Avsnitt Kassahantering, kontanta

Transkript

1 Utgåva nr: 1 Sida nr: 1(7) 1 INLEDNING KASSAHANTERING, KONTANTA INBETALNINGAR KONTANTA INBETALNINGAR BOKFÖRING VERIFIKATION SPÅRBARHET STYRANDE REGLER... 5

2 Utgåva nr: 1 Sida nr: 2(7) 1 Inledning kassahantering, kontanta Rutinerna vid respektive polismyndighet m.fl. för hantering av receptionernas dagskassor (t.ex. försäljning av pass och ID-kort, tillståndsärenden, ansökningsavgifter, hittegods, kopior, sjömansavisering) ska utformas så att det finns en spårbarhet och god intern kontroll i redovisningen av affärshändelserna. Detta avsnitt ger en vägledning i hur detta kan utformas. Övriga kontantkassor inom Polisen redovisas månatligen på huvudbokens kassakonto i samband med att påfyllning görs till kassan och utbetalningar enligt kassajournalen bokförs. Enligt Skatteverket 1 omfattas inte den verksamhet som bedrivs direkt av staten, en kommun eller ett landsting av kassaregisterlagens skyldigheter, Lag (2007:592) om kassaregister m.m. Det beror på att stat, kommun och landsting är befriade från inkomstskatt. Enligt Skatteverket ska både de som frivilligt använder kassaregister och de som inte gör det följa de bestämmelser som finns i bokföringslagen för bokföring av kontant försäljning. Det innebär bl.a. att verifikation ska finnas för affärshändelserna och att kontanta in- och utbetalningar ska bokföras senast påföljande arbetsdag. Hänvisning görs till Bokföringsnämnden. Lagar, förordningar, övriga regeringsbeslut samt av Ekonomistyrningsverket (ESV) utfärdade föreskrifter och allmänna råd som berör myndigheternas redovisning ger uttryck för god redovisningssed. I de fall det saknas redovisningsregler eller utfyllande tolkning av reglerna inom staten, kan vägledning hämtas från relevanta rekommendationer och uttalanden etc. från nationella och internationella normeringsorgan inom redovisningsområdet. Bokföringsnämnden är ett nationellt normeringsorgan. ESV reglerar inte närmare på området kassahantering, exempelvis finns det ingen regel som uttryckligen säger hur en kassabok ska utformas. 2 Kontanta 2.1 Bokföring Enligt Förordning (2000:606) om myndigheters bokföring ska de ekonomiska händelserna bokföras så att de kan presenteras i registreringsordning (grundbokföring) och i systematisk ordning (huvudboksföring). Detta ska ske på ett sådant sätt att det är möjligt att kontrollera fullständigheten i bokföringsposterna och att överblicka verksamhetens förlopp och ställning. Kontanta in- och utbetalningar ska bokföras senast påföljande arbetsdag. Begreppet kontanter innefattar även checkar och 1 Se Skatteverkets hemsida:

3 Utgåva nr: 1 Sida nr: 3(7) andra betalningsmedel som direkt kan omvandlas i sedlar och mynt. Andra ekonomiska händelser ska bokföras så snart det kan ske. In- och utbetalningar över Polisens plusgiro- eller bankkonto betraktas som andra ekonomiska händelser. Anteckningar i journaler eller andra specifikationer (exempelvis kontantjournal) är grundnoteringar. Tidpunkt för registrering och bearbetning i redovisningssystemet saknar då betydelse vad beträffar kravet på att in- och utbetalningar ska bokföras senast påföljande arbetsdag. Enligt Riksgäldskontorets (RGK) föreskrifter till Förordning (2006:1097) om statliga myndigheters betalningar och medelsförvaltning ska kontanta medel som flyter in till en myndighet snarast sättas in på myndighetens konto för. Enligt Bokföringsnämndens allmänna råd och vägledning om löpande bokföring (BFNAR 2001:2) ska kontanta in- och utbetalningar bokföras senast påföljande arbetsdag. Om det finns särskilda skäl och om det är förenligt med god redovisningssed får den systematiska bokföringen dröja till nästkommande månad. Affärshändelserna ska dock presenteras i registreringsordning senast påföljande arbetsdag. För att en affärshändelse ska anses bokförd krävs att den kan presenteras både i registreringsordning och i systematisk ordning. I praktiken innebär detta t.ex. att man under månaden kan bokföra kontantbetalningar i en särskild kassajournal och sedan föra över siffrorna till huvudbokens kassakonto månaden därpå. Utgångspunkten är dock att de som har förutsättningar för att bokföra löpande enligt huvudregeln ska göra detta. Kontanta in- och utbetalningar ska inom Polisen bokföras så att affärshändelserna kan presenteras i registreringsordning senast påföljande arbetsdag. I exempelvis Resehandlingssystemet, RES, registreras passansökningar och ansökningar av nationella ID-kort. En kassaavstämning ska göras i slutet av varje arbetsdag av den mottagande handläggaren och en huvudkassaansvarig ansvarar för att redovisa hela passexpeditionens intäkter dag för dag 2. Affärshändelserna kan därmed presenteras i registreringsordning i RES. Inom Polisen sker en insättning av receptionernas dagskassa till plusgiro alternativt bankkonto varvid insättningen bokförs i huvudboken. Behållning enligt kassa/kassajournal bokförs därmed inte löpande i huvudboken (systematisk bokföring). För att uppfylla kravet att kontanta ska bokföras senast påföljande arbetsdag ska dessa presenteras i registreringsordning senast påföljande arbetsdag. Insättning av dagskassa till plusgiro alternativt bankkonto ska ske snarast för att uppfylla kravet om systematisk bokföring och RGK:s föreskrifter samt för att kunna överblicka verksamhetens förlopp. 2 Intrapolis. Handbok för Resehandlingssystemet RES, handläggningsklient respektive sökklient.

4 Utgåva nr: 1 Sida nr: 4(7) I samband med att den löpande bokföringen avslutas vid bokslut ska poster som är nödvändiga för att bestämma räkenskapsårets intäkter och kostnader och den finansiella ställningen på balansdagen bokföras. Detta innebär för Polisen att saldot av kontantkassorna per bokslutsdatum ska ingå i huvudbokssaldot både vid upprättande av delårsrapport och årsbokslut. Behållning enligt huvudbok ska stämmas av mot behållning enligt kassa/kassajournal. Se vidare i bokslutsanvisningarna. 2.2 Verifikation Enligt Förordning (2000:606) om myndigheters bokföring får fler likartade ekonomiska händelser dokumenteras genom en gemensam verifikation. Vid försäljning av varor och tjänster mot kontant betalning får na under en dags försäljning dokumenteras genom en gemensam verifikation, om det skulle vara förenat med svårigheter att upprätta verifikationer för de olika ekonomiska händelserna. Den gemensamma verifikationen får då utgöras av uppgifter från en kassaapparat, kassarapport eller annan uppgift som anger summan av mottagna betalningar. Enligt Bokföringsnämndens allmänna råd och vägledning om löpande bokföring (BFNAR 2001:2) får likartade affärshändelser som dokumenteras genom en gemensam verifikation bokföras och presenteras i sammandrag i en post om det utan svårighet kan klarläggas vilka affärshändelser som ingår i posten. Bokföringsnämndens rekommendationer om gemensam verifikation (BFN R 2) syftar till att klargöra under vilka förutsättningar en gemensam verifikation får användas och vilken form den ska ha. Den gemensamma verifikationen ska bestå av kontrollremsor från kontantkassan jämte tömningskvitton från kassaapparaterna. En förutsättning för att kontrollremsa ska kunna ersättas av kassarapport är att företaget har ett väl fungerande system för intern kontroll av att kassarapporten överensstämmer med kontrollremsorna. Den gemensamma verifikationen får då bestå av kassarapport till vilken ska fogas ett tömningskvitto för varje kassaregister. Kassarapporten ska uppfylla de krav som anges i nästa stycke. I dessa fall utgör kontrollremsa från kassaapparat inte räkenskapsmaterial. För de som inte använder kassaapparat ska, enligt Bokföringsnämndens rekommendation, den gemensamma verifikationen bestå av en kassarapport per kassa. I kassarapporten ska anges vilken dag den avser, på vilken ort eller vilka orter försäljningen skett samt summan av de som influtit under dagen. Rapporten ska undertecknas av den som upprättat den, med angivande av ort och datum för undertecknandet. Redovisningen av kontantkassor inom Polisen ska vara utformad så att affärshändelserna utan svårighet går att härleda utifrån den gemensamma verifikationen. Det ska vid redovisning av kontantkassor finnas spårbarhet mellan redovisat belopp och typ av försäljning samt försäljningsdagar.

5 Utgåva nr: 1 Sida nr: 5(7) 2.3 Spårbarhet Enligt Förordning (2000:606) om myndigheters bokföring ska det i verifikationen ingå sådana övriga uppgifter som är nödvändiga för att sambandet mellan verifikationen och den bokförda ekonomiska händelsen utan svårighet ska kunna fastställas. Av samma förordning framgår det att systemdokumentation och behandlingshistorik ska upprättas. Enligt Bokföringsnämndens allmänna råd och uttalande om systemdokumentation och behandlingshistorik för kassaregister (BFNAR 2004:1) ska det allmänna rådet tillämpas av den som är bokföringsskyldig och använder ett s.k. kassaregister. Med kassaregister avses kassaapparat, kassaterminal, kassasystem, taxameter och liknande. Begreppet kassaregister omfattar alla enheter som ingår i ett system som tar emot och bearbetar inslagna belopp. Systemdokumentation och behandlingshistorik ska finnas för kassaregister. Systemdokumentation innebär att det ska finnas en beskrivning av hur kassaregistret fungerar. Behandlingshistorik gäller för de programmeringar och inställningar som görs i ett kassaregister. Uppgifterna ska göra det möjligt att förstå hur de enskilda posterna hanteras i kassaregistret. Beskrivningen och uppgifterna utgör räkenskapsinformation. Om all registrering sker i ett kassaregister som kan ta ut kontrollremsa från kontantkassa och tömningskvitto och dessa sparas, dagsavslut görs varje dag, verifikationerna/kvittona sparas på ett betryggande sätt, det finns en systembeskrivning och behandlingshistorik för kassaregister och att det vid redovisning av dagskassor finns spårbarhet mellan redovisat belopp, typ av försäljning samt försäljningsdagar så bör detta utgöra en god intern kontroll med spårbarhet (kunna fastställa sambandet mellan den gemensamma verifikationen och de olika bokförda affärshändelserna). Om all registrering inte sker i ett kassaregister ska försäljningarna noteras i en kassabok/kassarapport. Bedömningen av den interna kontrollen för kassahanteringen görs av respektive polismyndighet m.fl. 3 Styrande regler För statliga myndigheter styrs kassahantering och kontanta i första hand av Förordning (2000:606) om myndigheters bokföring Förordning (2006:1097) om statliga myndigheters betalningar och medelsförvaltning Rikspolisstyrelsens författningssamling reglerar hantering av hittegods Rikspolisstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om hantering av hittegods (RPSFS 2010:7, FAP 650-1)

6 Utgåva nr: 1 Sida nr: 6(7) För att stödja myndigheternas tillämpning av förordningarna har Ekonomistyrningsverket (ESV) utfärdat föreskrifter och allmänna råd. Gällande förordningar (med tillämpningsföreskrifter och allmänna råd) framgår i sin helhet av den s.k. EA-boken, som utges årligen av ESV. I de fall det saknas redovisningsregler eller utfyllande tolkning av reglerna inom staten kan vägledning, enligt ESV:s allmänna råd till 6 i Förordning (2000:606) om myndigheters bokföring, hämtas från relevanta rekommendationer och uttalanden etc. från nationella och internationella normeringsorgan inom redovisningsområdet. Enligt 9 i Förordning (2000:606) om myndigheters bokföring ska kontanta in- och utbetalningar bokföras senast påföljande arbetsdag. Enligt ESV:s föreskrifter till 9 i samma förordning innefattar begreppet kontanter även checkar och andra betalningsmedel som direkt kan omvandlas till sedlar och mynt. Anteckningar i journaler eller andra specifikationer (t.ex. kontantjournal) är grundnoteringar. Tidpunkt för registrering och bearbetning i redovisningssystemet saknar då betydelse vad beträffar kravet på att in- och utbetalningar ska bokföras senast påföljande arbetsdag. Vid försäljning av varor och tjänster mot kontant betalning får, enligt ESV:s föreskrifter till 13 i Förordning (2000:606) om myndigheters bokföring, na under en dags försäljning dokumenteras genom en gemensam verifikation. Den gemensamma verifikationen får utgöras av uppgifter från en kassaapparat, kassarapport eller annan uppgift som anger summan av mottagan betalningar. Av 14 framgår att det i verifikationen ska ingå sådana övriga uppgifter som är nödvändiga för att sambandet mellan verifikationen och den bokförda ekonomiska händelsen utan svårighet ska kunna fastställas. Förordning (2006:1097) om statliga myndigheters betalningar och medelsförvaltning gäller för de myndigheter som är inordnade i den statliga redovisningsorganisationen. Enligt Riksgäldskontorets föreskrifter till 11 får kontanta medel som flyter in till en myndighet inte användas för löpande utbetalningar. Kontanta medel som flyter in till en myndighet ska snarast sättas in på något av myndighetens konton för. Utbetalning får i brådskande fall eller om andra särskilda skäl föreligger göras från kontantkassa. Enligt Rikspolisstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om hantering av hittegods, RPSFS 2010:7 FAP 650-1, ska pengar registreras såväl i Polisens hittegodssystem som i kassabok, kassaapparat eller motsvarande.

7 Utgåva nr: 1 Sida nr: 7(7) Dokumentjustering Upprättare av utgåva nr. 1: Maarit Backlund/MAABAC Rubrik: Avsnitt Kassahantering, kontanta Utgår: -- Införes: Dokumentet i sin helhet Datum och signatur: / MAABAC