Riktlinje för dagskassor med kontanthantering

Transkript

1 Tjänsteskrivelse Handläggare: Madelene Hedström FHN Folkhälsonämnden Riktlinje för dagskassor med kontanthantering Sammanfattning En kommunövergripande riktlinje för Dagskassor med kontanthantering fastställdes av Kommunstyrelsens ledningskontor den 12 februari Detta styrdokument är generellt för samtliga verksamheter som redovisar dagskassor. Om kassahanteringen ska ske på annat sätt än som anges i styrdokumentet så ska respektive nämnd ta beslut om avvikande hantering på grund av till exempel verksamhetens art eller omsättningens storlek. Folkhälsonämnden beslutade om en rutin för kontanthantering i nämndens verksamheter den 8 maj 2013, det vill säga innan den kommunövergripande riktlinjen fastställdes. Folkhälsonämndens rutin för kontanthantering uppdaterades utifrån det kommunövergripande styrdokumentet och en ytterligare revidering är nödvändig på grund av blanketten kassavstämning samt löneavdrag för måltider inom kostverksamheten. Beslutsunderlag Folkhälsoförvaltningens tjänsteskrivelse den 16 februari 2015 Folkhälsonämndens protokoll den 9 april 2014, 41 Bilaga 1 Riktlinje dagskassor med kontanthantering Bilaga 2 Rutin för kontanthantering i Folkhälsonämndens verksamheter Bakgrund Kontanthantering förekommer inom Folkhälsonämndens verksamheter och detta innebär en ökad risk för ekonomisk skada för kommunen. Det finns alltid en risk för oegentligheter vid kontanthantering och det är därför extra viktigt med noggrant utformade rutiner. Folkhälsonämnden antog en rutin den 8 maj 2013 (FHN 86) som gäller nämndens samtliga verksamheter med kontanthantering. Den riktlinje som Kommunstyrelsens ledningskontor fastställde den 12 februari 2014 (KS ) gäller kommunens samtliga verksamheter där kontanthantering förekommer och respektive nämnd ansvarar för dokumentets efterlevnad. Om en nämnd finner att en eller flera c:\temp\mhem9tsghp.doc

2 (2) dagskassor ska hanteras på ett annat sätt får nämnden fatta ett beslut om avvikande hantering på grund av till exempel verksamhetens art och omsättningens storlek. Det har efter beslut i Folkhälsonämnden den 9 april 2014 (FHN 41) framkommit att den del som avser blanketten kassaavstämning i riktlinjen för kontanthantering inte fungerar fullt ut i ett verksamhetsperspektiv och skapar administrativt merarbete för personalen. Så som rutinen fungerar i dagsläget ska den kassaansvarige vid dagens slut ska den kassaansvarige räkna samman kassan och kontrollera utfallet enligt blanketten kassaavstämning (se bilaga 1). Kassaavstämningen ska bifogas den kassarapport som skickas till Ekonomiavdelningen. På de enheter där det finns kassaapparater görs en kvittoavstämning av kassan dagligen och redovisas för en bestämd period enligt Folkhälsonämndens rutin. På övriga enheter finns ingen utställd handkassa (växelkassa) och samtliga intäkter ska redovisas på kassarapporten. Utifrån detta beslutades det att det var möjligt att använda blanketten kassaavstämning på de enheter där det finns en utställd handkassa (växelkassa). Övriga enheter rapporterar direkt på kassarapport vid insättning. Folkhälsoförvaltningens förslag till beslut Folkhälsonämnden godkänner 1. Att Folkhälsoförvaltningen frångår den kommunövergripande riktlinjen då det gäller blanketten kassaavstämning på samtliga enheter som har kontanthantering. Blanketten kassaavstämning ska endast användas om det uppstår differenser i den dagliga redovisningen och bifogas redovisningen för insättning av kontanter. 2. Att Folkhälsoförvaltningens verksamheter frångår den kommunövergripande riktlinjen då det gäller insättning av kontanter två gånger per månad och istället följer förvaltningens upprättade rutin för insättning av kontanter. 3. Rutin för kontanthantering i Folkhälsonämndens verksamheter , som ersätter tidigare version från Madelene Hedström Ekonom Expedieras till Förvaltningschef Verksamhetschefer Kökschefer Redovisningschef

3 Riktlinje Dagskassor med kontanthantering Fastställd av: KSL Revideras senast:

4 Innehåll Riktlinje - Dagskassor... 3 Omfattning... 3 Angränsande styrdokument... 3 Syfte... 3 Ansvar för efterlevnad... 3 Allmänt om dagskassor... 3 Begreppsförklaring... 3 Hantering av dagskassor... 4 Bilaga Vision. Övergripande beskrivning av ett önskvärt framtida tillstånd. Ska ange i vilken riktning kommunen är på väg. För Karlskoga kommun finns en vision Vision Mål och budget. Dokumentet Mål och budget sammanfattar vad kommunens verksamheter ska uppnå (mål och resultat) inom den närmaste treårsperioden i syfte att nå Vision 2020 samt vilka ekonomiska resurser som finns till verksamheternas förfogande. Mål och resultat följs upp tre gånger om året efter april, augusti och december Program. En översiktlig politisk viljeriktning inom ett sakområde. Särskild definition i plan- och byggsammanhang eller annat. Policy. Kommunens grundläggande förhållningssätt/värderingar och vägledande principer. Riktlinje. Beskriver tillvägagångssätt i olika sakfrågor och är ett stöd för hur frågor bör hanteras och genomföras. Diarienummer: KS Ansvarig enhet: Ekonomiavdelningen

5 Riktlinje - Dagskassor Alla anställda inom Karlskoga kommun arbetar för dem som lever och verkar i Karlskoga. Vi kännetecknas av öppenhet och nytänkande Vi visar respekt för uppdrag, individ och omvärld Vårt arbetssätt präglas av enkelhet Vårt arbete kännetecknas av helhetssyn Ur Gemensamma värderingar i Karlskoga kommun Omfattning Riktlinjen omfattar kommunens hantering av dagskassor. Angränsande styrdokument Kommunens attestreglemente. Syfte En god intern kontroll för att minimera risken för avsiktliga eller oavsiktliga fel. Ansvar för efterlevnad Respektive nämnd ansvarar för dokumentets efterlevnad. Allmänt om dagskassor Kontanthantering är alltid förknippat med risker. En god intern kontroll är därför viktig för att minimera risken för avsiktliga eller oavsiktliga fel. Inom kommunen finns i dagsläget cirka 80 dagskassor som skiljer sig åt avseende omfattning och inriktning. Detta styrdokument är generellt för samtliga verksamheter som redovisar dagskassor. Om en nämnd finner att en eller flera dagskassor ska hanteras på ett annat sätt får nämnden fatta ett beslut om avvikande hantering på grund av till exempel verksamhetens art och omsättningens storlek. Vid ekonomiavdelningen finns en samlad förteckning över vilka verksamheter som har dagskassor för mynt och/eller sedlar. Kassaansvarig ska höra av sig till ekonomiavdelningen om någon förändring sker. När en ny person utses till kassaansvarig ska denne ta kontakt med redovisningschefen för genomgång av detta styrdokument samt om verksamheten har beslutat om något som frångår styrdokumentet. Begreppsförklaring Beslutsattestant och attestansvar Beslutsattestant och attestansvar regleras i kommunens attestreglemente. Attestreglementet omfattar kontroll av kommunens samtliga ekonomiska transaktioner. Beslutsattestant är den kontrollansvarige som utför attest. Attestantens uppgift är att tillämpa attestreglementet och fastställda anvisningar samt när brister upptäcks rapportera dessa till närmast överordnad chef, förvaltningsledning eller till ekonomichef. Syftet med beslutsattesten är att säkerställa korrekt beslut, redovisning och att sakgranskning är utförd. Bankning Begreppet bankning används när pengar läggs in i värdeskåpet som finns hos kommunstyrelsens ledningskontor, Katrinedalsgatan (5)

6 Dagskassa Med dagskassa avses redovisning av belopp som kommunen får vid försäljning av varor och tjänster. Det kan till exempel handla om servering, kioskförsäljning eller försäljning av materiel vid kommunens anläggningar. Intern kontroll Enligt attestreglementet ansvarar kommunens nämnder för den interna kontrollen och har därmed att se till att attestreglementet följs. Kassaansvarig Kassaansvarig är den person som i det dagliga arbetet är ansvarig för dagskassan och som redovisar och hanterar pengarna. Kassaansvarig utses av verksamheterna. Kassaansvarig och beslutsattestant ska vara olika personer. Hantering av dagskassor Den verksamhet som hanterar dagskassor ska alltid lämna kvitton till sina kunder. Vid dagens slut ska kassaansvarig räkna samman kassan och kontrollera utfallet enligt blanketten kassaavstämning (bilaga 1). Eventuella brister ska noteras i blanketten samt skrivas under av kassaansvarig och attestberättigad. Blanketten skickas med kassarapporten till ekonomiavdelningen. Tiden innan pengarna lämnas i värdeskåpet ska kassaansvarig se till att de förvaras inlåsta på ett säkert sätt. Om fler personer förutom kassaansvarig kan komma åt pengarna ska verksamheten anteckna vilka personer det rör sig om. Verksamheten ska regelbundet, minst två gånger per månad, lämna pengarna i värdeskåpet. Kassaansvarig, eller annan person som verksamheten bestämt, ansvarar även för att pengarna transporteras till värdeskåpet. Verksamheten ansvarar för att transporten sker på ett säkert sätt för de inblandade. Värdeskåpet töms varje dag av ett värdetransportföretag. Företaget redovisar sedan beloppet till ekonomiavdelningen. Kassaansvarig ansvarar för att sedeloch myntpåsar för bankningen finns. Kassaansvarig beställer nya påsar hos värdetransportsföretaget. I samband med bankningen ska en kassarapport skickas till ekonomiavdelningen. Samma dag som bankning sker ska kassarapporten faxas (faxnummer 61395) till ekonomiavdelningen eller skickas via mail till kassa.redovisning@karlskoga.se. Originalet ska, tillsammans med eventuella kvitton, kassaavstämning, slagremsor eller kassautslag samt underlag från kortbetalning, skickas till 3.KS Ekonomiavdelning. Kassarapporten ska attesteras av attestberättigad för verksamheten. För att säkerställa en god intern kontroll får inte attestanten vara samma person som är kassaansvarig. Brister ska utredas av verksamheten, eventuellt tillsammans med säkerhetssamordnare och personalavdelning. Verksamheten får tillsammans med säkerhetssamordnaren besluta om en eventuell brottsanmälan ska göras. För att säkerställa en god intern kontroll ska kassaregister/kassaapparat användas för alla dagskassor. 4 (5)

7 Bilaga 1 KASSAAVSTÄMNING Dagens datum Växelkassa vid dagens början Kassaavstämning vid dagens slut (+) Kontanter i kassan (+) Ev. kvitto från kortförsäljning (-) Växelkassa vid dagens början (=) Dagens försäljning Jämför med försäljning enligt kassaregister/kassaapparat Eventuell differens mellan försäljning och kassaregister Växelkassa till nästa dag Förklaring till eventuell differens: Underskrift kassaansvarig Namnförtydligande Underskrift beslutsattestant Namnförtydligande Skicka in kassaavstämning tillsammans med kassarapporten till 3.KS Ekonomiavdelningen 5 (5)

8 Tjänsteskrivelse Handläggare: Madelene Hedström FHN Rutin för kontanthantering inom Folkhälsonämndens verksamheter c:\temp\mhem9tshp8.doc Denna rutin är ett komplement till den kommunövergripande riktlinjen för dagskassor med kontanthantering fastställd av Kommunstyrelsens ledningskontor. Kassaansvariga Minst en kassaansvarig per köksområde ska utses av verksamheten, det är den personal som i det dagliga arbetet är ansvarig för dagskassan och som redovisar och hanterar kontanterna. Kassaansvarig och beslutsattestant ska vara olika personer. Beslutsattest I kommunens attestreglemente (KS ) regleras ansvar och rutiner för den interna kontrollen av ekonomiska transaktioner. Nämnden ges ett helhetsansvar för den interna kontrollen inom sin förvaltning. Vidare ska nämnd, inom sitt ansvarsområde, utse attestanter och samt ersättare till dessa. Attest är den namnteckning, eller vid elektronisk attest unik användaridentitet plus lösenord, med vilken av nämnd därtill utsedd person, bekräftar att ekonomisk transaktion är sakligt motiverad och att erforderligt kontrollmoment utförts. Kostverksamheter med tillgång till kassaapparat Kost Äldreomsorg Vid servicehusen förekommer kontanthantering i samband med köp av måltider i restaurangerna. Alla köp registreras i en kassaapparat och kassan räknas ut dagligen. Vid avvikelser ska blanketten för kassaavstämning fyllas i och lämnas tillsammans med kassarapporten. Caféverksamhet Kostverksamheten har café i Kommunstyrelsens ledningskontor samt ledningskontoret på Skrantahöjdsvägen i Karlskoga. Alla köp registreras i en kassaapparat och kassan räknas ut dagligen. Vid avvikelser ska blanketten för kassaavstämning fyllas i och lämnas tillsammans med kassarapporten. POSTADRESS FAKTURAADRESS TELEFON E-POSTADRESS PLUSGIRO KARLSKOGA Fakturahantering fkn@karlskoga.se BESÖKSADRESS Box TELEFAX WEBBADRESS ORG NR Skrantahöjdsvägen MALMÖ

9 Tjänsteskrivelse Verksamheter utan tillgång till kassaapparat I övriga kostverksamheter inom förvaltningen där det inte finns tillgång till kassaapparat för registrering av köp såsom förskolekök, skolkök och äldreomsorgskök så ska intäkterna redovisas av kökschefen. Personal som köper frukost/lunch/kaffe/mellanmål skriver upp inköpen på listor som finns i varje kök. Listan sammanställs efter varje månad och betalning sker via avdrag på den anställdes lön. Inom förskola/skola/gymnasiet finns häften med lunchkuponger att köpa hos Folkhälsoförvaltningens ledningskontor. Betalning för lunchkupongerna sker via avdrag på den anställdes lön. Räkna kassan och banka kontanter Kökschef som beslutsattestant, är ansvarig för att kassan redovisas. Kassan ska räknas samman för aktuell försäljningsperiod och insättningskvittot till Loomis samt kassarapporten ska fyllas i. Kassaansvarig och beslutsattestant (kökschef) undertecknar kassarapporten och en kopia ska faxas (613 95) eller mailas till redovisningsenheten (kassa.redovisning@karlskoga.se) och originalet skickas med internposten till 3. Redovisningsenheten. Detta ska göras samma dag som insättningen sker. Bankning av kontanter Nickkällans restaurang Solbringens restaurang Bergmästarens restaurang Café KS Café 35 Övriga 1 gång/vecka 1 gång/vecka 1 gång/varannan vecka 1 gång/månad 1 gång/månad 4 gånger/år 1 eller då summan av kontanter uppgår till kronor Det är beslutsattestant (kökschef) eller dennes ersättare, enligt beslutad attestlista, som är ansvarig för bankningen av kontanter. Madelene Hedström Ekonom Folkhälsoförvaltningen 1 Insättningar görs oavsett summa den 25 april, 25 juni, 25 aug, 23 dec. Om något av datumen infaller på en helgdag görs insättningen närmsta vardagen innan.