Planering av tjänsteresor vid Rikspolisstyrelsen

Transkript

1 1 (7) Personalbyrån Datum Diarienr (åberopas vid korresp) och EKB /04 Planering av tjänsteresor vid Rikspolisstyrelsen 1 Allmänt I Polisens arbete utgör tjänsteresorna en nödvändig och viktig del. Kostnaderna för resorna har under senare år ökat. Utöver direkta kostnader såsom resa, traktamente och övernattningskostnad m.m. tillkommer de administrativa kostnaderna som är förenade med resorna. Tjänsteresor ska så långt möjligt planläggas. Planeringen ska syfta till att tjänsteresorna ska kunna genomföras på billigaste sätt utan att effektiviteten eftersätts. En god planering bör också kunna bidra till en god arbetsmiljö samt till att i möjligaste mån minimera resandets negativa miljöpåverkan. Den som har att besluta om tjänsteresor ska därför se till att denna resepolicy följs och att de anställda som företar tjänsteresor har kännedom om vad som gäller vid en tjänsteresa. 2 Tillämpningsområde Nedanstående riktlinjer gäller vid planering m.m. av tjänsteresor. Riktlinjerna ska iakttas vid varje tjänsteresa som görs vid Rikspolisstyrelsen. Riktlinjerna bör kunna tillämpas på motsvarande sätt vid övriga myndigheter inom Polisen. För Säkerhetspolisen gäller dock särskilda regler. Vid inrikes tjänsteresor tillämpas gällande bestämmelser i ALFA och ALFA/ Polis eller de lokala avtal till ALFA som har träffats vid Polismyndigheterna. Vid utrikes tjänsteresor gäller utlandsreseförordningen (1991:1754). Vad som sägs i det följande ska inte uppfattas som att avsteg görs från kollektivavtalens eller förordningens bestämmelser utan riktlinjerna är i stället ett uttryck för en strävan att inom Polisen bedriva en reseverksamhet som medför en god hushållning med tillgängliga resurser. 3 Inriktning Inför en tjänsteresa ska övervägas om resan behöver göras eller om ändamålet med den kan tillgodoses på annat sätt. Finns skäl att genomföra resan ska antalet deltagare begränsas till vad som är nödvändigt för att genomföra uppdraget. H:\DATA\Intrapolis\Till PS_2004\Dokument Planering av tjänsteresor vid RPS - Intrapolis RPS.doc

2 Planering av tjänsteresor vid Rikspolisstyrelsen 2 Video- och telefonkonferenser ska i första hand övervägas där så kan ske. Även andra tekniska hjälpmedel kan användas och då utgöra ett alternativ till en tjänsteresa. Den som beslutar om tjänsteresor ska alltid beakta detta och om det är möjligt att i stället utnyttja sådana alternativ. 4 Planering Planeringen av tjänsteresorna ska ge förutsättningar för kostnadseffektivitet och bidra till en god arbetsmiljö och minimera resandets negativa miljöpåverkan. En tjänsteresa ska planläggas på det sätt som är lämpligast med hänsyn till kostnader och ändamål. Ansvaret för planeringen ligger hos den som har befogenhet att besluta om att en tjänsteresa ska genomföras, men även den som ska företa resan har här ett ansvar. Den som själv kan påverka planeringen av egna tjänsteresor ansvarar således för att kostnaderna begränsas så långt det är möjligt och att det egna resandet i tjänsten sker på ett ekonomiskt, säkert och miljöanpassat sätt. 5 Säkerhet Vid planläggningen kan det vara av stor vikt att kontrollera olika säkerhetsarrangemang och liknande. Av säkerhetsskäl kan det i vissa fall vara motiverat att anställda som ska till samma resmål åker med olika transporter. Den som beslutar om en tjänsteresa har även i denna del ett ansvar. 6 Utgångspunkter Färdsättet ska anpassas efter uppdragets karaktär och behov. Kostnadseffektivitet ska eftersträvas. Kollektiva färdmedel bör användas och inriktningen ska vara att billigaste färdsätt väljs så länge detta inte innebär ett hinder för att tjänsteuppdraget genomförs på ett effektivt sätt. Vid likvärdiga alternativ bör det färdsätt som har minst negativ miljöpåverkan väljas. Finns olika alternativ för genomförandet ska vid kostnadsjämförelse hänsyn tas till effekterna av restidstillägg och andra lönetillägg som kan utgå under tjänsteresan. Vid planeringen bör särskilt beaktas att bortovaron inte blir längre än uppdraget kräver. Därigenom kan kostnaderna för traktamenten och andra ersättningar begränsas. I vissa fall kan dock en längre bortovaro leda till en totalt lägre kostnad för tjänsteresan. (Se avsnitt 10). I utlandsreseförordningen (1991:1754) regleras vilka ersättningar som kan betalas vid utrikes tjänsteresor. Enligt 3 i förordningen kan arbetsgivaren besluta att ersättning vid utlandsresa inte ska betalas eller betalas med ett lägre belopp än de av Riksskatteverket fastställda normalbeloppen. Eftersom dessa är beräknade för hotellboende och måltider på restaurang kan det ibland - exempelvis vid kurser eller

3 Planering av tjänsteresor vid Rikspolisstyrelsen 3 utbildningar som pågår under en längre tid utomlands - vara motiverat att tillämpa bestämmelsen. 7 Beslut Beslut om att en tjänsteresa ska göras fattas av chef för arbetsenhet eller av den som fått sådan befogenhet genom skriftligt delegationsbeslut. En chefs egen tjänsteresa som inte ingår som ett led i den löpande verksamheten bör dock beslutas av närmast högre chef. Beslut om resor som avviker från vad som är normalt inom Rikspolisstyrelsens verksamhet eller som omfattar ett större antal deltagare och medför betydande kostnader, exempelvis i samband med utrikes konferens eller liknande, bör underställas överdirektören för prövning. Anmälan till Internationella sekretariatet av utomnordiska resor utanför EU-området görs enligt vad som föreskrivits i RPSFS 2000:69 (FAP 061-2). 8 Dokumentation Beslut om tjänsteresa bör dokumenteras och ska kunna utgöra ett stöd för en god reseplanering. 9 Resebeställning Biljetter, hotellrum, hyrbil och övriga researrangemang bokas hos den resebyrå som myndigheten anlitar för beställning av resor. Separat upphandling kan också göras varvid de ramavtal som Rikspolisstyrelsen slutit för Polisens räkning eller som annan statlig myndighet har slutit för statens räkning ska tillämpas ( FAP 939-1). Alla delar av resan bör om möjligt bokas samtidigt och i god tid. Fribiljetter, bonus, fria hotellnätter m.m. som kan utfalla vid en tjänsteresa får inte utnyttjas privat utan är myndighetens egendom och får endast utnyttjas vid andra tjänsteresor. 10 Flygresor Resa som understiger 50 mil bör endast i undantagsfall företas med flyg när tåg finns att tillgå på färdsträckan. Flygbiljetter är indelade i skilda kategorier med olika principer för utnyttjandet. Fullpris gäller i allmänhet för biljett med full flexibilitet medan rabattbiljetter ofta har olika begränsningar vad gäller tidpunkt för beställning och möjligheter till ombokning m.m. Vid bokning av flygbiljetter ska i första hand de statliga ramavtalen för flyg användas.

4 Planering av tjänsteresor vid Rikspolisstyrelsen 4 På vissa flygsträckor kan dock lågprisalternativ utnyttjas genom direktbokning på Internet. De omfattande restriktioner och andra särskilda omständigheter som i olika avseenden gäller för sådana lågprisresor bör dock observeras. Vid reseplaneringen bör övervägas om resan måste ske så att obegränsade möjligheter till ombokning finns. Möjligheterna att utnyttja rabattbiljetter ska tas tillvara när så bedöms vara möjligt. Resenären bör medverka till att restider om möjligt justeras så att rabatter kan utnyttjas. Som exempel kan det vara motiverat att utnyttja ett billigare resealternativ genom att resa någon dag tidigare än vad som behövs för att genomföra tjänsteuppdraget eller att stanna kvar på förrättningsorten och resa hem någon dag senare. Vid val av biljettyp ska hänsyn tas till resans längd och karaktär. I normalfallet ska utrikes flygresa företas i ekonomiklass. 11 Tågresor Vid beställning av tågresor ska ramavtal med SJ gällande tjänsteresor med tåg åberopas. För anställda som reser tåg mera frekvent ska medlemskap i SJ:s lojalitetsprogram Commeo tecknas. Vid reseplaneringen bör alternativet tåg alltid övervägas och resa företas med tåg när detta färdmedel befinns medföra den lägsta totala kostnaden. Tåg kan också av miljöskäl ofta vara att föredra. Inom Sverige - och även vid kortare resor utomlands - bör eftersträvas att tågresa företas med normalbiljett. Vid resa med tåg X2000 ska detta alternativ alltid övervägas. 12 Båt och färjeresor Erfordras hyttplats får enkelhytt av normal standard utnyttjas. 13 Årskort m.m. I vissa fall kan det vid frekvent resande vara ekonomiskt fördelaktigt att anskaffa årskort eller säsongskort/motsvarande. Den som får ett sådant kort i tjänsten ska skriftligen förbinda sig att inte använda kortet vid privata resor. 14 Bilresor Vid tjänsteresa med bil ska möjligheterna till samåkning alltid beaktas och samåkning ske när så bedöms lämpligt Tjänstebil Den som kör ett staten tillhörigt fordon ska ha kännedom om de regler som gäller vid användning av sådant fordon.

5 Planering av tjänsteresor vid Rikspolisstyrelsen Egen bil Om det är aktuellt att använda egen bil ska prövas om detta färdsätt är det lämpligaste. Vid mera frekvent användning av egen bil ska kontrolleras att bilen uppfyller vissa minimikrav vad gäller såväl säkerhet som miljöpåverkan. Ersättning för resa med egen bil utgår enligt gällande kollektivavtal Hyrbil Hyrbilar bokas med de statliga hyrbilsavtalen som grund. Generellt gäller B-kategori. Om större bil behövs med hänsyn till antalet resande och/eller mycket bagage eller om säkerheten så kräver, får C- eller D- kategori användas. Förarplatsförsäkring och självriskeliminering ska normalt ingå och det ska regelmässigt kontrolleras att så också är fallet. Utomlands kan i vissa fall krävas viss tilläggsförsäkring. Sådan erforderlig tilläggsförsäkring ska alltid tecknas Taxi Resa med taxi företas i första hand när lämpliga allmänna kommunikationer saknas eller det annars finns särskilda skäl att nyttja taxi. Ett sådant skäl kan vara att resa med lokaltrafik skulle få påbörjas eller avslutas under tiden Detta gäller dock inte vid resa till eller från flygplats på färdsträcka som trafikeras av flygbuss (motsvarande). Taxiresa till/från flygplats ska göras med urskiljning. Kombinationen taxi/flygbuss (motsvarande) bör här i första hand övervägas som alternativ. 15 Hotell Om möjligt bokas hotell i förväg genom den resebyrå som anlitas av myndigheten. Beställning ska ske i så god tid att priset inte blir onormalt högt med hänsyn till prisläget på orten eller andra omständigheter. Hotellstandard bör anpassas till resans art varvid i normalfallet hotell av god mellanklass bör väljas när sådant finns att tillgå på förrättningsorten. Hotellavtal tecknade för Polisen (förteckning finns på Intrapolis) och övriga för statens räkning tecknade ramavtal ska i första hand utnyttjas. Rikspolisstyrelsen har fattat ett policybeslut som innebär en stark rekommendation att så långt möjligt välja sådana hotell som kan erbjuda ett pornografifritt TV-utbud. Vid betalning av hotell ska så långt möjligt betalning ske med betalkort. På många hotell utomlands krävs numera att betal- eller kontokortsnummer samt kortets giltighetstid anges redan vid bokningen.

6 Planering av tjänsteresor vid Rikspolisstyrelsen 6 Vid förrättningar som avses pågå under en längre tid ska olika alternativ till boende på hotell övervägas. 16 Försäkringar Vid tjänsteresa utanför den vanliga verksamhetsorten gäller statens tjänstereseförsäkring. Vid utrikes tjänsteresa bör alltid ett giltigt Medical Card medföras. Underlag för korten samt försäkringsvillkor m.m. vad gäller tjänstereseförsäkringen (beställs hos Kammarkollegiet, Kundtjänst tel. 054/ , fax 054/ ) ska finnas tillgängliga på myndigheterna. Vid resa till annat EU-land bör Intyg för rätt till sjukvård under tillfällig vistelse i en medlemsstat (blankett E111) medföras. Beställning av intyget, vilket f.n. har en giltighetstid om ett år 1, görs hos Försäkringskassan. Vid resa till annat land med vilket Sverige har träffat sjukvårdsavtal rekommenderas Intyg om sjukförsäkringstillhörighet i Sverige (blankett FK5420). Även detta intyg utfärdas av Försäkringskassan, som också kan lämna närmare besked om aktuella konventionsländer m.m. 17 Betalkort Genom att använda betalkort minskas eller elimineras behovet av reseförskott. De som mera frekvent reser i tjänsten bör anskaffa betalkort med personligt betalningsansvar. För tilldelning och användning av sådana kort gäller följande. Kort utfärdas av sådant företag med vilket Rikspolisstyrelsen eller annan statlig myndighet för statens räkning har träffat avtal. Beslut om tilldelning av betalkort med personligt betalningsansvar fattas av den som har bemyndigats därtill. Företagskort tilldelas endast om det finns synnerliga skäl. Överdirektören beslutar om tilldelning av sådana kort. 18 Reseförskott Antalet kontantreseförskott bör kunna minimeras genom att de anställda som företar tjänsteresor använder betalkort. Nödvändiga förskott utbetalas i första hand via gireringar. De kontanta förskott som i undantagsfall kan förekomma bör inte utges på belopp understigande kronor. 1 Fr.o.m. 1 juni 2004 utfärdas intyget av Försäkringskassan som ett kort giltigt i tre år.

7 Planering av tjänsteresor vid Rikspolisstyrelsen 7 19 Vaccinationer Varje resande ombesörjer själv erforderliga vaccinationer inför utlandsresa. Arbetsgivaren står för kostnaden. 20 Övrigt 20.1 Medföljande Om en anställd under en tjänsteresa har med en medföljande som inte reser i tjänsten för Polisens räkning ska kostnaderna för den medföljande så vitt möjligt regleras direkt av arbetstagaren Ledighet i samband med tjänsteresa Anställd som av privata skäl utnyttjar semester eller annan ledighet för att förlänga en tjänsteresa får inte åsamka arbetsgivaren några merkostnader till följd av förlängningen. En förlängning av en tjänsteresa av privata skäl ska prövas i förväg och eventuella skattekonsekvenser närmare analyseras i de fall så bedöms erforderligt Tillämpning inom övriga polisväsendet Dessa riktlinjer bör kunna tjäna till ledning också inom polisväsendet i övrigt.