Riktlinjer för Möten och Resor i Region Skåne

Transkript

1 Reviderad Riktlinjer för Möten och Resor i s verksamheter finns representerade i hela Skåne. Detta innebär för många medarbetare återkommande möten och resor utanför den egna arbetsplatsen både inom och utom Skåne. Dessa riktlinjer ska i linje med antaget Miljöprogram bidra till att minska miljöbelastningen, öka trafiksäkerheten och sänka kostnaderna. Riktlinjerna är normgivande inom hela. Riktlinjerna innehåller tre delar: 1. Möten 2. Resor 3. Anvisningar vid resor Del 1 och 2 fastställda av , 318 Del 3 fastställd av Regiondirektören Postadress: Kristianstad Organisationsnummer: Besöksadress: J A Hedlunds väg Telefon (växel): Fax: Internet:

2 Datum (7) 1. Riktlinjer för Möten 1.1 Syfte Riktlinjerna syftar till att öka användningen av distansmöten inom. Med distansmöten avses telefonmöten och videomöten. 1.2 Val av mötesform Vid planering av möten ska alltid övervägas om mötet kan ske på distans om deltagarna kommer från olika arbetsplatser. Faktorer som ska beaktas är åtgång av arbetstid, mötets karaktär, reskostnader, kostnader för informations- och kommunikationstjänster samt miljöpåverkan. 1.3 Ansvar Ansvaret för val av mötesform ligger primärt hos den som kallar till ett möte. 1.4 Distansmöten s egna funktioner för telefonmöten och videokonferenser ska användas i första hand. 1.5 Fysiska möten I första hand ska s egna lokaler användas och i andra hand ska upphandlad resebyrå anlitas.

3 Datum (7) 2. Riktlinjer för Resor 2.1 Syfte Riktlinjerna ska stödja ett mer kostnadseffektivt, miljöanpassat och trafiksäkert resande. 2.2 Omfattning Dessa riktlinjer med tillhörande anvisningar gäller för alla resor som avser och betalas av. 2.3 Ansvar Chefer ansvarar för att riktlinjer och anvisningar efterlevs av medarbetarna (kännedom, kunskap, beslut och uppföljning). Medarbetare ansvarar för att resor i tjänsten sker på ett ekonomiskt, säkert och miljöanpassat sätt i enlighet med riktlinjer och anvisningar. Varje förare ska visa omsorg och varsamhet i trafiken med särskild betoning på punkterna bilbälte, hastighet och nykterhet/drogfrihet (alkohol och drogpolicy enligt beslut RS ). 2.4 Effektivitet Möjligheten att genomföra ett möte som distansmöte (telefonmöte eller videomöte) ska övervägas innan beslut fattas om en resa. Resebeställning ska göras med så god framförhållning som möjligt. 2.5 Resebeställning Alla beställningar ska göras med avtalad resebyrå, enligt antagen Upphandlingspolicy se Alla beställningar av biljetter, marktransporter, hotell samt övriga arrangemang som normalt tillhör en resa ska bokas enligt nedan för att vid varje tillfälle uppnå de bästa priserna och minimera antalet arvoden: - via förvaltningens resebeställare om sådan finnes eller - via avtalad resebyrå - i första hand via bokningsformulär (Travel order) / e-post (rs@viatravel.se) och i andra hand per telefon , knappval 5.

4 Datum (7) Anvisningar vid resor 3.1 Godkännande av tjänsteresa En reskostnad uppstår när resan beställs. Tjänsteresor ska därför godkännas i förväg av närmaste chef enligt den beslutsordning som är fastställd. 3.2 Planering av våra tjänsteresor Kollektiva transporter med tåg eller buss ska vara förstahandsalternativ och transporter med personbil andrahandsalternativ. Av miljö- och trafiksäkerhetsskäl kan tåg i kombination med övernattning vara ett lämpligare val än flyg eller bil. Framförhållning medger möjlighet att på bästa sätt uppnå prisnedsättning samt även reservation av plats på färdmedel och hotell som innebär tillräcklig flexibilitet och rimlig standard. 3.3 Elektronisk biljett/biljettlöst resande Biljettlöst resande dominerar resemarknaden och innebär att man inte får någon biljett av papper. Vid incheckning tas antingen bokningsbekräftelse eller bokningsnumret med och en giltig legitimation. Normalt utgår en extra kostnad om pappersbiljett fortfarande finns tillgänglig och är därmed inte förstahandsval i. 3.4 Flyg Flygresor ska i största möjliga utsträckning ske med billigaste möjliga alternativ. Inrikesflyg får nyttjas om en sammanlagd tidsvinst på minst två timmar kan göras i jämförelse med annat färdsätt. Biljetter med restriktioner (t ex ej ombokningsbara biljetter) ska användas i första hand, så att lägsta möjliga pris kan erhållas, och är huvudregel vid resor till Stockholm. 3.5 Marktransport Vid resa till och från flygplats nyttjas billigaste färdsätt. Räkna samman kostnaden för flyg och marktransport för ett optimalt val. 3.6 Tåg För att stimulera ett ökat antal tjänsteresor med tåg får resa göras i första klass. Möjligheterna att använda lägsta-pris-biljetter ska alltid utnyttjas. Vid resa med nattåg får resa företas i singelkupé.

5 Datum (7) 3.7 Bil Vid tjänsteresa med bil nyttjas: i första hand tjänstebilar eller hyrbilar från s egna bilpooler. Den regionala transportorganisationen ansvarar för tillgången till fordon (egna eller inhyrda) i andra hand privat bil (ska särskilt godkännas av närmaste chef) Samåkning ska ske i största möjliga utsträckning. Böter för trafikförseelser, parkeringsböter samt kostnader i samband med eventuella skador på eget fordon ersätts inte av. Vid hyra av bil styr antalet resenärer val av bilstorlek. Mellanklass är normal standard. ska minska användningen av privata bilar i tjänsten 1. Lokala initiativ ska tas för att stödja detta övergripande mål. Om privat bil undantagsvis, och efter särskild prövning och godkännande av ansvarig chef, används regelbundet i tjänsten ska följande krav uppfyllas: tjänstevikt över 1000 kg krockkuddar ABS-bromsar nackskydd och trepunktsbälten på de platser som används inte vara äldre än fem år räknat från första datum för inregistrering. 3.8 Taxi Resa med taxi kan ske när lämpliga allmänna kommunikationer saknas. Samåkning med taxi kan ibland vara billigare än kollektivtrafik och bör då nyttjas. Var uppmärksam på och använd fasta priser till och från flygplatser/motsvarande. Flyg-/tågtaxi ska bokas i samband med resa. Dricks ersätts inte av. 3.9 Cykel Cykling bör uppmuntras för korta resor i tjänsten t ex genom att lånecyklar tillhandshålls på arbetsplatsen. Cykelhjälm minskar skaderisken vid cykling markant och bör användas Logi/hotell Alla hotell-, kurs- och konferensbokningar ska gå genom avtalad resebyrå. För mer information se 1 År 2007 kördes cirka privata mil i tjänsten samt mil med poolbilar och leasade bilar.

6 Datum (7) Vid privat logi utgår nattraktamente Bonus Alla typer av rabatter, bonus, fribiljetter, kontanta ersättningar o dyl som lämnas i samband med tjänsteresan från t ex flygbolag och hotell är s egendom och får endast användas vid andra tjänsteresor Betalkort/Reseförskott För att minimera reseförskott och underlätta hantering i samband med resor kan medarbetare, som reser regelbundet i tjänsten erbjudas betalkort. Beslut om betalkort sker i enlighet med s beslut (pkt 5.7). Det finns två typer av betalkort i detta sammanhang; företagskort och företagsupphandlat privatkort. Företagskort används för resor och andra kostnader i tjänsten. Betalningsansvaret åligger. Kvitton ska bifogas. Företagsupphandlat privatkort används för resor och andra kostnader i tjänsten. Betalningsansvar åligger kortinnehavaren och fakturan ställs till bostadsadressen. Redovisning av kostnader sker via reseräkning. Om resan betalats med betalkort ingår en extra försäkring. Se vidare information på Traktamente Traktamentet är avsett att täcka merkostnader som uppstår vid tjänsteresa. Ersättningens omfattning framgår av gällande rese- och traktamentsavtal Reseräkning När resan avslutats, ska reseräkning upprättas månadsvis utan dröjsmål. Samtliga kvitton i original ska bifogas reseräkningen. Utbetalning sker via lönesystemet Tjänstereseförsäkring Vid tjänsteresa är den anställde försäkrad. Denna försäkring omfattar tjänsteuppdrag utanför det ordinarie tjänstestället. Se mer information om tjänstereseförsäkring på Säkerhet och restriktioner Följande säkerhetspunkter ska beaktas vid tjänsteresor: Antalet nyckelpersoner som reser med samma transportmedel vid samma tillfälle ska vara begränsat.

7 Datum (7) Beställning ska medge kontroll över var s medarbetare befinner sig vid in- och utlandsresor. Vilket primärt säkerställs genom att avtalad resebyrå används vid bokning av resor och hotell. Kravet beaktas även vid externt arrangerade resor. Vid utlandsresor ska UD:s aktuella rekommendationer iakttas Visering och vaccinationer Resebyrån ombesörjer visering och annan dokumentation som krävs beroende på vilket land som resan avser. Nödvändiga vaccinationer ersätts av via reseräkningen.