Barn- och ungdomsnämndens riktlinjer för attest. Förslag till beslut Barn- och ungdomsnämnden godkänner riktlinje för attest

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Barn- och ungdomsnämndens riktlinjer för attest. Förslag till beslut Barn- och ungdomsnämnden godkänner riktlinje för attest"

Sebastian Sundström
för 8 år sedan
Visningar:

1 Christel Modin - p6cm01 E-post: christel.modin@vasteras.se Kopia till TJÄNSTESKRIVELSE 1 (1) Dnr: 2013/45-BaUN-040 Barn- och ungdomsnämnden Barn- och ungdomsnämndens riktlinjer för attest Förslag till beslut Barn- och ungdomsnämnden godkänner riktlinje för attest Ärendebeskrivning Den nya förvaltningsorganisationen Barn- och utbidlningsförvaltningen har att överta förvaltningen av Västerås skolor, det finns därför behov av att se över och uppdatera vissa riktlinjer. Skickad av: Christel Modin - p6cm01

2 nternati Riktlinje för attest Beslutad av Barn- och ungdomsnämnden Dnr: 2013/45-BaUN-040 program policy handlingsplan riktlinje

3 program policy handlingsplan riktlinje uttrycker värdegrunder och förhållningssätt för arbetet med utvecklingen av Västerås som ort inklusive koncernen Västerås stad uttrycker värdegrunder och förhållningssätt för arbetet i koncernen Västerås stad anger strategier och konkreta åtgärder för att nå den politiska viljeinriktningen och fastställda mål på olika nivåer i organisationen säkerställer ett riktigt agerande och en god kvalitet i handläggning och utförande i koncernen Västerås stad

4 Attestregler för Barn- och utbildningsförvaltningen Attestering är ett sammansatt begrepp som avser ett antal kontrollåtgärder som är en viktig del i den interna kontrollen. 1. Generella attestbegrepp inom Västerås Stad Nedan beskrivs vilket ansvar som åligger de personer som innehar de olika behörigheterna. De attestbegrepp som anges nedan ska enligt kommunstyrelsens beslut användas inom Västerås Stad. Beställning av en vara eller tjänst Får göras av person som tilldelats en delegering enligt de ramar och regler som finns i Delegationsordning för Barn- och ungdomsnämnden som anges nedan. Innan en beställning verkställs ska det alltid finnas ett godkännande av behörig person, d v s som innehar beslutsattest gällande den aktuella beställningen. Granskningsattest: Kontroll av prestation, bokföringsunderlag och betalningsvillkor. Den som innehar granskningsattest har möjlighet att också kontera den erhållna fakturan. Beslutsattest: Attestanten kontrollerar att faktisk beställning har skett och att villkoren stämmer överens med denna. I beslutsattesten ligger också ansvaret att utbetalningen blir rätt konterad. Behörighetsattest: Kontroll att behöriga personer har attesterat. Kontrollen utgör slutsteget för transaktionen. 2. Val av attestant Regler för delegering och beslut inom Barn- och utbildningsförvaltningen finns beskrivet i Delegationsordning för Barn- och ungdomsnämnden. Detta styr de regler som gäller för attestbehörigheter inom Barn- och utbildningsförvaltningen. Enligt dessa delegationsregler har direktören delegation att utse beslutsattestanter. Direktören har i sin tur rätt att uppdra åt annan anställd att besluta i sitt ställe (vidaredelegation 37 Kl). Möjligheten till vidaredelegation används när attestanter utses. Dokumentet Attestregler för Barn- och utbildningsförvaltningen kommer att finnas på Insidan som är under konstruktion. När personer ska utses för de olika kontrollmomenten ovan är det viktigt att det görs en ändamålsenlig arbetsfördelning. De olika kontrollmomenten bör om möjligt spridas på olika personer. Samtliga moment får dock inte utföras av samma person. Det är alltid överordnad chef eller annan utsedd behörig som ska beslutsattestera den gjorda beställningen. Om en ansvarig chef beställer något måste dennes chef i sin tur beslutattestera. Det är också viktigt att ersättare för attestanter utses som kan 3

5 träda in vid sjukdom, ledigheter eller annat tjänsteuppdrag. Attestmomentet får ej utföras av den som själv personligen ska betala till Västerås Stad och där ta emot transaktionen eller själv privat ta emot en betalning från Västerås Stad (Västerås Stads attestbestämmelser, 6). Bestämmelsen avser främst kontantutbetalningar men motsvarande regel gäller även andra typer av utbetalningar som avser den egna personen. Vid ovanstående tillfällen är huvudregeln att utbetalning inte beslutsattesteras av en person i beroendeställning till den som utbetalningen/transaktionen avser eller att utbetalning som avser den egna personen också beslutattesteras av densamma. 3. Attestförteckning Förteckningar över personer med attestbehörigheter och signaturer i original ska finnas aktuella för användning hos de personer som ansvarar för behörighetsattest före utbetalning/transaktion. Samma personer är ansvariga för att förteckningarna arkiveras i 10år. 4. Exempel på transaktioner inom Barn- och utbildningsförvaltningen som kräver attest enligt ovan Nedan följer några exempel på transaktioner som ska attesteras. Det finns givetvis fler transaktionstyper än dessa, vilka ska följa samma regler som nämnts ovan. Inköp som faktureras via externa leverantörsfakturor, VIP (Västerås inköpsportal) Inköp som faktureras via bokföringsorder Inköp gjorda med inköpskort, Purchase Inköp som gjorts med kontanta medel från handkassa Löner & ersättning av utlägg mm, Personec & Självservice Övriga utbetalningar via pg, bg eller bankkonto 5. Attestbegrepp i de olika systemen Attestreglerna ovan gäller oavsett i vilket system som själva transaktionen sker. De attestbegrepp som angivits under Generella attestbegrepp inom Västerås Stad kan i vissa fall skilja sig från dem som finns i de olika systemen vad gäller benämning och i undantagsfall också innehåll. 5.1 VIP, leverantörsreskontra I VIP finns följande attestbegrepp: Granskningsattest och Beslutsattest. Behörighetsattest. Denna kontroll är inbyggd i systemet, de personer som är behöriga har en unik behörighetskod och behöver därmed inte kontrolleras manuellt. 5.2 Bokföringsordrar registrerade direkt i Visma Control Köp som görs via bokföringsordrar är alltid stadsinterna köp av olika slag, ex lokalhyror, datorhyror, fördelningar av olika slag mm. Dessa interna transaktioner har inte samma höga krav på attestering som de stadsexterna eftersom de interna 4

6 och håller sig inom samma juridiska enhet. Namn på kunden som godkänt bokföringsorder. En digital attest som omfattar granskningsattest. Beslutsattest mellan förvaltningar ska finnas. Någon behörighetsattest finns ej för bokföringsordrar. 5.3 Inköpskort, Purchase Köp gjorda med inköpskort redovisas i systemet Purchase. Där finns följande attestbenämningar: Mottagningsattest motsvarar granskningsattest enligt de generella begreppen i Vs Stad. Beslutattest är detsamma som det generella beslutsattestbegreppet inom Västerås Stad. Behörighetsattest. Denna kontroll är inbyggd i systemet, de personer som är behöriga har en unik behörighetskod och behöver därmed inte kontrolleras manuellt. Kortinköp gjorda av verksamhetschef ska enligt huvudregeln beslutsattesteras av direktör, undantag gäller för de inköp som en verksamhetschef har gjort men som inte är av personlig karaktär, d v s som inte är inköp för eget personligt bruk. Dessa inköp har controller för respektive block behörighet att beslutsattestera. Dock ska en förteckning över årets alla inköp med kort gjorda av verksamhetschefer skapas och godkännas i efterhand av Barn- och utbildningsförvaltningen direktör. 5.4 Handkassa Inköp som görs med kontanta medel från handkassor redovisas enligt separat rutin. De attestbenämningar som finns är det samma som finns i VIP. 5.5 Personec & Självservice Utbetalning av lön och andra ersättningar och förmåner sker via systemen Självservice & Personec. Där finns följande attestbenämningar: Mottagningsattest görs av den anställde i och med att denne rapporterar de faktiska avvikelserna, ex semester, resor, ersättningar för utlägg mm. Granskningsattesten sker med automatik i systemet där kontering mm finns. Beslutattest är detsamma som det generella beslutattestbegreppet inom Vs Stad. Behörighetsattest. Denna kontroll är inbyggd i systemet, de personer som är behöriga har en unik behörighetskod och behöver därmed inte kontrolleras manuellt. 5.6 Övriga utbetalningar via pg, bg eller bankkonto Ibland gör Barn- och utbildningsförvaltningen utbetalningar som inte går via någon av de ovan nämnda rutinerna. Det kan vara utbetalningar till andra än leverantörer, ex ersättningar av utlägg gjorda av den egna personalen som inte har med lön att göra och därmed inte utbetalas via Självservice & Personec, ex böcker, fika etc. Underlag till dessa utbetalningar varierar men ska innehålla samma attestrutin som 5

7 de övriga utbetalningarna. Ex nedan gäller ersättning av utlägg till anställd: Mottagningsattest görs av den anställde i och med att denne skapar underlag för ersättningen. Granskningsattest & behörighetsattest görs av den som utför den faktiska utbetalningen. Beslutattest är detsamma som det generella beslutattestbegreppet inom Västerås Stad. Förslag till attestnivåer för fakturahantering Förskola Grundskola Gymnasie/ Vux Övrig förvaltning Enhetschef kr Verksamhet schef Direktör Sista nivå Sista nivå Sista nivå Sista nivå 6

8 XXXX Västerås Telefon

Relevanta dokument

Attestreglemente för Borgholms kommun

Attestreglemente för Borgholms kommun 1. Detta reglemente gäller för kommunens ekonomiska transaktioner, inklusive interna transaktioner, medelsförvaltning samt medel som kommunen ålagts eller åtagit sig