakturan utan utför istället behövlig likviditetsplanering utifrån registrerade betalningsuppdrag för olika dagar. 5 Varje nämnd utser befattningar och/eller funktioner med rätt att attestera eller vara ersättare för dessa. Nämnden svarar för att upprätta och hålla en aktuell förteckning över utsedda attestanter. Nämnden behöver inte utse attestanter till alla attestmoment. Beslutsattestanterna och deras ersättare ska dock vara utsedda av nämnden eller av nämnden delegerad person. Nämnden/förvaltningen ska eftersträva att få till stånd en fördelning och spridning av attestmomenten så att samma person inte både beslutar/beställer och utför alla kontrollmoment. En god internkontroll förutsätter att besluts- resp mottagnings- och behörighetsattesterna åvilar skilda personer. Behörighetsattesten skall alltid utföras av annan person än de som utfört besluts- resp mottagningsattest. Beslutsattesten skall vara skiljd från mottagningsattesten. Endast i undantagsfall kan samma person teckna både besluts- och mottagningsattest, t ex om mottagningsattest inte på ett meningsfullt sätt kan läggas på någon annan eller där det är minimala risker för felaktigheter/missbruk. Två olika namnteckningar eller signaturer bör således alltid finnas i konteringsstämpeln avseende besluts- och mottagningsattesterna. Det kan vara praktiskt att nämnden knyter sina attestuppdrag till befattningar/funktioner och inte till personer. Därigenom undviker man att i nämnden behöva fatta nya beslut vid alla personalskiften. Aktuell förteckning över beslutsattestanter, som även innehåller namnteckningar och signaturer, måste finnas tillgänglig i första hand för den/de som ska utföra behörighetsattesten, men även för revisionen och K& 5/ ekonomiservice. Det praktiska arbetet med att upprätta och aktualisera förteckningen bör skötas av förvaltningsledningen. 8 Varje förvaltning skall upprätta rutinbeskrivningar avseende beställnings- och fakturabehandlingen samt attestförfarandet för samtliga ekonomiska transaktioner. I förvaltningens rutinbeskrivning över beställnings- och fakturabehandlingen ska framgå vilka som har rätt att göra beställningar, t ex beslutsattestanter och eventuellt

5 särskilt utsedda inköpsberättigade personer, hur beställningar hanteras, arkiveras mm, hur och av vem en faktura ska kontrolleras (person eller befattning). Det är särskilt viktigt att det framgår vem/vilka som ansvarar för behörighetskontroll resp avstämningskontroll. Kommunstyrelsen har 27 januari 1989, 68, fastställt dessa tillämpningsanvisningar till de kort därefter antagna attestreglementet, att gälla från och med den 1 mars De av tidigare ekonomikontorets och administrativa kontorets uppgifter som nämns i dessa anvisningar har sedan den 1 maj 1991 övertagits av Konsult&Service. Under hand har de nya beteckningarna införts i texten ovan. Som synes har attestreglementets 6,7 och 9 inte kommenterats ovan och inte heller återgivits. De lyder som följer: 6 Attestmomentet får ej utföras av den som själv ska betala till kommunen och där ta emot transaktionen eller själv ta emot en betalning från kommunen. 7 Attestanterna är var för sig ansvariga för sina åtgärder. 9 Kommunstyrelsen äger utfärda anvisningar för tillämpningen av detta reglemente.