Rutin - Regler för resor för förtroendevalda i Jämtlands läns landsting

Transkript

1 1 (6) Rutin - Regler för resor för förtroendevalda i Jämtlands läns landsting Ansvarig: Björn Ahlnäs

2 2 (6) Innehållsförteckning 1.1 Syfte Definitioner 3 2 Rutiner Reseräkning 3 3 Ersättning vid resa Traktamente Kostförmån Utlandstraktamente Bilersättningsavtal BIA 6

3 3 (6) Landstingsgemensamma regler för resor är fastställda av landstingsfullmäktige februari Syfte Rutinen syftar till gemensam hantering för resor och kompletterar resereglerna samt arvodesregler för förtroendevalda. 1.2 Definitioner Tjänsteställe - Enligt 12 kap 8 1st. Inkomstskattelagen utgör tjänstestället den plats där den skattskyldige utför huvuddelen av sitt arbete. Flerdygnsförrättning - förrättning som medför övernattning utom bostaden. Tjänsteresa - av förrättning direkt föranledd resa. Läs mer i bilaga 1 skatteregler vid studie och konferensresor. 2 Rutiner Enligt reglerna ska tjänsteresan planeras och beställas i så god tid att rabatter kan utnyttjas. Vid beställning ska resebyrå kontrollera billigaste färdsätt. 2.1 Reseräkning Som reseräkning används förtroendevaldas arvodesblankett och ska avlämnas snarast efter det att en förrättning avslutats. Med snarast avses normalt en månad. Reseräkning ska innehålla: Vem som har rest. När påbörjades och avslutades resan, datum och tid. Ändamål med resan inklusive reseort. Program, kallelse, inbjudan skall bifogas reseräkningen. Kommunikationsmedel. Om egen bil används ska antal kilometer anges. Övriga utlägg som ska ersättas t ex parkering, ska styrkas med kvitto (ej kopia).

4 4 (6) Om reseförskott* tagits ut. Erhållna måltider, läs mer om kostförmån Vid resor till utlandet är det viktigt att alla klockslag för resans start och slut, färjor, båtar, tåg och flyg när landsgränsen passerats anges på reseräkningen. Läs mer om utlandstraktamente nedan *Reseförskott dras av lönen senast tre månader efter resedatum även om reseräkning inte inkommit. Observera att eventuella kostnader för privata inslag och/eller medföljande ska redan vid bokning separeras och faktureras privat. 3 Ersättning vid resa Till förtroendevalda utgår rese- och traktamentsersättning enligt gällande resereglemente för landstingets anställda. Lönekollektivavtal som reglerar ersättning vid tjänsteresa TRAKT04 (i lydelse fr.o.m ) - Ersättning för ökade levnadskostnader (måltider och småutgifter)som arbetsgivaren betalar till anställd som företar tjänsteresa förenad med övernattning utanför den vanliga verksamhetsorten. Traktamentsersättning som betalas är ingen löneförmån utan avsikten är att traktamentet ska täcka de eventuella merkostnader som en arbetstagare har haft under en tjänsteresa. BIA (i lydelse fr.o.m ) Reglerar ersättning för användande av egen bil i tjänsten. Läs om nyttjande av egen bil under kapitlet Säkerhet - och miljökrav. Förtroendevald med uppdrag understigande 40 % av heltidsuppdrag (fritidspolitiker) har tjänsteställe i bostaden. I det fallet är resor till från uppdrag är tjänsteresa. För förtroendevald med uppdrag överstigande 40 % av heltidsuppdrag är resor mellan bostad och förrättningsställe (landstingshuset) resor till/från arbete. Övriga resor i uppdraget/arbetet är däremot tjänsteresor.

5 5 (6) Nedan redovisas endast delar av avtalen Läs mer i avtalen om regler och gällande belopp i avtalet. ; lagar och avtal; övriga kollektivavtal 3.1 Traktamente Vid flerdygnsförrättning utanför den vanliga verksamhetsorten betalar arbetsgivaren traktamente (0,5 % av aktuellt års fastställt prisbasbelopp avrundat till närmaste 10-krona ) enligt de belopp som anges i inkomstskattelagen. Den anställde måste alltid övernatta minst en natt för att arbetsgivaren ska kunna betala ut ett skattefritt traktamente. Det krävs också att den anställde reser till en plats som ligger mer än 50 kilometer från den vanliga arbetsplatsen (tjänstestället) och mer än 50 kilometer från bostaden. Traktamentet minskar om arbetstagaren fått fria måltider. Enligt 2 i TRAKT04 ska traktamentet minskas enligt de principer som anges i kapitlet inkomstskattelagen Kostförmån Enligt skatteverkets anvisningar är en fri måltid också en skattepliktig förmån (kostförmån). Det spelar ingen roll om måltiden erhålls på den vanliga arbetsplatsen eller i samband med en tjänstresa inom eller utom riket. Undantag från skattepliktig kostförmån: fri kost på allmänna transportmedel fri frukost på hotell eller liknande inrättning där frukost ingår i hotellpriset (däremot reducerar fri frukost traktamentet) Läs mer i TRAKT 04 om traktamente, resetillägg och kostförmån Utlandstraktamente Vid tjänsteresa till utlandet tillämpar landstinget skatteverkets allmänna råd om normalbelopp för ökade levnadsomkostnader. Även här måste resan vara förenad med övernattning utanför den vanliga verksamhetsorten. Om den förtroendevalde uppehåller sig i

6 6 (6) flera länder samma dag betalas beloppet ut för det land där den längsta tiden har tillbringats under en dag ( ). Tiden för färd med båt eller flyg räknas inte, samma gäller för mellanlandning. Exempel: B lämnade sin bostad kl Flygplanet lyfte kl från Arlanda och landade i Spanien kl Avresedagen var B i Sverige 4 timmar och i Spanien 5 timmar. B får fullt traktamente för Spanien avresedagen från det att resan påbörjades (kl 09.00). Läs mer om utlandstraktamente i TRAKT Bilersättningsavtal BIA Om egen bil används i vid tjänsteresa ersätts förtroendevald enligt BIA (bilersättningsavtal). Ersättning utges med 2,90 kronor per kilometer (2013) varav den skattefria delen fastställs av Skatteverket. Läs om nyttjande av egen bil under kapitlet 4 Säkerhet - och miljökrav i resereglerna.