Konsekvensbeskrivning Konsekvenser för hållbar utveckling är enbart en positiv påverkan på kommunens ekonomi och kostnadseffektivitet.

Transkript

1 Tjänsteskrivelse 1 (4) SN Handläggare: Anette Lundh Socialnämnden Svar på rapport från kommunrevisorerna avseende granskning av kommunens kontanthantering Sammanfattning På uppdrag av kommunrevisorerna har Deloitte granskat kommunens kontanthantering där syftet var att kartlägga omfattningen av kontanthanteringen samt att undersöka på vilket sätt kontrollen har uppfyllts i rutinerna. Kommunens revisorer väntar på svar om vilka åtgärder kommunen kommer att vidta med anledning av de i rapporten redovisade iakttagelserna. En begäran har inkommit från kommunstyrelsen med önskemål om ett kommungemensamt svar där socialförvaltningen ger svar på de synpunkter som omfattar förvaltningens verksamheter kassahantering av personer som deltar i daglig verksamhet, antalet kontantkassor, internkontroll samt krav på kassaregister. Beslutsunderlag Socialförvaltningens tjänsteskrivelse den 24 januari 2012 Bakgrund På uppdrag av kommunrevisorerna har Deloitte granskat kommunens kontanthantering. Syftet med granskningen var att kartlägga omfattningen av kontanthanteringen i Karlskoga kommun samt att undersöka på vilket sätt den interna kontrollen har uppfyllts i rutinerna. Deloitte har bedömt om rutinerna är tillförlitliga och att de fungerar på ett tillfredställande sätt. Efter genomförd granskning rekommenderas Karlskoga kommun att; Upprätta ett kommunövergripande styrdokument och rutinbeskrivningar rörande kontanthantering. Se över behovet av utbildning av kassansvarig. Överväga om samtliga hand- och kontantkassor inom kommunen är nödvändiga. Förbättra den interna kontrollen av kontanthantering. Säkerställa att godkända kassaregister används och se över möjligheten att använda samma kassasystem vid alla större kassaenheter inom kommunen. POSTADRESS FAKTURAADRESS TELEFON E-POSTADRESS PLUSGIRO KARLSKOGA Fakturahantering sn@karlskoga.se BESÖKSADRESS Bo TELEFAX WEBBADRESS ORG NR Baggängsvägen MALMÖ

2 (4) Upprättande av kommunövergripande styrdokument och rutinbeskrivningar rörande kontanthantering Deloitte ser det som angeläget att kommunen ser över kontanthanteringen och fastställer rutiner och riktlinjer för kassahantering. Styrdokumenten bör upprättas centralt och gälla kommunen i sin helhet. Inom socialförvaltningens ansvarsområde finns vissa undantag som man bör ta hänsyn till. Handikappomsorgen bedriver daglig verksamhet där syftet med verksamheten är att de individer som deltar i verksamheten ska stärka den personliga utvecklingen och få en ökad delaktighet i samhället. Service och rutiner sker på deltagarnas villkor och de klarar till eempel inte av att hantera ett normalt kassaregister. Se över behovet av utbildning av kassansvarig Kommunen bör fastställa vilka krav som ställs på de kassaansvariga och vad ansvaret innebär samt säkerställa att det inte är möjligt för en individ att sköta hela kassahanteringen på egen hand. Här finns ingen avvikande handläggning inom socialförvaltningens ansvarsområde. De fastställda kraven kan vara övergripande och gälla för samtliga förvaltningar i kommunen. Överväga om samtliga hand- och kontantkassor inom kommunen är nödvändiga Socialförvaltningen har totalt beviljat 38 handkassor 2012, fem handkassor inom vård och omsorg varav två hanteras av folkhälsoförvaltningen och avser väelkassa för lunchkuponger, 28 handkassor inom handkappomsorgen och fyra inom individ- och familjeomsorgen. Totalt beviljat belopp är kronor. Samtliga handkassor är nödvändiga för verksamhetens aktiviteter. Av 37 kontantkassor har handikappomsorgens verksamheter 29, resterande finns inom vård och omsorg. Kontantkassornas användningsområde varierar från försäljning på caféer till insättning av telefonpengar på något av handikappomsorgens boende. Här är inte frekvensen av användandet det avgörande utan det är viktigt att möjligheten finns att sätta in pengar på postgiro när man får in kontanter inom verksamheternas område. Förbättra den interna kontrollen av kontanthantering Socialförvaltningen har i sin internkontrollplan säkerställt att reglerna kring dagskassor följs, i övrigt saknas kontrollmoment rörande kontanthantering. Här bör förvaltningen upprätta kontrollrutiner som följer de som finns på kommunövergripande nivå. Säkerställa att godkända kassaregister används Här bör en genomgång av behov av kassaregister samt en kontroll av vilka regler som gäller för krav på godkända kassaregister. Detta med tanke på de verksamheter som socialförvaltningen bedriver där intäkter registreras i kassaregister.

3 (4) Konsekvensbeskrivning Konsekvenser för hållbar utveckling är enbart en positiv påverkan på kommunens ekonomi och kostnadseffektivitet. Socialförvaltningens förslag till beslut Socialnämnden ställer sig bakom förvaltningens svar till kommunrevisionen avseende granskning av kommunens kontanthantering. Karin Björkman Socialchef Anette Lundh Ekonom Bilaga Konsekvenser för en hållbar utveckling sammanfattande bedömning Epedieras till Kommunstyrelsen Kommunrevisorerna

4 Bilaga Konsekvenser för en hållbar utveckling - sammanfattande bedömning av förslag till beslut Aspekter Beslutsförslaget har Beskrivning av konsekvenser utifrån checklistan Sociala/ kulturella Barnkonventionen Dialog och inflytande Folkhälsa Jämlikhet och social rättvisa Jämställdhet Kulturmiljö/kulturella omgivningar Miljörelaterad hälsa en positiv påverkan ingen påverkan Ekologiska Avfall en negativ påverkan Lyft särskilt fram konsekvenser som kommer i konflikt med andra aspekter av hållbar utveckling. Biologisk mångfald Energi Konsumtion Transporter Vatten, luft och mark Ekonomiska Kommunens ekonomi Kostnadseffektivitet Tillvät

5 KARLSKOGA KOMMUN Kommunstyrelsen S~ KARLSKOGA KOMMUN ~ Revisionen Diarienr Till: Kommunstyrelsen, gyrnnasienämnden, socialnämnden samt kultur- och fåreningsnämnden För kännedom: Kommunfullmäktige Rapport från kommunrevisorerna avseende granskning av kommunens kontanthantering. På vårt uppdrag har Deloitte granskat kommunens kontanthantering. Syftet med granskningen är att kartlägga omfattningen av kontant hanteringen inom Karlskoga kommun samt att undersöka på vilket sätt den interna kontrollen har uppfyllts i rutinerna. I detta syfte har vi bedömt om rntinerna är tillförlitliga och att de fungerar på ett tillfredsställande sätt. Efter genomfård granskning rekommenderar vi Karlskoga kommun att; Upprätta kommunövergripande styrdokument och rutinbeskrivningar rörande kontanthantering. Se över behovet av utbildning av kassaansvariga. Överväga om samtliga hand- och kontantkassor inom kommunen är nödvändiga. Förbättra den interna kontrollen av kontanthantering. Säkerställa att godkända kassaregister används och se över möjligheten får att använda samma kassasystem vid alla större kassaenheter inom konnnunen. Övriga iakttagelser och övrig information kring granskningen redovisas i rapporten. Vi emotser svar om vilka åtgärder kommunen kommer att vidta med anledning av de i rapporten redovisade iakttagelserna. Svar önskas senast Boo Thuvander Ordf. Kommunrevisionen L (!..! Sören Jon~son. /~ Bilaga: Revisionsrapport

6 Deloitte Rapport avseende granskning av kontanthantering i Karlskoga kommun. Karlskoga kommun September 2012

7 Innehåll Sanunanfattning h Inledning Bakgrund Syfte, revisionsfråga Avgränsning Revisionskriterier och metod Organisation och intern kontroll Internkontroll... o Regelverk, interna och eterna Granskningsresultat Omfattning... o o' o o o 0 0 0'0 o Kommentarer/åtgärdsrorslag Regelverk och rutinbeskrivningar Kommentarer/åtgärdsförslag Internkontroll Kommentarer/åtgärdsförslag Behörigheter Kommentarer/åtgärdsförslag Dagsavstämning, bokföring och insättning av kontanter Kommentarer/åtgärdsförslag Säkerhet och förvaring Kommentarer/åtgärdsförslag Noteringar från stickprovs granskning CafeSolen Gymnasieförvaltningen, restaurang- och frisörprogrammen... 1 O Strandbadet Avslutande kommentarer Ddoillc IGranskning av k0ntanthunlering i Karlsk(\ga k()1l1lnun I I

8 Sammanfattning Projektet syftar till att kartlägga omfattningen av kontanthanteringen inom Karlskoga kommun och på vilket sätt den interna kontrollen har uppfyllts i rutinerna. I detta syfte har vi bedömt om rutinerna är tillförlitliga och att de fungerar på ett tillfredsställande sätt. En omfattande kontanthantering innebär en ökad risk för ekonomisk skada för kommunen. Det finns alltid en risk för oegentligheter vid kontanthantering, en risk som redan har resulterat i en förtroende skadande incident inom kommunen. Det är därfor etra viktigt med noggrant utformade rutiner och interna kontroller vid denna hantering. Kontrollerna bör vara organiserade så att tilwille för stöld och förskingring minimeras samt att indikationer för förekomsten av oegentligheter upptäcks i ett så tidigt skede som möjligt. Efter genomförd granskning av rutiner och tillvägagångssätt både centralt på redovisningsenheten och stickprovsvis ute bland de olika kassaenheterna kan vi konstatera att den stora bristen är avsaknaden av styrdokument och rutinbeskrivningar avseende kassahanteringen inom kommunen. Kontanthantering är som angavs ovan ett område som är forknippat med risker och en god intern kontroll ser vi som etra viktig på detta område. God internkontroll bygger dock på att det finns fastställda rutiner och regler att följa upp. Vi ser det som angeläget att kommunen ser över kontanthanteringen och fastställer rutiner och riktlinjer för kassahanteringen. Dessa styrdokument bör upprättas centralt och gälla kommunen i sin helhet. Vi bedömer det som rimligt, trots att det inte finns lagkrav, att de försäljningsställen som kommunen har använder sig av kassaregister och att kassaenheterna också förser sina kunder med kvitton. Det bör dock finnas möjlighet for undantag från dessa regelverk, detta för verksamheter med begränsad omsättning eller verksamheter där deltagarna arbetstränar. Det väsentliga är att kommunen beslutar om dessa undantag och tar den ökade risken som förenklade kassarutiner innebär i betänkande. Bra är också att skapa skriftliga rutinbeskrivningar anpassade för de verksamheter som avviker från normen. Kommunen bör fastställa vilka krav som ställs på de kassaansvariga och vad ansvaret innebär samt säkerställa att det inte är möjligt för en individ att sköta hela kassahanteringen på egen hand. Vi anser också att det kan finnas en fördel i att utbilda kassaansvariga med utgångspunkt från de regelverk som tas fram. Vidare bör kommunen undersöka om det finns behov av samtliga hand- och dagskassor som finns inom kommunen samt att en genomgång av kassaregister görs i syfte att säkerställa att de uppfyller gällande krav. Dl'ioiuc lcimnskning av k0l11anthankring i Karlskoga kommun I 2

9 Efter genomford granskning rekommenderar vi kommunen att: Upprätta kommunövergripande styrdokument och rutinbeskrivningar rörande kontanthantering. Se över behovet av utbildning av kassaansvariga. Överväga om samtliga hand- och kontantkassor inom kommunen är nödvändiga. Förbättra den interna kontrollen av kontanthantering. Säkerställa att godkända kassaregister används och se över möjligheten for att använda samma kassasystem vid alla större kassaenheter inom kommunen. Karlstad den 28 september fva ~fwennerholm Certifierad kommunal revisor Deloillc' IOranskning av knmhnthantering i Karlskoga kommun I 3

10 1. Inledning 1.1 Bakgrund På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Karlskoga kommun har Deloitte granskat kontanthanteringen inom kommunen. En omfattande kontanthantering innebär en ökad risk för ekonomisk skada for kommunen. Det finns alltid en risk för oegentligheter vid kontanthantering, en risk som redan har resulterat i en förtroende skadande incident inom kommunen. Det är därfår etra viktigt med noggrant utformade rutiner och interna kontroller vid denna hantering. Kontrollerna bör vara organiserade så att till fåll e för stöld och fårskingring minimeras samt att indikationer för f6rekomsten av oegentligheter upptäcks i ett så tidigt skede som möjligt. 1.2 Syfte, revisionsfråga Projektet syftar till att kartlägga omfattningen av kontanthanteringen inom Karlskoga kommun och på vilket sätt den interna kontrollen har uppfyllts i rutinerna. I detta syfte har vi bedömt om rutinerna är tillförlitliga och att de fungerar på ett tillfredsställande sätt. 1.3 Avgränsning Granskningen har avgränsats till gymnasienämnden, socialnämnden samt kultur- och föreningsnämnden. 1.4 Revisionskriterier och metod En framtagen risk- och väsentlighetsanalys ligger till grund för granskningens inriktning och omfattning. Granskningen har genomförts genom faktainsamling via redovisning och dokument samt genom kontakter och intervjuer med berörda handläggare och chefer. Verifikationer från intäktsredovisningen har stickprovsvis kontrollerats med avseende på underlag, attester etc. Ddoill" I Granskning av konlanthanllring i Karlskoga Kommun I 4

11 2. Organisation och intern kontroll 2.1 Internkontroll I början av 2005 antogs ett reglemente ror intern kontroll i Karlskoga kommun. Syftet med reglementet är att nämnder och styrelser med rimlig grad av säkerhet säkerställer en ändamålsenlig organisation, tillrorlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten samt efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer mm I reglementet ges kommunstyrelsen en övergripande roll för den interna kontrollen. Detta i den meningen att KS svarar för att det tas fram ett förvaltningsövergripande regelverk samt tillser att dessa regler fortlöpande utvecklas utifrån kommunens behov. Nämnderna har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom sitt område och skall, med utgångspunkt från kommunens gemensamma principer, besluta om dokumenterade regler och anvisningar om denna. Förvaltningscheferna leder arbetet med den interna kontrollen inom forvaltningarna och svarar ror att regler och anvisningar är utformade så att en god intern kontroll uppnås. 2.2 Regelverk, interna och eterna Kommunen har instruktioner kring hantering av handkassor, ett kommun övergripande dokument som är framtaget av redovisningsenheten. Det finns inga instruktioner, riktlinjer eller andra regel verk rörande kontantrorsäljning och intäktsredovisning av kontanta medel. De eterna regelverken kring intäktsredovisning av kontantförsäljning är inte helt okomplicerat när det gäller kommunal verksamhet men en kortare beskrivning roljer här. I Lag om kommunal redovisning (1997:614) (i fortsättningen kallad KRL) fmns ingen paragraf som innebär att bokforingsskyldiga måste använda sig av kassaregister eller annan teknisk utrustning for att dokumentera sin kontantrorsäljning. Det ställs inte heller något krav på att vid forsäljning lämna kvitto till kunden. I 2 kap. l KRL anges den allmänna innebörden av bokföringsskyldigheten. En kommun skall enligt bestämmelsen löpande bokföra alla aftarshände1ser, se till att det finns verifikationer för alla bokföringsposter samt systemdokumentation och behandlingshistorik och bevara all räkenskapsinformation och sådan utrustning och sådana system som behövs ror att presentera räkenskapsinformationen. D~loillL' ICinll1:'Kning ", ]"onlilnlhantering i Karbkoga komhlun i 5

12 Bokföringsskyldigheten skall enligt 2 kap. 2 fullgöras på ett sätt så att det ekonomiska utfallet av verksamheten kan jämföras med den budget som fullmäktige har fastställt, att en tillräcklig kontroll av verksamheten kan upprätthållas samt att en tillfredsställande finansstatistisk information kan lämnas. För varje affårshändelse skall det enligt 2 kap. 4 finnas en verifikation och likartade transaktioner får dokumenteras med en gemensam verifikation. Det är denna gemensamma verifikation som blir intressant ur ett kontantkasseperspektiv då ett dagsavslut ur en kassaapparat eller annan dokumentation av dagsförsäljning ses som en gemensam verifikation. Det finns således ingen bestämmelse i KRL som ställer krav på att den som är bokföringsskyldig skall använda kassaregister för att dokumentera kontantförsäljning. Det kravet finns istället i Skatteförfarandelag (SFS 2011: 1244) tidigare i Kassaregisterslagen. Kommunen är dock undantagen från dessa krav och är således också undantagen från kravet om att kvitto skall erbjudas kunden vid varje tillfälle. Det finns lagar för hur andra aktörer som är undantagna kassaregisteriagen skall hantera kvitton, till eempel torghandlare. Torghandlare ska kunna erbjuda kvitto vid försäljning över 300 kronor. Några liknande regler for kommuner finns inte och lagen som säger att torghandlare måste lämna kvitto har snarare en konsumentskyddsgrund än en bokföringsmässig grund. Regelverket för kommuner går inte längre än så här, intressant kan vara att snabbt titta på vad som är god redovisningssed för privat sektor. Detta framgår bland annat i Bokföringslagen. KRL är till största del byggd på bokföringslagen. Avseende gemensamma verifikationer har bokföringslagen ett tillägg avseende gemensamma verifikationer: "Vid försäljning av varor och tjänster mot kontant betalning får även inbetalningarna under en dags försäljning dokumenteras genom en gemensam verifikation. Den gemensamma verifikationen får då utgöras av uppgifter från en kassaapparat, kassarapport eller annan uppgift som anger summan av mottagna betalningar." Och i bokföringsnämndens rekommendation BFN R 2 Gemensam verifikation punkt 14 anges följande förutsättningar för att en gemensam verifikation skall få användas vid kontantförsäljning: enskild verifikation kan inte upprättas utan svårighet, kundkretsen är i huvudsak anonym, varmed enligt Bokföringsnämndens mening avses att företagets kundkrets typiskt sett är obestämd och att kunderna normalt inte identifieras, kunderna köper för enskilt bruk och har inte behov av verifikation för egen bokföring, och affårshändelscrna avser som regel mindre belopp. Kommunen skall följa KRL och inte bokföringslagen eller reglerna om kassaregister som återfinns i skatteförfarandelagen vilken kommunen är undantagen. Men med hänsyn till kravet i KRL om att bokföringsskyldigheten skall fullgöras på ett sätt så att en tillräcklig kontroll av verksamheten kan upprätthållas, kan det vara en god ide att bygga det interna regel verket kring privata sektorns regler om kassaregister och gemensamma verifikationer. Kommunen bör resonera kring risk och väsentlighet. I vissa fall kan avsteg från kraven vara nödvändiga för att en verksamhet skall fungera, till eempel på grund av arbetsträning eller om kassan hanterar oväsentliga belopp. Viktigt är då att kommunen i varje enskilt fall beslutar om avsteg från det fastställda regel verket. Ddoitt..: Gl~lllskning av ko!llanthantcring i Karlskoga kommun i (,

13 3. Granskningsresultat 3.1 Omfattning Det finns inom hela Karlskoga kommuns organisation ett stort antal dagskassor och handkassor, närmare ett 80-tal registrerade dagskassor. Registret över dessa dagskassor finns på redovisningsenheten, varj e dagskassa har en kontaktperson och ett eget kundnummer hos Loomis, som är kommunens tjänsteleverantör rörande kontanthantering. Utöver dagskassor finns också ett antal handkassor inom kommunen, cirka 75 stycken (omfattar hela kommunen). Syftet med en handkassa är att ett mindre belopp kontanter skall finnas tillgängligt for smärre utgifter som inte kan faktureras eller där rekvisitioner fungerar mindre bra. Denna granskning kommer att fokusera på kontantfårsäljning och då blir handkassorna av mindre intresse. Av de 80 registrerade dagskassor som finns inom kommunen är det endast ett fåtal som är regelbundet aktiva, många "bankar" endast kontanta medel någon gång per år. 3.).1 Kommentarer/åtgärdsförslag Bedömningen om kontanthanteringen är omfattande eller inte är relativ men utifrån antal enheter som har kontanthantering inom Karlskoga kommun bedömer vi den som omfattande. Sedan har inte alla enheter en omfattande omsättning och det ställer snarare frågan om alla kassorna är nödvändiga. Ett stort antal enheter med kontanthantering innebär att många personer hanterar kontanter vilket innebär en ökad risk får ekonomisk skada får kommunen. Vi anser att kommunen bör se över om det finns behov av samtliga dags- och handkassor i kommunen. 3.2 Regelverk och rutinbeskrivningar Inom kommunen finns i dagsläget skriftliga anvisningar får hur handkassor skall hanteras. Avseende kontantförsäljning och intäktsredovisning av denna försäljning finns i dagsläget ingen central instruktion eller annat kommunövergripande regelverk. Den dokumentation som finns är en sammanställning av alla dagskassor innehållande kundnummer hos Loomis, kontaktperson får kassan samt adress och telefonnummer till vederbörande. Utöver denna sammanställning finns ingen central dokumentation. Gymnasienämnden har tagit fram ett intyg avseende kontantkassoma inom deras nämnd. Vi beskriver detta dokument närmare i kapitel Även kultur- och föreningsnämnden har en instruktion under framtagande. Kontanthanteringen inom kommunen har vuit fram i respektive verksamhet över tid och i de flesta fallen fungerar hanteringen väl trots avsaknad av regelverk Kommentarer/åtgärdsförslag Vi anser att kommunen bör se över kontanthanteringen och ta fram ett regel verk som speglar den hantering man önskar. Eempel på områden som vi anser bör ingå i ett regelverk är: Ansvars- och behörighetsfrågor, förtydliga de krav som ställs på kassaansvarig DeloilIc i Gmnskning av konlllnthantcring i Kurbl\oga kollllllun I 7

14 Användande av kassaregister, kvittohantering m.m. Hantering och bokföring av dagrapporter, ursprungsverifikationer, differenser m.m. Förvaring av kontanter. Levereras av kontanter till banken via värdeskåpet. Rutinbeskrivningar Vissa kassor kan behöva rorenklade rutiner, information om forutsättningar och krav avseende detta bör också framgå. Vidare bör kontroll ske av att redovisade z-kvitton (dagsavslut) foljer obruten nummerserie och att dokumentation förs över att alla försäljningskassor regelbundet redovisar insättningar. Vår uppfattning är att även dessa kontrollmoment bör ingå i rutinen ror kontanthantering. Vem som utfor dessa kontroller är av underordnad betydelse. 3.3Internkontroll De enskilda nämnderna har ansvaret ror den interna kontrollen. Kommunallagen anger att nämnder och styrelser skall se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Nämnden skall således tillse att organisation, rutiner och kontroller tillsammans säkerställer att samtliga till nämnden tillhöriga intäkter inflyter. Den interna kontrollen skall syfta till att förhindra och upptäcka både oavsiktliga och avsiktliga fel inom verksamheten. Socialnämnden har i sin internkontrollplan säkerställt att reglerna kring dagskassor foljs, i övrigt har vi i vår granskning inte noterat några kontrollmoment rörande kontanthantering. Detta är dock inte förvånande med tanke på att området helt saknar skriftliga rutiner och regelverk Kommentarer/åtgärdsfdrslag Vi rekommenderar att rutiner for kontanthantering är ett av kontrollrnomenten som regelbundet återkommer eller kontinuerligt ingår i nämndernas internkontrollplaner 3.4 Behörigheter Inom kommunen registreras vem som är kassaansvarig i ett register hos redovisningsenheten. Det har visat sig att det inte i alla fall är den person som finns registrerad hos redovisningsenheten som i praktiken ansvarar för kassan. Beteckningen som redovisningsenheten använder är "kontaktperson" Kommentarer/åtgärdsfdrslag Vi rekommenderar att kommunen ser över vem som är kontaktperson för respektive kassa och att kommunen byter beteckning till kassaansvarig. Vidare bör kommunen fastställa vilka krav som ställs på de kassaansvariga och vad ansvaret innebär. Ytterligare en aspekt är att inte en enskild person handhar hela transaktionskedjan från kontantkassan till bokföringen. Kommunen bör säkerställa att kassaansvarig har delegation att skriva under kassarapporterna alternativt att detta görs av överordnad som har behörigheten. Dd"illc igranskning av k011lanthantcling i Karlskoga kommun i g

15 3.5 Dagsavstämning, bokföring och insättning av kontanter Dagsavstämning och bokroring sker på olika sätt och via olika system på alla de granskade kassaenheterna, se närmare beskrivning i kapitel 3.7. Rutinerna har vät fram över tid i de olika verksamheterna och har inte sin grund i tidigare regelverk. Vår granskning visar att rutinerna i det stora hela fungerar väl även om det finns forbättringsområden. Den enskilt största rorbättringsåtgärden är kommunövergripande och är bristen på instruktioner för kassaenheterna och de kassaansvariga. Alla kassaenheter i vår granskning som hanterar större belopp har kassaregister och rorser kunderna med kvitton. V i har dock stött på verksamheter som inte nyttjar kassaregister eller ger ut kvitton. Anledningen i detta fall har varit arbetsträning, endast internforsäljning samt att kassaenheten hanterar mindre belopp Kommentarer/åtgärdsförslag V i rekommenderar att kommunen ser över hanteringen av dagskassorna och skapar enhetliga och kommunövergripande regelverk i linje i vad som framkom i kapitel Viktigt är också att det tydligt dokumenteras om avsteg eller forenklade regler skall gälla vid någon av kassaenheterna. 3.6 Säkerhet och forvaring Kassorna rorvaras i olika säkerhets grad, de största dagskassorna förvaras i kassaskåp medan kassorna med lägre omsättning förvaras i kassaskrin i låsta arkivskåp. Kommunens värdeskåp finns i kommunhuset och vi har även tagit del av denna rutin men presenterar inte den närmare i denna rapport Kom mentarer/åtgä rdsförslag Vi anser att förvaringen överlag fungerar på ett bra sätt. Det kan diskuteras vilka belopp som krävs innan forvaring av kassan skall ske i kassaskåp istället ror låst arkivskåp eller liknande, detta är ett övervägande vi lämnar till kommunen. V år rekommendation är att tömma kassorna med tätare intervall så man undviker stora belopp i de lokala dagskassorna. Alla kassor lämnar sina kontanta medel i kommunens värdeskåp i kommunhuset, detta innebär att personal kontinuerligt måste transportera kontanter mellan verksamhetens lokaler och kommunhuset. Detta upplevs som ej tillfredställande av vissa respondenter. I övrigt har vi inga synpunkter avseende rutinen med kommunens värdeskåp. Regler gällande säkerhet och förvaring av kontanta medel bör vara en del i kommunens styrdokument inom området. 3.7 Noteringar från stickprovsgranskning Cafe Solen Cafe Solen drivs av socialforvaltningen inom daglig verksamhet. Verksamheten bedrivs på socialförvaltningens lokaler på Baggängsvägen. Försäljningen består av kaffe, kakor och enklare förtäring. Syftet med verksamheten är att individerna som deltar skall stärka den personliga utvecklingen och försöka få en ökad delaktighet i samhället. Servicen och rutinerna sker på deltagarnas villkor, de klarar till eempel inte av att hantera ett normalt kassaregister. Eftersom syftet med verksamheten faller om deltagarna inte själva klarar av att hantera de rutiner som finns har förvaltningen beslutat att inte nyttja det kassaregister som finns i cafeet. I stället summeras försäljningen efter dagens slut, beloppet registreras i kassaapparaten som en enskild försäljning, ett z-kvitto (dagsavslut) skriv sedan ut och Ddoillc IGranskning a\ kontanthamcring i Kmhkoga kommun! l:)

16 består av utdrag från kassaregistret, en bokfåringsorder samt kassarapporter som signeras och skickas till redovisningsenheten. Kassaregistret saknar "Grandtotal" eller nummer roljd på dagsrapporterna men det framgår till och från datum av rapporterna. Sannolikt går det inte att dra ut flera dagsrapporter under samma datum eller tidsintervall men detta är något som skall ses över av personalen. Vi rekommenderar kommunen att göra en översyn över vilka kassaregister som används och om man bedömer att behov finns att möjliggöra ror att likadana system används vid alla större kassaenheter inom kommunen. 3.3 Avslutande kommentarer Efter genomförd granskning av rutiner och tillvägagångssätt både centralt på redovisnings enheten och stickprovsvis ute bland de olika kassaenheterna kan vi konstatera att den stora bristen är avsaknaden av styrdokument och rutinbeskrivningar avseende kassahanteringen inom kommunen. Kontanthantering är som angavs inledningsvis i vår rapport ett område som är fårknippat med risker och en god intern kontroll ser vi som etra viktig på detta område. God internkontroll bygger dock på att det finns fastställda rutiner och regler att följa upp. Vi ser det som angeläget att kommunen ser över kontanthanteringen och fastställer rutiner och riktlinjer får kassahanteringen. Dessa styrdokument bör upprättas centralt och gälla kommunen i sin helhet. Vi bedömer det som rimligt, trots att det inte finns lagkrav, att de fårsäljningsställen som kommunen har använder sig av kassaregister och att kassaenheterna också förser sina kunder med kvitton. Det bör dock finnas möj lighet för undantag från dessa regelverk, detta för verksamheter med begränsad omsättning eller verksamheter där deltagarna arbetstränar. Det väsentliga är att kommunen beslutar om dessa undantag och tar den ökade risken som fårenklade kassarutiner innebär i betänkande. Bra är också att skapa skriftliga rutinbeskrivningar anpassade för de verksamheter som avviker från normen. Kommunen bör fastställa vilka krav som ställs på de kassaansvariga och vad ansvaret innebär samt säkerställa att det inte är möjligt ror en individ att sköta hela kassahanteringen på egen hand. Vi anser också att det kan finnas en rordel i att utbilda kassaansvariga med utgångspunkt från de regelverk som tas fram. Vidare bör kommunen undersöka om det finns behov av samtliga hand- och dagskassor som finns inom kommunen samt att en genomgång av kassaregister görs i syfte att säkerställa att de uppfyller gällande krav. Ddoiul: IGranskning av konlanthantcllng i Karlskoga kommun I II

17 används som underlag till forsäljningen i bokforingen. Varje vecka "bankar" verksamheten sin fårsäljning, detta genom en blankett som är framtagen av redovisningsenheten. Dagsomsättningen är i normal fallet mellan 300 kr och 500 kr och dagskassorna förvaras i ett kassaskåp som står i ett låst utrymme, tillgång till kassaskåpet har de som arbetar med cafeverksamheten Gymnasieffirvaltningen, restaurang- och frisörprogrammen Förvaltningen har under det senaste året tagit fram en rutinbeskrivning for kontantkassor. Rutinbeskrivningen beskriver hur och när dagskassan skall räknas och förvaras, hur kassan redovisas, attesteras och "bankas". Rutinbeskrivningen har tagits fram på fårekommen anledning då kommunen inte har haft full kontroll över kassahanteringen på Litebergs. Detta har lett fram till en förtroendeskadande incident avseende kassahanteringen. Kortfattat har personen som ansvarat för kassan underlåtit att redovisa och "banka" pengarna under en längre period. Pengarna betalades tillbaka först efter en polisanmälan och trots återbetalning saknas fortfarande redovisning får tre dagskassor. Vare sig polisutredning eller intern arbetsrättslig utredning har lett fram till att någon kan fållas for brott eller for sådan underlåtenhet som kan leda till arbetsrättsliga åtgärder. Denna händelse belyser dock vikten av regler och rutinbeskrivningar avseende kontanthantering, tydliga och dokumenterade. De främsta anledningarna till att denna händelse inträffade är: Avsaknad av regler kring vem som är kassaansvarig och innebörden av detta. Avsaknaden av krav på viss regelbundenhet i redovisningen av dagskassorna Avsaknad av regler kring forvaringen av dagskassan. Detta är något som bör ingå i ett centralt regel verk avseende kontanthantering. Hanteringen inom förvaltningen bygger på ett invant arbetssätt och har inte förändrats under de senaste åren. Kortfattat kan den beskrivas enligt följande; räkna kassan och stämma av beloppet mot dagskassoutdrag från kassaregistret därefter skicka kassan och redovisningsrnateriai till redovisningsenheten och "bankar" kontanterna i värde skåpet i KShuset. Försäljningen består i restaurangdelen av mat, dryck och avseende frisörprogrammet av hårvårdstjänster samt hårvårdsprodukter. Det finns ingen daglig försäljning då fårsäljningsverksamheterna i normalfallet är öppet tre dager i veckan. Dagskassorna varierar mycket men årsomsättningen i kontanter är cirka 100 tkr för restaurangdelen och cirka 200 tkr for frisörprogrammet. Vi ser positivt på att förvaltningen tagit fram ett regelverk. Vi anser att detta dokument behöver utvecklas och att anvisningarua utformas på centralnivå och är kommunövergripande Strandbadet Försäljningen består av badentreer, försäljning vattengympa, simskol eavgi f ter, träningsavgifter mm. En genomsnittlig dagskassa är ca 5 tkr men den varierar kraftigt och är etra stor i början på en termin när försäljning av träningskort sker. Ett kassaskåp finns i ett låst förrådsutrymme. Fyra personer har tillgång till kassaskåpet. Kassaskåpet är låst och fårrådet har en plåtdörr som också är låst. Lokalen är också larmad. Kassan räknas två gånger dels i samband med att kassan stängs, dels på morgonen då kontanterua paketeras i insättningspåsar for senare transport till kommunens värdeskåp. Insättning sker enligt uppgift 2 gånger per vecka eller oftare vid behov. Dagsrapporterna görs dagligen av badchefen eller av någon av de tre medarbetare som jobbar i kassan, alla har blivit delegerade ansvar för att signera kassarapporterna. Dagsrapporterna Ddoiue : Granskning av kontanthantering j Karlskoga kommun: 10